கடை சப்ளையர் தொடர்புப் பட்டியல்: நடைமுறை மாதிரி

ஒரு கடை சப்ளையர் தொடர்புப் பட்டியல், ஆர்டர்களை யார் பெறுகிறார், பணம் செலுத்துவது பற்றிய கேள்விகளுக்கு யார் பதிலளிக்கிறார், விவரங்கள் கடைசியாக எப்போது சரிபார்க்கப்பட்டன என்பதைக் கூற வேண்டும். ஒவ்வொரு சப்ளையர் நிறுவனத்திற்கும் ஓர் பதிவை வைத்து, வெவ்வேறு வேலைகளுக்குத் தனித்தனி தொடர்புகளைச் சேருங்கள். இந்த வழிகாட்டி ஒரு சிறிய விற்பனையாளர் பட்டியல் மாதிரியையும், மாற்றங்களைச் சரிபார்க்கும் முறையையும், கடை சார்ந்த முழு உதாரணத்தையும் தருகிறது.

பரபரப்பான கொள்முதல் வாரத்திற்கு முன், உங்கள் சப்ளையர்களிடம் டெலிவரி ஏற்பாடுகளை உறுதிசெய்துகொள்ளுங்கள். India Post-இன் விடுமுறைப் பட்டியலில் தசரா 20/10/2026 அன்று இடம்பெறுகிறது; உங்கள் மொத்த விற்பனையாளரின் வேலை நேரம் மாறுபடலாம். எனவே டெலிவரிகளும் அந்த நாள்காட்டியைப் பின்பற்றும் என்று கருதாமல் நேரடியாகக் கேளுங்கள்.

கடை சப்ளையர் தொடர்புப் பட்டியல்: நகலெடுக்க வேண்டிய புலங்கள்

ஒரு நோட்டுப் புத்தகத்தை அல்லது உங்கள் கடைக் கணினியில் சேமித்த விரிதாளைப் பயன்படுத்துங்கள். நீங்கள் உண்மையில் ஆர்டர் செய்யும் சப்ளையர்களிடமிருந்து தொடங்கி, ஒவ்வொரு நிறுவனத்தையும் அடையாளம் காண அவர்களின் பில் தலைப்பைப் பயன்படுத்துங்கள்.

தெரியாத விவரங்களை உறுதிப்படுத்தக் காத்திருக்கிறது என்று குறியுங்கள். மதிப்பிடப்பட்ட டெலிவரி நேரங்களை வாக்குறுதியாகக் கருதுவதற்கு முன் சரிபாருங்கள்.

நிலுவைத் தொகைகளை உங்கள் கொள்முதல் பதிவுகளிலும் சப்ளையர் ஸ்டேட்மென்ட்டிலும் வைத்திருங்கள். தொலைபேசிப் பட்டியலில் செலுத்த வேண்டிய தொகையை நகலெடுப்பது, காலாவதியாகக்கூடிய இன்னொரு எண்ணை உருவாக்குகிறது. நீங்கள் எவ்வளவு செலுத்த வேண்டும் என்பதே கேள்வியாக இருந்தால், சப்ளையர் நிலுவை இருப்பு வழிகாட்டியைப் பயன்படுத்துங்கள்.

நிறுவனத்தையும் அழைப்புகளுக்குப் பதிலளிப்பவர்களையும் தனித்தனியாக வைத்திருங்கள்

ஒரு சப்ளையரிடம் ஒருவர் ஆர்டர்களைப் பெறலாம்; மற்றொருவர் பணம் பெற்றதற்கான பதிவுகளைச் சரிபார்க்கலாம். இரண்டு பொறுப்புகளையும் அதே நிறுவனப் பதிவின் கீழ் பதிவு செய்யுங்கள். ஒருவரே அனைத்தையும் கவனித்தால், அதையும் குறிப்பிடுங்கள்.

உதாரணமாக, ஒரு நோட்டுப் புத்தகத்தில் இவ்வாறு இருக்கலாம்:

• நிறுவனம்: Sample Household Distributors, Pune — கற்பனை உதாரணம்.
• ஆர்டர்கள்: Meena, ஆர்டர் பிரிவு; நிறுவன எண் பட்டியலில் உள்ளது.
• கணக்குகள்: Arjun, கணக்குப் பிரிவு; உறுதிசெய்த நிறுவன மின்னஞ்சல் பட்டியலில் உள்ளது.
• டெலிவரி: வழக்கமான வெள்ளிக்கிழமை வழித்தடம்; ஒவ்வொரு ஆர்டருக்கும் கிடைப்பை உறுதிசெய்யவும்.
• கடைசியாகச் சரிபார்த்தது: 16/10/2026, கடை உரிமையாளரால்.

Meena வேலை மாறும்போது, நிறுவனத்திடம் சரிபார்த்த பிறகு ஆர்டர் தொடர்பை மாற்றுங்கள். முந்தைய கொள்முதல் குறிப்புகளை அந்தச் சப்ளையருடனேயே இணைத்து வைத்திருங்கள். புதிய விற்பனைப் பிரதிநிதி வந்தது மட்டுமே புதிய வணிக உறவையோ புதிய தொடக்க இருப்பையோ உருவாக்காது.

நிறுவன அமைப்பு மாறிவிட்டதாகச் சப்ளையர் கூறினால், புதிய பில்லிங் விவரங்களைக் கேட்டு, இருப்புகளை மாற்றுவதற்கு முன் அதன் கணக்குப் பதிவுமுறை பற்றி உங்கள் CA-வுடன் கலந்தாலோசியுங்கள்.

அடையாளத்தையும் மாற்றப்பட்ட பணம் செலுத்தும் வழிமுறைகளையும் தனித்தனியாகச் சரிபாருங்கள்

GST-யில் பதிவுசெய்த சப்ளையருக்கு, GST போர்ட்டலின் Search Taxpayer வசதியைப் பயன்படுத்தி GSTIN-ஐ சட்டப்பூர்வ அல்லது வணிகப் பெயருடன் ஒப்பிடுங்கள். அதிகாரப்பூர்வ GST போர்ட்டல் கையேடு, உள்நுழையாமல் தேடுவது எப்படி என்பதையும் கிடைக்கும் நிறுவன விவரங்களையும் விளக்குகிறது.

அந்தத் தேடல் பில்லிங் அடையாளத்தைச் சரிபார்க்க உதவுகிறது. அது ஒரு WhatsApp செய்தியை அங்கீகரிக்காது; புதிய வங்கிக் கணக்கு சப்ளையருடையது என்பதையும் நிரூபிக்காது.

வேறு கணக்கிற்குப் பணம் செலுத்துமாறு ஒரு செய்தி கேட்டால்:

1. புதிய வழிமுறையை சரிபார்ப்பு நிலுவையில் உள்ளது என்று குறித்தே வைத்திருங்கள்.
2. முன்பு உறுதிசெய்த எண்ணைப் பயன்படுத்தி, ஏற்கெனவே உங்களுக்குத் தெரிந்த நிறுவனத் தொடர்பை அழையுங்கள்.
3. மாற்றத்தை உறுதிசெய்து, வழக்கமான நிறுவனத் தொடர்பு வழியாக எழுத்துப்பூர்வ வழிமுறைகளைக் கேளுங்கள்.
4. யார், எப்போது உறுதிசெய்தார்கள் என்பதைப் பதிவு செய்யுங்கள்; பணம் அனுப்புவதற்கு முன் அது செல்லும் இடத்தைச் சரிபாருங்கள்.

அச்சிடப்பட்ட ஒவ்வொரு தொடர்புப் பட்டியலிலும் வங்கி விவரங்களை நகலெடுப்பதைத் தவிருங்கள். பணம் செலுத்துபவருக்குக் கிடைக்கக்கூடிய கட்டுப்படுத்தப்பட்ட பதிவில் பணம் செலுத்தும் வழிமுறைகளை வைத்திருங்கள். விவரங்கள் முரண்பட்டால், பணத்தை மாற்றுவதற்கு முன் முரண்பாட்டைத் தீருங்கள்.

முழு உதாரணம்: Pune கொள்முதல் ஒன்றுக்கு இரண்டு அழைப்புகள்

Kavita, Pune-வில் வீட்டு உபயோகப் பொருட்கள் கடை நடத்துவதாகக் கற்பனை செய்யுங்கள். பொருந்தக்கூடிய வரி உட்பட இறுதி மொத்தம் ₹6,000 கொண்ட ஒரு சப்ளையர் பில் அவரிடம் உள்ளது; அதற்கு அவர் ஏற்கெனவே ₹2,000 செலுத்தியுள்ளார்.

கணக்கு ₹6,000 − ₹2,000 = ₹4,000. இவை விளக்கத்திற்கான இறுதி ஆவணத் தொகைகள்; ஒரு பொருளின் வரி விகித உதாரணம் அல்ல.

அடுத்த டெலிவரி பற்றி Kavita ஆர்டர் தொடர்பை அழைக்கிறார். மீதமுள்ள ₹4,000-ஐ உறுதிசெய்ய, ஏற்கெனவே உள்ள பில் குறிப்பையும் ₹2,000 பணம் செலுத்திய குறிப்பையும் கணக்குப் பிரிவுத் தொடர்புக்கு அனுப்புகிறார். இரு உரையாடல்களும் அதே சப்ளையர் பதிவைச் சேர்ந்தவை; கணக்குப் பிரிவுத் தொடர்புக்காக அவர் இன்னொரு கொள்முதலையோ சப்ளையர் இருப்பையோ உருவாக்கவில்லை.

இது ஒரு சாதாரண வரிக்குட்பட்ட வழங்கல் என்றும், சப்ளையர் இருப்பிடமும் வழங்கல் இடமும் Maharashtra-விலேயே உள்ளன என்றும் வைத்துக்கொள்வோம். CBIC-யின் வழங்கல் FAQ-வின் கேள்வி 85-க்கு ஏற்ப இதில் CGST மற்றும் SGST பயன்படுத்தப்படுகின்றன. தற்போதைய பொருள் விகிதத்தையும் வழக்கத்திற்கு மாறான வழங்கல் ஏற்பாட்டையும் உங்கள் CA-வுடன் உறுதிசெய்யுங்கள்; தொடர்புப் பட்டியல் வரியைக் கணக்கிடும் கருவி அல்ல.

முதல் வாரத்திற்குப் பிறகும் பட்டியலைப் பயனுள்ளதாக வைத்திருங்கள்

அச்சிட்ட நகலின் மேலே மறுஆய்வுத் தேதியை எழுதுங்கள். விவரங்கள் மாறும்போது அதற்குப் பதிலாகப் புதிய நகலை வைத்து, பழையதை கவுன்டரில் இருந்து அகற்றுங்கள். உங்கள் கடைப் பதிவுகளுடன் டிஜிட்டல் பட்டியலையும் காப்புப் பிரதி எடுங்கள்.

பரபரப்பான காலத்திற்கு முன், நீங்கள் பயன்படுத்தவிருக்கும் சப்ளையர்களின் ஆர்டர் தொடர்பு, கணக்குப் பிரிவுத் தொடர்பு, டெலிவரி நாள் மற்றும் தீர்க்கப்படாத மாற்றங்களைச் சரிபாருங்கள். தற்காலிக விடுமுறைகளை வழக்கமான வார அட்டவணையிலிருந்து தனியாகக் கேட்டறியுங்கள்.

ஒரு சப்ளையர் உங்கள் பகுதிக்குச் சேவை செய்வதை நிறுத்தினால், அந்தப் பதிவைச் செயலற்றதாகக் குறித்துவிட்டு உங்களுக்குத் தேவையான ஆவணக் குறிப்புகளை வைத்திருங்கள். முழுப் பட்டியலையும் பொதுக் குழுவில் பதிவிடாமல், கடை வேலைக்கு அது தேவைப்படுபவர்கள் மட்டும் தொடர்பு விவரங்களை அணுகும்படி வைத்திருங்கள்.

சப்ளையரின் பில்லிங் பதிவுக்கு Yojika-வைப் பயன்படுத்துங்கள்

Yojika-வில் Parties-ஐத் திறந்து, New party-ஐத் தேர்ந்தெடுத்து, தேவைக்கேற்ப Vendor அல்லது Both-ஐத் தேர்ந்தெடுங்கள். நிறுவனப் பெயர், பொருந்துமிடத்தில் GSTIN, மாநிலம், தொலைபேசி, மின்னஞ்சல் மற்றும் முகவரிகளைச் சேமியுங்கள். புதிய பதிவைச் சேர்ப்பதற்கு முன் பெயர், GSTIN அல்லது தொலைபேசி மூலம் ஏற்கெனவே உள்ள பார்ட்டிகளைத் தேடுங்கள்.

கொள்முதல்களுக்கும் ஸ்டேட்மென்ட்களுக்கும் அந்தச் சப்ளையர் பதிவைப் பயன்படுத்துங்கள். தனித்தனி பொறுப்புகள், டெலிவரி அட்டவணை மற்றும் உறுதிசெய்த வரலாற்றைக் கைமுறைப் பட்டியலில் வைத்து, அவற்றை இணைக்க அதே நிறுவனப் பெயரைப் பயன்படுத்துங்கள்.

Yojika அம்சங்களைப் பாருங்கள், அல்லது இந்தத் தொடர்பு முறையை அமைக்கும்போது சப்ளையரின் பில்லிங் விவரங்களை ஒன்றாக வைத்திருக்க Yojika-வைப் பதிவிறக்குங்கள்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

கடை சப்ளையர் தொடர்புப் பட்டியலில் என்னென்ன இருக்க வேண்டும்?

சப்ளையரின் நிறுவனப் பெயர், ஆர்டர் மற்றும் கணக்குப் பிரிவுத் தொடர்புகள், டெலிவரி ஏற்பாடுகள், விவரங்களைக் கடைசியாக உறுதிசெய்த தேதி ஆகியவற்றைப் பதிவு செய்யுங்கள். பொருந்துமிடத்தில் அவர்களின் GSTIN மற்றும் உங்கள் கொள்முதல் பதிவுக்கான குறிப்பையும் சேருங்கள்.

ஒவ்வொரு விற்பனைப் பிரதிநிதிக்கும் தனி சப்ளையர் கணக்கு வேண்டுமா?

பொதுவாக, பில் வழங்கும் நிறுவனத்தின் கீழேயே தொடர்புகளை வைத்திருங்கள். விற்பனைப் பிரதிநிதி மட்டும் மாறுவது மற்றொரு சப்ளையர் கணக்கைத் திறக்கவோ அதன் இருப்பை நகலெடுக்கவோ காரணமல்ல.

இந்தப் பட்டியலை எவ்வளவு அடிக்கடி புதுப்பிக்க வேண்டும்?

பரபரப்பான கொள்முதல் காலத்திற்கு முன்பும், தொடர்பு, டெலிவரி அட்டவணை அல்லது பணம் செலுத்தும் வழிமுறை மாறும்போதும் சரிபாருங்கள். உறுதிசெய்த தேதியைப் பதிவு செய்து, உறுதியற்ற விவரங்களை நிலுவையில் உள்ளதாகக் குறியுங்கள்.

Yojika-வில் சப்ளையரின் தொடர்பு விவரங்களைச் சேமிக்க முடியுமா?

Yojika-வின் Parties திரையில் விற்பனையாளரின் பெயர், GSTIN, மாநிலம், தொலைபேசி, மின்னஞ்சல் மற்றும் முகவரிகளைச் சேமிக்கலாம். டெலிவரி அட்டவணை, தனித்தனி தொடர்புப் பொறுப்புகள் மற்றும் உறுதிசெய்த வரலாற்றை இங்கு விவரிக்கப்பட்டுள்ள கைமுறைப் பட்டியலில் வைத்திருங்கள்.