ചെറിയ കടയ്ക്ക് വാങ്ങലുകളും ചെലവുകളും എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്താം

നിങ്ങൾ ഒരു കട നടത്തുന്നുവെങ്കിൽ, രണ്ട് തരം പണം ദിവസവും പുറത്തേക്ക് പോകുന്നു: വിൽക്കാൻ വേണ്ടി വാങ്ങുന്ന സ്റ്റോക്ക് (വാങ്ങലുകൾ), വാടക, വൈദ്യുതി പോലുള്ള കടയുടെ നടത്തിപ്പു ചെലവുകൾ (ചെലവുകൾ). ചെറിയ കടയ്ക്ക് വാങ്ങലുകളും ചെലവുകളും രേഖപ്പെടുത്താൻ പഠിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് എണ്ണം, വിതരണക്കാരുടെ കടം, യഥാർത്ഥ ലാഭം എന്നിവ കൃത്യമായി വയ്ക്കുന്നു — GST രേഖകൾ എപ്പോഴെങ്കിലും ചോദിച്ചാൽ നിങ്ങളെ തയ്യാറാക്കി വയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഈ വ്യത്യാസം, ഓരോന്നും വൃത്തിയായി എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്താം, എപ്പോൾ ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് അവകാശപ്പെടാം, എല്ലാം ഒരുമിച്ചു ചേർക്കുന്ന റിപ്പോർട്ടുകൾ ഏതൊക്കെ — ഈ ഗൈഡ് അതെല്ലാം വിശദീകരിക്കുന്നു.

വാങ്ങലുകൾ vs ചെലവുകൾ — പ്രധാനമായ വ്യത്യാസം

രണ്ടും ഒരുപോലെ തോന്നും (പണം കൗണ്ടറിൽ നിന്ന് പോകുന്നു), പക്ഷേ നിങ്ങളുടെ കണക്കുകളിൽ അവ വ്യത്യസ്തമായി പെരുമാറുന്നു, അതിനാൽ അവയെ വേറിട്ട് വയ്ക്കുക:

ഈ വേർതിരിവ് ശരിയായി ചെയ്യുന്നതാണ് “ഞാൻ യഥാർത്ഥത്തിൽ എത്ര സമ്പാദിച്ചു?” എന്നതിന് ഉത്തരം നൽകാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നത് — ലാഭം എന്നാൽ വിൽപ്പന മൈനസ് സാധനങ്ങളുടെ വില മൈനസ് നടത്തിപ്പു ചെലവുകൾ.

ഒരു വാങ്ങൽ ബിൽ എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്താം

നിങ്ങളുടെ വിതരണക്കാരൻ നൽകുന്ന പേപ്പർ ബില്ലാണ് വാങ്ങൽ ബിൽ. അത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് ഒരേസമയം രണ്ട് ഉപകാരപ്രദമായ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യുന്നു: അത് ഇനങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് കൂട്ടുന്നു, ആ വിതരണക്കാരന് ഇനിയും എത്ര കൊടുക്കാനുണ്ട് എന്ന് ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നു.

1. വാങ്ങലുകൾ സ്ക്രീൻ തുറന്ന് പുതിയ വാങ്ങൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. വെണ്ടർ (നിങ്ങളുടെ വിതരണക്കാരൻ) തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഇനിയും സേവ് ചെയ്തിട്ടില്ലേ? പിക്കറിൽ നിന്ന് അവരെ സൃഷ്ടിക്കുക.
3. വിതരണക്കാരന്റെ ബിൽ നമ്പറും ബിൽ തീയതിയും — പേപ്പർ ബില്ലിൽ അച്ചടിച്ച നമ്പർ — നൽകുക. Yojika ബില്ലിന് സ്വന്തമായി ഒരു ആന്തരിക നമ്പറും നൽകുന്നു, അതിനാൽ അത് എപ്പോഴും കണ്ടെത്താം.
4. ഓരോ ഇനവും ഒരു വരിയായി ചേർക്കുക: ഇനം, എണ്ണം, നിരക്ക് എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
5. വിതരണക്കാരൻ നിരക്ക് പറഞ്ഞ രീതി അനുസരിച്ച് Incl. GST അല്ലെങ്കിൽ Excl. GST തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
6. മൊത്തം തുകകൾ പരിശോധിച്ച് സേവ് ചെയ്യുക.

വിതരണക്കാരൻ നിങ്ങളുടെ അതേ സംസ്ഥാനത്താണെങ്കിൽ CGST + SGST ആയും, മറ്റൊരു സംസ്ഥാനത്താണെങ്കിൽ IGST ആയും — വെണ്ടറുടെ GSTIN അടിസ്ഥാനമാക്കി Yojika നികുതി സ്വയമേവ വിഭജിക്കുന്നു. ബിൽ സേവ് ചെയ്യുന്നത് അതിലുള്ള ഓരോ ഇനത്തിന്റെയും സ്റ്റോക്ക് കൂട്ടുന്നു; നിങ്ങൾ സാധനങ്ങൾ തിരികെ അയച്ചാൽ, ഒരു ഡെബിറ്റ് നോട്ട് ഉണ്ടാക്കുക, അത് നിങ്ങൾ കൊടുക്കാനുള്ളത് കുറയ്ക്കുന്നു. വാങ്ങലുകൾ അവയുടെ സ്വന്തം ലിസ്റ്റിലാണ്, ഒരിക്കലും നിങ്ങളുടെ വിൽപ്പന ഇൻവോയ്സുകളുമായി കൂടിക്കലരുന്നില്ല, അതിനാൽ മൊത്തം കണക്കുകൾ ഒരു വൃത്തിയുള്ള ചോദ്യത്തിന് ഉത്തരം നൽകുന്നു: എന്റെ വിതരണക്കാർക്ക് ഞാൻ ഇനിയും എത്ര കൊടുക്കാനുണ്ട്?

ഒരു കട ചെലവ് എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്താം

കട തുറന്നു വയ്ക്കുന്ന ചെലവുകളാണ് ചെലവുകൾ. ഇന്ത്യൻ കടകൾക്ക് പൊതുവായ ഒരു കൂട്ടം വിഭാഗങ്ങളോടെ Yojika നിങ്ങളെ തുടങ്ങിവയ്ക്കുന്നു — വാടക, വൈദ്യുതി, ശമ്പളം, ഗതാഗതം, ചായ & പലഹാരം, റിപ്പയർ, മറ്റുള്ളവ — നിങ്ങൾക്ക് സ്വന്തമായവ ചേർക്കാം.

1. ചെലവുകൾ സ്ക്രീൻ തുറന്ന് പുതിയ ചെലവ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. ഒരു വിഭാഗം തിരഞ്ഞെടുക്കുക (ലിസ്റ്റ് ചെറുതാണെങ്കിൽ വിഭാഗങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് കൂടുതൽ ചേർക്കുക).
3. തുകയും തീയതിയും നൽകുക.
4. നിങ്ങൾ എങ്ങനെ പണം നൽകി എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക — ക്യാഷ്, UPI, കാർഡ്, ബാങ്ക്, ചെക്ക് അല്ലെങ്കിൽ മറ്റുള്ളവ.
5. ഓർത്തുവയ്ക്കാൻ സഹായകമെങ്കിൽ കുറിപ്പുകൾ ചേർത്ത് സേവ് ചെയ്യുക.

നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്ന തീയതി പരിധിക്ക് ഒരു മൊത്തം തുകയും ഓരോ വിഭാഗത്തിനും ഒരു ചിപ്പും സ്ക്രീൻ കാണിക്കുന്നു, അതിനാൽ (ഉദാഹരണത്തിന്) വൈദ്യുതി ചെലവ് കൂടിവരുന്നത് ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ കാണാം.

ഒരു ചെലവിന്റെ ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് (ITC) അവകാശപ്പെടൽ

ഒരു ചെലവിൽ നിങ്ങൾക്ക് തിരികെ അവകാശപ്പെടാൻ അർഹതയുള്ള GST ഉണ്ടെങ്കിൽ, ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് (ITC) അവകാശപ്പെടുക ഓണാക്കുക. അപ്പോൾ Yojika ആ തുകയെ GST ഉൾപ്പെടുന്നതായി കണക്കാക്കുന്നു, നിരക്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു, വിഭജനം കാണിക്കുന്നു — നികുതി ചുമത്താവുന്ന മൂല്യവും നിങ്ങളുടെ തുകയ്ക്കുള്ളിലിരിക്കുന്ന GST-യും — അത് പിന്നീട് നിങ്ങളുടെ GST റിപ്പോർട്ടുകളിലേക്ക് പോകുന്നു.

ഇവിടെ ശ്രദ്ധിക്കുക: സാധുവായ ഒരു ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് പിന്തുണയുള്ള യഥാർത്ഥ ബിസിനസ് ചെലവുകൾക്ക് മാത്രമാണ് ITC, ചില കാര്യങ്ങളിൽ (ഉദാഹരണത്തിന്, ഭക്ഷണവും പാനീയങ്ങളും) നിയമം അത് തടയുന്നു. അത് അവകാശപ്പെടാൻ ഒരു അവസാന തീയതിയും ഉണ്ട്. ഒരു പ്രത്യേക ചെലവ് അർഹമാണോ എന്നത് നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റിന്റെ തീരുമാനമാണ് — Yojika-യിൽ അത് അടയാളപ്പെടുത്തുക, പക്ഷേ ആ ക്രെഡിറ്റിനെ ആശ്രയിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് നിലവിലെ ITC നിയമങ്ങൾ cbic.gov.in-ൽ ഉറപ്പാക്കുക അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി ഉറപ്പാക്കുക.

വിൽപ്പനയല്ലാത്ത വരവുകൾ

പലിശ, നിങ്ങൾക്ക് കിട്ടുന്ന വാടക, അല്ലെങ്കിൽ ചെറിയ കമ്മീഷൻ എന്നിവ വിൽപ്പനയല്ല — അവ മറ്റ് വരുമാനം എന്നതിന് കീഴിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക. ഇത് ചെലവുകൾ പോലെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു, പക്ഷേ GST വിഭാഗമില്ല: വന്ന പണത്തിന്റെ ഒരു ലളിതമായ രേഖ മാത്രമാണിത്.

ഒരു ഉദാഹരണം — അഞ്ജലിയുടെ സ്റ്റേഷനറി കട, നാഗ്പൂർ

അഞ്ജലി നാഗ്പൂർ, മഹാരാഷ്ട്രയിൽ ഒരു സ്റ്റേഷനറി കട നടത്തുന്നു. അവരുടെ കണക്കുകളിലെ ഒരു സാധാരണ ദിവസം ഇതാ. അവർ ഇടപെടുന്നവരെല്ലാം മഹാരാഷ്ട്രയിലായതിനാൽ, ഓരോ നികുതിയും CGST + SGST ആയി വിഭജിക്കുന്നു (ഒരു ഇൻട്രാ-സ്റ്റേറ്റ് വിൽപ്പന).

അവരുടെ മൊത്തവ്യാപാരി വിദർഭ പേപ്പർ മാർട്ട് (നാഗ്പൂർ)-ൽ നിന്നുള്ള ഒരു വാങ്ങൽ:

• ₹250 നിരക്കിൽ 20 റീം A4 പേപ്പർ = ₹5,000 നികുതി ചുമത്താവുന്ന മൂല്യം.
• 18% നിരക്കിൽ GST (ഉദാഹരണം മാത്രം — നിങ്ങളുടെ സാധനങ്ങൾക്കുള്ള നിരക്ക് ഉറപ്പാക്കുക) → CGST 9% = ₹450, SGST 9% = ₹450.
• ബിൽ മൊത്തം = ₹5,000 + ₹450 + ₹450 = ₹5,900.

ഇത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് അവരുടെ പേപ്പർ സ്റ്റോക്കിലേക്ക് 20 റീം ചേർക്കുന്നു, അവർ പണം നൽകുന്നതുവരെ വിദർഭ പേപ്പർ മാർട്ടിന് ₹5,900 കൊടുക്കാനുണ്ട് എന്ന് കാണിക്കുന്നു.

ആ മാസത്തെ അവരുടെ ചെലവുകൾ:

• കട വാടക — ₹8,000 (സാധാരണ ചെലവ്, ITC ഇല്ല).
• വൈദ്യുതി — ₹1,500 (സാധാരണ ചെലവ്, ITC ഇല്ല).
• GST-രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ഒരു ടെക്നീഷ്യൻ ചെയ്ത പ്രിന്റർ റിപ്പയർ — ₹1,180, മുഴുവനും നൽകി. അവർ 18%-ൽ ITC അവകാശപ്പെടുക ഓണാക്കുന്നു, Yojika ₹1,180-നെ ₹1,000 നികുതി ചുമത്താവുന്നത് + ₹180 GST (CGST ₹90 + SGST ₹90) ആയി കാണിക്കുന്നു.

ആ മാസത്തെ അവരുടെ ചെലവുകൾ സ്ക്രീൻ മൊത്തം ₹10,680 (₹8,000 + ₹1,500 + ₹1,180 — ITC ഉൾപ്പെടെ അവർ നൽകിയ മുഴുവൻ തുക) കാണിക്കുന്നു. അവർ സമ്പാദിച്ച ₹500 കമ്മീഷൻ മറ്റ് വരുമാനം-ത്തിന് കീഴിൽ പോകുന്നു. ഓരോ കണക്കും ഒരു രേഖയിലേക്ക് ചേരുന്നു, രേഖകൾ എപ്പോഴെങ്കിലും പരിശോധിക്കപ്പെട്ടാൽ നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമായത് ഇതുതന്നെയാണ്.

എല്ലാം ഒരുമിച്ചു ചേർക്കുന്ന റിപ്പോർട്ടുകൾ

വാങ്ങലുകളും ചെലവുകളും അകത്തുവന്നാൽ, കണക്കുകൾ ഉത്തരങ്ങളായി മാറുന്നു:

• ഡേ ബുക്ക് — ഒരു ദിവസത്തെ എല്ലാ ഇടപാടും, വരവും ചെലവും, ഒറ്റ ലിസ്റ്റിൽ.
• വാങ്ങൽ രജിസ്റ്റർ — എല്ലാ വിതരണക്കാരുടെ ബില്ലുകളും, തീയതിയും വെണ്ടറും അനുസരിച്ച് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാം.
• ചെലവ് റിപ്പോർട്ട് — വിഭാഗവും കാലയളവും അനുസരിച്ചുള്ള ചെലവ്.
• ലാഭ റിപ്പോർട്ടുകളും ലളിതമായ ഒരു P&L-ഉം — വിൽപ്പന മൈനസ് സാധനങ്ങളുടെ വില മൈനസ് നടത്തിപ്പു ചെലവുകൾ, അതിനാൽ കട യഥാർത്ഥത്തിൽ എത്ര ഉണ്ടാക്കി എന്ന് കാണാം.

എല്ലാ റിപ്പോർട്ടും നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റിന് വേണ്ടി CSV, PDF അല്ലെങ്കിൽ Excel-ലേക്ക് കയറ്റുമതി ചെയ്യാം.

ഓരോന്നും എന്തിന് രേഖപ്പെടുത്തണം?

സ്വന്തം കണക്കുകൾ അറിയുന്നതിനപ്പുറം, ഒരു രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത കട ശരിയായ കണക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കാൻ GST നിയമം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു. CGST Section 35 read with Rule 56 പ്രകാരം, ഒരു രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത വ്യക്തി അകത്തേക്കുള്ള വിതരണങ്ങളുടെ (നിങ്ങളുടെ വാങ്ങലുകൾ), സ്റ്റോക്ക്, അനുബന്ധ ബില്ലുകളും നോട്ടുകളും എന്നിവയുടെ കൃത്യമായ കണക്ക് സൂക്ഷിക്കുന്നു (നിയമങ്ങൾ cbic.gov.in-ൽ കാണുക). ഓരോ വാങ്ങൽ ബില്ലും ചെലവും സംഭവിക്കുമ്പോൾ തന്നെ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതാണ് അത് നിറവേറ്റാനുള്ള — ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് ട്രെയിൽ തയ്യാറാക്കി വയ്ക്കാനുള്ള — ഏറ്റവും എളുപ്പമുള്ള വഴി. നിയമങ്ങളും പരിധികളും മാറുന്നു, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ കടയ്ക്ക് എന്ത് ബാധകമാണ് എന്ന് gst.gov.in-ൽ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി ഉറപ്പാക്കുക.

Yojika ഉപയോഗിച്ച് ഇത് എളുപ്പവഴിക്ക് ചെയ്യാം

Yojika ഇന്ത്യൻ ചെറുകടകൾക്കായി നിർമ്മിച്ച ഓഫ്‌ലൈൻ-ഫസ്റ്റ് GST ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറാണ്. വാങ്ങലുകൾ നിങ്ങളുടെ ഇനങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് കൂട്ടുകയും വെണ്ടർ ലെഡ്ജറിലേക്ക് പോസ്റ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു; ചെലവുകൾ ഐച്ഛികമായ ITC വിഭജനത്തോടെ വിഭാഗങ്ങളായി തരംതിരിക്കുന്നു; റിപ്പോർട്ടുകൾ അതെല്ലാം ലാഭത്തിന്റെ വ്യക്തമായ ഒരു ചിത്രമാക്കി മാറ്റുന്നു — എല്ലാം നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം PC-യിൽ, ക്ലൗഡ് ആവശ്യമില്ല.

• ഫീച്ചേഴ്സ് പേജിൽ എന്തൊക്കെ ഉൾപ്പെടുന്നു എന്ന് കാണുക.
• പ്രൈസിംഗ് പേജിൽ ലളിതവും സുതാര്യവുമായ വില പരിശോധിക്കുക.
• അല്ലെങ്കിൽ Yojika ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത് 14 ദിവസം സൗജന്യമായി പരീക്ഷിക്കുക.

തുടരുക: നിങ്ങളുടെ കടയുടെ ഇൻവെന്ററി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെ എന്ന് പഠിക്കുക, നിങ്ങളുടെ ദൈനംദിന വിൽപ്പന റിപ്പോർട്ട് വായിക്കുക, ഡിജിറ്റൽ ഉധാർ ഖാത ഉപയോഗിച്ച് കടം ട്രാക്ക് ചെയ്യുക.

ഈ ലേഖനം പൊതുവായ വിവരമാണ്, നികുതി ഉപദേശമല്ല. GST നിയമങ്ങളും പരിധികളും മാറുന്നു — നിലവിലെ സ്ഥിതി gst.gov.in-ൽ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി ഉറപ്പാക്കുക.