ఒక షాప్ సప్లయర్ సంప్రదింపు జాబితా ఆర్డర్లు ఎవరు తీసుకుంటారు, చెల్లింపు ప్రశ్నలకు ఎవరు సమాధానం ఇస్తారు, వివరాలను చివరిసారి ఎప్పుడు తనిఖీ చేశారు అనేది చెప్పాలి. ప్రతి సప్లయర్ వ్యాపారానికి ఒక ఎంట్రీ ఉంచి, వేర్వేరు పనులకు వేర్వేరు సంప్రదింపులను నమోదు చేయండి. ఈ గైడ్ చిన్న విక్రేత డైరెక్టరీ నమూనాను, మార్పులను తనిఖీ చేసే పద్ధతిని, షాప్‌కు సంబంధించిన పూర్తి ఉదాహరణను అందిస్తుంది.
రద్దీగా ఉండే కొనుగోలు వారానికి ముందు మీ సప్లయర్లతో డెలివరీ ఏర్పాట్లను నిర్ధారించుకోండి. India Post సెలవుల జాబితాలో దసరా 20/10/2026న ఉంది; మీ హోల్‌సేలర్ పని గంటలు వేరుగా ఉండవచ్చు. కాబట్టి డెలివరీలు కూడా ఆ క్యాలెండర్‌నే అనుసరిస్తాయని ఊహించకుండా నేరుగా అడగండి.
షాప్ సప్లయర్ సంప్రదింపు జాబితా: కాపీ చేయాల్సిన ఫీల్డ్‌లు
ఒక నోట్‌బుక్‌ను లేదా మీ షాప్ కంప్యూటర్‌లో సేవ్ చేసిన స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను ఉపయోగించండి. మీరు నిజంగా ఆర్డర్ చేసే సప్లయర్లతో మొదలుపెట్టి, ప్రతి వ్యాపారాన్ని గుర్తించడానికి వారి బిల్లు శీర్షికలను ఉపయోగించండి.
| ఫీల్డ్ | ఏమి నమోదు చేయాలి | అది ఎందుకు ఉపయోగపడుతుంది |
|---|---|---|
| సప్లయర్ వ్యాపారం | బిల్లుపై పేరు, సుపరిచితమైన వ్యాపార పేరు, ప్రాంతం | ఒకేలా ఉన్న పేర్లను వేరు చేస్తుంది |
| సరఫరా చేసే వస్తువులు | మీరు కొనుగోలు చేసే ఉత్పత్తి వర్గాలు లేదా బ్రాండ్‌లు | సరైన హోల్‌సేలర్‌ను కనుగొనడానికి సహాయపడుతుంది |
| ఆర్డర్ సంప్రదింపు | పేరు, వ్యాపార ఫోన్, ఇష్టపడే ఆర్డర్ పద్ధతి | కొత్త ఆర్డర్లను సరైన వ్యక్తికి చేరుస్తుంది |
| ఖాతాల సంప్రదింపు | పేరు, వ్యాపార ఫోన్ లేదా ఇమెయిల్ | స్టేట్‌మెంట్, చెల్లింపు ప్రశ్నలను సరైన వ్యక్తికి చేరుస్తుంది |
| డెలివరీ ఏర్పాట్లు | సాధారణ రోజులు, ఆర్డర్ చివరి సమయం, స్వయంగా తీసుకునే అవకాశం | తదుపరి ఆర్డర్‌ను ప్లాన్ చేయడం సులభం చేస్తుంది |
| GSTIN, వర్తించే చోట | సప్లయర్ పత్రాలతో తనిఖీ చేసిన వివరాలు | సంప్రదింపు ఎంట్రీని బిల్లింగ్ గుర్తింపుతో కలుపుతుంది |
| రికార్డు సూచన | మీ బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ లేదా కొనుగోలు ఫోల్డర్‌లో సప్లయర్ పేరు | సంభాషణలను పత్రాలతో కలుపుతుంది |
| చివరిగా నిర్ధారించినది | తేదీ, నిర్ధారించిన వ్యక్తి, పెండింగ్‌లో ఉన్న మార్పు | ఇంకా ఏమి తనిఖీ చేయాలో చూపిస్తుంది |
తెలియని వివరాలను నిర్ధారణ కోసం వేచి ఉంది అని గుర్తించండి. అంచనా డెలివరీ సమయాలను హామీలుగా భావించే ముందు తనిఖీ చేయండి.
బకాయిలను మీ కొనుగోలు రికార్డుల్లో, సప్లయర్ స్టేట్‌మెంట్‌లో ఉంచండి. చెల్లించాల్సిన మొత్తాన్ని ఫోన్ డైరెక్టరీలో కాపీ చేస్తే, పాతబడిపోయే మరో సంఖ్య తయారవుతుంది. మీరు ఎంత బాకీ ఉన్నారనేదే ప్రశ్న అయితే సప్లయర్ బకాయి బ్యాలెన్స్ గైడ్‌ను ఉపయోగించండి.
వ్యాపారాన్ని, కాల్స్‌కు సమాధానం ఇచ్చే వ్యక్తులను వేర్వేరుగా ఉంచండి
ఒక సప్లయర్ వద్ద ఒక వ్యక్తి ఆర్డర్లు తీసుకోవచ్చు, మరో వ్యక్తి చెల్లింపు రసీదులను తనిఖీ చేయవచ్చు. రెండు బాధ్యతలనూ ఒకే వ్యాపార ఎంట్రీ కింద నమోదు చేయండి. ఒకే వ్యక్తి అన్నీ చూసుకుంటే, అదే విషయాన్ని పేర్కొనండి.
ఉదాహరణకు, ఒక నోట్‌బుక్‌లో ఇలా ఉండవచ్చు:
- వ్యాపారం: Sample Household Distributors, Pune — కల్పిత ఉదాహరణ.
- ఆర్డర్లు: Meena, ఆర్డర్ డెస్క్; వ్యాపార నంబర్ డైరెక్టరీలో ఉంది.
- ఖాతాలు: Arjun, అకౌంట్స్ డెస్క్; నిర్ధారించిన వ్యాపార ఇమెయిల్ డైరెక్టరీలో ఉంది.
- డెలివరీ: సాధారణంగా శుక్రవారం మార్గం; ప్రతి ఆర్డర్‌కు అందుబాటును నిర్ధారించండి.
- చివరి తనిఖీ: 16/10/2026, షాప్ యజమాని చేశారు.
Meena ఉద్యోగం మారినప్పుడు, వ్యాపారంతో తనిఖీ చేసిన తర్వాత ఆర్డర్ సంప్రదింపును మార్చండి. మునుపటి కొనుగోలు సూచనలను ఆ సప్లయర్‌కే జోడించి ఉంచండి. కొత్త సేల్స్‌పర్సన్ రావడం ఒక్కటే కొత్త వ్యాపార సంబంధాన్ని లేదా కొత్త ప్రారంభ బ్యాలెన్స్‌ను సృష్టించదు.
వ్యాపార సంస్థ మారిందని సప్లయర్ చెబితే, కొత్త బిల్లింగ్ వివరాలను అడిగి, బ్యాలెన్స్‌లను మార్చే ముందు అకౌంటింగ్ విధానం గురించి మీ CAతో చర్చించండి.
గుర్తింపును, మారిన చెల్లింపు సూచనలను విడివిడిగా తనిఖీ చేయండి
GSTలో నమోదైన సప్లయర్ కోసం, GST పోర్టల్‌లోని Search Taxpayer సదుపాయంతో GSTINను చట్టబద్ధమైన లేదా వ్యాపార పేరుతో పోల్చండి. అధికారిక GST పోర్టల్ మాన్యువల్ సైన్ ఇన్ చేయకుండానే ఎలా వెతకాలో, అందుబాటులో ఉండే వ్యాపార వివరాలేమిటో వివరిస్తుంది.
ఆ శోధన బిల్లింగ్ గుర్తింపును తనిఖీ చేయడానికి సహాయపడుతుంది. అది WhatsApp సందేశం నిజమైనదని ధృవీకరించదు లేదా కొత్త బ్యాంక్ ఖాతా సప్లయర్‌దేనని నిర్ధారించదు.
వేరే ఖాతాకు చెల్లించమని ఒక సందేశం అడిగితే:
- కొత్త సూచనను ధృవీకరణ పెండింగ్‌లో ఉంది అని గుర్తించి ఉంచండి.
- మునుపు నిర్ధారించిన నంబర్‌ను ఉపయోగించి, మీకు ఇప్పటికే తెలిసిన వ్యాపార సంప్రదింపుకు కాల్ చేయండి.
- మార్పును నిర్ధారించి, స్థిరంగా ఉపయోగిస్తున్న వ్యాపార మార్గం ద్వారా రాతపూర్వక సూచనలను అడగండి.
- ఎవరు, ఎప్పుడు నిర్ధారించారో నమోదు చేయండి; డబ్బు పంపే ముందు చెల్లింపు ఎక్కడికి వెళ్తుందో తనిఖీ చేయండి.
ప్రతి ముద్రించిన సంప్రదింపు పత్రంలో బ్యాంక్ వివరాలను కాపీ చేయకండి. చెల్లింపులు చేసే వ్యక్తికి అందుబాటులో ఉండే నియంత్రిత రికార్డులో చెల్లింపు సూచనలను ఉంచండి. వివరాలు సరిపోలకపోతే, డబ్బు బదిలీ చేసే ముందు ఆ తేడాను పరిష్కరించండి.
పూర్తి ఉదాహరణ: Pune కొనుగోలు ఒక్కదానికి రెండు కాల్స్
Kavita Puneలో గృహోపకరణాల షాప్ నడుపుతున్నారని ఊహించండి. వర్తించే పన్నుతో సహా చివరి మొత్తం ₹6,000 ఉన్న ఒక సప్లయర్ బిల్లు ఆమె వద్ద ఉంది; దానిపై ఆమె ఇప్పటికే ₹2,000 చెల్లించారు.
| కొనుగోలు రికార్డు | మొత్తం |
|---|---|
| సప్లయర్ బిల్లు చివరి మొత్తం | ₹6,000 |
| ఇప్పటికే నమోదైన చెల్లింపు | ₹2,000 |
| ఇంకా చెల్లించాల్సిన బ్యాలెన్స్ | ₹4,000 |
లెక్క ₹6,000 − ₹2,000 = ₹4,000. ఇవి వివరణ కోసం ఇచ్చిన తుది పత్రాల మొత్తాలు; ఉత్పత్తి పన్ను రేటుకు ఉదాహరణ కాదు.
తదుపరి డెలివరీ గురించి Kavita ఆర్డర్ సంప్రదింపుకు కాల్ చేస్తారు. మిగిలిన ₹4,000ను నిర్ధారించడానికి, ఇప్పటికే ఉన్న బిల్లు సూచనను, ₹2,000 చెల్లింపు సూచనను ఖాతాల సంప్రదింపుకు పంపుతారు. రెండు సంభాషణలూ ఒకే సప్లయర్ ఎంట్రీకి చెందినవి; ఖాతాల సంప్రదింపు కోసం ఆమె మరో కొనుగోలును లేదా సప్లయర్ బ్యాలెన్స్‌ను సృష్టించరు.
ఇది సాధారణ పన్ను విధించదగిన సరఫరా అని, సప్లయర్ స్థానం, సరఫరా స్థలం రెండూ Maharashtraలోనే ఉన్నాయని అనుకుందాం. CBIC సరఫరా FAQలోని ప్రశ్న 85కు అనుగుణంగా దీనిలో CGST, SGST ఉపయోగిస్తారు. ప్రస్తుత ఉత్పత్తి రేటును, ఏదైనా అసాధారణ సరఫరా ఏర్పాటును మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి; సంప్రదింపు జాబితా పన్ను లెక్కించే సాధనం కాదు.
మొదటి వారం తర్వాత కూడా డైరెక్టరీని ఉపయోగకరంగా ఉంచండి
ముద్రించిన కాపీపై సమీక్ష తేదీని రాయండి. వివరాలు మారినప్పుడు దాని స్థానంలో కొత్త కాపీని ఉంచి, పాత కాపీని కౌంటర్ నుంచి తీసివేయండి. మీ షాప్ రికార్డులతో పాటు డిజిటల్ డైరెక్టరీని బ్యాకప్ చేయండి.
రద్దీ కాలానికి ముందు మీరు ఉపయోగించాలనుకునే సప్లయర్ల ఆర్డర్ సంప్రదింపు, ఖాతాల సంప్రదింపు, డెలివరీ రోజు, పరిష్కారం కాని మార్పులను తనిఖీ చేయండి. తాత్కాలిక మూసివేతల గురించి సాధారణ వారపు సమయపట్టికకు వేరుగా అడగండి.
ఒక సప్లయర్ మీ ప్రాంతానికి సేవ చేయడం ఆపేస్తే, ఆ ఎంట్రీని నిష్క్రియంగా గుర్తించి, మీకు అవసరమైన పత్రాల సూచనలను ఉంచండి. పూర్తి డైరెక్టరీని బహిరంగ గ్రూప్‌లో పోస్ట్ చేయకుండా, షాప్ పని కోసం అవసరమైన వ్యక్తులకు మాత్రమే సంప్రదింపు సమాచారం అందుబాటులో ఉంచండి.
సప్లయర్ బిల్లింగ్ రికార్డు కోసం Yojikaను ఉపయోగించండి
Yojikaలో Parties తెరిచి, New party ఎంచుకుని, తగిన విధంగా Vendor లేదా Both ఎంచుకోండి. వ్యాపార పేరు, వర్తించే చోట GSTIN, రాష్ట్రం, ఫోన్, ఇమెయిల్, చిరునామాలను సేవ్ చేయండి. కొత్త ఎంట్రీని జోడించే ముందు పేరు, GSTIN లేదా ఫోన్‌తో ఇప్పటికే ఉన్న పార్టీలను వెతకండి.
కొనుగోళ్లు, స్టేట్‌మెంట్ల కోసం ఆ సప్లయర్ రికార్డును ఉపయోగించండి. వేర్వేరు బాధ్యతలు, డెలివరీ సమయపట్టిక, నిర్ధారణ చరిత్రను మీ మాన్యువల్ డైరెక్టరీలో ఉంచి, వాటిని అనుసంధానించడానికి అదే వ్యాపార పేరును ఉపయోగించండి.
Yojika ఫీచర్లను చూడండి లేదా ఈ సంప్రదింపు పద్ధతిని రూపొందిస్తున్నప్పుడు సప్లయర్ బిల్లింగ్ వివరాలను ఒకేచోట ఉంచడానికి Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
షాప్ సప్లయర్ సంప్రదింపు జాబితాలో ఏమేం ఉండాలి?
సప్లయర్ వ్యాపార పేరు, ఆర్డర్లు మరియు ఖాతాల సంప్రదింపులు, డెలివరీ ఏర్పాట్లు, వివరాలను చివరిసారి ఎప్పుడు నిర్ధారించారో నమోదు చేయండి. వర్తించే చోట వారి GSTINను, మీ కొనుగోలు రికార్డుకు సూచనను జోడించండి.
ప్రతి సేల్స్‌పర్సన్‌కు ప్రత్యేక సప్లయర్ ఖాతా ఉండాలా?
సాధారణంగా, బిల్లు జారీ చేసే వ్యాపారం కిందనే సంప్రదింపులను ఉంచండి. సేల్స్‌పర్సన్ ఒక్కరే మారడం మరో సప్లయర్ ఖాతా తెరవడానికి లేదా దాని బ్యాలెన్స్‌ను కాపీ చేయడానికి కారణం కాదు.
డైరెక్టరీని ఎంత తరచుగా అప్‌డేట్ చేయాలి?
రద్దీగా ఉండే కొనుగోలు కాలానికి ముందు, అలాగే సంప్రదింపు, డెలివరీ షెడ్యూల్ లేదా చెల్లింపు సూచన మారినప్పుడల్లా దాన్ని తనిఖీ చేయండి. నిర్ధారించిన తేదీని నమోదు చేసి, అనిశ్చిత వివరాలను పెండింగ్‌గా గుర్తించండి.
Yojikaలో సప్లయర్ సంప్రదింపు వివరాలను ఉంచవచ్చా?
Yojikaలోని Parties స్క్రీన్లో విక్రేత పేరు, GSTIN, రాష్ట్రం, ఫోన్, ఇమెయిల్, చిరునామాలను ఉంచవచ్చు. డెలివరీ సమయపట్టిక, విడివిడి సంప్రదింపు బాధ్యతలు, నిర్ధారణ చరిత్రను ఇక్కడ వివరించిన మాన్యువల్ డైరెక్టరీలో ఉంచండి.