വിതരണക്കാരന്റെ ഡെലിവറിയിലെ കുറവ് പരിശോധിക്കുക എന്നത് വിതരണക്കാരന്റെ ബില്ലിലെ അളവും നിങ്ങളുടെ കടയിൽ യഥാർഥത്തിൽ എത്തിയ അളവും താരതമ്യം ചെയ്ത്, ലഭിക്കാത്ത സാധനങ്ങളുടെ പ്രശ്നം എങ്ങനെ പരിഹരിച്ചുവെന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുന്നതാണ്. ഒരേ യൂണിറ്റിൽ എണ്ണുക, ഡെലിവറിയുടെ തെളിവുകൾ സൂക്ഷിക്കുക, വിതരണക്കാരനിൽനിന്ന് രേഖാമൂലമുള്ള മറുപടി ആവശ്യപ്പെടുക. സാധനങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുമ്പോഴുള്ള പരിശോധനപ്പട്ടികയും ഒരു കാർട്ടൺ ലഭിക്കാത്തതിന്റെ ഉദാഹരണവും സ്റ്റോക്ക് രണ്ടുതവണ എണ്ണാതെ പ്രശ്നം അവസാനിപ്പിക്കാനുള്ള വഴിയും ഈ മാർഗദർശിയിലുണ്ട്.
വിതരണക്കാരന്റെ ഡെലിവറിയിലെ കുറവ്: എന്തൊക്കെ രേഖപ്പെടുത്തണം
എണ്ണിത്തീരുന്നതുവരെ മുഴുവൻ ഡെലിവറിയും ഒരുമിച്ച് സൂക്ഷിക്കുക. ആരാണ് എപ്പോൾ പരിശോധിച്ചതെന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുക.
| രേഖ | എന്തെഴുതണം |
|---|---|
| വിതരണക്കാരനും റഫറൻസും | വിതരണക്കാരന്റെ പേര്, ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ, ഇൻവോയ്സ് തീയതി |
| ഡെലിവറി വിവരങ്ങൾ | എത്തിയ തീയതി, ഡെലിവറി റഫറൻസ്, എണ്ണിയ വ്യക്തി |
| ഉൽപ്പന്നവും യൂണിറ്റും | കൃത്യമായ ഇനം, പാക്കിന്റെ വലുപ്പം, ഓരോ കാർട്ടണിലെയും എണ്ണം |
| ബിൽ ചെയ്തതും ലഭിച്ചതും | രണ്ട് അളവുകളും ഒരേ യൂണിറ്റിൽ |
| വ്യത്യാസം | ലഭിക്കാത്ത അളവ്; കേടുപാട് പ്രത്യേകം രേഖപ്പെടുത്തുക |
| തെളിവ് | ലേബലുകളുടെയും പാക്കേജുകളുടെയും ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകളുടെയും ചിത്രങ്ങൾ |
| തുടർനടപടി | വിതരണക്കാരനുമായുള്ള ബന്ധപ്പെടൽ, സമ്മതിച്ച നടപടി, അടുത്ത പരിശോധനാ തീയതി |
“ഒരു പെട്ടി കുറവ്” എന്നതിനുപകരം “12 സ്റ്റോറേജ് ജാറുകളുള്ള ഒരു കാർട്ടൺ ലഭിച്ചില്ല” എന്നെഴുതുക. സാധനങ്ങൾ സ്വീകരിച്ചതിന്റെ കുറിപ്പിനൊപ്പം യഥാർഥ ഇൻവോയ്സ് സൂക്ഷിക്കുക.
സീസണൽ സ്റ്റോക്ക് നിറയ്ക്കുമ്പോൾ ഇത് പ്രയോജനപ്പെടും. India Postന്റെ അവധിപ്പട്ടികയിൽ ദസറ 20/10/2026നാണ്. അതേ സാധനത്തിന് മറ്റൊരു ഉത്സവകാല ഓർഡർ നൽകുന്നതിനുമുമ്പ് പരിഹരിക്കാത്ത ഡെലിവറികൾ പരിശോധിക്കുക.
എണ്ണത്തിലോ പാക്കിങ്ങിലോ ഉള്ള വ്യത്യാസം ആദ്യം ഒഴിവാക്കുക
ഡെലിവറി കുറവാണെന്ന് അറിയിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് പരിശോധിക്കുക:
- മറ്റൊരു കാർട്ടൺ ഇപ്പോഴും വാഹനത്തിലോ സാധനങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്ന സ്ഥലത്തോ പിൻമുറിയിലോ ഉണ്ടോ.
- ഒറ്റ ഇനങ്ങൾ പൂർണ കാർട്ടണുകളിൽനിന്ന് പ്രത്യേകം പാക്ക് ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ.
- ഇൻവോയ്സിൽ എണ്ണവും ഡെലിവറി ലേബലിൽ കാർട്ടണും യൂണിറ്റായി ഉപയോഗിച്ചിട്ടുണ്ടോ.
- സമാനമായി തോന്നുന്ന വലുപ്പമോ വകഭേദമോ തെറ്റായ ഇനത്തിന്റെ കീഴിൽ എണ്ണിയിട്ടുണ്ടോ.
- ഇത് ഭാഗങ്ങളായി വരുന്ന ഡെലിവറിയാണെന്ന് വിതരണക്കാരൻ നേരത്തേ അറിയിച്ചിരുന്നോ.
“ലഭിക്കാത്തത്”, “കേടായത്”, “തെറ്റായ ഇനം” എന്നിവ പ്രത്യേകം വരികളിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക. കേടായി എത്തിയ സാധനങ്ങൾക്ക് പ്രത്യേകം തെളിവും പരിഹാരവും വേണം; അവ ലഭിക്കാത്ത സാധനങ്ങളല്ല.
ഓർഡർ നൽകുന്ന മുൻഘട്ടത്തെക്കുറിച്ച് അറിയാൻ പർച്ചേസ് ഓർഡറും പർച്ചേസ് ബില്ലും കാണുക.
ഉദാഹരണം: പുണെയിൽ ഒരു കാർട്ടൺ ലഭിച്ചില്ല
അനിത പുണെയിൽ വീട്ടുപകരണങ്ങളുടെ കട നടത്തുന്നു. മഹാരാഷ്ട്രയിലെ ഒരു പ്രാദേശിക മൊത്തവ്യാപാരി, ഓരോ കാർട്ടണിലും 12 ജാറുകളുള്ള എട്ട് കാർട്ടൺ സ്റ്റോറേജ് ജാറുകൾക്ക് ഇൻവോയ്സ് നൽകുന്നു. ഏഴ് കാർട്ടൺ മാത്രമാണ് എത്തുന്നത്; വീണ്ടും എണ്ണിയപ്പോൾ മറ്റെവിടെയും ഒറ്റ ജാറുകൾ ഇല്ലെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു.
വ്യത്യാസം കണക്കാക്കാൻ ഉപയോഗിച്ച ഈ സാങ്കൽപ്പിക മൂല്യങ്ങൾ GSTക്കു മുമ്പുള്ളവയാണ്:
| പരിശോധന | കണക്കുകൂട്ടൽ | ഫലം |
|---|---|---|
| ബിൽ ചെയ്ത അളവ് | 8 കാർട്ടൺ × 12 ജാർ | 96 ജാർ |
| ലഭിച്ച അളവ് | 7 കാർട്ടൺ × 12 ജാർ | 84 ജാർ |
| ലഭിക്കാത്ത അളവ് | 96 − 84 | 12 ജാർ |
| ബിൽ ചെയ്ത സാധനങ്ങളുടെ മൂല്യം | 96 × ₹50 | ₹4,800 |
| ലഭിച്ച സാധനങ്ങളുടെ മൂല്യം | 84 × ₹50 | ₹4,200 |
| ലഭിക്കാത്ത സാധനങ്ങളുടെ മൂല്യം | 12 × ₹50 | ₹600 |
മൂല്യങ്ങൾ പൊരുത്തപ്പെടുന്നു: ₹4,200 + ₹600 = ₹4,800. ₹600 ചർച്ചയിലുള്ള നികുതിക്കു മുമ്പുള്ള മൂല്യമാണ്; അന്തിമ ഇൻവോയ്സ് പേയ്മെന്റിൽനിന്ന് ആ തുക കുറയ്ക്കാനുള്ള നിർദേശമല്ല.
നികുതി ബാധകമായ ഈ സാധാരണ ഡെലിവറിയിൽ വിതരണക്കാരന്റെ സ്ഥലവും സപ്ലൈ നടക്കുന്ന സ്ഥലവും മഹാരാഷ്ട്രയിലാണ്. അതിനാൽ CGSTയും SGSTയും ബാധകമാണ്; ഇത് CBICയുടെ place-of-supply FAQ 85ൽ വിശദീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ നിലവിലെ വർഗീകരണവും നിരക്കും gst.gov.inൽ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CAയുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക. ഈ പട്ടിക പൂർണമായ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് അല്ല.
അനിത ഏഴ് കാർട്ടണുകളുടെ ലേബൽ ചിത്രങ്ങൾ ഇൻവോയ്സിനൊപ്പം സൂക്ഷിക്കുകയും സാധനങ്ങൾ സ്വീകരിച്ച ഷീറ്റിൽ ലഭിക്കാത്ത അളവ് എഴുതുകയും ചെയ്യുന്നു. ബാക്കി കാർട്ടൺ പിന്നീട് എത്തിക്കുമോ അതോ ബില്ലിങ്ങിൽ ക്രമീകരണം നടത്തുമോ എന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കാൻ അവൾ വിതരണക്കാരനോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നു.
വിതരണക്കാരന് നടപടിയെടുക്കാനാകുന്ന സന്ദേശം അയയ്ക്കുക
ഇൻവോയ്സ് റഫറൻസോടുകൂടി ഹ്രസ്വവും വസ്തുതാപരവുമായ സന്ദേശം ഉപയോഗിക്കുക:
12/10/2026 തീയതിയിലെ SJ-184 ഇൻവോയ്സിന് എതിരായി ഏഴ് കാർട്ടൺ സ്റ്റോറേജ് ജാറുകളാണ് ഞങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ചത്. ഓരോന്നിലും 12 ജാറുകളുള്ള എട്ട് കാർട്ടണുകളാണ് ഇൻവോയ്സിലുള്ളത്. ഞങ്ങൾ 84 ജാറുകൾ എണ്ണി; 12 എണ്ണം ലഭിച്ചില്ല. ചിത്രങ്ങളും സാധനങ്ങൾ സ്വീകരിച്ചതിന്റെ കുറിപ്പും ചേർത്തിട്ടുണ്ട്. ബാക്കി സാധനങ്ങൾ എത്തിക്കുമോ അതോ അനുയോജ്യമായ ബില്ലിങ് ക്രമീകരണം നടത്തുമോ എന്നും ഞങ്ങൾ വീണ്ടും എപ്പോൾ ബന്ധപ്പെടണമെന്നും ദയവായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.
മറുപടി തെളിവിനൊപ്പം സൂക്ഷിക്കുക. തുടർനടപടിയുടെ തീയതിയും ബന്ധപ്പെടേണ്ട വ്യക്തിയുടെ പേരും ചേർക്കുക.
ഫോൺ സംഭാഷണം മാത്രം അടിസ്ഥാനമാക്കി കിഴിവോ റീഫണ്ടോ നികുതി ക്രമീകരണമോ തീരുമാനിക്കരുത്. സമ്മതിച്ച വാണിജ്യപരമായ പരിഹാരം രേഖാമൂലം വാങ്ങുകയും അതിന് ആവശ്യമായ അനുബന്ധ രേഖകളും എൻട്രികളും എന്തെന്ന് നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റിനോട് ചോദിക്കുകയും ചെയ്യുക.
സ്റ്റോക്ക് രണ്ടുതവണ എണ്ണാതെ കുറവ് അവസാനിപ്പിക്കുക
വിതരണക്കാരൻ ബാക്കി കാർട്ടൺ അയച്ചാൽ അത് എണ്ണി, യഥാർഥ കുറവിന്റെ റഫറൻസ് നൽകുക. അനിതയുടെ സാധന-സ്വീകൃതി രേഖയിൽ പിന്നീട് 84 + 12 = 96 ജാർ എന്നു കാണിക്കും; ഒന്നും ലഭിക്കാനുണ്ടാകില്ല. പിന്നീടുള്ള ഡെലിവറി യഥാർഥ ഇൻവോയ്സ് പൂർത്തിയാക്കിയേക്കാം; അത് സ്വമേധയാ രണ്ടാമത്തെ വാങ്ങലാകില്ല.
പകരം, ബില്ലിങ് ക്രമീകരണത്തിന് വിതരണക്കാരൻ സമ്മതിച്ചാൽ അന്തിമ രേഖ യഥാർഥ ഇൻവോയ്സിനൊപ്പം സൂക്ഷിക്കുക. കൈവശമുള്ള അളവും രേഖപ്പെടുത്തിയ സ്റ്റോക്കും വിതരണക്കാരന്റെ ബാലൻസും ഒരേ പരിഹാരം പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നുവെന്ന് പരിശോധിക്കുക.
Yojikaയിൽ പർച്ചേസ് ബിൽ സേവ് ചെയ്യുന്നത് സ്റ്റോക്ക് കൂട്ടും. പരിഹരിക്കാത്ത ഇൻവോയ്സ് മാറ്റമില്ലാതെ സേവ് ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ്, കുറച്ച് ലഭിച്ച സാധനങ്ങളും തർക്കമുള്ള തുകയും എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്തണമെന്ന് നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റ് ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുക. കടലാസിലെ ബില്ലുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്താൻ മാത്രം ലഭിക്കാത്ത സാധനങ്ങൾ ലഭ്യമായ സ്റ്റോക്കിൽ ചേർക്കുകയോ നിങ്ങളുടെ കണക്കിൽ വിതരണക്കാരന്റെ ഇൻവോയ്സ് തുക നിശ്ശബ്ദമായി മാറ്റുകയോ ചെയ്യരുത്.
ബിൽ നേരത്തേ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ Purchasesൽ വിതരണക്കാരന്റെ ബിൽ നമ്പറോ വെണ്ടറെയോ ഉപയോഗിച്ച് തിരയുക. അത് തുറന്ന് അളവുകളും വിതരണക്കാരന്റെ റഫറൻസും പരിശോധിക്കുക. സേവ് ചെയ്ത പർച്ചേസ് തിരുത്തുമ്പോൾ സ്റ്റോക്കും ക്രമീകരിക്കപ്പെടും; അതിനാൽ തിരുത്തുന്നതിനുമുമ്പ് നിലവിലുള്ള പേയ്മെന്റുകളും മുൻ ക്രമീകരണങ്ങളും പരിശോധിക്കുക. കുറവിന്റെ തെളിവ് പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കുക; ഈ പ്രവർത്തനരീതിയിൽ അത് നേരിട്ട് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
GST ക്രെഡിറ്റ് പ്രത്യേകം പരിശോധിക്കുക
CBICയുടെ നികുതി വിവര പോർട്ടലിലെ CGST Section 16 ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റിനുള്ള നികുതി രേഖകളുടെയും സാധനങ്ങൾ ലഭിച്ചതിന്റെയും വ്യവസ്ഥകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. ഭാഗങ്ങളായോ തവണകളായോ ലഭിക്കുന്ന സാധനങ്ങളെക്കുറിച്ചും അതിൽ പറയുന്നു. ഇൻവോയ്സോ സോഫ്റ്റ്‌വെയറിൽ സേവ് ചെയ്ത എൻട്രിയോ മാത്രം അർഹത സ്ഥാപിക്കുന്നില്ല.
തർക്കമുള്ള കുറവോ പിന്നീടുള്ള ഡെലിവറിയോ വിതരണക്കാരന്റെ ക്രമീകരണമോ ആണെങ്കിൽ ക്രെഡിറ്റ് അവകാശപ്പെടുന്നതിനോ ഫയൽ ചെയ്ത റിട്ടേൺ മാറ്റുന്നതിനോ മുമ്പ് നിലവിലെ ചട്ടം നിങ്ങളുടെ CAയുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.
പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
ബിൽ ചെയ്തതിലും കുറച്ച് സാധനങ്ങൾ വിതരണക്കാരൻ എത്തിച്ചാൽ എന്തുചെയ്യണം?
സാധനങ്ങൾ വീണ്ടും എണ്ണുക, പാക്കിന്റെ വലുപ്പം പരിശോധിക്കുക, വിതരണക്കാരന്റെ ഇൻവോയ്സുമായി താരതമ്യം ചെയ്ത് വ്യത്യാസം രേഖപ്പെടുത്തുക. വിതരണക്കാരന് തെളിവ് അയയ്ക്കുക; തർക്കമുള്ള പർച്ചേസ് എൻട്രി അന്തിമമാക്കുന്നതിനുമുമ്പ് ലഭിക്കാത്ത അളവ് എങ്ങനെ പരിഹരിക്കുമെന്ന് ധാരണയിലെത്തുക.
ഡെലിവറിയിലെ കുറവും കേടായ സ്റ്റോക്കും ഒന്നാണോ?
അല്ല. കുറവ് എന്നത് ഡെലിവറിയിൽ സാധനങ്ങൾ ലഭിക്കാത്തതാണ്; കേടായ സ്റ്റോക്ക് എത്തിയിട്ടുണ്ടെങ്കിലും പ്രതീക്ഷിച്ച അവസ്ഥയിലായിരിക്കില്ല. പിന്നീടുള്ള ഡെലിവറിയോ ക്രമീകരണമോ തെറ്റായ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാതിരിക്കാൻ രണ്ടും പ്രത്യേകം രേഖപ്പെടുത്തുക.
ലഭിക്കാത്ത കാർട്ടൺ പർച്ചേസ് റിട്ടേണായി രേഖപ്പെടുത്തണമോ?
ഒരിക്കലും ലഭിക്കാത്ത സാധനങ്ങളെ തിരിച്ചയച്ച സാധനങ്ങളായി സ്വമേധയാ കണക്കാക്കരുത്. സ്റ്റോക്ക് രണ്ടുതവണ കുറയ്ക്കാതെ വിതരണക്കാരൻ സമ്മതിച്ച പരിഹാരം എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്തണമെന്ന് നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റിനോട് ചോദിക്കുക.
വിതരണക്കാരന്റെ ഇൻവോയ്സ് മാത്രം GST ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റിന് അർഹതയുണ്ടെന്ന് തെളിയിക്കുമോ?
ഇല്ല. CGST Section 16ലെ വ്യവസ്ഥകളിൽ രേഖകളും സാധനങ്ങൾ ലഭിച്ചതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നിബന്ധനകളും ഉൾപ്പെടുന്നു. കുറഞ്ഞ ഡെലിവറിയോ തവണകളായി ലഭിച്ച സാധനങ്ങളോ ആണെങ്കിൽ ക്രെഡിറ്റ് അവകാശപ്പെടുന്നതിനുമുമ്പ് നിലവിലെ ചട്ടം നിങ്ങളുടെ CAയുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.
വാങ്ങൽ എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടെത്താനാകുന്ന വിധത്തിൽ സൂക്ഷിക്കുക
Yojikaയിൽ വിതരണക്കാരന്റെ ബിൽ റഫറൻസുകൾ രേഖപ്പെടുത്താനും വാങ്ങിയ അളവുകൾ പരിശോധിക്കാനും കൊടുക്കാനുള്ള ബാലൻസ് നിരീക്ഷിക്കാനും കഴിയും. പർച്ചേസ്, ഇൻവെന്ററി സവിശേഷതകൾ കാണുക, അല്ലെങ്കിൽ മാതൃകാ ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് പർച്ചേസ് പ്രവർത്തനരീതി പരീക്ഷിക്കാൻ Yojika ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക.