જો તમે દુકાન ચલાવો છો, તો દરરોજ બે પ્રકારના પૈસા બહાર જાય છે: વેચવા માટે તમે ખરીદો છો તે સ્ટોક (ખરીદી) અને દુકાનના ચાલુ ખર્ચ જેમ કે ભાડું અને વીજળી (ખર્ચ). નાની દુકાનમાં ખરીદી અને ખર્ચ નોંધતાં શીખવાથી તમારો સ્ટોક ગણતરી, તમારા સપ્લાયરના બાકી અને તમારો સાચો નફો બરાબર રહે છે — અને GST રેકોર્ડ ક્યારેય માંગવામાં આવે તો તમે તૈયાર રહો છો. આ માર્ગદર્શિકા ફરક સમજાવે છે, દરેકને સ્વચ્છ રીતે કેવી રીતે નોંધવું, ક્યારે તમે ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ ક્લેમ કરી શકો, અને કઈ રિપોર્ટ આ બધું જોડે છે તે જણાવે છે.
ખરીદી વિરુદ્ધ ખર્ચ — જે ફરક મહત્ત્વનો છે
તે એકસરખા લાગે છે (ગલ્લામાંથી નીકળતા પૈસા), પણ તમારા ચોપડામાં તે અલગ રીતે વર્તે છે, એટલે તેમને અલગ રાખો:
| ખરીદી | ખર્ચ | |
|---|---|---|
| તે શું છે | ફરી વેચવા માટે તમે લેતો સ્ટોક | દુકાન ચલાવવાનો ખર્ચ |
| ઉદાહરણ | ચોખાની ગૂણ, કાગળના રીમ, ફોનનો સ્ટોક | ભાડું, વીજળી, પગાર, રિપેર |
| સ્ટોકને અસર કરે? | હા — વસ્તુની જથ્થો વધે છે | ના |
| સપ્લાયર બાકી ઊભું કરે? | હા — ચૂકવવાપાત્ર જે તમે પછી ચૂકતે કરો | સામાન્ય રીતે તરત જ ચૂકવાય |
| Yojika માં નોંધાય | ખરીદ બિલ તરીકે (Purchases સ્ક્રીન) | ખર્ચ તરીકે (Expenses સ્ક્રીન) |
આ ભાગલા સાચા પાડવાથી જ તમે “મેં ખરેખર શું કમાયું?” નો જવાબ આપી શકો છો — નફો એટલે વેચાણ બાદ માલની કિંમત બાદ ચાલુ ખર્ચ.
ખરીદ બિલ કેવી રીતે નોંધવું
ખરીદ બિલ એ કાગળનું બિલ છે જે તમારો સપ્લાયર તમને આપે છે. તેને નોંધવાથી એકસાથે બે ઉપયોગી કામ થાય છે: તે વસ્તુઓનો સ્ટોક ભરે છે અને તમે તે સપ્લાયરને હજુ કેટલા પૈસા આપવાના છે તેનો હિસાબ રાખે છે.
- Purchases સ્ક્રીન ખોલો અને New purchase પર ક્લિક કરો.
- વેન્ડર (તમારો સપ્લાયર) પસંદ કરો. હજુ સેવ કર્યો નથી? પિકરમાંથી જ બનાવો.
- સપ્લાયર બિલ નંબર અને બિલ તારીખ ભરો — કાગળના બિલ પર છપાયેલો નંબર. Yojika બિલને પોતાનો આંતરિક નંબર પણ આપે છે જેથી તમે તેને હંમેશાં શોધી શકો.
- દરેક વસ્તુને એક લાઇન તરીકે ઉમેરો: વસ્તુ, જથ્થો અને ભાવ પસંદ કરો.
- સપ્લાયરે ભાવ કઈ રીતે આપ્યો છે તે પ્રમાણે Incl. GST કે Excl. GST પસંદ કરો.
- કુલ રકમ ચકાસો અને Save કરો.
Yojika ટેક્સ આપોઆપ વહેંચે છે — સપ્લાયર તમારા પોતાના રાજ્યમાં હોય ત્યારે CGST + SGST, અથવા બીજા રાજ્યમાં હોય ત્યારે IGST — વેન્ડરના GSTIN પ્રમાણે. બિલ સેવ કરવાથી તેની પરની દરેક વસ્તુનો સ્ટોક વધે છે; જો તમે માલ પાછો મોકલો, તો ડેબિટ નોટ કાઢો અને તે તમારા બાકીને ઘટાડે છે. ખરીદી પોતાની અલગ યાદીમાં રહે છે અને તમારા વેચાણ ઇન્વૉઇસ સાથે ક્યારેય ભળતી નથી, એટલે કુલ રકમની પટ્ટી એક સ્વચ્છ પ્રશ્નનો જવાબ આપે છે: મારે મારા સપ્લાયરોને હજુ કેટલા પૈસા આપવાના છે?
દુકાનનો ખર્ચ કેવી રીતે નોંધવો
ખર્ચ એ એવા ખર્ચા છે જે શટર ખુલ્લું રાખે છે. Yojika તમને ભારતીય દુકાનની સામાન્ય શ્રેણીઓના સેટથી શરૂ કરાવે છે — Rent, Electricity, Salaries, Transport, Tea & snacks, Repairs અને Other — અને તમે તમારી પોતાની ઉમેરી શકો છો.
- Expenses સ્ક્રીન ખોલો અને New expense પર ક્લિક કરો.
- એક Category પસંદ કરો (યાદી ટૂંકી હોય તો Categories થી વધુ ઉમેરો).
- Amount અને Date ભરો.
- તમે કઈ રીતે ચૂકવ્યું તે પસંદ કરો — Cash, UPI, Card, Bank, Cheque કે Other.
- યાદ રાખવામાં મદદ કરે તો Notes ઉમેરો, પછી સેવ કરો.
સ્ક્રીન તમે પસંદ કરેલી તારીખ રેન્જનો કુલ અને દરેક શ્રેણી માટે એક ચિપ બતાવે છે, જેથી તમે એક નજરે જોઈ શકો કે (ધારો કે) વીજળી ધીમે-ધીમે વધી રહી છે.
ખર્ચ પર ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ (ITC) ક્લેમ કરવી
જો કોઈ ખર્ચમાં GST હોય જે તમે પાછો ક્લેમ કરવાના હકદાર છો, તો Claim Input Tax Credit (ITC) ચાલુ કરો. પછી Yojika રકમને GST-સહિત ગણે છે, તમને ભાવ પસંદ કરવા દે છે, અને ભાગલા બતાવે છે — તમારી રકમની અંદર બેઠેલ કરપાત્ર મૂલ્ય અને GST — જે પછી તમારી GST રિપોર્ટમાં જાય છે.
અહીં સાવધ રહો: ITC ફક્ત વૈધ ટેક્સ ઇન્વૉઇસ ધરાવતા સાચા વ્યવસાયિક ખર્ચ પર જ મળે છે, અને કાયદો કેટલીક બાબતો પર તેને બ્લોક કરે છે (દા.ત. ખાણી-પીણી). તેને ક્લેમ કરવાની એક છેલ્લી તારીખ પણ છે. કોઈ ચોક્કસ ખર્ચ પાત્ર છે કે નહીં તે તમારા એકાઉન્ટન્ટનો નિર્ણય છે — તેને Yojika માં ફ્લેગ કરો, પણ ક્રેડિટ પર આધાર રાખતાં પહેલાં cbic.gov.in પર વર્તમાન ITC નિયમો ખાતરી કરો અથવા તમારા CA સાથે.
વેચાણ ન હોય એવા આવક આવતા પૈસા
વ્યાજ, તમને મળતું ભાડું, કે નાનું કમિશન એ વેચાણ નથી — તેમને Other income હેઠળ નોંધો. તે Expenses જેવું જ કામ કરે છે પણ તેમાં GST વિભાગ નથી: તે ફક્ત આવતા પૈસાનો સાદો રેકોર્ડ છે.
એક ઉકેલેલું ઉદાહરણ — અંજલિની સ્ટેશનરી દુકાન, નાગપુર
અંજલિ નાગપુર, મહારાષ્ટ્રમાં સ્ટેશનરીની દુકાન ચલાવે છે. તેના ચોપડામાં એક સામાન્ય દિવસ આવો છે. તે જેમની સાથે વ્યવહાર કરે છે તે બધા મહારાષ્ટ્રમાં છે, એટલે દરેક ટેક્સ CGST + SGSTમાં વહેંચાય છે (રાજ્યની અંદરનું વેચાણ).
તેના જથ્થાબંધ વેપારી, વિદર્ભ પેપર માર્ટ (નાગપુર) પાસેથી એક ખરીદી:
- A4 કાગળના 20 રીમ ₹250 ના ભાવે = ₹5,000 કરપાત્ર મૂલ્ય.
- 18% GST (દ્રષ્ટાંતરૂપ — તમારા માલ માટેનો ભાવ ખાતરી કરો) → CGST 9% = ₹450 અને SGST 9% = ₹450.
- બિલ કુલ = ₹5,000 + ₹450 + ₹450 = ₹5,900.
તેને નોંધવાથી તેના કાગળના સ્ટોકમાં 20 રીમ ઉમેરાય છે અને તે ચૂકવે ત્યાં સુધી વિદર્ભ પેપર માર્ટને ₹5,900 બાકી બતાવે છે.
તે મહિનાના તેના ખર્ચ:
- દુકાનનું Rent — ₹8,000 (સાદો ખર્ચ, ITC નહીં).
- Electricity — ₹1,500 (સાદો ખર્ચ, ITC નહીં).
- GST-રજિસ્ટર્ડ ટેકનિશિયન દ્વારા પ્રિન્ટરનું Repair — ₹1,180, પૂરેપૂરું ચૂકવ્યું. તે 18% પર Claim ITC ચાલુ કરે છે, અને Yojika ₹1,180 ને ₹1,000 કરપાત્ર + ₹180 GST (CGST ₹90 + SGST ₹90) તરીકે બતાવે છે.
તે મહિનાની તેની Expenses સ્ક્રીનનો કુલ ₹10,680 વાંચે છે (₹8,000 + ₹1,500 + ₹1,180 — તેણે ચૂકવેલી પૂરી રકમ, ITC સહિત). તેણે કમાયેલું ₹500 નું કમિશન Other income હેઠળ જાય છે. દરેક આંકડો કોઈ દસ્તાવેજ સાથે જોડાય છે, જે રેકોર્ડની ક્યારેય સમીક્ષા થાય તો બરાબર એ જ જોઈએ.
જે રિપોર્ટ આ બધું જોડે છે
એકવાર ખરીદી અને ખર્ચ ભરાઈ જાય, પછી આંકડા જવાબમાં ફેરવાય છે:
- Day book — એક દિવસનો દરેક વ્યવહાર, આવક અને જાવક, એક જ યાદીમાં.
- Purchase register — બધા સપ્લાયર બિલ, તારીખ અને વેન્ડર પ્રમાણે ફિલ્ટર થાય.
- Expense report — શ્રેણી અને સમયગાળા પ્રમાણે ખર્ચ.
- નફા રિપોર્ટ અને એક સાદો P&L — વેચાણ બાદ માલની કિંમત બાદ ચાલુ ખર્ચ, જેથી દુકાને ખરેખર શું કમાયું તે તમે જુઓ.
દરેક રિપોર્ટ તમારા એકાઉન્ટન્ટ માટે CSV, PDF કે Excel માં એક્સપોર્ટ થાય છે.
દરેકને શા માટે નોંધવું?
તમારા પોતાના આંકડા જાણવા ઉપરાંત, GST કાયદો રજિસ્ટર્ડ દુકાનને યોગ્ય હિસાબ રાખવાની અપેક્ષા રાખે છે. CGST કલમ 35 સાથે નિયમ 56 હેઠળ, રજિસ્ટર્ડ વ્યક્તિ ઇનવર્ડ સપ્લાય (તમારી ખરીદી), સ્ટોક, અને સંબંધિત બિલ અને નોટનો સાચો હિસાબ રાખે છે (cbic.gov.in પર નિયમો જુઓ). દરેક ખરીદ બિલ અને ખર્ચ જેમ થાય તેમ નોંધવો એ તેને પૂરું કરવાનો સૌથી ઓછો તકલીફદાયક રસ્તો છે — અને ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટનો હિસાબ તૈયાર રાખવાનો પણ. નિયમો અને મર્યાદાઓ બદલાય છે, એટલે તમારી દુકાનને શું લાગુ પડે છે તે gst.gov.in પર અથવા તમારા CA સાથે ખાતરી કરો.
Yojika સાથે આ કામ સહેલી રીતે કરવું
Yojika ભારતીય નાની દુકાનો માટે બનેલું ઑફલાઇન-ફર્સ્ટ GST બિલિંગ સૉફ્ટવેર છે. ખરીદી તમારી વસ્તુઓનો સ્ટોક ભરે છે અને વેન્ડર ખાતામાં પોસ્ટ થાય છે; ખર્ચ વૈકલ્પિક ITC ભાગલા સાથે શ્રેણીઓમાં ગોઠવાય છે; અને રિપોર્ટ આ બધાને નફાના સ્પષ્ટ ચિત્રમાં ફેરવે છે — બધું તમારા પોતાના PC પર, કોઈ ક્લાઉડ જરૂરી નથી.
- features પેજ પર શું સામેલ છે તે જુઓ.
- pricing પેજ પર સાદી, પારદર્શક કિંમત ચકાસો.
- અથવા Yojika ડાઉનલોડ કરો અને 14 દિવસ મફત અજમાવો.
આગળ વધો: તમારી દુકાનનો સ્ટોક કેવી રીતે સંભાળવો તે શીખો, તમારો રોજનો વેચાણ રિપોર્ટ વાંચો, અને ડિજિટલ ઉધાર ખાતા સાથે બાકી ટ્રેક કરો.
આ લેખ સામાન્ય માહિતી છે, કર સલાહ નથી. GST નિયમો અને મર્યાદાઓ બદલાય છે — વર્તમાન સ્થિતિ gst.gov.in પર અથવા તમારા CA સાથે ખાતરી કરો.