সরবরাহকারীর ডেলিভারিতে ঘাটতি যাচাই করার সময় সরবরাহকারীর বিলে লেখা পরিমাণের সঙ্গে আপনার দোকানে আসা প্রকৃত পরিমাণ মেলানো হয় এবং কম আসা পণ্যের সমাধান কীভাবে হয়েছে তা নথিভুক্ত করা হয়। একই এককে গুনুন, ডেলিভারির প্রমাণ সংরক্ষণ করুন এবং সরবরাহকারীর কাছ থেকে লিখিত উত্তর চান। এই নির্দেশিকায় পণ্য গ্রহণের সময় যাচাইয়ের তালিকা, একটি কার্টন কম আসার উদাহরণ এবং স্টক দুবার না গুনে বিষয়টি মেটানোর উপায় রয়েছে।
সরবরাহকারীর ডেলিভারিতে ঘাটতি: কী লিখবেন
গোনা শেষ না হওয়া পর্যন্ত পুরো ডেলিভারি একসঙ্গে রাখুন। কে কখন যাচাই করেছেন, সেটিও লিখুন।
| নথি | কী লিখবেন |
|---|---|
| সরবরাহকারী ও রেফারেন্স | সরবরাহকারীর নাম, ইনভয়েস নম্বর ও ইনভয়েসের তারিখ |
| ডেলিভারির বিবরণ | আসার তারিখ, ডেলিভারি রেফারেন্স ও যিনি গুনেছেন তাঁর নাম |
| পণ্য ও একক | নির্দিষ্ট পণ্য, প্যাকের মাপ ও প্রতি কার্টনে পিসের সংখ্যা |
| বিল করা ও পাওয়া পরিমাণ | দুটি পরিমাণই একই এককে |
| পার্থক্য | কম আসা পরিমাণ; ক্ষতিগ্রস্ত পণ্য আলাদাভাবে |
| প্রমাণ | লেবেল, প্যাকেট ও প্রাসঙ্গিক কাগজপত্রের ছবি |
| পরবর্তী পদক্ষেপ | সরবরাহকারীর সঙ্গে যোগাযোগ, সম্মত ব্যবস্থা ও পরের যাচাইয়ের তারিখ |
“এক বাক্স কম” না লিখে “12টি স্টোরেজ জারের একটি কার্টন আসেনি” লিখুন। পণ্য গ্রহণের নোটের সঙ্গে মূল ইনভয়েসটি সংরক্ষণ করুন।
মৌসুমি স্টক তোলার সময় এটি বিশেষভাবে কাজে লাগে। India Post-এর ছুটির তালিকায় দশেরা 20/10/2026 তারিখে রয়েছে। একই পণ্যের জন্য আরেকটি উৎসবের অর্ডার দেওয়ার আগে অসম্পূর্ণ ডেলিভারিগুলো যাচাই করুন।
গোনা বা প্যাকিংয়ের পার্থক্য আছে কি না দেখুন
ডেলিভারি কম এসেছে বলে জানানোর আগে যাচাই করুন:
- আরেকটি কার্টন এখনও গাড়িতে, পণ্য গ্রহণের জায়গায় বা পেছনের ঘরে আছে কি না।
- আলাদা পিসগুলো পূর্ণ কার্টন থেকে আলাদাভাবে প্যাক করা হয়েছিল কি না।
- ইনভয়েসে একক হিসেবে পিস আর ডেলিভারি লেবেলে কার্টন ব্যবহার করা হয়েছে কি না।
- একই রকম দেখতে অন্য মাপ বা ধরন ভুল পণ্যের অধীনে গোনা হয়েছে কি না।
- সরবরাহকারী আগেই জানিয়েছিলেন কি না যে এটি ভাগ করে দেওয়া ডেলিভারি।
“আসেনি”, “ক্ষতিগ্রস্ত” এবং “ভুল পণ্য”—আলাদা লাইনে লিখুন। ক্ষতিগ্রস্ত অবস্থায় আসা পণ্যের জন্য আলাদা প্রমাণ ও সমাধান দরকার; সেটি না আসা পণ্য নয়।
অর্ডার দেওয়ার আগের ধাপের জন্য ক্রয় অর্ডার বনাম ক্রয় বিল দেখুন।
উদাহরণ: পুনেতে একটি কার্টন কম
অনিতা পুনেতে গৃহস্থালির পণ্যের দোকান চালান। মহারাষ্ট্রের এক স্থানীয় পাইকার প্রতি কার্টনে 12টি করে স্টোরেজ জারের আটটি কার্টনের ইনভয়েস দেন। মাত্র সাতটি কার্টন আসে, আর আবার গুনে নিশ্চিত হওয়া যায় যে আলাদা কোনো জার অন্য কোথাও নেই।
পার্থক্য মাপার জন্য এই কাল্পনিক মূল্যগুলো GST-এর আগের:
| যাচাই | হিসাব | ফলাফল |
|---|---|---|
| বিল করা পরিমাণ | 8 কার্টন × 12 জার | 96 জার |
| পাওয়া পরিমাণ | 7 কার্টন × 12 জার | 84 জার |
| ঘাটতির পরিমাণ | 96 − 84 | 12 জার |
| বিলে পণ্যের মূল্য | 96 × ₹50 | ₹4,800 |
| পাওয়া পণ্যের মূল্য | 84 × ₹50 | ₹4,200 |
| না আসা পণ্যের মূল্য | 12 × ₹50 | ₹600 |
মূল্যের হিসাব মিলে যায়: ₹4,200 + ₹600 = ₹4,800। ₹600 হলো আলোচ্য কর-পূর্ব মূল্য; চূড়ান্ত ইনভয়েসের টাকা থেকে ওই অঙ্ক কেটে নেওয়ার নির্দেশ নয়।
এই সাধারণ করযোগ্য ডেলিভারিতে সরবরাহকারীর অবস্থান এবং সরবরাহের স্থান—দুটিই মহারাষ্ট্রে। তাই CGST ও SGST প্রযোজ্য, যেমন CBIC-এর সরবরাহের স্থানবিষয়ক FAQ 85-এ ব্যাখ্যা করা হয়েছে। gst.gov.in-এ বা আপনার CA-এর কাছে পণ্যের বর্তমান শ্রেণিবিন্যাস ও হার নিশ্চিত করুন। এই ছকটি সম্পূর্ণ ট্যাক্স ইনভয়েস নয়।
অনিতা সাতটি কার্টনের লেবেলের ছবি ইনভয়েসের সঙ্গে রাখেন এবং পণ্য গ্রহণের শিটে ঘাটতির পরিমাণ লিখে রাখেন। বাকি কার্টন পরে আসবে, নাকি বিলে সমন্বয় হবে—তা নিশ্চিত করতে তিনি সরবরাহকারীকে বলেন।
এমন বার্তা পাঠান যাতে সরবরাহকারী ব্যবস্থা নিতে পারেন
ইনভয়েস রেফারেন্সসহ সংক্ষিপ্ত ও তথ্যভিত্তিক বার্তা পাঠান:
12/10/2026 তারিখের SJ-184 ইনভয়েসের বিপরীতে আমরা স্টোরেজ জারের সাতটি কার্টন পেয়েছি। ইনভয়েসে আটটি কার্টন রয়েছে, প্রতিটিতে 12টি জার। আমরা 84টি জার গুনেছি; 12টি আসেনি। ছবি ও পণ্য গ্রহণের নোট সংযুক্ত করা হয়েছে। অনুগ্রহ করে নিশ্চিত করুন, আপনারা বাকি পণ্য পাঠাবেন নাকি বিলে উপযুক্ত সমন্বয় করবেন এবং আমরা কবে আবার যোগাযোগ করব।
উত্তরটি প্রমাণের পাশে সংরক্ষণ করুন। পরবর্তী যোগাযোগের তারিখ ও যোগাযোগের ব্যক্তির নাম যোগ করুন।
শুধু ফোনের কথোপকথনের ভিত্তিতে টাকা কাটা, ফেরত বা কর সমন্বয়ের সিদ্ধান্ত নেবেন না। সম্মত বাণিজ্যিক সমাধানটি লিখিতভাবে নিন এবং এর জন্য কোন সহায়ক নথি ও এন্ট্রি দরকার, তা হিসাবরক্ষকের কাছে জেনে নিন।
স্টক দুবার না গুনে ঘাটতির নিষ্পত্তি করুন
সরবরাহকারী বাকি কার্টন পাঠালে সেটি গুনুন এবং মূল ঘাটতির রেফারেন্স লিখুন। তখন অনিতার পণ্য গ্রহণের নথিতে 84 + 12 = 96 জার থাকবে এবং কোনো ঘাটতি বাকি থাকবে না। পরে আসা ডেলিভারি মূল ইনভয়েসটি পূরণ করতে পারে; সেটি আপনা-আপনি দ্বিতীয় ক্রয় হয়ে যায় না।
সরবরাহকারী বিলে সমন্বয় করতে রাজি হলে চূড়ান্ত নথিটি মূল ইনভয়েসের সঙ্গে রাখুন। প্রকৃত পরিমাণ, নথিভুক্ত স্টক ও সরবরাহকারীর বকেয়া যেন একই সমাধান দেখায়, তা যাচাই করুন।
Yojika-তে ক্রয় বিল সেভ করলে স্টক বাড়ে। অমীমাংসিত ইনভয়েস অপরিবর্তিত অবস্থায় সেভ করার আগে কম পাওয়া পণ্য ও বিতর্কিত অঙ্ক কীভাবে নথিভুক্ত করতে হবে, তা হিসাবরক্ষকের কাছে নিশ্চিত করুন। শুধু কাগজের বিলের সঙ্গে মেলাতে না আসা পণ্য মজুত স্টকে যোগ করবেন না বা নিজের হিসাবে সরবরাহকারীর ইনভয়েসের মোট অঙ্ক নিঃশব্দে বদলাবেন না।
আগে থেকে এন্ট্রি করা বিলের জন্য Purchases-এ সরবরাহকারীর বিল নম্বর বা বিক্রেতার নাম দিয়ে খুঁজুন। সেটি খুলে পরিমাণ ও সরবরাহকারীর রেফারেন্স যাচাই করুন। সেভ করা ক্রয় সম্পাদনা করলে স্টকও বদলে যায়, তাই সংশোধনের আগে বর্তমান পেমেন্ট ও আগের কোনো সমন্বয় দেখে নিন। ঘাটতির প্রমাণ আলাদাভাবে রাখুন; এই প্রক্রিয়ায় হাতে রাখা নথি ব্যবহার করা হয়।
GST ক্রেডিট আলাদাভাবে যাচাই করুন
CBIC-এর কর তথ্য পোর্টালে CGST Section 16-এ ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিটের জন্য করের নথি ও পণ্য প্রাপ্তির শর্ত রয়েছে। সেখানে ভাগে বা কিস্তিতে পাওয়া পণ্যের কথাও বলা হয়েছে। শুধু ইনভয়েস বা সফটওয়্যারে সেভ করা এন্ট্রি যোগ্যতা প্রমাণ করে না।
বিতর্কিত ঘাটতি, পরে আসা ডেলিভারি বা সরবরাহকারীর সমন্বয়ের ক্ষেত্রে ক্রেডিট দাবি বা দাখিল করা রিটার্ন বদলানোর আগে বর্তমান নিয়ম আপনার CA-এর কাছে নিশ্চিত করুন।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
সরবরাহকারী বিলের চেয়ে কম পণ্য দিলে কী করব?
পণ্য আবার গুনুন, প্যাকের মাপ যাচাই করুন এবং সরবরাহকারীর ইনভয়েসের সঙ্গে মিলিয়ে পার্থক্য নথিভুক্ত করুন। সরবরাহকারীকে প্রমাণ পাঠান এবং বিতর্কিত ক্রয় এন্ট্রি চূড়ান্ত করার আগে ঘাটতি কীভাবে মেটানো হবে তা ঠিক করুন।
ডেলিভারিতে ঘাটতি আর ক্ষতিগ্রস্ত স্টক কি একই বিষয়?
না। ঘাটতি মানে ডেলিভারিতে পণ্য আসেনি; ক্ষতিগ্রস্ত স্টক এসেছে, কিন্তু প্রত্যাশিত অবস্থায় নেই। দুটিকে আলাদা করে লিখুন, যাতে পরের ডেলিভারি বা সমন্বয়ে ভুল সমস্যার নিষ্পত্তি না হয়ে যায়।
না আসা কার্টন কি ক্রয় ফেরত হিসেবে নথিভুক্ত করব?
যে পণ্য কখনো আসেইনি, সেটিকে আপনা-আপনি ফেরত পাঠানো পণ্য হিসেবে ধরবেন না। স্টক দুবার না কমিয়ে সরবরাহকারীর সঙ্গে সম্মত সমাধান কীভাবে নথিভুক্ত করবেন, তা হিসাবরক্ষকের কাছে জেনে নিন।
শুধু সরবরাহকারীর ইনভয়েস থাকলেই কি GST ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট পাওয়া যায়?
না। CGST Section 16-এর শর্তগুলোর মধ্যে নথি ও পণ্য প্রাপ্তির শর্তও রয়েছে। কম ডেলিভারি বা কিস্তিতে পাওয়া পণ্যের ক্রেডিট দাবি করার আগে বর্তমান নিয়ম আপনার CA-এর কাছে নিশ্চিত করুন।
ক্রয়টি সহজে খুঁজে পাওয়ার মতো রাখুন
Yojika-তে সরবরাহকারীর বিলের রেফারেন্স লেখা, ক্রয়ের পরিমাণ দেখা এবং বকেয়া টাকার হিসাব রাখা যায়। ক্রয় ও ইনভেন্টরি সুবিধাগুলো দেখুন অথবা নমুনা ডেটা দিয়ে ক্রয় প্রক্রিয়া ব্যবহার করে দেখতে Yojika ডাউনলোড করুন।