கடை ஆர்டர்களுக்கான வாடிக்கையாளர் பெறுதல் பட்டியல்

சரியான நபரிடம் சரியாகப் பொதியிடப்பட்ட ஆர்டரை ஒப்படைக்கவும், நிலுவையைச் சரிபார்க்கவும், ஒப்படைப்பைப் பதிவு செய்யவும் வாடிக்கையாளர் பெறுதல் சரிபார்ப்புப் பட்டியல் உதவுகிறது. ஆர்டர், அதன் பொதிகள், உங்கள் பெறுதல் பதிவேடு ஆகிய அனைத்திலும் ஒரே குறிப்பைப் பயன்படுத்துங்கள். குடும்ப உறுப்பினர் வந்து பெறும் ஆர்டர்கள் உட்பட, வாடிக்கையாளர்கள் பின்னர் வந்து பெற்றுச் செல்லும் ஆர்டர்களை இந்த வழிகாட்டி உள்ளடக்குகிறது.

India Post-இன் அதிகாரப்பூர்வ விடுமுறைப் பட்டியலின்படி, தசரா 20/10/2026 அன்று வருகிறது. பண்டிகைக் கொள்முதல்களைப் பின்னர் பெற்றுச் செல்வதற்காக வைத்திருந்தால், பெறுவதற்கான வரிசை அதிகரிப்பதற்கு முன்பே இந்த நடைமுறையை அமைத்துக்கொள்ளுங்கள். கவுன்டரின் பொதுவான தயாரிப்புக்கு எங்கள் பண்டிகைக் கூட்டத்தின்போது பில்லிங் சரிபார்ப்புப் பட்டியலைப் பாருங்கள்.

வாடிக்கையாளர் பெறுதல் பட்டியல்: ஒப்படைக்கும்முன் ஆறு சரிபார்ப்புகள்

கவுன்டருக்குப் பின்னால் ஒரு குறிப்பேடு அல்லது ஸ்பிரெட்ஷீட் வைத்திருங்கள். இது கையால் பராமரிக்கப்படும் ஆர்டர் பெறுதல் பதிவேடு; தொடர்புடைய பில் இருந்தால் அதனுடன் இதை இணைக்கவும்.

எளிய பெறுதல் நிலைகளைப் பயன்படுத்துங்கள்: Waiting, Ready, Part collected, Collected. கட்டணத்திற்குத் தனிக் பத்தி வைத்திருங்கள். முழுமையாகப் பணம் செலுத்திய ஆர்டர் இன்னும் உங்கள் அலமாரியில் இருக்கலாம்; பெற்றுச் சென்ற ஆர்டருக்கு ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட கடன் நிலுவை இருக்கலாம்.

ஒரேபோன்ற ஆர்டர்கள் கலக்காமல் இருக்கப் பொதிகளில் குறியிடுங்கள்

ஒவ்வொரு பொதியிலும் ஆர்டர் குறிப்பை எழுதுங்கள். மூன்று பொதிகள் கொண்ட ஆர்டரில் 1 of 3, 2 of 3, 3 of 3 என்று குறியிடுங்கள். பில் போடாத கூடைகளிலிருந்து விலகி, பெறுவதற்காக ஒதுக்கப்பட்ட இடத்தில் அவற்றை ஒன்றாக வைத்திருங்கள்.

உள்ளடக்கத்தைத் துல்லியமாகப் பதிவு செய்யுங்கள். “ஆறு டம்ளர்கள் கொண்ட இரண்டு செட்கள்” என்பது “இரண்டு டம்ளர்கள்” அல்லது “இரண்டு பெட்டிகள்” என்பதைவிடத் தெளிவானது. எல்லாப் பைகளும் சென்றுவிட்டன என்பதைப் பொதிகளின் எண்ணிக்கை உறுதிசெய்கிறது; ஒவ்வொரு பையிலும் வாக்குறுதியளித்த பொருட்கள் இருப்பதைப் பொருட்களின் எண்ணிக்கை உறுதிசெய்கிறது.

வரிசையில் இருப்பவர்களுக்குத் தெரியும் லேபிள்களில் எழுதாமல், வாடிக்கையாளரின் தொலைபேசி எண்களையும் கட்டண விவரங்களையும் கவுன்டருக்குப் பின்னால் உள்ள பதிவேட்டில் வைத்திருங்கள். ஆர்டரை Ready எனக் குறிப்பதற்கு முன், பட்டியலில் உள்ள ஒவ்வொரு பொருளும் உண்மையில் பொதியிடப்பட்டுள்ளதா எனச் சரிபாருங்கள். ஏதாவது இல்லையெனில் அதைக் குறிப்பிட்டு, பெற்றுக்கொள்ளலாம் என்று உறுதியளிப்பதற்கு முன் வாடிக்கையாளரைத் தொடர்புகொள்ளுங்கள்.

பெறுபவரையும் நிலுவையையும் உறுதிப்படுத்துங்கள்

ஆர்டர் குறிப்பைக் கேட்டு, அதை வாடிக்கையாளர் மற்றும் பொதியிடப்பட்ட பொருட்களுடன் ஒப்பிடுங்கள். வாடிக்கையாளர் வேறு ஒருவரை அனுப்பினால், ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட பெறுபவரின் பெயரைப் பதிவு செய்யுங்கள். வருபவர் அந்த அறிவுறுத்தலிலிருந்து மாறுபட்டால், ஆர்டரில் ஏற்கெனவே பதிவாகியுள்ள தொடர்பு எண்ணில் வாடிக்கையாளரை அழையுங்கள்.

உங்கள் சொந்தப் பதிவுகளுடன் கட்டணங்களை ஒப்பிடுங்கள். ஆர்டர் சீட்டில் எழுதப்பட்ட தொகை சரிபார்ப்பதற்கான தொடக்கமே தவிர, பணம் வந்ததற்கான சான்றல்ல. முன்பணம் ஏற்கெனவே பெறப்பட்டிருந்தால், நிலுவையைக் கேட்பதற்கு முன் அதன் ரசீதையும் ஒதுக்கீட்டையும் பொருத்திப் பாருங்கள். அந்தக் கணக்குப் படியை எங்கள் வாடிக்கையாளர் முன்பணம் வழிகாட்டி விளக்குகிறது.

கட்டணம் இன்னும் தெளிவாகவில்லை என்றால், சரிபார்க்கும்வரை ஒப்படைப்பை நிறுத்திவையுங்கள். கடனில் பொருட்களை வழங்க ஒப்புக்கொண்டால், அந்த முடிவையும் செலுத்த வேண்டிய தொகையையும் பதிவு செய்யுங்கள். பெறுதல் பதிவை முடிப்பதற்காக மட்டும் பில் செலுத்தப்பட்டதாகக் குறிக்காதீர்கள்.

புனே எடுத்துக்காட்டு: மூன்று பொதிகள், ஒரே ஒப்படைப்பு

புனேயில் உள்ள ஒரு வீட்டுப் பொருட்கள் கடை மீராவுக்காக COL-014 ஆர்டரைத் தயாரிப்பதாகக் கொள்வோம். அளவுகளையும் கட்டணத்தையும் சரிபார்க்கப் பயன்படுத்தப்படும், பொருந்தும் வரி உட்பட கற்பனையான இறுதி விற்பனை விலைகள் இவை. இந்த அட்டவணை மாதிரி வரி இன்வாய்ஸோ, பொருளுக்கான GST விகித வழிகாட்டியோ அல்ல.

இரண்டு செட்களும் தனித்தனியாகப் பொதியிடப்பட்டு, தட்டு மூன்றாவது பொதியில் உள்ளது. ஒப்படைப்பின்போது பன்னிரண்டு டம்ளர்களும் ஒரு தட்டும் கொண்ட மூன்று பொதிகள் உள்ளனவா எனச் சரிபார்க்க வேண்டும்.

மீரா ஏற்கெனவே ₹600 செலுத்தியுள்ளார்; கடை அதைப் பதிவு செய்து பில்லுக்கு ஒதுக்கியுள்ளது. நிலுவை ₹1,500 − ₹600 = ₹900. அவரால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட சகோதரி ஆர்டரைப் பெற்று, மீதமுள்ள ₹900-ஐச் செலுத்துகிறார்: மொத்த வரவு ₹600 + ₹900 = ₹1,500, செலுத்த வேண்டிய தொகை ₹0.

பெறும்போது புதிதாக வந்த ₹900-க்கான ரசீதை மட்டும் பதிவு செய்யுங்கள். பின்னர் சகோதரியின் பெயர், உண்மையான ஒப்படைப்பு தேதி மற்றும் நேரம், மூன்று பொதிகளும் பெறப்பட்டன என்ற விவரங்களை எழுதுங்கள். மேலும் ஒரு ₹1,500 ரசீதைப் பதிவு செய்தால் முன்பு வந்த ₹600 இருமுறை கணக்கிடப்படும்.

சப்ளையரின் இருப்பிடமும் சப்ளை நடைபெறும் இடமும் மகாராஷ்டிராவிலேயே இருக்கும் சாதாரண வரிக்குட்பட்ட விற்பனைக்கு CGST மற்றும் SGST பொருந்தும் என்று CBIC-இன் supply FAQ, கேள்வி 85 விளக்குகிறது. ஒவ்வொரு பொருளின் தற்போதைய விகிதத்தையும் உங்கள் CA-விடம் உறுதிசெய்யுங்கள்; மேலே உள்ள அளவு மற்றும் கட்டணச் சரிபார்ப்பு GST-ஐக் கணக்கிடவில்லை.

பெறுதல் பதிவுகளைச் சரியான இன்வாய்ஸுடன் வைத்திருங்கள்

வரிக்குட்பட்ட பொருட்களை வழங்கும் பதிவு செய்யப்பட்ட சப்ளையருக்கு, Section 31(1)-இன் பொது விதி, சப்ளையில் போக்குவரத்து இருந்தால் பொருட்களை நகர்த்தும் நேரத்துடனும், மற்ற சந்தர்ப்பங்களில் டெலிவரி அல்லது பொருட்களைக் கிடைக்கச் செய்யும் நேரத்துடனும் இன்வாய்ஸ் வழங்குவதை இணைக்கிறது. அந்த நேரத்திற்குள் இன்வாய்ஸ் தேவை. CBIC-இன் Section 31 உரையைப் பாருங்கள்.

பெறுதல் பதிவு, தேவையான இன்வாய்ஸுக்குப் பதிலாகாது. முன்பணம், பகுதி சப்ளை அல்லது ரத்து செய்யப்பட்ட ஆர்டர்களுக்கான தற்போதைய விதியையும் சிறப்பு நடைமுறைகளையும் உங்கள் CA-விடம் உறுதிசெய்யுங்கள். எல்லாப் பொதிகளும் பெறப்படும் வரை தேவையான பில்லிங்கைத் தள்ளிப்போடாதீர்கள்.

பகுதியாகப் பெற்றுச் சென்றால், எது சென்றது, எது மீதமுள்ளது என்பதைத் துல்லியமாக எழுதுங்கள். பதிவை Part collected என வைத்திருந்து, மீதமுள்ள பொதிகளில் தெளிவாக லேபிளிடுங்கள். கடையை மூடுவதற்கு முன், முடிக்கப்படாத பெறுதல் பதிவுகளை அலமாரியில் மீதமுள்ள பொதிகளுடன் ஒப்பிடுங்கள்.

பில்லைச் சரிபார்த்து பணத்தைப் பதிவு செய்ய Yojika-வைப் பயன்படுத்துங்கள்

Yojika-வில் Invoices என்பதைத் திறந்து, இன்வாய்ஸ் எண் அல்லது வாடிக்கையாளர் பெயரைக் கொண்டு தேட Find என்பதைப் பயன்படுத்துங்கள். அந்தப் பில்லின் நிலுவையைச் சரிபார்த்து, புதிதாகப் பெற்ற பணத்துக்கு Record payment என்பதைப் பயன்படுத்துங்கள். தேவைப்படும்போது சேமித்த இன்வாய்ஸைத் திறந்து இன்னொரு பிரதியை அச்சிடுங்கள்.

இந்த பில்லிங் பதிவுகளுடன் பெறுதல் பதிவேட்டையும் வைத்திருங்கள். பெறுபவரை உறுதிப்படுத்துவது, பொதிகளின் எண்ணிக்கை, ஒப்படைப்பு நிலை ஆகியவை கையால் செய்யும் சரிபார்ப்புகள். Yojika-வின் பில்லிங் அம்சங்களைப் பாருங்கள் அல்லது இன்வாய்ஸ் மற்றும் கட்டணச் செயல்முறையை முயற்சிக்க Yojika-வைப் பதிவிறக்குங்கள்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

வாடிக்கையாளர் பெறுதல் சரிபார்ப்புப் பட்டியலில் என்னென்ன இருக்க வேண்டும்?

ஆர்டர் குறிப்பு, வாடிக்கையாளர், அங்கீகரிக்கப்பட்டு பொருளைப் பெறுபவர், பொருட்கள் மற்றும் அலகுகள், பொதிகளின் எண்ணிக்கை, கட்டண நிலுவை, உண்மையான ஒப்படைப்பு விவரங்கள் ஆகியவற்றைச் சேர்க்கவும். பெறுதல் நிலையைப் பணம் செலுத்திய நிலையிலிருந்து தனியாக வைத்திருங்கள்.

வாடிக்கையாளரின் ஆர்டரை வேறு ஒருவர் பெற்றுக்கொள்ளலாமா?

முதலில் வாடிக்கையாளரிடம் ஒப்புதல் பெற்று, அவர் யாருக்கு அனுமதி அளித்தார் என்பதைக் குறிக்கவும். எதிர்பாராத ஒருவர் வந்தால், பொருட்களைக் கொடுப்பதற்கு முன் ஆர்டரில் ஏற்கெனவே உள்ள தொடர்பு விவரத்தைப் பயன்படுத்தி வாடிக்கையாளரிடம் உறுதிப்படுத்தவும்.

பில் முழுவதும் செலுத்தப்பட்டால் பொருட்கள் பெறப்பட்டுவிட்டன என்று அர்த்தமா?

இல்லை. பணம் பெறப்பட்டதா என்பதை மட்டுமே கட்டணப் பதிவு காட்டும்; பொதிகள் கடையிலிருந்து சென்றுவிட்டனவா என்பதைக் காட்டாது. உண்மையான ஒப்படைப்பைத் தனியாகப் பதிவு செய்யுங்கள்.

வாடிக்கையாளர் ஆர்டரின் ஒரு பகுதியை மட்டும் பெற்றால் என்ன செய்வது?

ஒப்படைக்கப்பட்ட பொருட்கள் மற்றும் அளவுகளையும், இன்னும் காத்திருப்பவற்றையும் பெறுதல் தேதியுடன் துல்லியமாகப் பதிவு செய்யுங்கள். ஆர்டரை Part collected எனக் குறித்து வைத்து, பொருத்தமான பில்லிங் ஆவணங்கள் பற்றி உங்கள் CA-விடம் உறுதிப்படுத்துங்கள்.