দোকান চালালে প্রতিদিন দু’রকমভাবে টাকা বেরিয়ে যায়: বিক্রির জন্য যে স্টক আপনি কেনেন (কেনাকাটা) এবং ভাড়া-বিদ্যুতের মতো দোকান চালানোর নিয়মিত খরচ (খরচ)। ছোট দোকানের কেনাকাটা ও খরচ নথিভুক্ত করতে শিখলে আপনার স্টকের হিসাব, সরবরাহকারীর বাকি এবং আসল লাভ সঠিক থাকে — আর কখনও GST-এর হিসাব চাওয়া হলে আপনি তৈরি থাকেন। এই গাইড ব্যাখ্যা করে তফাতটা কী, প্রতিটি কীভাবে পরিষ্কারভাবে লিখবেন, কখন ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট দাবি করতে পারবেন, আর কোন রিপোর্টগুলো সব একসাথে বেঁধে রাখে।
কেনাকাটা বনাম খরচ — যে তফাতটা জরুরি
দুটোই একরকম মনে হয় (গল্লা থেকে টাকা বেরোনো), কিন্তু আপনার হিসাবের খাতায় এদের আচরণ আলাদা, তাই এদের আলাদা রাখুন:
| কেনাকাটা | খরচ | |
|---|---|---|
| এটা কী | আবার বিক্রির জন্য কেনা স্টক | দোকান চালানোর একটি খরচ |
| উদাহরণ | চালের বস্তা, কাগজের রিম, ফোনের স্টক | ভাড়া, বিদ্যুৎ, বেতন, মেরামত |
| স্টক ছোঁয়? | হ্যাঁ — আইটেমের পরিমাণ বাড়ে | না |
| সরবরাহকারীর বাকি তৈরি করে? | হ্যাঁ — একটি বাকি যা পরে মেটান | সাধারণত তখনই মিটিয়ে দেওয়া হয় |
| Yojika-তে যেভাবে লেখা হয় | একটি কেনাকাটার বিল (Purchases স্ক্রিন) | একটি খরচ (Expenses স্ক্রিন) |
এই ভাগটা ঠিকভাবে করলেই আপনি জবাব দিতে পারবেন “আমি আসলে কত রোজগার করলাম?” — লাভ মানে বিক্রি বিয়োগ পণ্যের খরচ বিয়োগ চালানোর খরচ।
কেনাকাটার বিল কীভাবে লিখবেন
কেনাকাটার বিল হল সেই কাগজের বিল যা আপনার সরবরাহকারী আপনাকে দেন। এটি লিখলে একসাথে দুটো কাজের কাজ হয়: আইটেমগুলোর স্টক বাড়ে এবং সেই সরবরাহকারীর কাছে আপনি কত বাকি রইলেন তার হিসাব থাকে।
- Purchases স্ক্রিন খুলুন এবং New purchase-এ ক্লিক করুন।
- ভেন্ডর (আপনার সরবরাহকারী) বেছে নিন। এখনও সেভ করা নেই? পিকার থেকেই তৈরি করুন।
- সরবরাহকারীর বিল নম্বর এবং বিলের তারিখ লিখুন — কাগজের বিলে ছাপা নম্বরটি। Yojika বিলটিকে তার নিজস্ব একটি অভ্যন্তরীণ নম্বরও দেয়, যাতে আপনি সবসময় সেটি খুঁজে পান।
- প্রতিটি আইটেম একটি লাইন হিসেবে যোগ করুন: আইটেম, পরিমাণ, ও রেট বেছে নিন।
- সরবরাহকারী রেটটি কীভাবে বলেছেন তার উপর নির্ভর করে Incl. GST বা Excl. GST বেছে নিন।
- মোট যাচাই করে Save করুন।
Yojika ট্যাক্স নিজে থেকে ভাগ করে দেয় — সরবরাহকারী আপনার নিজের রাজ্যে থাকলে CGST + SGST, আর অন্য রাজ্যে থাকলে IGST — ভেন্ডরের GSTIN-এর ভিত্তিতে। বিল সেভ করলে তাতে থাকা প্রতিটি আইটেমের স্টক বেড়ে যায়; আপনি পণ্য ফেরত পাঠালে একটি ডেবিট নোট তৈরি করুন, তাতে আপনার বাকি কমে যায়। কেনাকাটা তাদের নিজস্ব তালিকায় থাকে এবং কখনও আপনার বিক্রির ইনভয়েসের সাথে মেশে না, তাই মোটের অংশটি একটি পরিষ্কার প্রশ্নের জবাব দেয়: আমার সরবরাহকারীদের কাছে আমি এখনও কত বাকি?
দোকানের খরচ কীভাবে লিখবেন
খরচ হল সেই সব ব্যয় যা শাটার খোলা রাখে। Yojika আপনাকে ভারতীয় দোকানের কিছু সাধারণ শ্রেণি দিয়ে শুরু করায় — Rent (ভাড়া), Electricity (বিদ্যুৎ), Salaries (বেতন), Transport (পরিবহন), Tea & snacks (চা-নাশতা), Repairs (মেরামত) এবং Other (অন্যান্য) — আর আপনি নিজেরও যোগ করতে পারেন।
- Expenses স্ক্রিন খুলুন এবং New expense-এ ক্লিক করুন।
- একটি Category (শ্রেণি) বেছে নিন (তালিকা ছোট হলে Categories দিয়ে আরও যোগ করুন)।
- Amount (পরিমাণ) এবং Date (তারিখ) লিখুন।
- কীভাবে দিলেন বেছে নিন — Cash, UPI, Card, Bank, Cheque বা Other।
- মনে রাখতে সুবিধা হলে Notes যোগ করুন, তারপর সেভ করুন।
স্ক্রিনটি আপনার বেছে নেওয়া তারিখের পরিসরের জন্য একটি মোট এবং প্রতিটি শ্রেণির জন্য একটি চিপ দেখায়, যাতে এক নজরেই দেখতে পান যে (ধরুন) বিদ্যুতের খরচ বাড়ছে।
একটি খরচে ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট (ITC) দাবি করা
কোনও খরচে যদি এমন GST থাকে যা ফেরত নেওয়ার অধিকার আপনার আছে, তাহলে Claim Input Tax Credit (ITC) চালু করুন। তখন Yojika পরিমাণটিকে GST-সহ ধরে, আপনাকে রেট বেছে নিতে দেয়, এবং ভাগটি দেখায় — করযোগ্য মূল্য এবং আপনার পরিমাণের ভেতরে থাকা GST — যা তারপর আপনার GST রিপোর্টে যায়।
এখানে সাবধান: ITC শুধু বৈধ ট্যাক্স ইনভয়েস সহ প্রকৃত ব্যবসার খরচের জন্য, আর আইন কিছু জিনিসে (যেমন খাবার ও পানীয়) তা আটকে দেয়। এটি দাবি করারও একটি সময়সীমা আছে। কোনও নির্দিষ্ট খরচ যোগ্য কিনা সেটি আপনার হিসাবরক্ষকের সিদ্ধান্ত — Yojika-তে চিহ্নিত করে রাখুন, কিন্তু ক্রেডিটের উপর নির্ভর করার আগে cbic.gov.in-এ বর্তমান ITC নিয়ম যাচাই করুন অথবা আপনার CA-র সাথে।
যে টাকা আসছে কিন্তু বিক্রি নয়
সুদ, আপনি যে ভাড়া পান, বা সামান্য কমিশন — এগুলো বিক্রি নয়। এদের Other income (অন্যান্য আয়)-এর অধীনে লিখুন। এটি Expenses-এর মতোই কাজ করে কিন্তু এতে কোনও GST অংশ নেই: এটি নিছক টাকা আসার একটি সাধারণ নথি।
একটি বাস্তব উদাহরণ — অঞ্জলির স্টেশনারি দোকান, নাগপুর
অঞ্জলি নাগপুর, মহারাষ্ট্র-এ একটি স্টেশনারি দোকান চালান। এই তাঁর হিসাবের খাতায় একটি সাধারণ দিন। তিনি যাদের সাথে লেনদেন করেন তাঁরা সবাই মহারাষ্ট্রে, তাই প্রতিটি ট্যাক্স CGST + SGST-এ ভাগ হয় (একটি রাজ্যের ভেতরের বিক্রি)।
তাঁর পাইকারি বিদর্ভ পেপার মার্ট (নাগপুর) থেকে একটি কেনাকাটা:
- ২০ রিম A4 কাগজ ₹250 দরে = ₹5,000 করযোগ্য মূল্য।
- 18% হারে GST (উদাহরণস্বরূপ — আপনার পণ্যের রেট যাচাই করুন) → CGST 9% = ₹450 এবং SGST 9% = ₹450।
- বিলের মোট = ₹5,000 + ₹450 + ₹450 = ₹5,900।
এটি লিখলে তাঁর কাগজের স্টকে ২০ রিম যোগ হয় এবং দাম না মেটানো পর্যন্ত বিদর্ভ পেপার মার্টের কাছে ₹5,900 বাকি দেখায়।
সেই মাসে তাঁর খরচ:
- দোকানের Rent (ভাড়া) — ₹8,000 (সাধারণ খরচ, ITC নেই)।
- Electricity (বিদ্যুৎ) — ₹1,500 (সাধারণ খরচ, ITC নেই)।
- একজন GST-রেজিস্টার্ড টেকনিশিয়ানের করা প্রিন্টার Repair (মেরামত) — ₹1,180, পুরোটা মেটানো। তিনি 18%-এ Claim ITC চালু করেন, আর Yojika ₹1,180-কে দেখায় ₹1,000 করযোগ্য + ₹180 GST (CGST ₹90 + SGST ₹90) হিসেবে।
সেই মাসে তাঁর Expenses স্ক্রিনের মোট দাঁড়ায় ₹10,680 (₹8,000 + ₹1,500 + ₹1,180 — তিনি যা মিটিয়েছেন তার পুরোটা, ITC সহ)। তিনি যে ₹500 কমিশন পেয়েছেন তা Other income-এর অধীনে যায়। প্রতিটি সংখ্যা একটি নথির সাথে বাঁধা, কখনও হিসাব খতিয়ে দেখা হলে আপনি ঠিক এটাই চান।
যে রিপোর্টগুলো সব একসাথে বেঁধে রাখে
কেনাকাটা ও খরচ একবার ঢুকে গেলে, সংখ্যাগুলো জবাবে পরিণত হয়:
- Day book (ডে বুক) — একটি দিনের প্রতিটি লেনদেন, আসা ও যাওয়া, এক তালিকায়।
- Purchase register (কেনাকাটার রেজিস্টার) — সব সরবরাহকারীর বিল, তারিখ ও ভেন্ডর অনুযায়ী ছাঁকা যায়।
- Expense report (খরচের রিপোর্ট) — শ্রেণি ও সময়কাল অনুযায়ী ব্যয়।
- লাভের রিপোর্ট ও একটি সরল P&L — বিক্রি বিয়োগ পণ্যের খরচ বিয়োগ চালানোর খরচ, যাতে দোকান আসলে কত করল তা দেখেন।
প্রতিটি রিপোর্ট আপনার হিসাবরক্ষকের জন্য CSV, PDF বা Excel-এ এক্সপোর্ট হয়।
প্রতিটি লিখে রাখার কষ্ট কেন করবেন?
নিজের সংখ্যা জানা ছাড়াও, GST আইন একটি রেজিস্টার্ড দোকানের কাছ থেকে ঠিকমতো হিসাব রাখা আশা করে। CGST Section 35 ও Rule 56 একসাথে পড়ে, একজন রেজিস্টার্ড ব্যক্তি ইনওয়ার্ড সাপ্লাই (আপনার কেনাকাটা), স্টক, এবং সংশ্লিষ্ট বিল ও নোটের সঠিক হিসাব রাখেন (cbic.gov.in-এ নিয়ম দেখুন)। প্রতিটি কেনাকাটার বিল ও খরচ যখন ঘটে তখনই লিখে রাখা সেটি মানার সবচেয়ে কম কষ্টের উপায় — আর ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিটের হিসাবও তৈরি রাখে। নিয়ম ও সীমা বদলায়, তাই আপনার দোকানের ক্ষেত্রে কী প্রযোজ্য তা gst.gov.in-এ বা আপনার CA-র সাথে যাচাই করুন।
Yojika দিয়ে সহজ উপায়ে এটি করা
Yojika হল ভারতীয় ছোট দোকানের জন্য তৈরি অফলাইন-ফার্স্ট GST বিলিং সফটওয়্যার। কেনাকাটা আপনার আইটেমের স্টক বাড়ায় এবং ভেন্ডর লেজারে পোস্ট করে; খরচ শ্রেণি অনুযায়ী সাজানো হয় ঐচ্ছিক ITC ভাগ সহ; আর রিপোর্টগুলো এই সবকিছুকে লাভের একটি পরিষ্কার ছবিতে পরিণত করে — সবটাই আপনার নিজের PC-তে, কোনও ক্লাউড লাগে না।
- কী কী আছে দেখুন features পেজে।
- সরল, স্বচ্ছ দাম দেখুন pricing পেজে।
- অথবা Yojika ডাউনলোড করুন এবং ১৪ দিন বিনামূল্যে চেষ্টা করুন।
আরও এগিয়ে যান: শিখুন কীভাবে দোকানের ইনভেন্টরি সামলাবেন, পড়ুন আপনার দৈনিক বিক্রির রিপোর্ট, আর বাকির হিসাব রাখুন ডিজিটাল উধার খাতা দিয়ে।
এই নিবন্ধটি সাধারণ তথ্য, কর সংক্রান্ত পরামর্শ নয়। GST-এর নিয়ম ও সীমা বদলায় — বর্তমান অবস্থা gst.gov.in-এ বা আপনার CA-র সাথে যাচাই করুন।