દુકાનના સપ્લાયરની સંપર્ક યાદી પરથી ખબર પડવી જોઈએ કે ઓર્ડર કોણ લે છે, ચુકવણીના પ્રશ્નોના જવાબ કોણ આપે છે અને વિગતો છેલ્લે ક્યારે તપાસવામાં આવી હતી. દરેક સપ્લાયર વ્યવસાય માટે એક નોંધ રાખો અને જુદા કામ માટે અલગ સંપર્કો લખો. આ માર્ગદર્શિકામાં વિક્રેતાઓની નાની યાદીનો નમૂનો, ફેરફાર તપાસવાની રીત અને દુકાનનું ગણતરી સાથેનું ઉદાહરણ આપ્યું છે.
મોટી ખરીદીનું વ્યસ્ત અઠવાડિયું શરૂ થાય તે પહેલાં સપ્લાયરો સાથે ડિલિવરીની વ્યવસ્થા પાકી કરો. ઇન્ડિયા પોસ્ટની રજાઓની યાદીમાં દશેરા 20/10/2026ના રોજ છે; તમારા હોલસેલરના કામકાજના કલાકો જુદા હોઈ શકે છે, તેથી ડિલિવરી પણ એ જ કેલેન્ડર પ્રમાણે થશે એવું ધારવાને બદલે સીધું પૂછો.
દુકાનના સપ્લાયરની સંપર્ક યાદી: નોંધવા જેવી વિગતો
દુકાનના કમ્પ્યુટરમાં સાચવેલી નોટબુક અથવા સ્પ્રેડશીટ વાપરો. જેમની પાસે તમે ખરેખર ઓર્ડર આપો છો એવા સપ્લાયરોથી શરૂઆત કરો અને દરેક વ્યવસાય ઓળખવા માટે તેમના બિલના મથાળાનો ઉપયોગ કરો.
| વિગત | શું નોંધવું | તે કેવી રીતે મદદ કરે છે |
|---|---|---|
| સપ્લાયરનો વ્યવસાય | બિલ પરનું નામ, જાણીતું વેપારી નામ અને વિસ્તાર | સરખાં નામો વચ્ચે ભેદ પડે છે |
| પૂરો પાડેલો માલ | તમે ખરીદતા હો તે ઉત્પાદન જૂથો અથવા બ્રાન્ડ | યોગ્ય હોલસેલર શોધવામાં મદદ કરે છે |
| ઓર્ડર માટેનો સંપર્ક | નામ, વ્યવસાયનો ફોન અને ઓર્ડર આપવાની પસંદગીની રીત | નવા ઓર્ડર યોગ્ય વ્યક્તિ સુધી પહોંચે છે |
| હિસાબ માટેનો સંપર્ક | નામ, વ્યવસાયનો ફોન અથવા ઈમેલ | સ્ટેટમેન્ટ અને ચુકવણીના પ્રશ્નો યોગ્ય વ્યક્તિ સુધી પહોંચે છે |
| ડિલિવરીની વ્યવસ્થા | સામાન્ય દિવસો, ઓર્ડરની છેલ્લી સમયમર્યાદા અને જાતે માલ લઈ જવાનો વિકલ્પ | આગામી ઓર્ડરનું આયોજન સરળ બને છે |
| GSTIN, લાગુ પડતું હોય તો | સપ્લાયરના દસ્તાવેજો સામે તપાસેલી વિગતો | સંપર્કની નોંધને બિલિંગ ઓળખ સાથે જોડે છે |
| નોંધનો સંદર્ભ | તમારા બિલિંગ સોફ્ટવેર અથવા ખરીદી ફોલ્ડરમાં સપ્લાયરનું નામ | વાતચીતને દસ્તાવેજો સાથે જોડે છે |
| છેલ્લી પુષ્ટિ | તારીખ, પુષ્ટિ કરનાર વ્યક્તિ અને બાકી રહેલો કોઈ ફેરફાર | હજુ શું તપાસવાનું છે તે બતાવે છે |
અજાણી વિગતોને પુષ્ટિની રાહમાં તરીકે ચિહ્નિત કરો. ડિલિવરીના અંદાજિત સમયને વચન માનતા પહેલાં તેની તપાસ કરો.
બાકી રકમ તમારી ખરીદીની નોંધ અને સપ્લાયરના સ્ટેટમેન્ટમાં રાખો. ફોનની યાદીમાં ચૂકવવાની રકમની નકલ કરવાથી વધુ એક આંકડો ઊભો થાય છે, જે જૂનો પડી શકે છે. તમારે કેટલી રકમ ચૂકવવાની છે એ પ્રશ્ન હોય ત્યારે સપ્લાયરની બાકી રકમની માર્ગદર્શિકા વાપરો.
વ્યવસાયને ફોન ઉપાડતા લોકોથી અલગ રાખો
સપ્લાયર પાસે ઓર્ડર લેનાર એક વ્યક્તિ અને રકમ મળ્યાની તપાસ કરનાર બીજી વ્યક્તિ હોઈ શકે છે. બંને ભૂમિકાઓને એ જ વ્યવસાયની નોંધ હેઠળ લખો. જો એક જ વ્યક્તિ બધું સંભાળતી હોય, તો તે પણ લખો.
ઉદાહરણ તરીકે, નોટબુકમાં આવી નોંધ હોઈ શકે:
- વ્યવસાય: સેમ્પલ હાઉસહોલ્ડ ડિસ્ટ્રિબ્યુટર્સ, પુણે — કાલ્પનિક ઉદાહરણ.
- ઓર્ડર: મીના, ઓર્ડર ડેસ્ક; વ્યવસાયનો નંબર યાદીમાં નોંધાયેલો છે.
- હિસાબ: અર્જુન, એકાઉન્ટ્સ ડેસ્ક; પુષ્ટિ કરેલો વ્યવસાયિક ઈમેલ યાદીમાં નોંધાયેલો છે.
- ડિલિવરી: સામાન્ય શુક્રવારનો રૂટ; દરેક ઓર્ડર માટે ઉપલબ્ધતાની પુષ્ટિ કરો.
- છેલ્લી તપાસ: 16/10/2026, દુકાનના માલિકે કરેલી.
મીના નોકરી બદલે ત્યારે વ્યવસાય પાસે તપાસ કરીને ઓર્ડરનો સંપર્ક બદલો. અગાઉની ખરીદીના સંદર્ભો એ જ સપ્લાયર સાથે જોડાયેલા રાખો. માત્ર નવો સેલ્સપર્સન આવવાથી નવો વ્યવસાયિક સંબંધ કે નવી શરૂઆતની બાકી રકમ ઊભી થતી નથી.
જો સપ્લાયર કહે કે વ્યવસાયિક એકમ બદલાયું છે, તો બિલિંગની નવી વિગતો માગો અને બાકી રકમ ખસેડતા પહેલાં તેની હિસાબી રીત વિશે તમારા CA સાથે ચર્ચા કરો.
ઓળખ અને બદલાયેલી ચુકવણીની સૂચનાઓ અલગથી તપાસો
GST-નોંધાયેલ સપ્લાયર માટે GST પોર્ટલની Search Taxpayer સુવિધામાં GSTINને કાયદેસર અથવા વેપારી નામ સાથે સરખાવો. GST પોર્ટલની અધિકૃત માર્ગદર્શિકા સાઇન ઇન કર્યા વિના કરી શકાતી શોધ અને ઉપલબ્ધ વ્યવસાયિક વિગતો સમજાવે છે.
આ શોધ બિલિંગની ઓળખ તપાસવામાં મદદ કરે છે. તે WhatsApp સંદેશો સાચો છે કે નવું બેંક ખાતું સપ્લાયરનું જ છે તેની ખાતરી કરતી નથી.
જો કોઈ સંદેશમાં અલગ ખાતામાં ચુકવણી કરવાનું કહેવામાં આવે તો:
- નવી સૂચનાને ચકાસણી બાકી તરીકે ચિહ્નિત રાખો.
- અગાઉ પુષ્ટિ કરેલા નંબર પરથી તમે પહેલેથી ઓળખતા હો તે વ્યવસાયિક સંપર્કને ફોન કરો.
- ફેરફારની પુષ્ટિ કરો અને ચાલતા આવેલા વ્યવસાયિક માધ્યમથી લેખિત સૂચનાઓ માગો.
- કોણે અને ક્યારે પુષ્ટિ કરી તે નોંધો; પૈસા મોકલતા પહેલાં ચુકવણી ક્યાં જઈ રહી છે તે તપાસો.
દરેક છાપેલી સંપર્ક યાદીમાં બેંકની વિગતોની નકલ કરવાનું ટાળો. ચુકવણી કરનાર વ્યક્તિને ઉપલબ્ધ હોય તેવી નિયંત્રિત નોંધમાં ચુકવણીની સૂચનાઓ રાખો. વિગતો એકબીજા સાથે ન મળે તો પૈસા ટ્રાન્સફર કરતાં પહેલાં તફાવત ઉકેલો.
ગણતરી સાથેનું ઉદાહરણ: પુણેની એક ખરીદી માટે બે ફોન
ધારો કે કવિતા પુણેમાં ઘરવપરાશની વસ્તુઓની દુકાન ચલાવે છે. તેની પાસે એક સપ્લાયરનું અંતિમ કુલ ₹6,000નું બિલ છે, જેમાં લાગુ પડતો કર સામેલ છે, અને તેણે તેના માટે ₹2,000 અગાઉથી ચૂકવી દીધા છે.
| ખરીદીની નોંધ | રકમ |
|---|---|
| સપ્લાયરના બિલની અંતિમ કુલ રકમ | ₹6,000 |
| અગાઉથી નોંધાયેલી ચુકવણી | ₹2,000 |
| હજુ ચૂકવવાની બાકી રકમ | ₹4,000 |
ગણતરી ₹6,000 − ₹2,000 = ₹4,000 છે. આ માત્ર ઉદાહરણ માટેની અંતિમ દસ્તાવેજી રકમો છે, ઉત્પાદનના કરદરનું ઉદાહરણ નથી.
કવિતા આગામી ડિલિવરી વિશે ઓર્ડરના સંપર્કને ફોન કરે છે. બાકીના ₹4,000ની પુષ્ટિ કરવા માટે તે અગાઉના બિલનો સંદર્ભ અને ₹2,000ની ચુકવણીનો સંદર્ભ હિસાબના સંપર્કને મોકલે છે. બંને વાતચીત એ જ સપ્લાયરની નોંધ હેઠળ આવે છે; તે હિસાબના સંપર્ક માટે બીજી ખરીદી કે સપ્લાયરની બાકી રકમ બનાવતી નથી.
ધારો કે આ સામાન્ય કરપાત્ર સપ્લાય છે અને સપ્લાયરનું સ્થળ તથા સપ્લાયનું સ્થળ બંને મહારાષ્ટ્રમાં છે. તેમાં CGST અને SGST વપરાય છે, જે CBICના સપ્લાય FAQના પ્રશ્ન 85 સાથે સુસંગત છે. હાલનો ઉત્પાદન દર અને સપ્લાયની કોઈ અસામાન્ય વ્યવસ્થા તમારા CA પાસે પાકી કરો; સંપર્ક યાદી કર ગણવાનું સાધન નથી.
પહેલા અઠવાડિયા પછી પણ યાદીને ઉપયોગી રાખો
છાપેલી નકલની ઉપર સમીક્ષાની તારીખ લખો. વિગતો બદલાય ત્યારે નવી નકલ મૂકો અને જૂની નકલ કાઉન્ટર પરથી દૂર કરો. ડિજિટલ યાદીનો બૅકઅપ દુકાનની નોંધ સાથે રાખો.
વ્યસ્ત સમય પહેલાં તમે જે સપ્લાયરોનો ઉપયોગ કરવાના હો તેમની આ વિગતો તપાસો: ઓર્ડરનો સંપર્ક, હિસાબનો સંપર્ક, ડિલિવરીનો દિવસ અને ઉકેલાયો ન હોય એવો કોઈ ફેરફાર. સામાન્ય સાપ્તાહિક સમયપત્રક ઉપરાંત કામચલાઉ બંધ વિશે અલગથી પૂછો.
જો સપ્લાયર તમારા વિસ્તારમાં સેવા આપવાનું બંધ કરે તો તેની નોંધને નિષ્ક્રિય તરીકે ચિહ્નિત કરો અને જરૂરી દસ્તાવેજી સંદર્ભો સાચવી રાખો. આખી યાદી જાહેર ગ્રૂપમાં મૂકવાને બદલે દુકાનના કામ માટે જેમને જરૂર હોય એવા લોકોને જ સંપર્ક માહિતી ઉપલબ્ધ કરાવો.
સપ્લાયરની બિલિંગ નોંધ માટે Yojika વાપરો
Yojikaમાં Parties ખોલો, New party પસંદ કરો અને યોગ્ય હોય તેમ Vendor અથવા Both પસંદ કરો. વ્યવસાયનું નામ, લાગુ પડતું હોય તો GSTIN, રાજ્ય, ફોન, ઈમેલ અને સરનામાં સાચવો. નવી નોંધ ઉમેરતા પહેલાં નામ, GSTIN અથવા ફોન દ્વારા હાલની parties શોધો.
ખરીદી અને સ્ટેટમેન્ટ માટે સપ્લાયરની એ નોંધનો ઉપયોગ કરો. સંપર્કોની અલગ ભૂમિકાઓ, ડિલિવરીનું સમયપત્રક અને પુષ્ટિનો ઇતિહાસ જાતે સંભાળવાની યાદીમાં રાખો અને બંનેને જોડવા માટે વ્યવસાયનું એ જ નામ વાપરો.
Yojikaની સુવિધાઓ જુઓ અથવા આ સંપર્ક પદ્ધતિ બનાવતી વખતે સપ્લાયરની બિલિંગ વિગતો એકસાથે રાખીને જોવા માટે Yojika ડાઉનલોડ કરો.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
દુકાનના સપ્લાયરની સંપર્ક યાદીમાં શું હોવું જોઈએ?
સપ્લાયરના વ્યવસાયનું નામ, ઓર્ડર અને હિસાબ માટેના સંપર્કો, ડિલિવરીની વ્યવસ્થા અને વિગતોની છેલ્લે ક્યારે પુષ્ટિ કરી હતી તે નોંધો. લાગુ પડતું હોય તો તેમનો GSTIN અને તમારી ખરીદીની નોંધનો સંદર્ભ ઉમેરો.
દરેક સેલ્સપર્સન માટે સપ્લાયરનું અલગ ખાતું હોવું જોઈએ?
સામાન્ય રીતે, બિલ આપતા વ્યવસાય હેઠળ જ સંપર્કો રાખો. માત્ર સેલ્સપર્સન બદલાય એટલે સપ્લાયરનું બીજું ખાતું ખોલવાની કે તેની બાકી રકમની નકલ કરવાની જરૂર નથી.
મારે આ યાદી કેટલી વાર અપડેટ કરવી જોઈએ?
મોટી ખરીદીના વ્યસ્ત સમય પહેલાં અને જ્યારે પણ સંપર્ક, ડિલિવરીનું સમયપત્રક અથવા ચુકવણીની સૂચના બદલાય ત્યારે તેને તપાસો. પુષ્ટિની તારીખ નોંધો અને જે વિગતોની ખાતરી ન હોય તેને બાકી તરીકે ચિહ્નિત રાખો.
શું Yojika સપ્લાયરની સંપર્ક વિગતો સાચવી શકે છે?
Yojikaની Parties સ્ક્રીન પર વિક્રેતાનું નામ, GSTIN, રાજ્ય, ફોન, ઈમેલ અને સરનામાં સાચવી શકાય છે. ડિલિવરીનું સમયપત્રક, સંપર્કોની અલગ ભૂમિકાઓ અને પુષ્ટિનો ઇતિહાસ અહીં સમજાવેલી જાતે સંભાળવાની યાદીમાં રાખો.