సరైన వ్యక్తికి సరైన ప్యాక్ చేసిన ఆర్డర్ను ఇవ్వడానికి, బాకీని తనిఖీ చేయడానికి, అప్పగింతను నమోదు చేయడానికి కస్టమర్ కలెక్షన్ చెక్‌లిస్ట్ సహాయపడుతుంది. ఆర్డర్, దాని ప్యాకేజీలు, మీ కలెక్షన్ రిజిస్టర్‌లో ఒకే రిఫరెన్స్‌ను ఉపయోగించండి. కుటుంబ సభ్యుడు వచ్చి తీసుకెళ్లే ఆర్డర్లతో సహా, కస్టమర్లు తర్వాత వచ్చి తీసుకెళ్లే ఆర్డర్ల గురించి ఈ గైడ్ వివరిస్తుంది.
India Post అధికారిక సెలవుల జాబితా ప్రకారం దసరా 20/10/2026న వస్తుంది. పండుగ కొనుగోళ్లను తర్వాత తీసుకెళ్లడానికి మీ వద్ద ఉంచుతున్నట్లయితే, కలెక్షన్ వరుస పెరగకముందే ఈ పద్ధతిని ఏర్పాటు చేసుకోండి. సాధారణ కౌంటర్ సన్నాహాల కోసం మా పండుగ రద్దీలో బిల్లింగ్ చెక్‌లిస్ట్‌ను చూడండి.
కస్టమర్ కలెక్షన్ చెక్‌లిస్ట్: అప్పగించే ముందు ఆరు తనిఖీలు
కౌంటర్ వెనుక ఒక నోట్‌బుక్ లేదా స్ప్రెడ్‌షీట్ ఉంచండి. ఇది చేతితో నిర్వహించే ఆర్డర్ పికప్ రిజిస్టర్; సంబంధిత బిల్లు ఉంటే దానికి అనుసంధానించండి.
| తనిఖీ | ఏం నమోదు చేయాలి | ఆర్డర్ను ఇచ్చే ముందు |
|---|---|---|
| ఆర్డర్ రిఫరెన్స్ | మీ రిఫరెన్స్, జారీ చేసి ఉంటే అనుసంధానించిన ఇన్‌వాయిస్ నంబర్ | ప్రతి ప్యాకేజీపై ఉన్న రిఫరెన్స్‌ను సరిపోల్చండి. |
| కస్టమర్, కలెక్టర్ | కస్టమర్ పేరు, తీసుకెళ్లడానికి అధికారం పొందిన వ్యక్తి | అనుకోని కలెక్టర్ వస్తే కస్టమర్తో నిర్ధారించండి. |
| వస్తువులు | వస్తువు, రకం, పరిమాణం, యూనిట్ | ఆర్డర్‌తో పోల్చి లోపల ఉన్నవాటిని తిరిగి చదవండి. |
| ప్యాకేజీలు | బ్యాగులు లేదా బాక్సుల సంఖ్య | లోపలి వస్తువులతో పాటు ప్యాకేజీలను కూడా లెక్కించండి. |
| డబ్బు | బిల్లు మొత్తం, నిర్ధారించిన చెల్లింపులు, మిగిలిన బాకీ | చెల్లింపులో తేడాను పరిష్కరించండి లేదా అరువుకు స్పష్టంగా అంగీకరించండి. |
| అప్పగింత | నిజమైన తేదీ, సమయం, కలెక్టర్, అప్పగించిన వ్యక్తి | వస్తువులు వెళ్లిన తర్వాతే Collectedగా గుర్తించండి. |
సరళమైన కలెక్షన్ స్థితులను ఉపయోగించండి: Waiting, Ready, Part collected, Collected. చెల్లింపు కోసం విడిగా ఒక కాలమ్ ఉంచండి. పూర్తిగా చెల్లించిన ఆర్డర్ ఇంకా మీ షెల్ఫ్‌పైనే ఉండవచ్చు; తీసుకెళ్లిన ఆర్డర్‌కు అంగీకరించిన అరువు బాకీ ఉండవచ్చు.
ఒకేలా కనిపించే ఆర్డర్లు కలవకుండా ప్యాకేజీలపై లేబుల్ పెట్టండి
ప్రతి ప్యాకేజీపై ఆర్డర్ రిఫరెన్స్ రాయండి. మూడు ప్యాకేజీల ఆర్డర్‌కు 1 of 3, 2 of 3, 3 of 3 అని లేబుల్ పెట్టండి. బిల్లు వేయని బుట్టలకు దూరంగా, కలెక్షన్ కోసం కేటాయించిన ప్రదేశంలో వాటిని కలిపి ఉంచండి.
లోపల ఉన్నవాటిని కచ్చితంగా నమోదు చేయండి. “ఆరు టంబ్లర్లు ఉన్న రెండు సెట్లు” అనేది “రెండు టంబ్లర్లు” లేదా “రెండు బాక్సులు” కంటే స్పష్టంగా ఉంటుంది. అన్ని బ్యాగులు వెళ్లాయని ప్యాకేజీల లెక్క నిర్ధారిస్తుంది; ప్రతి బ్యాగులో చెప్పిన వస్తువులు ఉన్నాయని వస్తువుల లెక్క నిర్ధారిస్తుంది.
వరుసలో ఉన్నవారికి కనిపించే లేబుళ్లపై కాకుండా, కస్టమర్ ఫోన్ నంబర్లు, చెల్లింపు వివరాలను కౌంటర్ వెనుక ఉన్న రిజిస్టర్‌లో ఉంచండి. ఆర్డర్ను Readyగా గుర్తించే ముందు, జాబితాలోని ప్రతి వస్తువూ నిజంగా ప్యాక్ అయిందో లేదో తనిఖీ చేయండి. ఏదైనా లేకపోతే దాన్ని నమోదు చేసి, తీసుకెళ్లవచ్చని చెప్పే ముందు కస్టమర్ను సంప్రదించండి.
కలెక్టర్‌ను, బాకీని నిర్ధారించండి
ఆర్డర్ రిఫరెన్స్ అడిగి, దాన్ని కస్టమర్, ప్యాక్ చేసిన వస్తువులతో సరిపోల్చండి. కస్టమర్ వేరొకరిని పంపితే, అంగీకరించిన కలెక్టర్ పేరును నమోదు చేయండి. వచ్చిన వ్యక్తి ఆ సూచనకు భిన్నంగా ఉంటే, ఆర్డర్‌తో ఇప్పటికే నమోదు చేసిన సంప్రదింపు నంబర్‌కు కస్టమర్ను కాల్ చేయండి.
మీ సొంత రికార్డులతో చెల్లింపులను సరిపోల్చండి. ఆర్డర్ స్లిప్‌పై రాసిన మొత్తం తనిఖీకి ప్రారంభం మాత్రమే; డబ్బు అందిందనడానికి రుజువు కాదు. అడ్వాన్స్ ముందే అందితే, బాకీ అడిగే ముందు దాని రసీదును, కేటాయింపును సరిపోల్చండి. ఆ అకౌంటింగ్ దశ గురించి మా కస్టమర్ అడ్వాన్స్ చెల్లింపు గైడ్‌లో ఉంది.
చెల్లింపు ఇంకా పరిష్కారం కాకపోతే, తనిఖీ చేసేటప్పుడు అప్పగింతను నిలిపివేయండి. అరువుపై వస్తువులను ఇవ్వడానికి అంగీకరిస్తే, ఆ నిర్ణయాన్ని, చెల్లించాల్సిన మొత్తాన్ని నమోదు చేయండి. కలెక్షన్ ఎంట్రీని పూర్తి చేయడం కోసమే బిల్లు చెల్లించినట్లు గుర్తించవద్దు.
పుణె ఉదాహరణ: మూడు ప్యాకేజీలు, ఒక అప్పగింత
పుణెలోని ఒక గృహోపకరణాల షాప్ మీరా కోసం COL-014 ఆర్డర్ను సిద్ధం చేస్తోందని ఊహించండి. పరిమాణాలు, చెల్లింపును తనిఖీ చేయడానికి ఉపయోగించిన, వర్తించే పన్నుతో కలిపిన కల్పిత తుది విక్రయ ధరలు ఇవి. ఈ పట్టిక నమూనా ట్యాక్స్ ఇన్‌వాయిస్ లేదా ఉత్పత్తి GST రేటు గైడ్ కాదు.
| వస్తువులు | పరిమాణం | యూనిట్‌కు తుది ధర | మొత్తం |
|---|---|---|---|
| ఆరు టంబ్లర్ల సెట్ | 2 సెట్లు | ₹600 | ₹1,200 |
| సర్వింగ్ ట్రే | 1 పీస్ | ₹300 | ₹300 |
| ఆర్డర్ మొత్తం | ₹1,500 |
రెండు సెట్లను విడివిడిగా ప్యాక్ చేసి, ట్రేను మూడో ప్యాకేజీలో ఉంచారు. అప్పగించేటప్పుడు పన్నెండు టంబ్లర్లు, ఒక ట్రే ఉన్న మూడు ప్యాకేజీలు ఉన్నాయో తనిఖీ చేయాలి.
మీరా ఇప్పటికే ₹600 చెల్లించారు; దాన్ని షాప్ నమోదు చేసి బిల్లుకు కేటాయించింది. బాకీ ₹1,500 − ₹600 = ₹900. ఆమె అధికారం ఇచ్చిన సోదరి ఆర్డర్ను తీసుకొని మిగిలిన ₹900 చెల్లిస్తుంది: మొత్తం అందినది ₹600 + ₹900 = ₹1,500, చెల్లించాల్సిన మొత్తం ₹0.
కలెక్షన్ సమయంలో కొత్తగా అందిన ₹900 రసీదును మాత్రమే నమోదు చేయండి. తర్వాత సోదరి పేరు, నిజమైన అప్పగింత తేదీ, సమయం, మూడు ప్యాకేజీలూ తీసుకెళ్లినట్లు రాయండి. మరో ₹1,500 రసీదును నమోదు చేస్తే, ముందుగా అందిన ₹600 రెండుసార్లు లెక్కలోకి వస్తుంది.
సప్లయర్ స్థానం, సరఫరా జరిగే ప్రదేశం రెండూ మహారాష్ట్రలోనే ఉన్న సాధారణ పన్ను వర్తించే విక్రయానికి CGST, SGST వర్తిస్తాయని CBIC supply FAQలోని ప్రశ్న 85 వివరిస్తుంది. ప్రతి ఉత్పత్తి ప్రస్తుత రేటును మీ CAతో నిర్ధారించండి; పైన చేసిన పరిమాణం, చెల్లింపు తనిఖీ GSTని లెక్కించదు.
కలెక్షన్ రికార్డులను సరైన ఇన్‌వాయిస్‌తో ఉంచండి
పన్ను వర్తించే వస్తువుల నమోదిత సప్లయర్‌కు, **Section 31(1)**లోని సాధారణ నియమం ప్రకారం, సరఫరాలో రవాణా ఉంటే వస్తువులను తరలించే సమయానికి, ఇతర సందర్భాల్లో డెలివరీ చేసే లేదా వస్తువులను అందుబాటులో ఉంచే సమయానికి ఇన్‌వాయిస్ జారీ అనుసంధానమై ఉంటుంది. ఆ సమయానికి ఇన్‌వాయిస్ అవసరం. CBICలోని Section 31 పాఠాన్ని చూడండి.
కలెక్షన్ ఎంట్రీ అవసరమైన ఇన్‌వాయిస్‌కు ప్రత్యామ్నాయం కాదు. అడ్వాన్సులు, పాక్షిక సరఫరాలు లేదా రద్దయిన ఆర్డర్లకు సంబంధించిన ప్రస్తుత నియమాన్ని, ఏదైనా ప్రత్యేక విధానాన్ని మీ CAతో నిర్ధారించండి. ప్రతి ప్యాకేజీ తీసుకెళ్లే వరకు అవసరమైన బిల్లింగ్‌ను వాయిదా వేయవద్దు.
పాక్షిక పికప్‌లో ఏవి వెళ్లాయి, ఏవి మిగిలాయి అనేది కచ్చితంగా రాయండి. ఎంట్రీని Part collectedగా ఉంచి, మిగిలిన ప్యాకేజీలకు స్పష్టంగా లేబుల్ పెట్టండి. షాప్ మూసే ముందు, ఇంకా ముగియని కలెక్షన్ ఎంట్రీలను షెల్ఫ్‌పై మిగిలిన ప్యాకేజీలతో సరిపోల్చండి.
బిల్లును తనిఖీ చేసి, చెల్లింపును నమోదు చేయడానికి Yojikaను ఉపయోగించండి
Yojikaలో Invoices తెరిచి, ఇన్‌వాయిస్ నంబర్ లేదా కస్టమర్ పేరుతో వెతకడానికి Find ఉపయోగించండి. ఆ బిల్లు బాకీని తనిఖీ చేసి, కొత్తగా అందిన డబ్బు కోసం Record payment ఉపయోగించండి. అవసరమైనప్పుడు సేవ్ చేసిన ఇన్‌వాయిస్ తెరిచి మరో కాపీని ప్రింట్ చేయండి.
ఈ బిల్లింగ్ రికార్డులతో పాటు కలెక్షన్ రిజిస్టర్‌ను ఉంచండి. కలెక్టర్‌ను నిర్ధారించడం, ప్యాకేజీల సంఖ్య, అప్పగింత స్థితి చేతితో చేసే తనిఖీలు. Yojika బిల్లింగ్ ఫీచర్లను చూడండి లేదా ఇన్‌వాయిస్, చెల్లింపు ప్రక్రియను ప్రయత్నించడానికి Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
కస్టమర్ కలెక్షన్ చెక్‌లిస్ట్‌లో ఏమేమి ఉండాలి?
ఆర్డర్ రిఫరెన్స్, కస్టమర్, అధికారం పొందిన కలెక్టర్, వస్తువులు మరియు యూనిట్లు, ప్యాకేజీల సంఖ్య, చెల్లింపు బాకీ, నిజంగా అప్పగించిన వివరాలను చేర్చండి. కలెక్షన్ స్థితిని చెల్లింపు స్థితి నుంచి విడిగా ఉంచండి.
కస్టమర్ ఆర్డర్ను వేరొకరు తీసుకెళ్లవచ్చా?
ముందుగా కస్టమర్తో అంగీకరించి, ఎవరికి అధికారం ఇచ్చారో నమోదు చేయండి. అనుకోని వ్యక్తి వస్తే, వస్తువులను ఇచ్చే ముందు ఆర్డర్లో ఇప్పటికే ఉన్న సంప్రదింపు వివరంతో కస్టమర్ను సంప్రదించి నిర్ధారించండి.
బిల్లు చెల్లించారంటే వస్తువులు తీసుకెళ్లినట్టేనా?
కాదు. చెల్లింపు రికార్డు డబ్బు అందిందో లేదో మాత్రమే చెబుతుంది; ప్యాకేజీలు షాప్ నుంచి వెళ్లాయో లేదో కాదు. నిజమైన అప్పగింతను విడిగా నమోదు చేయండి.
కస్టమర్ ఆర్డర్లో కొంత భాగమే తీసుకెళ్తే ఏం చేయాలి?
అప్పగించిన వస్తువులు, పరిమాణాలు, ఇంకా వేచి ఉన్నవి ఏవో కలెక్షన్ తేదీతో సహా కచ్చితంగా నమోదు చేయండి. ఆర్డర్ను Part collectedగా ఉంచి, తగిన బిల్లింగ్ పత్రాల గురించి మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి.