একটি দোকানের সাপ্লায়ার যোগাযোগ তালিকা থেকে জানা উচিত কে অর্ডার নেন, পেমেন্ট সংক্রান্ত প্রশ্নের উত্তর কে দেন এবং তথ্যগুলি শেষ কবে যাচাই করা হয়েছিল। প্রতিটি সাপ্লায়ার ব্যবসার জন্য একটি এন্ট্রি রাখুন, আর আলাদা কাজের জন্য আলাদা যোগাযোগ লিখুন। এই গাইডে একটি ছোট ভেন্ডর ডিরেক্টরির নমুনা, পরিবর্তন যাচাইয়ের নিয়ম এবং দোকানের একটি পূর্ণ উদাহরণ দেওয়া হয়েছে।
কেনাকাটার ব্যস্ত সপ্তাহের আগে সাপ্লায়ারদের সঙ্গে ডেলিভারির ব্যবস্থা নিশ্চিত করে নিন। India Post-এর ছুটির তালিকায় দশেরা 20/10/2026 তারিখে; আপনার পাইকারের কাজের সময় আলাদা হতে পারে, তাই ডেলিভারিও ওই ক্যালেন্ডার মেনে হবে ধরে না নিয়ে সরাসরি জিজ্ঞেস করুন।
দোকানের সাপ্লায়ার যোগাযোগ তালিকা: কপি করার ক্ষেত্রগুলি
দোকানের কম্পিউটারে সেভ করা একটি খাতা বা স্প্রেডশিট ব্যবহার করুন। যেসব সাপ্লায়ারের কাছে সত্যিই অর্ডার করেন তাঁদের দিয়ে শুরু করুন এবং প্রতিটি ব্যবসা চেনার জন্য তাঁদের বিলের শিরোনাম ব্যবহার করুন।
| ক্ষেত্র | কী লিখবেন | কেন কাজে লাগে |
|---|---|---|
| সাপ্লায়ার ব্যবসা | বিলের নাম, পরিচিত ব্যবসায়িক নাম ও এলাকা | একই রকম নাম আলাদা করতে সাহায্য করে |
| সরবরাহ করা পণ্য | আপনি যে পণ্যের বিভাগ বা ব্র্যান্ড কেনেন | ঠিক পাইকারকে খুঁজে পেতে সাহায্য করে |
| অর্ডারের যোগাযোগ | নাম, ব্যবসায়িক ফোন ও অর্ডার দেওয়ার পছন্দের পদ্ধতি | নতুন অর্ডার ঠিক ব্যক্তির কাছে পৌঁছে দেয় |
| হিসাবের যোগাযোগ | নাম, ব্যবসায়িক ফোন বা ইমেল | স্টেটমেন্ট ও পেমেন্টের প্রশ্ন ঠিক ব্যক্তির কাছে পৌঁছে দেয় |
| ডেলিভারির ব্যবস্থা | সাধারণ দিন, অর্ডারের শেষ সময় ও নিজে সংগ্রহের বিকল্প | পরের অর্ডারের পরিকল্পনা সহজ করে |
| GSTIN, যেখানে প্রযোজ্য | সাপ্লায়ারের নথির সঙ্গে মিলিয়ে দেখা তথ্য | যোগাযোগের এন্ট্রিকে বিলিং পরিচয়ের সঙ্গে যুক্ত করে |
| রেকর্ডের সূত্র | আপনার বিলিং সফটওয়্যার বা কেনাকাটার ফোল্ডারে সাপ্লায়ারের নাম | কথাবার্তার সঙ্গে নথি যুক্ত করে |
| শেষ নিশ্চিতকরণ | তারিখ, কে নিশ্চিত করেছেন এবং কোনও অমীমাংসিত পরিবর্তন | আর কী যাচাই করতে হবে তা দেখায় |
অজানা তথ্যে নিশ্চিতকরণের অপেক্ষায় লিখুন। আনুমানিক ডেলিভারির সময়কে প্রতিশ্রুতি হিসেবে ধরার আগে যাচাই করুন।
বকেয়া টাকা আপনার কেনাকাটার রেকর্ড ও সাপ্লায়ারের স্টেটমেন্টে রাখুন। ফোন ডিরেক্টরিতে পাওনা টাকা কপি করলে আরেকটি অঙ্ক তৈরি হয়, যা পুরোনো হয়ে যেতে পারে। কত টাকা দিতে হবে সেটিই প্রশ্ন হলে সাপ্লায়ারের বকেয়া ব্যালান্সের গাইড ব্যবহার করুন।
ব্যবসা আর ফোন ধরা ব্যক্তিদের আলাদা রাখুন
একজন সাপ্লায়ারের কাছে একজন অর্ডার নিতে পারেন, আর অন্যজন পেমেন্টের রসিদ যাচাই করতে পারেন। একই ব্যবসার এন্ট্রির অধীনে দুটি ভূমিকাই লিখুন। একজনই সব সামলালে সেটিও লিখে রাখুন।
যেমন, একটি খাতায় লেখা থাকতে পারে:
- ব্যবসা: Sample Household Distributors, Pune — কাল্পনিক উদাহরণ।
- অর্ডার: Meena, অর্ডার ডেস্ক; ব্যবসায়িক নম্বরটি ডিরেক্টরিতে রাখা আছে।
- হিসাব: Arjun, অ্যাকাউন্টস ডেস্ক; নিশ্চিত করা ব্যবসায়িক ইমেলটি ডিরেক্টরিতে রাখা আছে।
- ডেলিভারি: সাধারণত শুক্রবারের রুট; প্রতিটি অর্ডারের জন্য পাওয়া যাবে কি না নিশ্চিত করুন।
- শেষ যাচাই: 16/10/2026, দোকানের মালিক করেছেন।
Meena চাকরি বদলালে, ব্যবসার সঙ্গে যাচাই করে অর্ডারের যোগাযোগ বদলান। আগের কেনাকাটার সূত্রগুলি সেই সাপ্লায়ারের সঙ্গেই যুক্ত রাখুন। শুধু নতুন সেলসপার্সন আসা মানেই নতুন ব্যবসায়িক সম্পর্ক বা নতুন ওপেনিং ব্যালান্স নয়।
সাপ্লায়ার যদি বলেন ব্যবসায়িক সত্তা বদলেছে, নতুন বিলিং তথ্য চান এবং ব্যালান্স সরানোর আগে আপনার CA-র সঙ্গে হিসাবের পদ্ধতি আলোচনা করুন।
পরিচয় ও বদলে যাওয়া পেমেন্ট নির্দেশ আলাদাভাবে যাচাই করুন
GST-তে নিবন্ধিত সাপ্লায়ারের ক্ষেত্রে GST পোর্টালের Search Taxpayer সুবিধা দিয়ে GSTIN-এর সঙ্গে আইনি বা ব্যবসায়িক নাম মিলিয়ে দেখুন। GST পোর্টালের সরকারি ম্যানুয়ালে সাইন ইন না করেই কীভাবে খুঁজতে হয় এবং ব্যবসার কোন তথ্যগুলি পাওয়া যায় তা বোঝানো হয়েছে।
এই খোঁজ বিলিং পরিচয় যাচাই করতে সাহায্য করে। এটি কোনও WhatsApp মেসেজের সত্যতা প্রমাণ করে না বা নতুন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টটি সাপ্লায়ারের কিনা তা প্রতিষ্ঠা করে না।
কোনও মেসেজে অন্য অ্যাকাউন্টে টাকা দিতে বললে:
- নতুন নির্দেশে যাচাই বাকি চিহ্ন রেখে দিন।
- আগে নিশ্চিত করা নম্বর ব্যবহার করে আপনার পরিচিত কোনও ব্যবসায়িক যোগাযোগকে ফোন করুন।
- পরিবর্তনটি নিশ্চিত করুন এবং প্রতিষ্ঠিত ব্যবসায়িক মাধ্যমে লিখিত নির্দেশ চান।
- কে কখন নিশ্চিত করেছেন তা লিখুন; টাকা পাঠানোর আগে পেমেন্টের গন্তব্য যাচাই করুন।
প্রতিটি ছাপা যোগাযোগের তালিকায় ব্যাঙ্কের তথ্য কপি করবেন না। যিনি পেমেন্ট করেন তাঁর নাগালে থাকা একটি নিয়ন্ত্রিত রেকর্ডে পেমেন্টের নির্দেশ রাখুন। তথ্যে অমিল থাকলে টাকা পাঠানোর আগে তা মিটিয়ে নিন।
পূর্ণ উদাহরণ: Pune-র একটি কেনাকাটার জন্য দুটি ফোন
ধরা যাক Kavita Pune-তে গৃহস্থালির পণ্যের দোকান চালান। তাঁর কাছে এক সাপ্লায়ারের বিল আছে, যার প্রযোজ্য করসহ চূড়ান্ত মোট ₹6,000, এবং তার বিপরীতে তিনি ইতিমধ্যেই ₹2,000 দিয়েছেন।
| কেনাকাটার রেকর্ড | টাকা |
|---|---|
| সাপ্লায়ারের বিলের চূড়ান্ত মোট | ₹6,000 |
| ইতিমধ্যে নথিভুক্ত পেমেন্ট | ₹2,000 |
| এখনও প্রদেয় ব্যালান্স | ₹4,000 |
হিসাবটি হল ₹6,000 − ₹2,000 = ₹4,000। এগুলি চূড়ান্ত নথির উদাহরণমূলক অঙ্ক, কোনও পণ্যের করের হারের উদাহরণ নয়।
Kavita পরের ডেলিভারি নিয়ে অর্ডারের যোগাযোগকে ফোন করেন। বাকি ₹4,000 নিশ্চিত করার জন্য তিনি হিসাবের যোগাযোগকে আগের বিলের সূত্র এবং ₹2,000 পেমেন্টের সূত্র পাঠান। দুটি কথাবার্তাই একই সাপ্লায়ারের এন্ট্রির অন্তর্গত; হিসাবের যোগাযোগের জন্য তিনি আরেকটি কেনাকাটা বা সাপ্লায়ার ব্যালান্স তৈরি করেন না।
ধরা যাক এটি একটি সাধারণ করযোগ্য সরবরাহ এবং সাপ্লায়ারের অবস্থান ও সরবরাহের স্থান—দুটিই Maharashtra-তে। এতে CGST ও SGST ব্যবহৃত হয়, যা CBIC-র সরবরাহ FAQ-র প্রশ্ন 85-এর সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ। বর্তমান পণ্যের হার এবং অস্বাভাবিক কোনও সরবরাহের ব্যবস্থা আপনার CA-র সঙ্গে নিশ্চিত করুন; যোগাযোগের তালিকা কর হিসাব করার সরঞ্জাম নয়।
প্রথম সপ্তাহের পরেও ডিরেক্টরিটি কাজে লাগার মতো রাখুন
ছাপা কপির উপরে পর্যালোচনার তারিখ লিখুন। তথ্য বদলালে সেটির জায়গায় নতুন কপি রাখুন এবং পুরনো কপিটি কাউন্টার থেকে সরিয়ে দিন। দোকানের রেকর্ডের সঙ্গে ডিজিটাল ডিরেক্টরির ব্যাকআপ রাখুন।
ব্যস্ত সময়ের আগে যেসব সাপ্লায়ারের কাছ থেকে নেওয়ার কথা তাঁদের যাচাই করুন: অর্ডারের যোগাযোগ, হিসাবের যোগাযোগ, ডেলিভারির দিন এবং কোনও অমীমাংসিত পরিবর্তন। সাময়িক বন্ধের কথা সাধারণ সাপ্তাহিক সময়সূচি থেকে আলাদাভাবে জিজ্ঞেস করুন।
কোনও সাপ্লায়ার আপনার এলাকায় পরিষেবা দেওয়া বন্ধ করলে এন্ট্রিটি নিষ্ক্রিয় হিসেবে চিহ্নিত করুন এবং প্রয়োজনীয় নথির সূত্র রেখে দিন। যোগাযোগের তথ্য শুধু দোকানের কাজে যাঁদের দরকার তাঁদের নাগালে রাখুন; পুরো ডিরেক্টরি কোনও প্রকাশ্য গ্রুপে পোস্ট করবেন না।
সাপ্লায়ারের বিলিং রেকর্ড Yojika-তে রাখুন
Yojika-তে Parties খুলুন, New party বেছে নিন এবং প্রয়োজন অনুযায়ী Vendor বা Both নির্বাচন করুন। ব্যবসার নাম, যেখানে প্রযোজ্য সেখানে GSTIN, রাজ্য, ফোন, ইমেল ও ঠিকানা সেভ করুন। নতুন এন্ট্রি যোগ করার আগে নাম, GSTIN বা ফোন দিয়ে আগের পার্টিগুলি খুঁজুন।
কেনাকাটা ও স্টেটমেন্টের জন্য সাপ্লায়ারের ওই রেকর্ড ব্যবহার করুন। আলাদা ভূমিকা, ডেলিভারির সময়সূচি এবং নিশ্চিতকরণের ইতিহাস হাতে রাখা ডিরেক্টরিতে রাখুন, আর দুটিকে যুক্ত করতে একই ব্যবসার নাম ব্যবহার করুন।
Yojika-র ফিচারগুলি দেখুন, অথবা এই যোগাযোগের অভ্যাস তৈরি করার সময় সাপ্লায়ারের বিলিং তথ্য এক জায়গায় রাখতে Yojika ডাউনলোড করুন।
প্রায়ই জিজ্ঞাসা করা প্রশ্ন
দোকানের সাপ্লায়ার যোগাযোগ তালিকায় কী কী থাকা উচিত?
সাপ্লায়ারের ব্যবসার নাম, অর্ডার ও হিসাব বিভাগের যোগাযোগ, ডেলিভারির ব্যবস্থা এবং তথ্য শেষ কবে নিশ্চিত করেছেন তা লিখুন। যেখানে প্রযোজ্য সেখানে GSTIN ও আপনার কেনাকাটার রেকর্ডের একটি সূত্র যোগ করুন।
প্রত্যেক সেলসপার্সনের জন্য কি আলাদা সাপ্লায়ার অ্যাকাউন্ট থাকা উচিত?
সাধারণত যে ব্যবসা বিল দেয়, তার অধীনেই যোগাযোগগুলি রাখুন। শুধু সেলসপার্সন বদলেছে বলে আরেকটি সাপ্লায়ার অ্যাকাউন্ট খোলা বা তার ব্যালান্স কপি করার দরকার নেই।
ডিরেক্টরিটি কত ঘন ঘন আপডেট করব?
ব্যস্ত কেনাকাটার সময়ের আগে এবং কোনও যোগাযোগ, ডেলিভারির সময়সূচি বা পেমেন্টের নির্দেশ বদলালে এটি যাচাই করুন। নিশ্চিত করার তারিখ লিখুন এবং অনিশ্চিত তথ্যগুলি অমীমাংসিত হিসেবে চিহ্নিত রাখুন।
Yojika-তে কি সাপ্লায়ারের যোগাযোগের তথ্য রাখা যায়?
Yojika-র Parties স্ক্রিনে ভেন্ডরের নাম, GSTIN, রাজ্য, ফোন, ইমেল ও ঠিকানা রাখা যায়। ডেলিভারির সময়সূচি, যোগাযোগের আলাদা ভূমিকা এবং নিশ্চিতকরণের ইতিহাস এখানে বর্ণিত হাতে রাখা ডিরেক্টরিতে রাখুন।