సప్లయర్ డెలివరీలో కొరత తనిఖీ అంటే సప్లయర్ బిల్లులో ఉన్న పరిమాణాన్ని మీ దుకాణానికి నిజంగా చేరిన పరిమాణంతో పోల్చి, రాని సరుకును ఎలా పరిష్కరించారో నమోదు చేయడం. ఒకే యూనిట్‌లో లెక్కించండి, డెలివరీ ఆధారాలను భద్రపరచండి, సప్లయర్ నుంచి రాతపూర్వక సమాధానం అడగండి. సరుకు తీసుకునేటప్పుడు పాటించాల్సిన తనిఖీ జాబితా, ఒక కార్టన్ తక్కువగా వచ్చిన ఉదాహరణ, స్టాక్ను రెండుసార్లు లెక్కించకుండా సమస్యను ముగించే విధానం ఈ గైడ్‌లో ఉన్నాయి.
సప్లయర్ డెలివరీలో కొరత: ఏం నమోదు చేయాలి
లెక్కింపు పూర్తయ్యే వరకు డెలివరీ మొత్తాన్ని ఒకేచోట ఉంచండి. ఎవరు, ఎప్పుడు తనిఖీ చేశారో కూడా రాయండి.
| నమోదు | ఏం రాయాలి |
|---|---|
| సప్లయర్, రిఫరెన్స్ | సప్లయర్ పేరు, ఇన్‌వాయిస్ నంబర్, ఇన్‌వాయిస్ తేదీ |
| డెలివరీ వివరాలు | వచ్చిన తేదీ, డెలివరీ రిఫరెన్స్, లెక్కించిన వ్యక్తి |
| ఉత్పత్తి, యూనిట్ | ఖచ్చితమైన వస్తువు, ప్యాక్ పరిమాణం, ప్రతి కార్టన్‌లోని పీసులు |
| బిల్ చేసిన, అందిన పరిమాణాలు | రెండు పరిమాణాలూ ఒకే యూనిట్‌లో |
| తేడా | రాని పరిమాణం; దెబ్బతిన్న సరుకును విడిగా రాయండి |
| ఆధారాలు | లేబుళ్లు, ప్యాకేజీలు, సంబంధిత పత్రాల ఫొటోలు |
| తదుపరి చర్య | సప్లయర్‌ను సంప్రదించిన వివరాలు, అంగీకరించిన చర్య, తదుపరి తనిఖీ తేదీ |
“ఒక పెట్టె తక్కువ” అని కాకుండా “12 స్టోరేజ్ జార్‌లు ఉన్న ఒక కార్టన్ రాలేదు” అని రాయండి. సరుకు అందుకున్న నోట్‌తో పాటు అసలు ఇన్‌వాయిస్‌ను భద్రపరచండి.
పండుగ సీజన్ కోసం స్టాక్ నింపేటప్పుడు ఇది ఉపయోగపడుతుంది. India Post సెలవుల జాబితాలో దసరా 20/10/2026న ఉంది. అదే సరుకుకు మరో పండుగ ఆర్డర్ పెట్టే ముందు ఇంకా పరిష్కారం కాని డెలివరీలను తనిఖీ చేయండి.
లెక్కింపు లేదా ప్యాకింగ్ తేడా ఉందేమో చూడండి
డెలివరీ తక్కువగా వచ్చిందని తెలిపే ముందు వీటిని తనిఖీ చేయండి:
- మరో కార్టన్ ఇంకా వాహనంలో, సరుకు తీసుకునే చోట లేదా వెనుక గదిలో ఉందా.
- విడిగా ఉన్న పీసులను పూర్తి కార్టన్‌లకు వేరుగా ప్యాక్ చేశారా.
- ఇన్‌వాయిస్‌లో పీసులు, డెలివరీ లేబుల్‌పై కార్టన్‌లు యూనిట్లుగా ఉన్నాయా.
- ఒకేలా కనిపించే పరిమాణం లేదా రకాన్ని పొరపాటున వేరే వస్తువు కింద లెక్కించారా.
- ఇది విడతలుగా వచ్చే డెలివరీ అని సప్లయర్ ముందే చెప్పారా.
“రాలేదు”, “దెబ్బతిన్నది”, “తప్పు వస్తువు” అనే వాటిని విడివిడి వరుసల్లో ఉంచండి. దెబ్బతిన్న స్థితిలో వచ్చిన సరుకుకు ప్రత్యేక ఆధారాలు, పరిష్కారం అవసరం; అది రాని సరుకు కాదు.
ముందు జరిగే ఆర్డర్ దశ గురించి తెలుసుకోవడానికి కొనుగోలు ఆర్డర్, కొనుగోలు బిల్లు మధ్య తేడా చూడండి.
ఉదాహరణ: పుణెలో ఒక కార్టన్ తక్కువ
అనిత పుణెలో గృహోపకరణాల దుకాణం నడుపుతున్నారు. మహారాష్ట్రకు చెందిన ఒక స్థానిక హోల్‌సేలర్, ప్రతి కార్టన్‌లో 12 జార్‌ల చొప్పున ఎనిమిది కార్టన్‌ల స్టోరేజ్ జార్‌లకు ఇన్‌వాయిస్ ఇస్తారు. ఏడు కార్టన్‌లు మాత్రమే వస్తాయి. మళ్లీ లెక్కించినప్పుడు విడిగా ఉన్న జార్‌లు మరెక్కడా లేవని నిర్ధారణ అవుతుంది.
తేడాను లెక్కించడానికి ఉపయోగించిన ఈ ఊహాత్మక విలువలు GSTకి ముందు ఉన్నవి:
| తనిఖీ | లెక్క | ఫలితం |
|---|---|---|
| బిల్ చేసిన పరిమాణం | 8 కార్టన్‌లు × 12 జార్‌లు | 96 జార్‌లు |
| అందిన పరిమాణం | 7 కార్టన్‌లు × 12 జార్‌లు | 84 జార్‌లు |
| రాని పరిమాణం | 96 − 84 | 12 జార్‌లు |
| బిల్ చేసిన సరుకు విలువ | 96 × ₹50 | ₹4,800 |
| అందిన సరుకు విలువ | 84 × ₹50 | ₹4,200 |
| రాని సరుకు విలువ | 12 × ₹50 | ₹600 |
విలువలు సరిగా సరిపోతాయి: ₹4,200 + ₹600 = ₹4,800. ₹600 అనేది చర్చలో ఉన్న పన్నుకు ముందరి విలువ; తుది ఇన్‌వాయిస్ చెల్లింపులో ఆ మొత్తాన్ని తగ్గించాలనే సూచన కాదు.
ఈ సాధారణ పన్ను వర్తించే డెలివరీలో సప్లయర్ ఉన్న ప్రదేశం, సరఫరా ప్రదేశం రెండూ మహారాష్ట్రలోనే ఉన్నాయి. కాబట్టి CBIC సరఫరా ప్రదేశం FAQ 85లో వివరించినట్లు CGST, SGST వర్తిస్తాయి. ఉత్పత్తి ప్రస్తుత వర్గీకరణ, రేటును gst.gov.inలో లేదా మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి. ఈ పట్టిక పూర్తి ట్యాక్స్ ఇన్‌వాయిస్ కాదు.
అనిత ఏడు కార్టన్‌ల లేబుల్ ఫొటోలను ఇన్‌వాయిస్‌తో ఉంచి, సరుకు అందుకున్న షీట్‌పై రాని పరిమాణాన్ని రాస్తారు. మిగిలిన కార్టన్ తర్వాత వస్తుందా లేదా బిల్లును సర్దుబాటు చేస్తారా అని నిర్ధారించమని సప్లయర్‌ను అడుగుతారు.
సప్లయర్ చర్య తీసుకోగల సందేశాన్ని పంపండి
ఇన్‌వాయిస్ రిఫరెన్స్‌తో క్లుప్తంగా, వాస్తవాలతో కూడిన సందేశాన్ని పంపండి:
12/10/2026 తేదీ గల SJ-184 ఇన్‌వాయిస్‌కు సంబంధించి మాకు ఏడు కార్టన్‌ల స్టోరేజ్ జార్‌లు అందాయి. ఇన్‌వాయిస్‌లో ఎనిమిది కార్టన్‌లు ఉన్నాయి, ఒక్కో కార్టన్‌లో 12 జార్‌లు ఉంటాయి. మేము 84 జార్‌లు లెక్కించాం; 12 రాలేదు. ఫొటోలు, సరుకు అందుకున్న నోట్ జత చేశాం. మీరు మిగిలిన సరుకును డెలివరీ చేస్తారా లేదా తగిన బిల్లింగ్ సర్దుబాటు చేస్తారా, మేము ఎప్పుడు మళ్లీ సంప్రదించాలో దయచేసి నిర్ధారించండి.
వారి సమాధానాన్ని ఆధారాలతో పాటు భద్రపరచండి. తదుపరి సంప్రదింపు తేదీ, సంప్రదించాల్సిన వ్యక్తి పేరును చేర్చండి.
కేవలం ఫోన్ సంభాషణ ఆధారంగా తగ్గింపు, రీఫండ్ లేదా పన్ను సర్దుబాటుపై నిర్ణయం తీసుకోవద్దు. అంగీకరించిన వ్యాపార పరిష్కారాన్ని రాతపూర్వకంగా తీసుకొని, దానికి ఏ సహాయక పత్రాలు, నమోదులు అవసరమో మీ అకౌంటెంట్ను అడగండి.
స్టాక్ను రెండుసార్లు లెక్కించకుండా కొరతను పరిష్కరించండి
సప్లయర్ మిగిలిన కార్టన్ను పంపితే, దాన్ని లెక్కించి, అసలు కొరత రికార్డును సూచించండి. అప్పుడు అనిత సరుకు అందుకున్న రికార్డులో 84 + 12 = 96 జార్‌లు ఉంటాయి; ఇంకా ఏదీ రావాల్సి ఉండదు. తర్వాత వచ్చిన డెలివరీ అసలు ఇన్‌వాయిస్‌ను పూర్తి చేయవచ్చు; అది ఆటోమేటిక్గా రెండో కొనుగోలు కాదు.
బదులుగా బిల్లింగ్ సర్దుబాటుకు సప్లయర్ అంగీకరిస్తే, తుది పత్రాన్ని అసలు ఇన్‌వాయిస్‌తో ఉంచండి. భౌతిక పరిమాణం, నమోదు చేసిన స్టాక్, సప్లయర్‌కు బాకీ ఒకే పరిష్కారాన్ని చూపుతున్నాయో లేదో తనిఖీ చేయండి.
Yojikaలో కొనుగోలు బిల్లును సేవ్ చేస్తే స్టాక్ పెరుగుతుంది. పరిష్కారం కాని ఇన్‌వాయిస్‌ను మార్పు లేకుండా సేవ్ చేసే ముందు, తక్కువగా అందిన సరుకు, వివాదంలో ఉన్న మొత్తాన్ని ఎలా నమోదు చేయాలని మీ అకౌంటెంట్ కోరుతున్నారో నిర్ధారించుకోండి. కాగితంపై ఉన్న బిల్లుతో సరిపోల్చడం కోసం మాత్రమే రాని సరుకును అందుబాటులో ఉన్న స్టాక్‌కు జోడించవద్దు; మీ ఖాతాల్లో సప్లయర్ ఇన్‌వాయిస్ మొత్తాన్ని తెలియకుండా మార్చవద్దు.
ఇప్పటికే నమోదు చేసిన బిల్లు కోసం Purchasesలో సప్లయర్ బిల్లు నంబర్ లేదా విక్రేతతో వెతకండి. దాన్ని తెరిచి, పరిమాణాలు, సప్లయర్ రిఫరెన్స్‌ను పరిశీలించండి. సేవ్ చేసిన కొనుగోలును సవరించినప్పుడు స్టాక్ కూడా మారుతుంది. కాబట్టి దాన్ని సరిచేసే ముందు ప్రస్తుత చెల్లింపులు, గత సర్దుబాట్లను తనిఖీ చేయండి. కొరతకు సంబంధించిన ఆధారాలను విడిగా ఉంచండి; ఈ ప్రక్రియలో మాన్యువల్ రికార్డు ఉపయోగిస్తారు.
GST క్రెడిట్‌ను విడిగా తనిఖీ చేయండి
CBIC పన్ను సమాచార పోర్టల్‌లోని CGST Section 16లో ఇన్‌పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్‌కు సంబంధించిన పన్ను పత్రం, సరుకు అందుకోవడం వంటి షరతులు ఉన్నాయి. విడతలు లేదా వాయిదాల్లో అందిన సరుకు గురించి కూడా అది చెబుతుంది. ఇన్‌వాయిస్ లేదా సాఫ్ట్‌వేర్‌లో సేవ్ చేసిన నమోదు ఒక్కటే అర్హతను నిర్ధారించదు.
వివాదంలో ఉన్న కొరత, తర్వాత వచ్చిన డెలివరీ లేదా సప్లయర్ సర్దుబాటు విషయంలో క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేయడానికి లేదా ఫైల్ చేసిన రిటర్న్‌ను మార్చడానికి ముందు ప్రస్తుత నిబంధనను మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
బిల్లులో ఉన్నదానికంటే తక్కువ సరుకును సప్లయర్ పంపితే ఏం చేయాలి?
సరుకును మళ్లీ లెక్కించి, ప్యాక్ పరిమాణాన్ని తనిఖీ చేసి, సప్లయర్ ఇన్‌వాయిస్‌తో పోల్చి తేడాను నమోదు చేయండి. ఆధారాలను సప్లయర్‌కు పంపి, వివాదంలో ఉన్న కొనుగోలు నమోదును ఖరారు చేసే ముందు తక్కువగా వచ్చిన పరిమాణాన్ని ఎలా పరిష్కరిస్తారో అంగీకరించండి.
డెలివరీలో కొరత, దెబ్బతిన్న స్టాక్ ఒకటేనా?
కాదు. కొరత అంటే డెలివరీలో సరుకు రాలేదని అర్థం; దెబ్బతిన్న స్టాక్ వచ్చింది కానీ ఆశించిన స్థితిలో లేదు. తర్వాత వచ్చే డెలివరీ లేదా సర్దుబాటుతో తప్పు సమస్య పరిష్కారమైనట్లు కాకుండా, రెండింటినీ విడిగా నమోదు చేయండి.
రాని కార్టన్ను కొనుగోలు రిటర్న్గా నమోదు చేయాలా?
అసలు రాని సరుకును తిరిగి పంపిన సరుకుగా ఆటోమేటిక్గా పరిగణించవద్దు. స్టాక్ను రెండుసార్లు తగ్గించకుండా, సప్లయర్ అంగీకరించిన పరిష్కారాన్ని ఎలా నమోదు చేయాలో మీ అకౌంటెంట్ను అడగండి.
సప్లయర్ ఇన్‌వాయిస్ ఒక్కటే GST ఇన్‌పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ లభిస్తుందని రుజువు చేస్తుందా?
కాదు. CGST Section 16 అవసరాల్లో పత్రాలు, సరుకు అందుకోవడానికి సంబంధించిన షరతులు కూడా ఉన్నాయి. తక్కువ డెలివరీలు లేదా వాయిదాల్లో అందిన సరుకుపై క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేసే ముందు ప్రస్తుత నిబంధనను మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి.
కొనుగోలును సులభంగా వెతికేలా ఉంచండి
Yojikaలో సప్లయర్ బిల్లు రిఫరెన్స్‌లను నమోదు చేయవచ్చు, కొనుగోలు పరిమాణాలను పరిశీలించవచ్చు, చెల్లించాల్సిన బాకీని గమనించవచ్చు. కొనుగోలు, ఇన్వెంటరీ ఫీచర్‌లను చూడండి లేదా నమూనా డేటాతో కొనుగోలు ప్రక్రియను ప్రయత్నించడానికి Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి.