दुकान के सप्लायरों की संपर्क सूची से आपको पता चलना चाहिए कि ऑर्डर कौन लेता है, भुगतान से जुड़े सवालों का जवाब कौन देता है और जानकारी आखिरी बार कब जाँची गई थी। हर सप्लायर कारोबार की एक एंट्री रखें और अलग-अलग कामों के लिए अलग संपर्क लिखें। इस गाइड में एक छोटी सप्लायर डायरेक्टरी का नमूना, बदलाव जाँचने का तरीका और दुकान का पूरा उदाहरण दिया गया है।
खरीदारी का व्यस्त सप्ताह शुरू होने से पहले अपने सप्लायरों से डिलीवरी की व्यवस्था पक्की कर लें। India Post की छुट्टियों की सूची में दशहरा 20/10/2026 को है; आपके थोक विक्रेता के कामकाज के घंटे अलग हो सकते हैं, इसलिए यह मानने के बजाय सीधे पूछें कि डिलीवरी भी इसी कैलेंडर के अनुसार होगी।
दुकान के सप्लायरों की संपर्क सूची: कॉपी करने योग्य फ़ील्ड
दुकान के कंप्यूटर पर सेव की गई नोटबुक या स्प्रेडशीट इस्तेमाल करें। शुरुआत उन सप्लायरों से करें जिनसे आप सच में माल मँगाते हैं और हर कारोबार की पहचान उसके बिल के शीर्षक से करें।
| फ़ील्ड | क्या दर्ज करें | इससे क्या फायदा है |
|---|---|---|
| सप्लायर कारोबार | बिल पर लिखा नाम, प्रचलित कारोबारी नाम और इलाका | मिलते-जुलते नामों को अलग पहचानने में मदद करता है |
| सप्लाई किया गया माल | खरीदे जाने वाले उत्पाद समूह या ब्रांड | सही थोक विक्रेता ढूँढ़ने में मदद करता है |
| ऑर्डर संपर्क | नाम, कारोबारी फोन और ऑर्डर देने का पसंदीदा तरीका | नया ऑर्डर सही व्यक्ति तक पहुँचाता है |
| हिसाब-किताब संपर्क | नाम, कारोबारी फोन या ईमेल | स्टेटमेंट और भुगतान के सवाल सही व्यक्ति तक पहुँचाता है |
| डिलीवरी व्यवस्था | सामान्य दिन, ऑर्डर की आखिरी समय-सीमा और खुद माल लेने का विकल्प | अगला ऑर्डर आसानी से तय करने में मदद करती है |
| GSTIN, जहाँ लागू हो | सप्लायर के दस्तावेजों से जाँची गई जानकारी | संपर्क एंट्री को बिलिंग पहचान से जोड़ती है |
| रिकॉर्ड संदर्भ | आपके बिलिंग सॉफ्टवेयर या खरीद फ़ोल्डर में सप्लायर का नाम | बातचीत को दस्तावेजों से जोड़ता है |
| आखिरी पुष्टि | तारीख, पुष्टि करने वाला व्यक्ति और कोई लंबित बदलाव | बताता है कि अभी क्या जाँचना बाकी है |
अनजान जानकारी पर पुष्टि की प्रतीक्षा लिखें। अनुमानित डिलीवरी समय को पक्का वादा मानने से पहले जाँच लें।
बकाया रकम अपने खरीद रिकॉर्ड और सप्लायर स्टेटमेंट में रखें। फोन डायरेक्टरी में देय राशि कॉपी करने से एक और आँकड़ा बन जाता है जो पुराना पड़ सकता है। जब सवाल यह हो कि आपको कितना देना है, तो सप्लायर बकाया बैलेंस गाइड इस्तेमाल करें।
कारोबार और फोन उठाने वाले लोगों को अलग रखें
किसी सप्लायर के यहाँ एक व्यक्ति ऑर्डर ले सकता है और दूसरा भुगतान की रसीद जाँच सकता है। दोनों भूमिकाएँ उसी कारोबार की एंट्री में दर्ज करें। अगर एक ही व्यक्ति सब कुछ संभालता है, तो यह भी लिख दें।
उदाहरण के लिए, नोटबुक में यह लिखा हो सकता है:
- कारोबार: Sample Household Distributors, Pune — काल्पनिक उदाहरण।
- ऑर्डर: Meena, ऑर्डर डेस्क; कारोबारी नंबर डायरेक्टरी में दर्ज है।
- हिसाब-किताब: Arjun, अकाउंट्स डेस्क; पुष्टि किया हुआ कारोबारी ईमेल डायरेक्टरी में दर्ज है।
- डिलीवरी: आमतौर पर शुक्रवार का मार्ग; हर ऑर्डर के लिए उपलब्धता की पुष्टि करें।
- आखिरी जाँच: 16/10/2026, दुकान के मालिक ने की।
जब Meena नौकरी बदलती हैं, तो कारोबार से जाँच करने के बाद ऑर्डर संपर्क बदलें। पुराने खरीद संदर्भ उसी सप्लायर से जुड़े रहने दें। केवल नया सेल्सपर्सन आने से नया कारोबारी संबंध या नया शुरुआती बैलेंस नहीं बनता।
अगर सप्लायर कहता है कि कारोबारी इकाई बदल गई है, तो नई बिलिंग जानकारी माँगें और बैलेंस स्थानांतरित करने से पहले अपने CA से उसके लेखांकन के तरीके पर चर्चा करें।
पहचान और बदले हुए भुगतान निर्देश अलग-अलग जाँचें
GST में रजिस्टर्ड सप्लायर के लिए GST पोर्टल की Search Taxpayer सुविधा से GSTIN की कानूनी या कारोबारी नाम से तुलना करें। GST पोर्टल का आधिकारिक मैनुअल बताता है कि बिना साइन इन किए खोज कैसे करें और कारोबार की कौन-सी जानकारी देखी जा सकती है।
यह खोज बिलिंग पहचान जाँचने में मदद करती है। इससे WhatsApp संदेश की प्रामाणिकता साबित नहीं होती और न ही यह तय होता है कि नया बैंक खाता सप्लायर का है।
अगर किसी संदेश में दूसरे खाते में भुगतान करने को कहा जाए:
- नए निर्देश पर पुष्टि लंबित का निशान बनाए रखें।
- पहले से पुष्टि किए हुए नंबर पर अपने किसी परिचित कारोबारी संपर्क को फोन करें।
- बदलाव की पुष्टि करें और स्थापित कारोबारी माध्यम से लिखित निर्देश माँगें।
- किसने और कब पुष्टि की, यह दर्ज करें; पैसा भेजने से पहले भुगतान की मंजिल जाँचें।
हर छपी हुई संपर्क सूची में बैंक की जानकारी कॉपी न करें। भुगतान निर्देश किसी नियंत्रित रिकॉर्ड में रखें जिसे भुगतान करने वाला व्यक्ति देख सके। जानकारी में अंतर हो तो पैसा भेजने से पहले उसे सुलझाएँ।
पूरा उदाहरण: Pune की एक खरीद के लिए दो फोन
मान लीजिए Kavita Pune में घरेलू सामान की दुकान चलाती हैं। उनके पास एक सप्लायर का बिल है जिसका अंतिम कुल ₹6,000 है, जिसमें लागू कर शामिल है, और वे उसमें से ₹2,000 पहले ही चुका चुकी हैं।
| खरीद रिकॉर्ड | रकम |
|---|---|
| सप्लायर बिल का अंतिम कुल | ₹6,000 |
| पहले से दर्ज भुगतान | ₹2,000 |
| अभी देय बैलेंस | ₹4,000 |
गणना है ₹6,000 − ₹2,000 = ₹4,000। ये अंतिम दस्तावेज की उदाहरणात्मक रकम हैं, किसी उत्पाद की कर दर का उदाहरण नहीं।
Kavita अगली डिलीवरी के बारे में ऑर्डर संपर्क को फोन करती हैं। बाकी ₹4,000 की पुष्टि के लिए वे मौजूदा बिल का संदर्भ और ₹2,000 के भुगतान का संदर्भ हिसाब-किताब संपर्क को भेजती हैं। दोनों बातचीत सप्लायर की उसी एंट्री से जुड़ी हैं; वे हिसाब-किताब संपर्क के लिए दूसरी खरीद या सप्लायर बैलेंस नहीं बनातीं।
मान लें कि यह सामान्य कर-योग्य सप्लाई है और सप्लायर का स्थान तथा सप्लाई का स्थान दोनों Maharashtra में हैं। इसमें CGST और SGST लगते हैं, जो CBIC की सप्लाई FAQ के प्रश्न 85 के अनुरूप है। मौजूदा उत्पाद दर और किसी असामान्य सप्लाई व्यवस्था की पुष्टि अपने CA से करें; संपर्क सूची कर की गणना करने का साधन नहीं है।
पहले सप्ताह के बाद भी डायरेक्टरी को उपयोगी रखें
छपी हुई कॉपी के ऊपर समीक्षा की तारीख लिखें। जानकारी बदलने पर उसे नई कॉपी से बदलें और पुरानी कॉपी काउंटर से हटा दें। डिजिटल डायरेक्टरी का बैकअप दुकान के रिकॉर्ड के साथ रखें।
व्यस्त दौर से पहले उन सप्लायरों को जाँचें जिनसे आप माल लेने वाले हैं: ऑर्डर संपर्क, हिसाब-किताब संपर्क, डिलीवरी का दिन और कोई अनसुलझा बदलाव। अस्थायी बंदी के बारे में सामान्य साप्ताहिक समय-सारणी से अलग पूछें।
अगर कोई सप्लायर आपके इलाके में सेवा देना बंद कर दे, तो एंट्री को निष्क्रिय चिह्नित करें और जरूरी दस्तावेज संदर्भ सँभालकर रखें। संपर्क जानकारी केवल उन लोगों को उपलब्ध कराएँ जिन्हें दुकान के काम के लिए इसकी जरूरत है; पूरी डायरेक्टरी किसी सार्वजनिक समूह में पोस्ट न करें।
सप्लायर का बिलिंग रिकॉर्ड Yojika में रखें
Yojika में Parties खोलें, New party चुनें और जरूरत के अनुसार Vendor या Both चुनें। कारोबार का नाम, जहाँ लागू हो वहाँ GSTIN, राज्य, फोन, ईमेल और पते सेव करें। नई एंट्री जोड़ने से पहले मौजूदा पार्टियों को नाम, GSTIN या फोन से खोजें।
खरीद और स्टेटमेंट के लिए सप्लायर के इस रिकॉर्ड का इस्तेमाल करें। अलग-अलग भूमिकाएँ, डिलीवरी समय-सारणी और पुष्टि का इतिहास अपनी मैनुअल डायरेक्टरी में रखें और दोनों को जोड़ने के लिए वही कारोबारी नाम इस्तेमाल करें।
Yojika के फीचर देखें या इस संपर्क प्रक्रिया को बनाते समय सप्लायर की बिलिंग जानकारी एक साथ रखने के लिए Yojika डाउनलोड करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
दुकान के सप्लायरों की संपर्क सूची में क्या होना चाहिए?
सप्लायर के कारोबार का नाम, ऑर्डर और हिसाब-किताब के संपर्क, डिलीवरी की व्यवस्था और जानकारी की आखिरी पुष्टि की तारीख दर्ज करें। जहाँ लागू हो वहाँ GSTIN और अपने खरीद रिकॉर्ड का संदर्भ भी जोड़ें।
क्या हर सेल्सपर्सन के लिए अलग सप्लायर खाता होना चाहिए?
आमतौर पर संपर्कों को बिल जारी करने वाले कारोबार के नाम के नीचे ही रखें। केवल सेल्सपर्सन बदलने पर नया सप्लायर खाता खोलने या उसका बैलेंस कॉपी करने की जरूरत नहीं है।
मुझे डायरेक्टरी कितनी बार अपडेट करनी चाहिए?
खरीदारी के व्यस्त दौर से पहले और संपर्क, डिलीवरी समय-सारणी या भुगतान निर्देश बदलने पर इसे जाँचें। पुष्टि की तारीख दर्ज करें और जिन जानकारियों पर संदेह हो उन्हें लंबित चिह्नित रखें।
क्या Yojika में सप्लायर की संपर्क जानकारी रखी जा सकती है?
Yojika की Parties स्क्रीन पर विक्रेता का नाम, GSTIN, राज्य, फोन, ईमेल और पते रखे जा सकते हैं। डिलीवरी समय-सारणी, संपर्कों की अलग-अलग भूमिकाएँ और पुष्टि का इतिहास यहाँ बताई गई मैनुअल डायरेक्टरी में रखें।