अगर आप दुकान चलाते हैं, तो हर दिन दो तरह का पैसा बाहर जाता है: बेचने के लिए खरीदा गया स्टॉक (खरीद) और दुकान चलाने के रोज़ के खर्च जैसे किराया और बिजली (खर्च)। छोटी दुकान में खरीद और खर्च दर्ज करना सीख लेने से आपका स्टॉक, सप्लायर का बकाया और असली मुनाफ़ा सही रहता है — और अगर कभी GST रिकॉर्ड मांगे जाएं तो आप तैयार रहते हैं। यह गाइड बताती है कि फ़र्क़ क्या है, हर एक को साफ़-सुथरे तरीके से कैसे दर्ज करें, इनपुट टैक्स क्रेडिट कब ले सकते हैं, और कौन-सी रिपोर्ट सब कुछ आपस में जोड़ती हैं।
खरीद बनाम खर्च — वह फ़र्क़ जो मायने रखता है
दोनों एक जैसे लगते हैं (गल्ले से पैसा निकलना), पर आपके बहीखाते में इनका बर्ताव अलग होता है, इसलिए इन्हें अलग रखें:
| खरीद | खर्च | |
|---|---|---|
| यह क्या है | स्टॉक जिसे आप दोबारा बेचते हैं | दुकान चलाने की लागत |
| उदाहरण | चावल की बोरियां, कागज़ के रीम, फ़ोन का स्टॉक | किराया, बिजली, तनख़्वाह, मरम्मत |
| स्टॉक पर असर? | हां — आइटम की मात्रा बढ़ती है | नहीं |
| सप्लायर का बकाया बनता है? | हां — एक देय राशि जो आप बाद में चुकाते हैं | आम तौर पर हाथों-हाथ चुकाया जाता है |
| Yojika में कैसे दर्ज होता है | एक खरीद बिल (Purchases स्क्रीन) | एक खर्च (Expenses स्क्रीन) |
इस बंटवारे को सही करना ही आपको यह जवाब देने देता है कि “मैंने असल में कमाया क्या?” — मुनाफ़ा है बिक्री घटा बेचे गए माल की लागत घटा चलाने के खर्च।
खरीद बिल कैसे दर्ज करें
खरीद बिल वह कागज़ी बिल है जो आपका सप्लायर आपको देता है। इसे दर्ज करने से एक साथ दो काम होते हैं: आइटमों का स्टॉक बढ़ता है और यह ट्रैक होता है कि आप उस सप्लायर को अभी कितना देना बाक़ी है।
- Purchases स्क्रीन खोलें और New purchase पर क्लिक करें।
- वेंडर (आपका सप्लायर) चुनें। अभी सेव नहीं है? पिकर से ही उसे बनाएं।
- सप्लायर बिल नंबर और बिल तारीख़ डालें — वही नंबर जो कागज़ी बिल पर छपा है। Yojika बिल को उसका अपना अंदरूनी नंबर भी देता है ताकि आप उसे हमेशा ढूंढ सकें।
- हर आइटम को एक लाइन के रूप में जोड़ें: आइटम, मात्रा, और दर चुनें।
- सप्लायर ने दर कैसे बताई, उसके हिसाब से Incl. GST या Excl. GST चुनें।
- कुल जोड़ जांचें और Save करें।
Yojika टैक्स अपने-आप बांट देता है — सप्लायर आपके अपने राज्य में हो तो CGST + SGST, और दूसरे राज्य में हो तो IGST — वेंडर के GSTIN के आधार पर। बिल सेव करने से उस पर मौजूद हर आइटम का स्टॉक बढ़ता है; अगर आप माल वापस भेजते हैं, तो एक डेबिट नोट बनाएं और वह आपके बकाया को घटा देता है। खरीद अपनी अलग सूची में रहती है और कभी आपके बिक्री बिलों से नहीं मिलती, इसलिए कुल जोड़ की पट्टी एक साफ़ सवाल का जवाब देती है: मुझे अपने सप्लायरों को अभी कितना देना बाक़ी है?
दुकान का खर्च कैसे दर्ज करें
खर्च वे लागतें हैं जो शटर खुला रखती हैं। Yojika आपको भारतीय दुकानों की आम श्रेणियों के एक सेट के साथ शुरू करता है — Rent, Electricity, Salaries, Transport, Tea & snacks, Repairs और Other — और आप अपनी श्रेणियां भी जोड़ सकते हैं।
- Expenses स्क्रीन खोलें और New expense पर क्लिक करें।
- एक Category चुनें (सूची छोटी हो तो Categories से और जोड़ें)।
- Amount और Date डालें।
- आपने कैसे चुकाया वह चुनें — Cash, UPI, Card, Bank, Cheque या Other।
- याद रखने में मदद हो तो Notes जोड़ें, फिर सेव करें।
स्क्रीन आपकी चुनी हुई तारीख़ रेंज का कुल और हर श्रेणी के लिए एक चिप दिखाती है, ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि (मान लीजिए) बिजली का खर्च चढ़ रहा है।
किसी खर्च पर इनपुट टैक्स क्रेडिट (ITC) लेना
अगर किसी खर्च पर ऐसा GST लगा है जिसे वापस क्लेम करने के आप हक़दार हैं, तो Claim Input Tax Credit (ITC) चालू करें। तब Yojika रकम को GST-सहित मानता है, आपको दर चुनने देता है, और बंटवारा दिखाता है — करयोग्य मूल्य और आपकी रकम के अंदर बैठा GST — जो फिर आपकी GST रिपोर्ट में जुड़ जाता है।
यहां सावधान रहें: ITC सिर्फ़ असली व्यापारिक लागतों पर मिलता है जिनके पीछे एक वैध टैक्स इनवॉइस हो, और क़ानून इसे कुछ चीज़ों पर ब्लॉक करता है (जैसे खाने-पीने की चीज़ें)। इसे क्लेम करने की एक समय-सीमा भी होती है। कोई ख़ास खर्च योग्य है या नहीं, यह आपके अकाउंटेंट का फ़ैसला है — इसे Yojika में फ़्लैग करें, पर क्रेडिट पर भरोसा करने से पहले cbic.gov.in पर मौजूदा ITC नियम पक्के करें या अपने CA से।
ऐसा पैसा जो अंदर आता है पर बिक्री नहीं है
ब्याज, आपको मिलने वाला किराया, या कोई छोटा कमीशन बिक्री नहीं हैं — इन्हें Other income के तहत दर्ज करें। यह Expenses की तरह काम करता है पर इसमें कोई GST सेक्शन नहीं होता: यह बस पैसा आने का एक सादा रिकॉर्ड है।
एक हल किया उदाहरण — अंजली की स्टेशनरी दुकान, नागपुर
अंजली नागपुर, महाराष्ट्र में एक स्टेशनरी दुकान चलाती हैं। यहां उनके बहीखाते का एक आम दिन है। जिनसे भी उनका लेन-देन है वे सब महाराष्ट्र में हैं, इसलिए हर टैक्स CGST + SGST में बंटता है (एक राज्य-के-भीतर बिक्री)।
उनके थोक विक्रेता, विदर्भ पेपर मार्ट (नागपुर) से एक खरीद:
- A4 कागज़ के 20 रीम ₹250 के हिसाब से = ₹5,000 करयोग्य मूल्य।
- 18% पर GST (उदाहरण के तौर पर — अपने माल की दर पक्की करें) → CGST 9% = ₹450 और SGST 9% = ₹450।
- बिल का कुल = ₹5,000 + ₹450 + ₹450 = ₹5,900।
इसे दर्ज करने से उनके कागज़ के स्टॉक में 20 रीम जुड़ जाते हैं और जब तक वे भुगतान नहीं करतीं तब तक विदर्भ पेपर मार्ट को ₹5,900 देय दिखता है।
उस महीने उनके खर्च:
- दुकान का किराया (Rent) — ₹8,000 (सादा खर्च, कोई ITC नहीं)।
- बिजली (Electricity) — ₹1,500 (सादा खर्च, कोई ITC नहीं)।
- एक GST-रजिस्टर्ड तकनीशियन से प्रिंटर की मरम्मत (Repair) — ₹1,180, पूरा चुकाया। वे 18% पर Claim ITC चालू करती हैं, और Yojika ₹1,180 को ₹1,000 करयोग्य + ₹180 GST (CGST ₹90 + SGST ₹90) के रूप में दिखाता है।
महीने के लिए उनकी Expenses स्क्रीन का कुल ₹10,680 पढ़ता है (₹8,000 + ₹1,500 + ₹1,180 — पूरी रकम जो उन्होंने चुकाई, ITC सहित)। उन्होंने जो ₹500 कमीशन कमाया वह Other income के तहत जाता है। हर आंकड़ा किसी दस्तावेज़ से जुड़ता है, और अगर कभी रिकॉर्ड की जांच हो तो आपको यही चाहिए।
वे रिपोर्ट जो सब कुछ जोड़ती हैं
एक बार खरीद और खर्च दर्ज हो जाएं, तो आंकड़े जवाबों में बदल जाते हैं:
- डे बुक — किसी दिन का हर लेन-देन, अंदर और बाहर, एक ही सूची में।
- खरीद रजिस्टर — सारे सप्लायर बिल, तारीख़ और वेंडर से छांटे जा सकते हैं।
- खर्च रिपोर्ट — श्रेणी और अवधि के हिसाब से खर्च।
- मुनाफ़ा रिपोर्ट और एक सादा P&L — बिक्री घटा बेचे गए माल की लागत घटा चलाने के खर्च, ताकि आप देख सकें कि दुकान ने सच में क्या कमाया।
हर रिपोर्ट आपके अकाउंटेंट के लिए CSV, PDF या Excel में एक्सपोर्ट होती है।
हर एक को दर्ज करने की तकलीफ़ क्यों उठाएं?
अपने ख़ुद के आंकड़े जानने के अलावा, GST क़ानून एक रजिस्टर्ड दुकान से सही हिसाब रखने की अपेक्षा करता है। CGST धारा 35 के साथ नियम 56 के तहत, एक रजिस्टर्ड व्यक्ति इनवर्ड सप्लाई (आपकी खरीद), स्टॉक, और उनसे जुड़े बिल और नोट का सही हिसाब रखता है (नियम cbic.gov.in पर देखें)। हर खरीद बिल और खर्च को जैसे ही वह होता है वैसे ही दर्ज कर लेना इसे पूरा करने का सबसे कम तकलीफ़देह तरीक़ा है — और इनपुट टैक्स क्रेडिट का ब्योरा तैयार रखने का भी। नियम और सीमाएं बदलती रहती हैं, इसलिए आपकी दुकान पर क्या लागू होता है यह gst.gov.in पर या अपने CA से पक्का करें।
Yojika के साथ यह काम आसान तरीके से
Yojika भारतीय छोटी दुकानों के लिए बना ऑफ़लाइन-फ़र्स्ट GST बिलिंग सॉफ़्टवेयर है। खरीद आपके आइटमों का स्टॉक बढ़ाती है और वेंडर लेजर में पोस्ट होती है; खर्च एक वैकल्पिक ITC बंटवारे के साथ श्रेणियों में छंटते हैं; और रिपोर्ट यह सब मुनाफ़े की एक साफ़ तस्वीर में बदल देती हैं — सब आपके अपने PC पर, बिना किसी क्लाउड की ज़रूरत के।
- क्या-क्या शामिल है यह features पेज पर देखें।
- सरल, पारदर्शी क़ीमतें pricing पेज पर जांचें।
- या Yojika डाउनलोड करें और इसे 14 दिन मुफ़्त आज़माएं।
आगे बढ़ें: सीखें कि कैसे अपनी दुकान की इन्वेंट्री संभालें, अपनी रोज़ाना बिक्री रिपोर्ट पढ़ें, और दुकान का बकाया डिजिटल उधार खाता से ट्रैक करें।
यह लेख सामान्य जानकारी है, टैक्स सलाह नहीं। GST नियम और सीमाएं बदलती रहती हैं — मौजूदा स्थिति gst.gov.in पर या अपने CA से पक्की करें।