ग्राहकाला ऑर्डर देण्यापूर्वीची तपासणी यादी

ग्राहकाला माल देण्याची तपासणी यादी वापरल्यास योग्य पॅक केलेली ऑर्डर योग्य व्यक्तीला देता येते, बाकी रक्कम तपासता येते आणि सुपूर्दगीची नोंद राहते. ऑर्डर, तिची पॅकेज आणि तुमचे कलेक्शन रजिस्टर यांवर एकच संदर्भ क्रमांक वापरा. ग्राहक नंतर घेऊन जाणाऱ्या ऑर्डरसाठी—कुटुंबातील व्यक्ती घेऊन जाणाऱ्या ऑर्डरसह—हे मार्गदर्शन आहे.

India Post च्या अधिकृत सुट्टी यादीनुसार दसरा 20/10/2026 रोजी आहे. सणासाठी खरेदी केलेला माल तुम्ही नंतर नेण्यासाठी ठेवत असाल, तर ग्राहकांची रांग वाढण्याआधी ही पद्धत सुरू करा. काउंटरच्या सर्वसाधारण तयारीसाठी आमची सणाच्या गर्दीतील बिलिंग तपासणी यादी पाहा.

ग्राहकाला ऑर्डर देण्यापूर्वीच्या सहा तपासण्या

काउंटरच्या मागे वही किंवा स्प्रेडशीट ठेवा. हे ऑर्डर घेऊन जाण्याचे हाताने ठेवलेले रजिस्टर आहे; संबंधित बिल असल्यास त्याच्याशी ही नोंद जोडा.

सोप्या स्थिती वापरा: Waiting, Ready, Part collected आणि Collected. पेमेंटसाठी वेगळा रकाना ठेवा. पूर्ण पैसे भरलेली ऑर्डर अजूनही तुमच्या शेल्फवर असू शकते; नेलेल्या ऑर्डरवर मान्य केलेली उधारी बाकी असू शकते.

सारख्या ऑर्डर वेगळ्या राहण्यासाठी पॅकेजवर लेबल लावा

प्रत्येक पॅकेजवर ऑर्डरचा संदर्भ लिहा. तीन पॅकेजच्या ऑर्डरवर 1 of 3, 2 of 3 आणि 3 of 3 अशी लेबले लावा. ती बिल न केलेल्या टोपल्यांपासून दूर, माल घेऊन जाण्यासाठी ठरवलेल्या जागी एकत्र ठेवा.

आतील वस्तूंची अचूक नोंद करा. “सहा ग्लासांचे दोन सेट” हे “दोन ग्लास” किंवा “दोन खोके” यापेक्षा स्पष्ट आहे. पॅकेजची संख्या सर्व पिशव्या गेल्याची खात्री देते; वस्तूंची संख्या प्रत्येक पिशवीत ठरलेला माल असल्याची खात्री देते.

ग्राहकांचे फोन क्रमांक आणि पेमेंटचा तपशील रांगेकडे तोंड असलेल्या लेबलवर न लिहिता काउंटरमागील रजिस्टरमध्ये ठेवा. ऑर्डर Ready करण्यापूर्वी यादीतील प्रत्येक वस्तू प्रत्यक्ष पॅक झाली आहे का ते तपासा. काही कमी असल्यास त्याची नोंद करा आणि ऑर्डर घेऊन जाता येईल असे सांगण्यापूर्वी ग्राहकाशी संपर्क साधा.

माल घेणारी व्यक्ती आणि बाकी रक्कम यांची खात्री करा

ऑर्डरचा संदर्भ विचारा आणि तो ग्राहक व पॅक केलेल्या मालाशी जुळवा. ग्राहकाने दुसऱ्या व्यक्तीला पाठवल्यास, ठरलेल्या व्यक्तीचे नाव नोंदवा. आलेली व्यक्ती या सूचनेपेक्षा वेगळी असल्यास ऑर्डरमध्ये आधीपासून नोंदलेल्या संपर्कावर ग्राहकाला फोन करा.

तुमच्या स्वतःच्या नोंदींशी पेमेंट ताडून पाहा. ऑर्डर स्लिपवर लिहिलेली रक्कम ही तपासणीची सुरुवात आहे; पैसे मिळाल्याचा पुरावा नाही. आगाऊ रक्कम मिळाली असल्यास बाकी मागण्यापूर्वी तिची पावती आणि बिलाशी केलेली जुळवणी तपासा. ही लेखा पायरी आमच्या ग्राहकाच्या आगाऊ पेमेंट मार्गदर्शकात समजावली आहे.

पेमेंटचा प्रश्न सुटला नसेल तर तपासणी होईपर्यंत माल देऊ नका. उधारीवर माल देण्याचे मान्य केल्यास तो निर्णय आणि देय रक्कम नोंदवा. कलेक्शन नोंद पूर्ण करण्यासाठी बिल Paid म्हणून दाखवू नका.

पुण्यातील उदाहरण: तीन पॅकेज, एक सुपूर्दगी

पुण्यातील घरगुती वस्तूंच्या दुकानात मीरासाठी COL-014 ही ऑर्डर तयार होत आहे असे समजा. प्रमाण आणि पेमेंट तपासण्यासाठी येथे लागू असलेला कर समाविष्ट असलेल्या काल्पनिक अंतिम विक्री किमती वापरल्या आहेत. हा नमुना कर इनव्हॉइस किंवा वस्तूंच्या GST दरांचा मार्गदर्शक नाही.

दोन्ही सेट वेगवेगळे पॅक केले आहेत आणि ट्रे तिसऱ्या पॅकेजमध्ये आहे. सुपूर्दगीच्या वेळी बारा ग्लास आणि एक ट्रे असलेली तीन पॅकेज तपासायची आहेत.

मीराने आधीच ₹600 भरले आहेत आणि दुकानाने ते बिलात नोंदवून जुळवले आहेत. बाकी ₹1,500 − ₹600 = ₹900 आहे. तिची अधिकृत बहीण ऑर्डर घेते आणि उरलेले ₹900 भरते: एकूण प्राप्ती ₹600 + ₹900 = ₹1,500, म्हणून देय रक्कम ₹0 राहते.

ऑर्डर घेताना फक्त नव्याने मिळालेल्या ₹900 ची पावती नोंदवा. त्यानंतर बहिणीचे नाव, प्रत्यक्ष तारीख व वेळ आणि तिन्ही पॅकेज नेल्याची नोंद करा. पुन्हा ₹1,500 ची प्राप्ती नोंदवल्यास आधीचे ₹600 दोनदा मोजले जातील.

पुरवठादाराचे ठिकाण आणि पुरवठ्याचे ठिकाण दोन्ही महाराष्ट्रात असलेल्या सामान्य करपात्र विक्रीवर CGST आणि SGST लागू होतात, असे CBIC च्या पुरवठा FAQ मधील प्रश्न 85 मध्ये स्पष्ट केले आहे. प्रत्येक वस्तूचा सध्याचा दर तुमच्या CA कडून तपासा; वरील प्रमाण आणि पेमेंटची तपासणी GST मोजत नाही.

कलेक्शनची नोंद योग्य इनव्हॉइससोबत ठेवा

करपात्र वस्तूंच्या नोंदणीकृत पुरवठादारासाठी Section 31(1) मधील सर्वसाधारण नियम, वस्तूंची हालचाल असलेल्या पुरवठ्यात माल बाहेर काढण्याशी आणि इतर प्रकरणांत माल पोहोचवण्याशी किंवा उपलब्ध करून देण्याशी इनव्हॉइस काढण्याचा संबंध जोडतो. त्या वेळेपर्यंत इनव्हॉइस देणे आवश्यक असते. CBIC वरील Section 31 चा मजकूर पाहा.

कलेक्शनची नोंद आवश्यक इनव्हॉइसची जागा घेत नाही. आगाऊ रक्कम, अंशतः पुरवठा किंवा रद्द केलेल्या ऑर्डरसाठी सध्याचा नियम व विशेष पद्धत तुमच्या CA कडून तपासा. प्रत्येक पॅकेज नेईपर्यंत आवश्यक बिलिंग पुढे ढकलू नका.

ऑर्डरचा काही भाग नेल्यास नेमके काय गेले आणि काय राहिले ते लिहा. स्थिती Part collected ठेवा आणि उरलेल्या पॅकेजवर स्पष्ट लेबल लावा. दुकान बंद करण्यापूर्वी अपूर्ण कलेक्शन नोंदींची शेल्फवर उरलेल्या पॅकेजशी तुलना करा.

बिल तपासण्यासाठी आणि पेमेंट नोंदवण्यासाठी Yojika वापरा

Yojika मध्ये Invoices उघडा आणि इनव्हॉइस क्रमांक किंवा ग्राहकाचे नाव शोधण्यासाठी Find वापरा. त्या बिलाची बाकी तपासा आणि नव्याने मिळालेल्या पैशांसाठी Record payment वापरा. गरज असल्यास जतन केलेला इनव्हॉइस उघडून दुसरी प्रत प्रिंट करा.

या बिलिंग नोंदींसोबत कलेक्शन रजिस्टर ठेवा. माल घेणाऱ्या व्यक्तीची खात्री, पॅकेजची संख्या आणि सुपूर्दगीची स्थिती या हाताने करायच्या तपासण्या आहेत. Yojika ची बिलिंग वैशिष्ट्ये पाहा किंवा इनव्हॉइस आणि पेमेंटची पद्धत वापरून पाहण्यासाठी Yojika डाउनलोड करा.

नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न

ग्राहकाच्या ऑर्डर सुपूर्द करण्याच्या तपासणी यादीत काय असावे?

ऑर्डरचा संदर्भ, ग्राहक, अधिकृतपणे माल घेणारी व्यक्ती, वस्तू व त्यांची एकके, पॅकेजची संख्या, बाकी रक्कम आणि प्रत्यक्ष सुपूर्दगीचा तपशील नोंदवा. माल नेल्याची स्थिती आणि पेमेंटची स्थिती वेगवेगळी ठेवा.

ग्राहकाची ऑर्डर दुसरी व्यक्ती घेऊन जाऊ शकते का?

याबाबत आधी ग्राहकाची संमती घ्या आणि त्यांनी कोणाला अधिकृत केले आहे ते नोंदवा. अपेक्षित नसलेली व्यक्ती आल्यास माल देण्यापूर्वी ऑर्डरमध्ये आधीपासून असलेल्या संपर्क क्रमांकावर ग्राहकाकडून खात्री करा.

बिल भरले म्हणजे माल ग्राहकाने नेला असे समजायचे का?

नाही. पेमेंटची नोंद पैसे मिळाल्याचे सांगते; पॅकेज दुकानातून गेले की नाही हे नाही. प्रत्यक्ष सुपूर्दगीची स्वतंत्र नोंद करा.

ग्राहकाने ऑर्डरचा काही भागच नेला तर काय करावे?

दिलेल्या आणि अजून बाकी असलेल्या वस्तू व त्यांचे अचूक प्रमाण, तसेच नेल्याची तारीख नोंदवा. ऑर्डरची स्थिती Part collected ठेवा आणि योग्य बिलिंग कागदपत्रांबाबत तुमच्या CA कडून खात्री करा.