सप्लायर डिलीवरी में कमी की जांच में सप्लायर के बिल पर लिखी मात्रा का आपकी दुकान पर वास्तव में पहुंचे माल से मिलान किया जाता है और यह दर्ज किया जाता है कि कम आए माल का समाधान कैसे हुआ। एक ही इकाई में गिनती करें, डिलीवरी के सबूत संभालकर रखें और सप्लायर से लिखित जवाब मांगें। इस गाइड में माल लेते समय जांचने की सूची, एक कार्टन कम आने का उदाहरण और स्टॉक को दो बार गिने बिना मामला बंद करने का तरीका दिया गया है।
सप्लायर की डिलीवरी में कमी: क्या दर्ज करें
गिनती पूरी होने तक पूरी डिलीवरी को एक साथ रखें। यह भी लिखें कि जांच किसने और कब की।
| रिकॉर्ड | क्या लिखें |
|---|---|
| सप्लायर और संदर्भ | सप्लायर का नाम, इनवॉइस नंबर और इनवॉइस की तारीख |
| डिलीवरी का विवरण | आने की तारीख, डिलीवरी संदर्भ और गिनती करने वाले व्यक्ति का नाम |
| उत्पाद और इकाई | सही आइटम, पैक का आकार और हर कार्टन में नग |
| बिल और मिली मात्रा | दोनों मात्राएं एक ही इकाई में |
| फ़र्क़ | कम मात्रा; खराब माल अलग से लिखें |
| सबूत | लेबल, पैकेज और संबंधित कागज़ों की तस्वीरें |
| फ़ॉलो-अप | सप्लायर से संपर्क, तय कार्रवाई और अगली जांच की तारीख |
“एक कार्टन कम” की जगह “12 स्टोरेज जार वाला एक कार्टन नहीं मिला” लिखें। माल-प्राप्ति नोट के साथ मूल इनवॉइस संभालकर रखें।
मौसमी स्टॉक भरते समय यह खास तौर पर उपयोगी है। India Post की छुट्टियों की सूची में दशहरा 20/10/2026 को है। उसी माल का अगला त्योहार का ऑर्डर देने से पहले अधूरी डिलीवरी की जांच कर लें।
गिनती या पैकिंग का फ़र्क़ तो नहीं, यह जांचें
कम डिलीवरी की शिकायत करने से पहले जांचें:
- क्या कोई दूसरा कार्टन अभी भी गाड़ी, माल लेने की जगह या पिछले कमरे में है।
- क्या खुले नग पूरे कार्टनों से अलग पैक किए गए थे।
- क्या इनवॉइस में इकाई नग है, जबकि डिलीवरी लेबल पर कार्टन लिखा है।
- क्या मिलते-जुलते आकार या प्रकार को गलत आइटम में गिन लिया गया है।
- क्या सप्लायर ने पहले ही बताया था कि डिलीवरी अलग-अलग हिस्सों में आएगी।
“नहीं मिला”, “खराब” और “गलत आइटम” अलग-अलग पंक्तियों में लिखें। खराब हालत में आए माल के लिए अलग सबूत और समाधान चाहिए; वह कम आया माल नहीं है।
ऑर्डर देने के पहले चरण की जानकारी के लिए खरीद ऑर्डर बनाम खरीद बिल देखें।
उदाहरण: पुणे में एक कार्टन कम आया
अनीता पुणे में घरेलू सामान की दुकान चलाती हैं। महाराष्ट्र का एक स्थानीय थोक विक्रेता 12 जार प्रति कार्टन के हिसाब से स्टोरेज जार के आठ कार्टन का इनवॉइस बनाता है। केवल सात कार्टन आते हैं और दोबारा गिनने पर पक्का होता है कि खुले जार कहीं और नहीं रखे हैं।
फ़र्क़ मापने के लिए ये काल्पनिक मूल्य GST से पहले के हैं:
| जांच | गणना | नतीजा |
|---|---|---|
| बिल की मात्रा | 8 कार्टन × 12 जार | 96 जार |
| मिली मात्रा | 7 कार्टन × 12 जार | 84 जार |
| कम मात्रा | 96 − 84 | 12 जार |
| बिल में माल का मूल्य | 96 × ₹50 | ₹4,800 |
| मिले माल का मूल्य | 84 × ₹50 | ₹4,200 |
| कम माल का मूल्य | 12 × ₹50 | ₹600 |
मूल्यों का मिलान सही है: ₹4,200 + ₹600 = ₹4,800। ₹600 चर्चा में शामिल कर से पहले का मूल्य है; यह अंतिम इनवॉइस भुगतान से उतनी रकम काटने का निर्देश नहीं है।
इस सामान्य कर-योग्य डिलीवरी में सप्लायर की जगह और आपूर्ति का स्थान, दोनों महाराष्ट्र में हैं, इसलिए CGST और SGST लागू होते हैं। इसका विवरण CBIC के स्थान-ए-आपूर्ति FAQ 85 में है। उत्पाद का मौजूदा वर्गीकरण और दर gst.gov.in पर या अपने CA से पक्की करें। यह तालिका पूरा टैक्स इनवॉइस नहीं है।
अनीता सातों कार्टनों के लेबल की तस्वीरें इनवॉइस के साथ रखती हैं और अपनी माल-प्राप्ति शीट पर कम मात्रा लिखती हैं। वह सप्लायर से यह पक्का करने को कहती हैं कि बचा हुआ कार्टन बाद में आएगा या बिल में बदलाव किया जाएगा।
ऐसा संदेश भेजें जिस पर सप्लायर कार्रवाई कर सके
इनवॉइस संदर्भ के साथ छोटा और तथ्यात्मक संदेश भेजें:
हमें 12/10/2026 के इनवॉइस SJ-184 के बदले स्टोरेज जार के सात कार्टन मिले हैं। इनवॉइस में आठ कार्टन लिखे हैं और हर कार्टन में 12 जार हैं। हमने 84 जार गिने; 12 जार कम हैं। तस्वीरें और माल-प्राप्ति नोट साथ भेजे हैं। कृपया बताएं कि आप बाकी माल भेजेंगे या बिल में उचित बदलाव करेंगे और हमें दोबारा कब संपर्क करना चाहिए।
जवाब को सबूत के साथ संभालकर रखें। अगली फ़ॉलो-अप तारीख और संपर्क व्यक्ति का नाम जोड़ें।
केवल फ़ोन पर हुई बातचीत के आधार पर कटौती, रिफंड या टैक्स एडजस्टमेंट का फैसला न करें। सहमत व्यावसायिक समाधान लिखित में लें और अपने अकाउंटेंट से पूछें कि इसके लिए कौन-से सहायक दस्तावेज़ और एंट्रियां चाहिए।
स्टॉक को दो बार गिने बिना कमी का मामला बंद करें
अगर सप्लायर बचा हुआ कार्टन भेजता है, तो उसे गिनें और मूल कमी का संदर्भ लिखें। तब अनीता के माल-प्राप्ति रिकॉर्ड में 84 + 12 = 96 जार दिखेंगे और कुछ भी बाकी नहीं रहेगा। बाद में आई डिलीवरी मूल इनवॉइस को पूरा कर सकती है; वह अपने-आप दूसरी खरीद नहीं बन जाती।
अगर सप्लायर बिल में बदलाव करने पर सहमत होता है, तो अंतिम दस्तावेज़ को मूल इनवॉइस के साथ रखें। जांचें कि असली मात्रा, दर्ज स्टॉक और सप्लायर का बाकी हिसाब एक ही समाधान दिखाते हों।
Yojika में खरीद बिल सेव करने से स्टॉक बढ़ता है। किसी अनसुलझे इनवॉइस को बिना बदलाव सेव करने से पहले अपने अकाउंटेंट से पक्का करें कि वह कम मिली मात्रा और विवादित रकम को कैसे दर्ज कराना चाहता है। केवल कागज़ी बिल से मिलान करने के लिए न आए माल को उपलब्ध स्टॉक में न जोड़ें और अपने बहीखाते में सप्लायर के इनवॉइस का कुल चुपचाप न बदलें।
पहले से दर्ज बिल के लिए Purchases में सप्लायर के बिल नंबर या विक्रेता से खोजें। उसे खोलकर मात्राएं और सप्लायर संदर्भ जांचें। सेव की हुई खरीद में बदलाव करने से स्टॉक भी बदलता है, इसलिए उसे सुधारने से पहले मौजूदा भुगतान और पहले किए गए एडजस्टमेंट जांच लें। कमी के सबूत अलग रखें; इस प्रक्रिया में हाथ से बनाया गया रिकॉर्ड इस्तेमाल होता है।
GST क्रेडिट अलग से जांचें
CBIC के टैक्स सूचना पोर्टल पर CGST Section 16 में इनपुट टैक्स क्रेडिट के लिए टैक्स दस्तावेज़ और माल मिलने से जुड़ी शर्तें शामिल हैं। इसमें अलग-अलग खेप या किस्तों में मिले माल का भी उल्लेख है। केवल इनवॉइस या सॉफ्टवेयर में सेव की गई एंट्री से पात्रता साबित नहीं होती।
विवादित कमी, बाद में आई डिलीवरी या सप्लायर के एडजस्टमेंट के मामले में क्रेडिट लेने या दाखिल रिटर्न को बदलने से पहले मौजूदा नियम अपने CA से पक्का करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
अगर सप्लायर बिल से कम माल भेजे तो मुझे क्या करना चाहिए?
माल दोबारा गिनें, पैक का आकार जांचें और सप्लायर के इनवॉइस से मिलान करके फ़र्क़ दर्ज करें। सप्लायर को सबूत भेजें और विवादित खरीद एंट्री को अंतिम रूप देने से पहले तय करें कि कम मात्रा की भरपाई कैसे होगी।
क्या डिलीवरी में कमी और खराब स्टॉक एक ही बात है?
नहीं। कमी का मतलब है कि कुछ माल डिलीवरी में आया ही नहीं; खराब स्टॉक आया तो है, लेकिन अपेक्षित हालत में नहीं है। दोनों को अलग दर्ज करें, ताकि बाद की डिलीवरी या एडजस्टमेंट से गलत मामला बंद न हो जाए।
क्या न आया कार्टन खरीद वापसी के रूप में दर्ज करना चाहिए?
जो माल आया ही नहीं, उसे अपने-आप वापस भेजा गया माल न मानें। स्टॉक को दो बार घटाए बिना सप्लायर के सहमत समाधान को कैसे दर्ज करना है, यह अपने अकाउंटेंट से पूछें।
क्या केवल सप्लायर का इनवॉइस GST इनपुट टैक्स क्रेडिट उपलब्ध होने का प्रमाण है?
नहीं। CGST Section 16 की शर्तों में दस्तावेज़ और माल मिलने से जुड़ी शर्तें भी शामिल हैं। कम डिलीवरी या किस्तों में मिले माल पर क्रेडिट लेने से पहले मौजूदा नियम अपने CA से पक्का करें।
खरीद को आसानी से खोजने लायक रखें
Yojika में आप सप्लायर के बिल संदर्भ दर्ज कर सकते हैं, खरीद की मात्राएं जांच सकते हैं और बकाया रकम पर नज़र रख सकते हैं। खरीद और इन्वेंटरी सुविधाएं देखें या नमूना डेटा के साथ खरीद प्रक्रिया आज़माने के लिए Yojika डाउनलोड करें।