સપ્લાયરની ડિલિવરીમાં ઘટ કેવી રીતે તપાસવી

સપ્લાયરની ડિલિવરીમાં ઘટની તપાસ એટલે સપ્લાયરના બિલમાં દર્શાવેલા જથ્થાને તમારી દુકાને ખરેખર મળેલા જથ્થા સાથે સરખાવવો અને ખૂટતા માલનો ઉકેલ કેવી રીતે આવ્યો તેની નોંધ રાખવી. એકસરખા એકમમાં ગણો, ડિલિવરીના પુરાવા સાચવો અને સપ્લાયર પાસેથી લેખિત જવાબ માગો. આ માર્ગદર્શિકામાં માલ સ્વીકારવાની તપાસયાદી, એક કાર્ટન ખૂટ્યાનું ઉદાહરણ અને સ્ટૉક બે વાર ગણ્યા વિના મુદ્દો બંધ કરવાની રીત છે.

સપ્લાયરની ડિલિવરીમાં ઘટ: શું નોંધવું

ગણતરી પૂરી થાય ત્યાં સુધી આખી ડિલિવરી સાથે રાખો. કોણે અને ક્યારે તપાસ કરી તે નોંધો.

“એક બૉક્સ ઓછું”ને બદલે “12 સ્ટોરેજ જારનું એક કાર્ટન ખૂટે છે” લખો. માલ મળ્યાની નોંધ સાથે મૂળ ઇન્વૉઇસ સાચવો.

મોસમી સ્ટૉક ભરતી વખતે આ ઉપયોગી છે. India Postની રજાઓની યાદીમાં દશેરા 20/10/2026ના રોજ છે. એ જ માલ માટે બીજો તહેવારી ઑર્ડર આપતાં પહેલાં અધૂરી ડિલિવરી તપાસો.

ગણતરી કે પૅકિંગનો તફાવત પહેલાં તપાસો

ડિલિવરી ઓછી હોવાની જાણ કરતાં પહેલાં તપાસો:

• બીજું કાર્ટન હજી વાહનમાં, માલ સ્વીકારવાની જગ્યાએ અથવા પાછળના ઓરડામાં છે કે નહીં.
• છૂટા નંગ પૂરા કાર્ટનથી અલગ પૅક થયા હતા કે નહીં.
• ઇન્વૉઇસમાં નંગ અને ડિલિવરી લેબલ પર કાર્ટન એકમ તરીકે વપરાયાં છે કે નહીં.
• દેખાવમાં સરખું કદ કે પ્રકાર ભૂલથી બીજી વસ્તુ હેઠળ ગણાયું છે કે નહીં.
• આ ભાગોમાં આવતી ડિલિવરી છે એવું સપ્લાયરે પહેલેથી જણાવ્યું હતું કે નહીં.

“ખૂટતું”, “નુકસાન પામેલું” અને “ખોટી વસ્તુ” અલગ લાઇનમાં રાખો. નુકસાન પામીને આવેલા માલ માટે અલગ પુરાવો અને ઉકેલ જોઈએ; તે ખૂટતો માલ નથી.

ઑર્ડર આપવાના અગાઉના તબક્કા માટે ખરીદી ઑર્ડર અને ખરીદી બિલ જુઓ.

ઉદાહરણ: પુણેમાં એક કાર્ટન ખૂટ્યું

અનિતા પુણેમાં ઘરવપરાશની વસ્તુઓની દુકાન ચલાવે છે. મહારાષ્ટ્રનો સ્થાનિક જથ્થાબંધ વેપારી સ્ટોરેજ જારનાં આઠ કાર્ટનનું બિલ આપે છે અને દરેક કાર્ટનમાં 12 જાર છે. માત્ર સાત કાર્ટન આવે છે અને ફરી ગણતાં ખાતરી થાય છે કે બીજે ક્યાંય છૂટા જાર નથી.

તફાવત માપવા માટેની આ કાલ્પનિક કિંમતો GST પહેલાંની છે:

કિંમતો સરખી પડે છે: ₹4,200 + ₹600 = ₹4,800. ₹600 ચર્ચામાં રહેલી કર પહેલાંની કિંમત છે; અંતિમ ઇન્વૉઇસના ચુકવણામાંથી એટલી રકમ ઘટાડવાની આ સૂચના નથી.

આ સામાન્ય કરપાત્ર ડિલિવરીમાં સપ્લાયરનું સ્થળ અને સપ્લાયનું સ્થળ બંને મહારાષ્ટ્રમાં હોવાથી CGST અને SGST લાગુ પડે છે, જે CBICના place-of-supply FAQ 85માં સમજાવ્યું છે. વસ્તુનું હાલનું વર્ગીકરણ અને દર gst.gov.in પર અથવા તમારા CA પાસે તપાસો. આ કોષ્ટક સંપૂર્ણ ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ નથી.

અનિતા સાત કાર્ટનના લેબલના ફોટા ઇન્વૉઇસ સાથે રાખે છે અને માલ સ્વીકારવાની શીટમાં ખૂટતો જથ્થો લખે છે. તે સપ્લાયરને બાકી કાર્ટન પછી મોકલશે કે બિલમાં ફેરફાર કરશે તે જણાવવા કહે છે.

સપ્લાયર પગલું લઈ શકે એવો સંદેશ મોકલો

ઇન્વૉઇસના સંદર્ભ સાથે ટૂંકો અને હકીકત આધારિત સંદેશ લખો:

અમને 12/10/2026ના SJ-184 ઇન્વૉઇસ સામે સ્ટોરેજ જારનાં સાત કાર્ટન મળ્યાં છે. ઇન્વૉઇસમાં દરેકમાં 12 જાર હોય એવાં આઠ કાર્ટન દર્શાવ્યાં છે. અમે 84 જાર ગણ્યાં; 12 ખૂટે છે. ફોટા અને માલ-સ્વીકૃતિની નોંધ જોડેલ છે. તમે બાકી માલ પહોંચાડશો કે બિલમાં યોગ્ય ફેરફાર કરશો અને અમે ફરી ક્યારે સંપર્ક કરીએ, કૃપા કરીને જણાવો.

જવાબ પુરાવા સાથે સાચવો. અનુસરણની તારીખ અને સંપર્ક કરેલી વ્યક્તિનું નામ ઉમેરો.

માત્ર ફોન પરની વાતચીત પરથી કપાત, રિફંડ કે કરનું સમાયોજન નક્કી ન કરો. સ્વીકારેલો વ્યાપારી ઉકેલ લેખિતમાં મેળવો અને કયા આધારભૂત દસ્તાવેજો તથા એન્ટ્રીઓ જોઈએ તે તમારા અકાઉન્ટન્ટને પૂછો.

સ્ટૉક બે વાર ગણ્યા વિના ઘટનો મુદ્દો બંધ કરો

સપ્લાયર બાકી કાર્ટન મોકલે તો તેને ગણીને મૂળ ઘટનો સંદર્ભ આપો. પછી અનિતાની માલ-સ્વીકૃતિ નોંધમાં 84 + 12 = 96 જાર દેખાશે અને કશું ખૂટતું રહેશે નહીં. પછી આવેલી ડિલિવરી મૂળ ઇન્વૉઇસ પૂરો કરી શકે છે; તે આપમેળે બીજી ખરીદી નથી.

તેને બદલે સપ્લાયર બિલમાં ફેરફાર સ્વીકારે તો અંતિમ દસ્તાવેજ મૂળ ઇન્વૉઇસ સાથે રાખો. વાસ્તવિક જથ્થો, નોંધાયેલો સ્ટૉક અને સપ્લાયરનું બૅલેન્સ એક જ ઉકેલ દર્શાવે છે તેની ખાતરી કરો.

Yojikaમાં ખરીદી બિલ સેવ કરવાથી સ્ટૉક વધે છે. વણઉકેલાયેલું ઇન્વૉઇસ ફેરફાર વિના સેવ કરતાં પહેલાં ઓછો મળેલો માલ અને વિવાદિત રકમ કેવી રીતે નોંધવી તે તમારા અકાઉન્ટન્ટ પાસેથી નક્કી કરો. માત્ર કાગળના બિલ સાથે મેળવવા માટે ખૂટતો માલ ઉપલબ્ધ સ્ટૉકમાં ન ઉમેરો અથવા તમારા હિસાબમાં સપ્લાયરના ઇન્વૉઇસની કુલ રકમ ચૂપચાપ ન બદલો.

બિલ અગાઉ નોંધેલું હોય તો Purchasesમાં સપ્લાયરના બિલ નંબર અથવા વિક્રેતા દ્વારા શોધો. તેને ખોલીને જથ્થા અને સપ્લાયરનો સંદર્ભ તપાસો. સેવ કરેલી ખરીદીમાં ફેરફાર કરવાથી સ્ટૉક પણ બદલાય છે, તેથી સુધારો કરતાં પહેલાં હાલની ચુકવણીઓ અને અગાઉના સમાયોજન તપાસો. ઘટનો પુરાવો અલગ રાખો; આ પ્રક્રિયામાં તેની નોંધ જાતે રાખવાની છે.

GST ક્રેડિટ અલગથી તપાસો

CBICના કર માહિતી પોર્ટલ પરના CGST Section 16માં ઇનપુટ ટૅક્સ ક્રેડિટ માટે કર દસ્તાવેજ અને માલ મળવા અંગેની શરતો સામેલ છે. તેમાં ટુકડાઓમાં કે હપ્તામાં મળેલા માલની વાત પણ છે. માત્ર ઇન્વૉઇસ કે સૉફ્ટવેરમાં સેવ કરેલી એન્ટ્રી પાત્રતા સાબિત કરતી નથી.

વિવાદિત ઘટ, પછીની ડિલિવરી અથવા સપ્લાયરનું સમાયોજન હોય ત્યારે ક્રેડિટ લેતાં કે ભરેલું રિટર્ન બદલતાં પહેલાં તમારા CA પાસે હાલનો નિયમ તપાસો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

સપ્લાયર બિલ કરતાં ઓછો માલ પહોંચાડે ત્યારે શું કરવું?

માલ ફરી ગણો, પૅકનું કદ તપાસો અને સપ્લાયરના ઇન્વૉઇસ સામે તફાવત નોંધો. સપ્લાયરને પુરાવા મોકલો અને વિવાદિત ખરીદીની એન્ટ્રી અંતિમ કરતાં પહેલાં ખૂટતો જથ્થો કેવી રીતે પૂરો થશે તે નક્કી કરો.

ડિલિવરીમાં ઘટ અને નુકસાન પામેલો સ્ટૉક એક જ છે?

ના. ઘટ એટલે ડિલિવરીમાંથી માલ ખૂટવો; નુકસાન પામેલો સ્ટૉક આવ્યો હોય છે, પણ અપેક્ષિત સ્થિતિમાં હોતો નથી. પછીની ડિલિવરી કે સમાયોજનથી ખોટો મુદ્દો ઉકેલાઈ ન જાય તે માટે બંનેને અલગ નોંધો.

ખૂટતું કાર્ટન ખરીદી પરત તરીકે નોંધવું જોઈએ?

જે માલ આવ્યો જ નથી તેને આપમેળે પાછો મોકલેલો માલ ન માનો. સ્ટૉક બે વખત ઘટાડ્યા વિના સપ્લાયરે સ્વીકારેલો ઉકેલ કેવી રીતે નોંધવો તે તમારા અકાઉન્ટન્ટને પૂછો.

માત્ર સપ્લાયરનું ઇન્વૉઇસ GST ઇનપુટ ટૅક્સ ક્રેડિટ મળવાનો પુરાવો છે?

ના. CGST Section 16ની શરતોમાં દસ્તાવેજ અને માલ મળવા અંગેની શરતો પણ સામેલ છે. ઓછી ડિલિવરી અથવા હપ્તામાં મળેલા માલ માટે ક્રેડિટ લેતાં પહેલાં તમારા CA પાસે હાલનો નિયમ તપાસો.

ખરીદી સરળતાથી મળી રહે એવી રાખો

Yojikaમાં સપ્લાયરના બિલના સંદર્ભો નોંધવા, ખરીદીનો જથ્થો તપાસવા અને ચૂકવવાનું બૅલેન્સ જોવાની સગવડ છે. ખરીદી અને ઇન્વેન્ટરી સુવિધાઓ જુઓ અથવા નમૂના ડેટા સાથે ખરીદી પ્રક્રિયા અજમાવવા Yojika ડાઉનલોડ કરો.