દુકાનમાં બંધ કરેલી વસ્તુની તપાસયાદી તમને કોઈ પ્રોડક્ટની ખરીદી રોકવા, તેનો બાકી સ્ટૉક સંભાળવા અને તેનો ઇતિહાસ ગુમાવ્યા વિના રોજિંદા બિલિંગમાંથી દૂર કરવામાં મદદ કરે છે. કૅટલૉગની એન્ટ્રી છુપાવતાં પહેલાં પડતર ઑર્ડર અને રિટર્ન તપાસો. આ માર્ગદર્શિકામાં વ્યવહારુ ક્રમ, સમાપનનો રેકૉર્ડ અને નાની દુકાનનું ઉદાહરણ છે.
બંધ કરેલી વસ્તુની તપાસયાદી: આજે શું રોકવું તે નક્કી કરો
તમે પ્રોડક્ટ કેમ બંધ કરી રહ્યા છો તે લખી રાખો. સપ્લાયરે પૅક સાઇઝ બદલી હોઈ શકે, માગ ઘટી હોઈ શકે અથવા તમે શેલ્ફ પર સરખા પ્રોડક્ટ ઓછા રાખવા માગતા હોઈ શકો.
આ ત્રણ નિર્ણય અલગ રાખો:
| નિર્ણય | તેનો અર્થ | હવે શું કરવું |
|---|---|---|
| ફરી ખરીદી રોકો | આ વસ્તુ વધુ ન ખરીદવી | તેને આગલી ખરીદીની યાદીમાંથી કાઢો અને પહેલાંથી આપેલા ઑર્ડર તપાસો. |
| બાકી સ્ટૉક વેચો | વેચવા યોગ્ય માલનું વેચાણ ચાલુ રાખવું | નક્કી કરેલો સ્ટૉક વેચાઈ જાય ત્યાં સુધી વસ્તુ બિલિંગ માટે ઉપલબ્ધ રાખો. |
| વેચાણ હમણાં રોકો | બાકી નંગ આપવાના નથી | તેમને વેચવા યોગ્ય માલથી અલગ રાખો અને કાર્યવાહી માટે બાકી જથ્થો નોંધો. |
આ તમારી પોતાની તપાસયાદી માટે સૂચવેલી એન્ટ્રીઓ છે; Yojikaમાં આ નામનાં સ્ટેટસ બટન નથી. માત્ર શેલ્ફ ખાલી છે એટલે પ્રોડક્ટ છુપાવશો નહીં: પાછળના સ્ટોરમાં કાર્ટન હોઈ શકે અથવા ડિલિવરી રસ્તામાં હોઈ શકે.
સ્ટૉક ગણો અને બાકી જવાબદારીઓ પૂરી કરો
શેલ્ફ, સ્ટોરેજ વિસ્તાર અને ગ્રાહકો માટે અલગ રાખેલો માલ તપાસો. નંગ કે પૅક જેવા એક જ એકમમાં ગણતરી કરો. ખરેખર જથ્થાને સ્ટૉક રેકૉર્ડ સાથે સરખાવો અને કોઈ સુધારો કરતાં પહેલાં તફાવત તપાસો.
પછી આ ચાર પ્રશ્નોના જવાબ મેળવો:
- વધુ સ્ટૉક આવવાનો છે? ખુલ્લો ઑર્ડર રદ કે બદલી શકાય છે કે નહીં તે સપ્લાયરને પૂછો. જવાબ નોંધો; ખરીદીની યાદીમાંથી વસ્તુ કાઢવાથી અગાઉ આપેલો ઑર્ડર રદ થતો નથી.
- ગ્રાહકને આ વસ્તુ આપવાનું વચન છે? અનામત માલ અને અધૂરા ઑર્ડર ઓળખો. તમે આપવાના માલમાં ફેરફાર કરતાં પહેલાં ગ્રાહક સાથે વિકલ્પ નક્કી કરો.
- રિટર્ન અથવા સપ્લાયર ક્લેમ વણઉકેલાયેલો છે? તેના મૂળ દસ્તાવેજનો સંદર્ભ અને ફૉલો-અપ તારીખ સાચવો. પ્રોડક્ટ બંધ કરવાથી ક્લેમ પૂરો થતો નથી.
- બાકી રહેલા દરેક નંગનું શું થશે? તે વેચાશે, પાછું મોકલાશે કે નિર્ણય સુધી રાખવામાં આવશે તે નોંધો. નુકસાન પામેલો માલ વેચવા યોગ્ય સ્ટૉકથી અલગ રાખો.
ગણતરીની રીત માટે અમારી પ્રત્યક્ષ સ્ટૉક ગણતરી માર્ગદર્શિકા વાપરો. આ ચોક્કસ પ્રોડક્ટ સક્રિય કૅટલૉગમાંથી ક્યારે દૂર થઈ શકે તે નક્કી કરવાનો અહીં હેતુ છે.
બંધ કરેલા સ્ટૉકનો ટૂંકો રેકૉર્ડ રાખો
નોટબુક અથવા સ્પ્રેડશીટ પૂરતી છે. દરેક પ્રોડક્ટ માટે એક હરોળ રાખો; ઘણી કાર્યવાહી બાકી હોય તો અલગ નોંધ ઉમેરો.
| ક્ષેત્ર | શું નોંધવું |
|---|---|
| વસ્તુની ઓળખ | વપરાતાં હોય તો ચોક્કસ નામ, પૅક સાઇઝ, એકમ અને બારકોડ |
| નિર્ણયની તારીખ અને કારણ | ફરી ખરીદી ક્યારે અને કેમ રોકી |
| તપાસેલો સ્ટૉક | જથ્થો, જગ્યા અને ગણતરીની તારીખ |
| પડતર જવાબદારીઓ | સપ્લાયર ઑર્ડર, ગ્રાહકની અનામત અથવા રિટર્નનો સંદર્ભ |
| અંતિમ કાર્યવાહી | બાકી માલનું શું થયું અને તેના આધારરૂપ સંદર્ભો |
| કૅટલૉગ સમાપન | છુપાવ્યાની તારીખ અને તપાસ કરનાર વ્યક્તિ |
| બદલી | અલગ પ્રોડક્ટનું નામ અથવા “કોઈ નહીં” |
જૂના પ્રોડક્ટનું નામ, પૅક સાઇઝ અને બારકોડ એકસાથે બદલીને તેને નવું પ્રોડક્ટ ન બનાવો. સપ્લાયર 500 ml બૉટલના બદલે 450 ml બૉટલ આપે તો અલગ વસ્તુ બનાવો અને તેમનો સંબંધ નોંધો. અમારી દુકાનની વસ્તુઓનાં નામ રાખવાની માર્ગદર્શિકા આ ઓળખ સ્પષ્ટ રાખવામાં મદદ કરે છે.
જૂનાં બિલ અને આધારભૂત રેકૉર્ડ સાચવો. ઇલેક્ટ્રૉનિક હિસાબ માટે CGST Rule 56(8)માં ફેરફાર કરેલી અથવા કાઢી નાખેલી એન્ટ્રીઓનો લૉગ જરૂરી છે; વેચાણ કૅટલૉગ ગોઠવવાથી હિસાબી ઇતિહાસ ભૂંસાવો ન જોઈએ. CBICનો Rule 56 જુઓ. હાલનો નિયમ અને કોઈપણ રિટર્ન અથવા રાઇટ ઑફની પ્રક્રિયા gst.gov.in પર અથવા તમારા CA પાસેથી પાકી કરો.
ઉદાહરણ: પુણેમાં એક પ્રોડક્ટ બંધ કરવું
પુણેની એક કાલ્પનિક ઘરવપરાશની વસ્તુઓની દુકાન વિચારો. મીના સ્ટોરેજ બાસ્કેટની એક ડિઝાઇન રાખવાનું બંધ કરવાનું નક્કી કરે છે. 23/10/2026ના રોજ તે 12 બાસ્કેટ ગણે છે, સપ્લાયરનો કોઈ ઑર્ડર બાકી નથી તેની ખાતરી કરે છે અને એકેય બાસ્કેટ ગ્રાહક માટે અનામત નથી તે તપાસે છે.
બાકી રહેલો ઉપયોગી સ્ટૉક દરેકનો ₹80ના અંતિમ ગ્રાહક ભાવે વેચતી વખતે તે પ્રોડક્ટ ઉપલબ્ધ રાખે છે:
| તબક્કો | વેચાયેલો જથ્થો | અંતિમ બિલની કુલ રકમ | બાકી સ્ટૉક |
|---|---|---|---|
| વેચાણનો પહેલો સમૂહ | 9 બાસ્કેટ | 9 × ₹80 = ₹720 | 3 બાસ્કેટ |
| અંતિમ વેચાણ | 3 બાસ્કેટ | 3 × ₹80 = ₹240 | 0 બાસ્કેટ |
| કુલ | 12 બાસ્કેટ | ₹720 + ₹240 = ₹960 | 0 બાસ્કેટ |
જથ્થાની તપાસ 12 − 9 − 3 = 0 છે. રકમની તપાસ 12 × ₹80 = ₹960 છે. આ લાગુ પડતા GST સહિતની અંતિમ ગ્રાહક રકમ છે, કરની નમૂનારૂપ ગણતરી નથી.
ધારો કે મીના નિયમિત GST-રજિસ્ટર્ડ વેચનાર છે અને આ મહારાષ્ટ્રમાં જ સપ્લાય થયેલ સામાન્ય કરપાત્ર વેચાણ છે. સપ્લાયરનું સ્થાન અને સપ્લાયનું સ્થાન એક જ રાજ્યમાં હોવાથી CGST અને SGST લાગુ પડે છે; CBICના સપ્લાય FAQનો પ્રશ્ન 85 આ વ્યવસ્થા સમજાવે છે. બિલ બનાવતાં પહેલાં પ્રોડક્ટનું વર્ગીકરણ અને હાલનો દર તમારા CA પાસેથી પાકો કરો.
અંતિમ વેચાણ પછી મીના શૂન્ય બૅલેન્સ તપાસે છે, છેલ્લા બિલનો સંદર્ભ નોંધે છે અને વસ્તુ છુપાવે છે. બદલીની બાસ્કેટ માટે અલગ એન્ટ્રી બને છે. જો ત્રણ જૂની બાસ્કેટ બાકી હોત, તો એન્ટ્રી છુપાવવાથી તેમનો હિસાબ પૂરો ન થયો હોત.
તપાસ પછી Yojikaમાં વસ્તુ છુપાવો
Itemsમાં પ્રોડક્ટ શોધો અને પહોળી વિન્ડોમાં તેની હરોળના મેનુમાંથી Delete પસંદ કરો અથવા નાની સ્ક્રીન પર તેની delete ક્રિયા વાપરો. ઇન્વૉઇસમાં વપરાયેલી વસ્તુ માટે Yojika Hide from catalogueનો વિકલ્પ આપે છે અને જૂની ઇન્વૉઇસ લાઇન અકબંધ રાખે છે.
આ વસ્તુને સક્રિય કૅટલૉગમાંથી દૂર કરે છે. તે વેચાણ, સપ્લાયર રિટર્ન અથવા સ્ટૉક ઍડજસ્ટમેન્ટ બનાવતું નથી. સ્ટૉક પૂરો થયો ગણતાં પહેલાં ખરેખરો વ્યવહાર અલગથી પૂરો કરીને નોંધો.
ખોટી વસ્તુ છુપાવી હોય તો Settings > Recycle bin > Items ખોલો અને Restore પસંદ કરો. ફરી વાપરતાં પહેલાં તેનો સ્ટૉક અને હાલની વેચાણ વિગતો તપાસો. રોજિંદી કૅટલૉગ ગોઠવણીમાં કાયમી રીતે કાઢી નાખવાનું ટાળો.
Yojikaનું ઑફલાઇન-ફર્સ્ટ વસ્તુ કૅટલૉગ આ પ્રક્રિયાને ટેકો આપે છે. બિલિંગ અને ઇન્વેન્ટરી સુવિધાઓ જુઓ અથવા દુકાનની વસ્તુઓ સંભાળીને જોવા Yojika ડાઉનલોડ કરો.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
દુકાનના કૅટલૉગમાંથી બંધ કરેલી વસ્તુ ક્યારે છુપાવવી?
સામાન્ય રીતે બાકી માલ વેચી કાઢતી વખતે પહેલાં ફરી ખરીદી રોકો, પડતર જવાબદારીઓ પૂરી કરો અને બાકી સ્ટૉકનો હિસાબ કરો. આ તપાસ પૂરી થયા પછી વસ્તુ છુપાવો; માલનું વેચાણ તરત રોકવું પડે તો તેને અલગ રાખો અને જથ્થા તથા આગળની કાર્યવાહીનો જુદો રેકૉર્ડ રાખો.
વસ્તુ છુપાવવાથી તેનો બાકી સ્ટૉક દૂર થાય છે?
કૅટલૉગની એન્ટ્રી છુપાવવાથી માલ વેચાતો, પાછો મોકલાતો કે રાઇટ ઑફ થતો નથી. સ્ટૉકની ખરેખર હેરફેર અલગથી નોંધો અને કોઈપણ સુધારા માટે પુરાવા સાચવો.
બદલીના પ્રોડક્ટ માટે જૂની વસ્તુની એન્ટ્રી ફરી વાપરી શકું?
બદલીનો પ્રોડક્ટ અથવા પૅક સાઇઝ અલગ હોય તો નવી વસ્તુ બનાવો. બંને વચ્ચેનો સંબંધ નોંધો, જેથી જૂના પ્રોડક્ટનો સ્ટૉક અને વ્યવહારનો ઇતિહાસ સમજાય એવો રહે.
Yojikaમાં છુપાવેલી વસ્તુ ફરી લાવી શકાય?
હા. Settings > Recycle bin ખોલો, Items પસંદ કરો અને એ વસ્તુ માટે Restore વાપરો. તેને ફરી વેચતાં પહેલાં તેનો સ્ટૉક, ભાવ અને પ્રોડક્ટની વિગતો તપાસો.