तुम्ही दुकान चालवत असाल, तर रोज दोन प्रकारे पैसा बाहेर जातो: विकण्यासाठी घेतलेला माल (खरेदी) आणि भाडे व वीज यांसारखे दुकानाचे चालू खर्च (खर्च). छोट्या दुकानासाठी खरेदी आणि खर्च नोंदवणे शिकल्याने तुमचा स्टॉक, पुरवठादारांची देणी आणि खरा नफा अचूक राहतो — आणि कधी GST नोंदी मागितल्या गेल्यास तुम्ही तयार राहता. हे मार्गदर्शक फरक काय आहे, प्रत्येक स्वच्छपणे कसा नोंदवायचा, इनपुट टॅक्स क्रेडिट कधी घेता येते, आणि कोणते अहवाल हे सगळे एकत्र जोडतात हे समजावून सांगते.
खरेदी विरुद्ध खर्च — महत्त्वाचा फरक
दोन्ही सारखे वाटतात (गल्ल्यातून पैसा बाहेर जातो), पण तुमच्या हिशोबात ते वेगळ्या पद्धतीने वागतात, म्हणून त्यांना वेगळे ठेवा:
| खरेदी | खर्च | |
|---|---|---|
| काय आहे | पुन्हा विकण्यासाठी घेतलेला माल | दुकान चालवण्याचा खर्च |
| उदाहरणे | तांदळाच्या गोण्या, कागदाचे रीम, मोबाइल स्टॉक | भाडे, वीज, पगार, दुरुस्ती |
| स्टॉकला स्पर्श करतो? | हो — वस्तूचे प्रमाण वाढते | नाही |
| पुरवठादाराची देणी तयार करतो? | हो — नंतर चुकवायची देय रक्कम | बहुतेक जागच्या जागी दिलेला |
| Yojika मध्ये नोंद | खरेदी बिल (Purchases स्क्रीन) | खर्च (Expenses स्क्रीन) |
हा विभाग नीट केल्यानेच तुम्हाला “मी खरोखर किती कमावले?” या प्रश्नाचे उत्तर देता येते — नफा म्हणजे विक्री वजा मालाची किंमत वजा चालू खर्च.
खरेदी बिल कसे नोंदवायचे
खरेदी बिल म्हणजे तुमचा पुरवठादार तुम्हाला देतो ते कागदी बिल. ते नोंदवल्याने एकाच वेळी दोन उपयुक्त गोष्टी होतात: वस्तूंचा स्टॉक भरतो आणि त्या पुरवठादाराला अजून किती द्यायचे आहे याचा हिशोब राहतो.
- Purchases स्क्रीन उघडा आणि New purchase वर क्लिक करा.
- वेंडर (तुमचा पुरवठादार) निवडा. अजून सेव्ह केला नाही? पिकरमधूनच तयार करा.
- पुरवठादाराचा बिल क्रमांक आणि बिल तारीख भरा — कागदी बिलावर छापलेला क्रमांक. Yojika बिलाला त्याचा स्वतःचा अंतर्गत क्रमांकही देते जेणेकरून तो तुम्हाला नेहमी सापडतो.
- प्रत्येक वस्तू एक ओळ म्हणून जोडा: वस्तू, प्रमाण आणि दर निवडा.
- पुरवठादाराने दर कसा सांगितला त्यानुसार Incl. GST किंवा Excl. GST निवडा.
- एकूण रक्कम तपासा आणि Save करा.
Yojika कर आपोआप विभागते — पुरवठादार तुमच्याच राज्यातील असेल तर CGST + SGST, आणि दुसऱ्या राज्यातील असेल तर IGST — वेंडरच्या GSTIN नुसार. बिल सेव्ह केल्याने त्यावरील प्रत्येक वस्तूचा स्टॉक वाढतो; तुम्ही माल परत पाठवलात तर डेबिट नोट काढा आणि त्याने तुमची देणी कमी होते. खरेदी त्यांच्या स्वतःच्या यादीत राहतात आणि तुमच्या विक्री बिलांमध्ये कधीही मिसळत नाहीत, त्यामुळे एकूण रकमेची पट्टी एका स्वच्छ प्रश्नाचे उत्तर देते: मला माझ्या पुरवठादारांना अजून किती द्यायचे आहे?
दुकानाचा खर्च कसा नोंदवायचा
खर्च म्हणजे शटर उघडे ठेवणारे खर्च. Yojika तुम्हाला भारतीय दुकानांतील नेहमीच्या श्रेणींचा संच देऊन सुरुवात करते — Rent (भाडे), Electricity (वीज), Salaries (पगार), Transport (वाहतूक), Tea & snacks (चहा-नाश्ता), Repairs (दुरुस्ती) आणि Other (इतर) — आणि तुम्ही स्वतःच्याही जोडू शकता.
- Expenses स्क्रीन उघडा आणि New expense वर क्लिक करा.
- एक Category (श्रेणी) निवडा (यादी छोटी असल्यास Categories मधून आणखी जोडा).
- Amount (रक्कम) आणि Date (तारीख) भरा.
- तुम्ही कसे दिले ते निवडा — Cash, UPI, Card, Bank, Cheque किंवा Other.
- लक्षात राहण्यास मदत होत असेल तर Notes जोडा, मग सेव्ह करा.
स्क्रीन तुम्ही निवडलेल्या तारीख-कालावधीचा एकूण आणि प्रत्येक श्रेणीसाठी एक चिप दाखवते, त्यामुळे (उदाहरणार्थ) वीज वाढत चालली आहे हे तुम्हाला एका नजरेत दिसते.
खर्चावर इनपुट टॅक्स क्रेडिट (ITC) घेणे
एखाद्या खर्चावर तुम्हाला परत मिळवता येईल असा GST असेल, तर Claim Input Tax Credit (ITC) चालू करा. मग Yojika ती रक्कम GST-सहित मानते, तुम्हाला दर निवडू देते, आणि विभाजन दाखवते — करपात्र मूल्य आणि तुमच्या रकमेत असलेला GST — जे नंतर तुमच्या GST अहवालांना पुरवले जाते.
इथे काळजी घ्या: ITC फक्त वैध टॅक्स इनव्हॉइसने समर्थित असलेल्या खऱ्या व्यवसाय खर्चांसाठीच असते, आणि कायदा काही गोष्टींवर ती अडवतो (उदाहरणार्थ, अन्न व पेये). ती घेण्यासाठी एक मुदतही असते. एखादा खर्च पात्र ठरतो का हे ठरवणे तुमच्या हिशोबनीसाचे काम आहे — Yojika मध्ये त्यावर खूण करा, पण त्या क्रेडिटवर अवलंबून राहण्यापूर्वी cbic.gov.in वर सध्याचे ITC नियम तपासा किंवा तुमच्या CA कडून खात्री करून घ्या.
विक्री नसलेला आत येणारा पैसा
व्याज, तुम्हाला मिळणारे भाडे, किंवा एखादे छोटे कमिशन ही विक्री नाही — ती Other income (इतर उत्पन्न) अंतर्गत नोंदवा. हे Expenses सारखेच चालते पण त्यात GST विभाग नसतो: तो फक्त आत आलेल्या पैशाची साधी नोंद असते.
एक उदाहरण — अंजलीचे स्टेशनरी दुकान, नागपूर
अंजली नागपूर, महाराष्ट्र येथे स्टेशनरी दुकान चालवते. तिच्या हिशोबातला एक नेहमीचा दिवस असा. ती व्यवहार करणारे सगळे महाराष्ट्रातील आहेत, त्यामुळे प्रत्येक कर CGST + SGST मध्ये विभागतो (राज्यांतर्गत विक्री).
तिच्या घाऊक विक्रेत्याकडून एक खरेदी, विदर्भ पेपर मार्ट (नागपूर):
- A4 कागदाचे 20 रीम ₹250 दराने = ₹5,000 करपात्र मूल्य.
- GST 18% ने (उदाहरणादाखल — तुमच्या मालाचा दर खात्री करून घ्या) → CGST 9% = ₹450 आणि SGST 9% = ₹450.
- बिल एकूण = ₹5,000 + ₹450 + ₹450 = ₹5,900.
हे नोंदवल्याने तिच्या कागद स्टॉकमध्ये 20 रीम जोडले जातात आणि पैसे देईपर्यंत विदर्भ पेपर मार्टला ₹5,900 देय असल्याचे दाखवते.
त्या महिन्यातील तिचे खर्च:
- दुकानाचे Rent (भाडे) — ₹8,000 (साधा खर्च, ITC नाही).
- Electricity (वीज) — ₹1,500 (साधा खर्च, ITC नाही).
- GST-नोंदणीकृत तंत्रज्ञाकडून प्रिंटरची Repair (दुरुस्ती) — ₹1,180, पूर्ण दिले. ती 18% वर Claim ITC चालू करते, आणि Yojika ₹1,180 ला ₹1,000 करपात्र + ₹180 GST (CGST ₹90 + SGST ₹90) असे दाखवते.
तिच्या Expenses स्क्रीनवर महिन्याचा एकूण ₹10,680 दिसतो (₹8,000 + ₹1,500 + ₹1,180 — तिने दिलेली पूर्ण रक्कम, ITC धरून). तिने कमावलेले ₹500 कमिशन Other income अंतर्गत जाते. प्रत्येक आकडा एका कागदपत्राशी जुळतो, आणि कधी नोंदी तपासल्या गेल्या तर नेमके हेच तुम्हाला हवे असते.
हे सगळे एकत्र आणणारे अहवाल
खरेदी आणि खर्च नोंदले की आकडे उत्तरांत बदलतात:
- डे बुक — एका दिवसातील प्रत्येक व्यवहार, आत आणि बाहेर, एका यादीत.
- खरेदी रजिस्टर — सर्व पुरवठादार बिले, तारीख आणि वेंडरनुसार गाळता येणारी.
- खर्च अहवाल — श्रेणी आणि कालावधीनुसार खर्च.
- नफा अहवाल आणि साधा P&L — विक्री वजा मालाची किंमत वजा चालू खर्च, त्यामुळे दुकानाने खरोखर काय कमावले ते तुम्हाला दिसते.
प्रत्येक अहवाल तुमच्या हिशोबनीसासाठी CSV, PDF किंवा Excel मध्ये एक्सपोर्ट होतो.
प्रत्येक नोंद ठेवण्याचा त्रास का घ्यायचा?
तुमचे स्वतःचे आकडे कळण्यापलीकडे, GST कायदा नोंदणीकृत दुकानाकडून योग्य हिशोब ठेवण्याची अपेक्षा करतो. CGST कलम 35 व नियम 56 सोबत वाचून, नोंदणीकृत व्यक्ती आवक पुरवठा (तुमच्या खरेदी), स्टॉक, आणि संबंधित बिले व नोट्सचा खरा हिशोब ठेवते (cbic.gov.in वर नियम पहा). प्रत्येक खरेदी बिल आणि खर्च घडतो तसा नोंदवणे हा तो पूर्ण करण्याचा — आणि इनपुट टॅक्स क्रेडिटचा माग तयार ठेवण्याचा — सर्वात कमी त्रासाचा मार्ग आहे. नियम आणि मर्यादा बदलत असतात, त्यामुळे तुमच्या दुकानाला काय लागू होते ते gst.gov.in वर किंवा तुमच्या CA कडून खात्री करून घ्या.
Yojika सोबत हे सोप्या पद्धतीने करणे
Yojika हे भारतीय छोट्या दुकानांसाठी बनवलेले ऑफलाइन-फर्स्ट GST बिलिंग सॉफ्टवेअर आहे. खरेदी तुमच्या वस्तूंचा स्टॉक भरतात आणि वेंडर खात्यावर नोंदतात; खर्च ऐच्छिक ITC विभाजनासह श्रेणींत लागतात; आणि अहवाल हे सगळे नफ्याच्या स्पष्ट चित्रात बदलतात — सर्व तुमच्याच PC वर, क्लाउडची गरज नाही.
- features पानावर काय काय समाविष्ट आहे ते पहा.
- pricing पानावर साधी, पारदर्शक किंमत तपासा.
- किंवा Yojika डाउनलोड करा आणि 14 दिवस मोफत वापरून पहा.
पुढे चालू ठेवा: तुमच्या दुकानाचा स्टॉक कसा व्यवस्थापित करायचा हे शिका, तुमचा रोजचा विक्री अहवाल वाचा, आणि डिजिटल उधार खाते वापरून देणी सांभाळा.
हा लेख सर्वसाधारण माहिती आहे, कर सल्ला नाही. GST नियम आणि मर्यादा बदलतात — सध्याची स्थिती gst.gov.in वर किंवा तुमच्या CA कडून खात्री करून घ्या.