మీరు దుకాణం నడిపితే, ప్రతిరోజూ రెండు రకాల డబ్బు బయటకు వెళ్తుంది: అమ్మడానికి మీరు కొనే స్టాక్ (కొనుగోళ్లు), ఇంకా అద్దె, కరెంటు వంటి దుకాణం నడిచే ఖర్చులు (ఖర్చులు). చిన్న దుకాణానికి కొనుగోళ్లు, ఖర్చులను నమోదు చేయడం నేర్చుకుంటే మీ స్టాక్ లెక్క, సప్లయర్ బాకీలు, మీ నిజమైన లాభం సరిగ్గా ఉంటాయి — ఇంకా ఎప్పుడైనా GST రికార్డులు అడిగినా మీరు సిద్ధంగా ఉంటారు. ఈ గైడ్ ఆ తేడాను, ప్రతిదాన్ని ఎలా శుభ్రంగా నమోదు చేయాలో, ఇన్పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ ఎప్పుడు క్లెయిమ్ చేయవచ్చో, ఇంకా అన్నింటినీ కలిపి చూపే నివేదికలేవో వివరిస్తుంది.
కొనుగోళ్లు vs ఖర్చులు — ముఖ్యమైన తేడా
రెండూ ఒకేలా అనిపిస్తాయి (డబ్బు నగదు పెట్టె నుండి బయటకు వెళ్తుంది), కానీ మీ ఖాతాల్లో అవి వేర్వేరుగా ప్రవర్తిస్తాయి, కాబట్టి వాటిని వేరుగా ఉంచండి:
| కొనుగోలు | ఖర్చు | |
|---|---|---|
| ఇది ఏమిటి | తిరిగి అమ్మడానికి కొనే స్టాక్ | దుకాణాన్ని నడపడానికి అయ్యే ఖర్చు |
| ఉదాహరణలు | బియ్యం సంచులు, కాగితం రీములు, ఫోన్ స్టాక్ | అద్దె, కరెంటు, జీతాలు, మరమ్మతులు |
| స్టాక్ను తాకుతుందా? | అవును — వస్తువు పరిమాణం పెరుగుతుంది | లేదు |
| సప్లయర్ బాకీ సృష్టిస్తుందా? | అవును — తర్వాత తీర్చే చెల్లించాల్సిన మొత్తం | సాధారణంగా అక్కడే చెల్లిస్తారు |
| Yojika లో ఇలా నమోదవుతుంది | కొనుగోలు బిల్లు (Purchases స్క్రీన్) | ఒక ఖర్చు (Expenses స్క్రీన్) |
ఈ విభజన సరిగ్గా చేయడమే “నేను నిజంగా ఎంత సంపాదించాను?” అనే ప్రశ్నకు జవాబిచ్చేలా చేస్తుంది — లాభం అంటే అమ్మకాలు మైనస్ సరుకు ఖర్చు మైనస్ నడిచే ఖర్చులు.
కొనుగోలు బిల్లును ఎలా నమోదు చేయాలి
కొనుగోలు బిల్లు అంటే మీ సప్లయర్ మీకు ఇచ్చే కాగితం బిల్లు. దీన్ని నమోదు చేస్తే రెండు ఉపయోగకరమైన పనులు ఒకేసారి జరుగుతాయి: వస్తువుల స్టాక్ నిండుతుంది, ఇంకా ఆ సప్లయర్కు మీరు ఎంత బాకీ ఉన్నారో ట్రాక్ అవుతుంది.
- Purchases స్క్రీన్ తెరిచి New purchase క్లిక్ చేయండి.
- వెండర్ (మీ సప్లయర్) ను ఎంచుకోండి. ఇంకా సేవ్ చేయలేదా? పికర్ నుండి వారిని సృష్టించండి.
- సప్లయర్ బిల్లు నంబర్, బిల్లు తేదీ ఎంటర్ చేయండి — కాగితం బిల్లుపై ముద్రించిన నంబర్. మీరు ఎప్పుడైనా దాన్ని కనుక్కోగలిగేలా Yojika బిల్లుకు దాని సొంత అంతర్గత నంబర్ కూడా ఇస్తుంది.
- ప్రతి వస్తువును ఒక లైన్గా జోడించండి: వస్తువును, పరిమాణాన్ని, ఇంకా రేటును ఎంచుకోండి.
- సప్లయర్ రేటును ఎలా చెప్పారో దాన్ని బట్టి Incl. GST లేదా Excl. GST ఎంచుకోండి.
- మొత్తాలను తనిఖీ చేసి Save చేయండి.
Yojika పన్నును ఆటోమేటిక్గా విభజిస్తుంది — సప్లయర్ మీ సొంత రాష్ట్రంలో ఉంటే CGST + SGST, వేరే రాష్ట్రంలో ఉంటే IGST — వెండర్ GSTIN ఆధారంగా. బిల్లు సేవ్ చేస్తే అందులోని ప్రతి వస్తువు స్టాక్ పెరుగుతుంది; మీరు సరుకును తిరిగి పంపితే, డెబిట్ నోట్ వేయండి, అది మీరు బాకీ ఉన్నదాన్ని తగ్గిస్తుంది. కొనుగోళ్లు తమ సొంత జాబితాలో ఉంటాయి, మీ అమ్మకాల ఇన్వాయిస్లతో ఎప్పుడూ కలవవు, కాబట్టి మొత్తాల పట్టీ ఒక స్పష్టమైన ప్రశ్నకు జవాబిస్తుంది: నేను నా సప్లయర్లకు ఇంకా ఎంత బాకీ ఉన్నాను?
దుకాణ ఖర్చును ఎలా నమోదు చేయాలి
ఖర్చులు అంటే షట్టర్ తెరిచి ఉంచే ఖర్చులు. Yojika మీకు సాధారణ భారతీయ దుకాణ వర్గాల సెట్తో మొదలుపెడుతుంది — అద్దె (Rent), కరెంటు (Electricity), జీతాలు (Salaries), రవాణా (Transport), టీ & స్నాక్స్ (Tea & snacks), మరమ్మతులు (Repairs) ఇంకా ఇతరం (Other) — మీరు మీ సొంత వర్గాలను జోడించుకోవచ్చు.
- Expenses స్క్రీన్ తెరిచి New expense క్లిక్ చేయండి.
- ఒక వర్గాన్ని (Category) ఎంచుకోండి (జాబితా చిన్నదైతే Categories తో మరిన్ని జోడించండి).
- మొత్తాన్ని (Amount), తేదీని (Date) ఎంటర్ చేయండి.
- మీరు ఎలా చెల్లించారో ఎంచుకోండి — నగదు (Cash), UPI, కార్డ్ (Card), బ్యాంక్ (Bank), చెక్ (Cheque) లేదా ఇతరం (Other).
- గుర్తుండటానికి పనికొస్తే నోట్స్ జోడించి, సేవ్ చేయండి.
మీరు ఎంచుకున్న తేదీ పరిధికి స్క్రీన్ ఒక మొత్తాన్ని ఇంకా ప్రతి వర్గానికి ఒక చిప్ను చూపిస్తుంది, తద్వారా (ఉదాహరణకు) కరెంటు ఖర్చు పెరుగుతోందని ఒక్క చూపులో తెలుస్తుంది.
ఖర్చుపై ఇన్పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ (ITC) క్లెయిమ్ చేయడం
ఏదైనా ఖర్చుపై మీరు తిరిగి క్లెయిమ్ చేయడానికి అర్హులైన GST ఉంటే, Claim Input Tax Credit (ITC) ఆన్ చేయండి. అప్పుడు Yojika ఆ మొత్తాన్ని GST-తో కలిపి ఉన్నదిగా పరిగణిస్తుంది, రేటును ఎంచుకోనిస్తుంది, ఇంకా విభజనను చూపిస్తుంది — మీ మొత్తంలో ఉన్న పన్ను విధించదగిన విలువను, GST ను — అది తర్వాత మీ GST నివేదికలకు అందుతుంది.
ఇక్కడ జాగ్రత్తగా ఉండండి: ITC అనేది చెల్లుబాటయ్యే ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్ ఆధారంగా ఉన్న నిజమైన వ్యాపార ఖర్చులకు మాత్రమే, ఇంకా చట్టం కొన్నింటిపై దాన్ని నిషేధిస్తుంది (ఉదాహరణకు ఆహారం, పానీయాలు). క్లెయిమ్ చేయడానికి ఒక గడువు కూడా ఉంటుంది. ఒక నిర్దిష్ట ఖర్చు అర్హత పొందుతుందా అనేది మీ అకౌంటెంట్ నిర్ణయించాల్సిన విషయం — Yojika లో గుర్తించండి, కానీ క్రెడిట్పై ఆధారపడే ముందు ప్రస్తుత ITC నిబంధనలను cbic.gov.in లో నిర్ధారించుకోండి లేదా మీ CA తో చెక్ చేయండి.
అమ్మకం కాని విధంగా వచ్చే డబ్బు
వడ్డీ, మీకు వచ్చే అద్దె, లేదా చిన్న కమిషన్ అమ్మకాలు కావు — వాటిని ఇతర ఆదాయం (Other income) కింద నమోదు చేయండి. ఇది Expenses లాగే పనిచేస్తుంది కానీ GST విభాగం ఉండదు: ఇది కేవలం డబ్బు లోపలికి వచ్చిన సాధారణ రికార్డు మాత్రమే.
ఒక ఉదాహరణ — అంజలి స్టేషనరీ దుకాణం, నాగపూర్
అంజలి నాగపూర్, మహారాష్ట్ర లో స్టేషనరీ దుకాణం నడుపుతుంది. ఆమె ఖాతాల్లో ఒక సాధారణ రోజు ఇలా ఉంటుంది. ఆమె వ్యవహరించే వాళ్లందరూ మహారాష్ట్రలోనే ఉన్నారు, కాబట్టి ప్రతి పన్ను CGST + SGST గా విభజనవుతుంది (రాష్ట్రంలోపు అమ్మకం).
ఆమె హోల్సేలర్, విదర్భ పేపర్ మార్ట్ (నాగపూర్) నుండి ఒక కొనుగోలు:
- 20 రీముల A4 కాగితం, ఒక్కోటి ₹250 = ₹5,000 పన్ను విధించదగిన విలువ.
- 18% GST (ఉదాహరణ కోసం — మీ వస్తువులకు రేటు నిర్ధారించుకోండి) → CGST 9% = ₹450 ఇంకా SGST 9% = ₹450.
- బిల్లు మొత్తం = ₹5,000 + ₹450 + ₹450 = ₹5,900.
దీన్ని నమోదు చేస్తే ఆమె కాగితం స్టాక్కు 20 రీములు కలుస్తాయి, ఇంకా ఆమె చెల్లించే వరకు విదర్భ పేపర్ మార్ట్కు ₹5,900 బాకీగా చూపిస్తుంది.
ఆ నెలలో ఆమె ఖర్చులు:
- దుకాణ అద్దె (Rent) — ₹8,000 (సాధారణ ఖర్చు, ITC లేదు).
- కరెంటు (Electricity) — ₹1,500 (సాధారణ ఖర్చు, ITC లేదు).
- GST-నమోదిత టెక్నీషియన్ చేసిన ప్రింటర్ మరమ్మతు (Repair) — ₹1,180, పూర్తిగా చెల్లించింది. ఆమె 18% వద్ద Claim ITC ఆన్ చేస్తుంది, ఇంకా Yojika ₹1,180 ను ₹1,000 పన్ను విధించదగినది + ₹180 GST (CGST ₹90 + SGST ₹90) గా చూపిస్తుంది.
ఆ నెలకు ఆమె Expenses స్క్రీన్ మొత్తం ₹10,680 (₹8,000 + ₹1,500 + ₹1,180 — ITC తో సహా ఆమె చెల్లించిన పూర్తి మొత్తం) చూపిస్తుంది. ఆమె సంపాదించిన ₹500 కమిషన్ ఇతర ఆదాయం (Other income) కింద వెళ్తుంది. ప్రతి సంఖ్య ఒక పత్రానికి తిరిగి అనుసంధానమవుతుంది, రికార్డులు ఎప్పుడైనా సమీక్షించబడితే మీకు కావలసింది సరిగ్గా ఇదే.
అన్నింటినీ కలిపి చూపే నివేదికలు
కొనుగోళ్లు, ఖర్చులు లోపలికి వచ్చాక, సంఖ్యలు జవాబులుగా మారతాయి:
- డే బుక్ (Day book) — ఒక రోజు లోపలికి, బయటకు వెళ్లిన ప్రతి లావాదేవీ, ఒకే జాబితాలో.
- కొనుగోలు రిజిస్టర్ (Purchase register) — అన్ని సప్లయర్ బిల్లులు, తేదీ, వెండర్ ప్రకారం ఫిల్టర్ చేయవచ్చు.
- ఖర్చు నివేదిక (Expense report) — వర్గం, కాలం ప్రకారం ఖర్చు.
- లాభ నివేదికలు, ఒక సాధారణ P&L — అమ్మకాలు మైనస్ సరుకు ఖర్చు మైనస్ నడిచే ఖర్చులు, తద్వారా దుకాణం నిజంగా ఎంత సంపాదించిందో మీకు తెలుస్తుంది.
ప్రతి నివేదిక మీ అకౌంటెంట్ కోసం CSV, PDF లేదా Excel కు ఎగుమతి అవుతుంది.
ప్రతి ఒక్కదాన్నీ ఎందుకు నమోదు చేయాలి?
మీ సొంత సంఖ్యలు తెలుసుకోవడం మాత్రమే కాదు, నమోదైన దుకాణం సరైన ఖాతాలు ఉంచాలని GST చట్టం ఆశిస్తుంది. CGST సెక్షన్ 35, రూల్ 56 తో కలిపి కింద, నమోదైన వ్యక్తి బహిర్గత సరఫరాలు (మీ కొనుగోళ్లు), స్టాక్, ఇంకా సంబంధిత బిల్లులు, నోట్ల నిజమైన ఖాతాలు ఉంచాలి (నిబంధనలను cbic.gov.in లో చూడండి). ప్రతి కొనుగోలు బిల్లును, ఖర్చును జరిగినప్పుడే నమోదు చేయడమే దాన్ని నెరవేర్చడానికి — ఇంకా ఇన్పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ ఆనవాలును సిద్ధంగా ఉంచడానికి — తక్కువ శ్రమతో కూడిన మార్గం. నిబంధనలు, పరిమితులు మారుతుంటాయి, కాబట్టి మీ దుకాణానికి ఏమి వర్తిస్తుందో gst.gov.in లో లేదా మీ CA తో నిర్ధారించుకోండి.
Yojika తో దీన్ని సులభమైన మార్గంలో చేయడం
Yojika అనేది భారతీయ చిన్న దుకాణాల కోసం రూపొందించిన ఆఫ్లైన్-మొదటి GST బిల్లింగ్ సాఫ్ట్వేర్. కొనుగోళ్లు మీ వస్తువుల స్టాక్ నింపుతాయి, వెండర్ లెడ్జర్కు పోస్ట్ అవుతాయి; ఖర్చులు వర్గాలుగా అమరతాయి, ఐచ్ఛిక ITC విభజనతో; ఇంకా నివేదికలు అన్నింటినీ లాభం గురించి స్పష్టమైన చిత్రంగా మారుస్తాయి — అంతా మీ సొంత PC లోనే, క్లౌడ్ అవసరం లేదు.
- ఫీచర్ల పేజీ లో ఏమేమి ఉన్నాయో చూడండి.
- ధరల పేజీ లో సాధారణ, పారదర్శక ధరలను చూడండి.
- లేదా Yojika ను డౌన్లోడ్ చేసుకుని 14 రోజులు ఉచితంగా ప్రయత్నించండి.
కొనసాగించండి: మీ దుకాణ ఇన్వెంటరీని నిర్వహించడం నేర్చుకోండి, మీ రోజువారీ అమ్మకాల నివేదికను చదవండి, ఇంకా డిజిటల్ ఉధారి ఖాతా తో బాకీలను ట్రాక్ చేయండి.
ఈ వ్యాసం సాధారణ సమాచారం మాత్రమే, పన్ను సలహా కాదు. GST నిబంధనలు, పరిమితులు మారుతుంటాయి — ప్రస్తుత స్థితిని gst.gov.in లో లేదా మీ CA తో నిర్ధారించుకోండి.