दुकानातील पुरवठादारांची संपर्क यादी पाहिल्यावर ऑर्डर कोण घेतो, पेमेंटच्या प्रश्नांना कोण उत्तर देतो आणि तपशील शेवटचे कधी तपासले होते हे कळले पाहिजे. प्रत्येक पुरवठादार व्यवसायासाठी एक नोंद ठेवा आणि वेगवेगळ्या कामांसाठी स्वतंत्र संपर्क लिहा. या मार्गदर्शकात पुरवठादारांच्या छोट्या यादीचा नमुना, बदल तपासण्याची पद्धत आणि दुकानाचे एक सोडवलेले उदाहरण दिले आहे.
मोठ्या खरेदीचा आठवडा सुरू होण्यापूर्वी पुरवठादारांकडून डिलिव्हरीची व्यवस्था निश्चित करून घ्या. इंडिया पोस्टच्या सुट्ट्यांच्या यादीत दसरा 20/10/2026 रोजी आहे; तुमच्या घाऊक विक्रेत्याच्या कामाच्या वेळा वेगळ्या असू शकतात, म्हणून डिलिव्हरीही त्याच दिनदर्शिकेनुसार होईल असे गृहीत न धरता थेट विचारा.
दुकानातील पुरवठादारांची संपर्क यादी: कॉपी करण्यासाठी तपशील
दुकानाच्या संगणकावर जतन केलेली वही किंवा स्प्रेडशीट वापरा. ज्यांच्याकडून तुम्ही प्रत्यक्ष ऑर्डर देता अशा पुरवठादारांपासून सुरुवात करा आणि प्रत्येक व्यवसाय ओळखण्यासाठी त्यांच्या बिलावरील नाव वापरा.
| तपशील | काय नोंदवायचे | त्याचा उपयोग |
|---|---|---|
| पुरवठादाराचा व्यवसाय | बिलावरील नाव, परिचित व्यापारी नाव आणि परिसर | सारखी नावे वेगळी ओळखता येतात |
| पुरवला जाणारा माल | तुम्ही खरेदी करत असलेले उत्पादन गट किंवा ब्रँड | योग्य घाऊक विक्रेता शोधता येतो |
| ऑर्डरसाठी संपर्क | नाव, व्यवसायाचा फोन आणि ऑर्डर देण्याची पसंतीची पद्धत | नवीन ऑर्डर योग्य व्यक्तीकडे जाते |
| हिशोबासाठी संपर्क | नाव, व्यवसायाचा फोन किंवा ईमेल | स्टेटमेंट आणि पेमेंटचे प्रश्न योग्य व्यक्तीकडे जातात |
| डिलिव्हरीची व्यवस्था | नेहमीचे दिवस, ऑर्डर देण्याची अंतिम वेळ आणि स्वतः माल नेण्याचा पर्याय | पुढील ऑर्डरचे नियोजन सोपे होते |
| GSTIN, लागू असल्यास | पुरवठादाराच्या कागदपत्रांशी तपासलेले तपशील | संपर्क नोंद बिलावरील ओळखीशी जोडली जाते |
| नोंदीचा संदर्भ | तुमच्या बिलिंग सॉफ्टवेअर किंवा खरेदी फोल्डरमधील पुरवठादाराचे नाव | संभाषणे कागदपत्रांशी जोडली जातात |
| शेवटची पुष्टी | तारीख, पुष्टी करणारी व्यक्ती आणि कोणताही प्रलंबित बदल | अजून काय तपासायचे आहे ते दिसते |
माहित नसलेले तपशील पुष्टीची प्रतीक्षा म्हणून चिन्हांकित करा. डिलिव्हरीची अंदाजित वेळ हे आश्वासन मानण्यापूर्वी ती तपासा.
बाकी रक्कम तुमच्या खरेदी नोंदी आणि पुरवठादाराच्या स्टेटमेंटमध्ये ठेवा. फोनच्या यादीत देय रक्कम कॉपी केल्यास कालबाह्य होऊ शकणारा आणखी एक आकडा तयार होतो. किती रक्कम देणे बाकी आहे हा प्रश्न असेल तेव्हा पुरवठादाराच्या बाकी रकमेचे मार्गदर्शक वापरा.
व्यवसाय आणि फोन घेणाऱ्या व्यक्ती वेगळ्या ठेवा
एका पुरवठादाराकडे ऑर्डर घेणारी एक व्यक्ती आणि पेमेंट मिळाल्याचे तपासणारी दुसरी व्यक्ती असू शकते. दोन्ही भूमिका त्याच व्यवसायाच्या नोंदीखाली लिहा. सर्व कामे एकच व्यक्ती करत असेल तर तसे नमूद करा.
उदाहरणार्थ, वहीतील नोंद अशी असू शकते:
- व्यवसाय: सॅम्पल हाउसहोल्ड डिस्ट्रिब्युटर्स, पुणे — काल्पनिक उदाहरण.
- ऑर्डर: मीना, ऑर्डर डेस्क; व्यवसायाचा क्रमांक यादीत नोंदवलेला आहे.
- हिशोब: अर्जुन, अकाउंट्स डेस्क; पुष्टी केलेला व्यावसायिक ईमेल यादीत नोंदवलेला आहे.
- डिलिव्हरी: नेहमीचा शुक्रवारचा मार्ग; प्रत्येक ऑर्डरसाठी उपलब्धता निश्चित करा.
- शेवटची तपासणी: 16/10/2026, दुकानमालकाने केलेली.
मीना नोकरी बदलते तेव्हा व्यवसायाकडून खात्री करून ऑर्डरसाठीचा संपर्क बदला. आधीच्या खरेदीचे संदर्भ त्याच पुरवठादाराशी जोडलेले ठेवा. केवळ नवीन विक्री प्रतिनिधी आल्याने नवीन व्यावसायिक संबंध किंवा नवीन सुरुवातीची बाकी तयार होत नाही.
पुरवठादाराने व्यवसायाची कायदेशीर संस्था बदलल्याचे सांगितले तर बिलिंगचे नवीन तपशील मागा आणि बाकी हस्तांतरित करण्यापूर्वी त्याची लेखा पद्धत तुमच्या CA सोबत ठरवा.
ओळख आणि बदललेल्या पेमेंट सूचना स्वतंत्रपणे तपासा
GST-नोंदणीकृत पुरवठादारासाठी, GST पोर्टलवरील Search Taxpayer सुविधेत GSTIN आणि कायदेशीर किंवा व्यापारी नाव यांची तुलना करा. GST पोर्टलचे अधिकृत मार्गदर्शक साइन इन न करता करता येणारी ही तपासणी आणि उपलब्ध व्यवसाय तपशील समजावते.
ही तपासणी बिलावरील ओळख पडताळण्यास मदत करते. मात्र, त्यामुळे एखादा WhatsApp संदेश खरा असल्याची किंवा नवीन बँक खाते पुरवठादाराचेच असल्याची खात्री होत नाही.
एखाद्या संदेशात वेगळ्या खात्यावर पैसे पाठवण्यास सांगितले असल्यास:
- नवीन सूचना पडताळणी प्रलंबित म्हणून चिन्हांकित ठेवा.
- आधी पुष्टी केलेला क्रमांक वापरून तुमच्या ओळखीच्या व्यावसायिक संपर्काला फोन करा.
- बदलाची पुष्टी करा आणि नेहमीच्या व्यावसायिक माध्यमातून लेखी सूचना मागा.
- पुष्टी कोणी व कधी केली ते नोंदवा; पैसे पाठवण्यापूर्वी ते कुठे जात आहेत ते तपासा.
प्रत्येक छापील संपर्क यादीत बँक तपशील कॉपी करू नका. पेमेंट करणाऱ्या व्यक्तीला उपलब्ध असलेल्या नियंत्रित नोंदीत पेमेंटच्या सूचना ठेवा. तपशील परस्परविरोधी असल्यास पैसे हस्तांतरित करण्यापूर्वी तो फरक सोडवा.
सोडवलेले उदाहरण: पुण्यातील एका खरेदीसाठी दोन फोन
कविता पुण्यात घरगुती वस्तूंचे दुकान चालवते असे समजा. तिच्याकडे एका पुरवठादाराचे ₹6,000 अंतिम एकूण रकमेचे बिल आहे. त्यात लागू असलेला कर समाविष्ट आहे आणि तिने त्यासाठी आधीच ₹2,000 भरले आहेत.
| खरेदीची नोंद | रक्कम |
|---|---|
| पुरवठादाराच्या बिलाची अंतिम एकूण रक्कम | ₹6,000 |
| आधीच नोंदवलेले पेमेंट | ₹2,000 |
| अजून देय असलेली बाकी | ₹4,000 |
हिशोब असा आहे: ₹6,000 − ₹2,000 = ₹4,000. या उदाहरणातील रकमा अंतिम कागदपत्रांवरील आहेत; हे उत्पादनाच्या कर-दराचे उदाहरण नाही.
कविता पुढील डिलिव्हरीबद्दल ऑर्डरसाठीच्या संपर्काला फोन करते. उरलेल्या ₹4,000 ची पुष्टी करण्यासाठी ती आधीच्या बिलाचा संदर्भ आणि ₹2,000 च्या पेमेंटचा संदर्भ हिशोबाच्या संपर्काला पाठवते. दोन्ही संभाषणे त्याच पुरवठादाराच्या नोंदीशी संबंधित आहेत; हिशोबाच्या संपर्कासाठी ती वेगळी खरेदी किंवा पुरवठादाराची बाकी तयार करत नाही.
हा नेहमीचा करपात्र पुरवठा असून पुरवठादाराचे ठिकाण आणि पुरवठ्याचे ठिकाण दोन्ही महाराष्ट्रात आहेत असे समजा. यासाठी CGST आणि SGST वापरले जातात; हे CBIC च्या पुरवठाविषयक FAQ मधील प्रश्न 85 शी सुसंगत आहे. सध्याचा उत्पादन दर आणि पुरवठ्याची कोणतीही असामान्य व्यवस्था तुमच्या CA कडून निश्चित करा; संपर्क यादी हे कर मोजण्याचे साधन नाही.
पहिल्या आठवड्यानंतरही यादी उपयुक्त ठेवा
छापील प्रतीच्या वर तपासणीची तारीख लिहा. तपशील बदलल्यावर तिची नवीन प्रत ठेवा आणि जुनी प्रत काउंटरवरून काढा. डिजिटल यादीचा बॅकअप तुमच्या दुकानाच्या नोंदींसोबत ठेवा.
गर्दीचा काळ सुरू होण्यापूर्वी वापरणार असलेल्या पुरवठादारांचे हे तपशील तपासा: ऑर्डरसाठीचा संपर्क, हिशोबासाठीचा संपर्क, डिलिव्हरीचा दिवस आणि कोणताही न सुटलेला बदल. नेहमीच्या साप्ताहिक वेळापत्रकाव्यतिरिक्त तात्पुरत्या बंदबद्दल स्वतंत्रपणे विचारा.
पुरवठादाराने तुमच्या भागात सेवा देणे थांबवले तर त्याची नोंद निष्क्रिय म्हणून चिन्हांकित करा आणि आवश्यक कागदपत्रांचे संदर्भ जतन करा. संपूर्ण यादी सार्वजनिक गटात पोस्ट न करता, दुकानाच्या कामासाठी ज्यांना गरज आहे अशा लोकांनाच संपर्क माहिती उपलब्ध ठेवा.
पुरवठादाराच्या बिलिंग नोंदीसाठी Yojika वापरा
Yojika मध्ये Parties उघडा, New party निवडा आणि योग्यतेनुसार Vendor किंवा Both निवडा. व्यवसायाचे नाव, लागू असल्यास GSTIN, राज्य, फोन, ईमेल आणि पत्ते जतन करा. नवीन नोंद जोडण्यापूर्वी नाव, GSTIN किंवा फोनने आधीच्या parties शोधा.
खरेदी आणि स्टेटमेंटसाठी पुरवठादाराची ती नोंद वापरा. स्वतंत्र संपर्क भूमिका, डिलिव्हरीचे वेळापत्रक आणि पुष्टीचा इतिहास हाताने सांभाळायच्या यादीत ठेवा आणि दोन्ही जोडण्यासाठी व्यवसायाचे तेच नाव वापरा.
Yojika ची वैशिष्ट्ये पाहा किंवा पुरवठादाराचे बिलिंग तपशील एकत्र ठेवण्याचा प्रयत्न करण्यासाठी Yojika डाउनलोड करा आणि त्याच वेळी ही संपर्क पद्धत तयार करा.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
दुकानातील पुरवठादारांच्या संपर्क यादीत काय असावे?
पुरवठादाराच्या व्यवसायाचे नाव, ऑर्डर आणि हिशोबासाठीचे संपर्क, डिलिव्हरीची व्यवस्था आणि तपशीलांची शेवटची पुष्टी कधी केली ते नोंदवा. लागू असल्यास त्यांचा GSTIN आणि तुमच्या खरेदी नोंदींचा संदर्भ जोडा.
प्रत्येक विक्री प्रतिनिधीसाठी स्वतंत्र पुरवठादार खाते असावे का?
सहसा, बिल जारी करणाऱ्या व्यवसायाखालीच संपर्क ठेवा. केवळ विक्री प्रतिनिधी बदलला म्हणून दुसरे पुरवठादार खाते उघडण्याची किंवा त्याची बाकी कॉपी करण्याची गरज नसते.
ही संपर्क यादी किती वेळा अद्ययावत करावी?
मोठ्या खरेदीचा काळ सुरू होण्यापूर्वी आणि संपर्क, डिलिव्हरीचे वेळापत्रक किंवा पेमेंटची सूचना बदलल्यावर ती तपासा. पुष्टीची तारीख नोंदवा आणि खात्री नसलेले तपशील प्रलंबित म्हणून चिन्हांकित ठेवा.
Yojika मध्ये पुरवठादाराचे संपर्क तपशील ठेवता येतात का?
Yojika मधील Parties स्क्रीनवर विक्रेत्याचे नाव, GSTIN, राज्य, फोन, ईमेल आणि पत्ते साठवता येतात. डिलिव्हरीचे वेळापत्रक, संपर्कांच्या स्वतंत्र भूमिका आणि पुष्टीचा इतिहास येथे सांगितलेल्या हाताने सांभाळायच्या यादीत ठेवा.