ગ્રાહકને ઓર્ડર આપતાં પહેલાંની તપાસસૂચિ

ગ્રાહકને માલ આપવાની તપાસસૂચિથી તમે સાચો પૅક કરેલો ઓર્ડર સાચી વ્યક્તિને આપી શકો છો, બાકી રકમ તપાસી શકો છો અને સોંપણીની નોંધ રાખી શકો છો. ઓર્ડર, તેના પૅકેજ અને તમારા કલેક્શન રજિસ્ટરમાં એક જ સંદર્ભ વાપરો. ગ્રાહક પાછળથી લઈ જાય તેવા ઓર્ડર—પરિવારની કોઈ વ્યક્તિ લેવા આવે તે સહિત—માટે આ માર્ગદર્શિકા છે.

India Post ની સત્તાવાર રજાઓની યાદી મુજબ દશેરા 20/10/2026ના રોજ છે. તહેવારની ખરીદી પાછળથી લેવા માટે રાખતા હો તો ગ્રાહકોની કતાર વધે તે પહેલાં આ રીત ગોઠવો. કાઉન્ટરની સામાન્ય તૈયારી માટે અમારી તહેવારની ભીડમાં બિલિંગ તપાસસૂચિ જુઓ.

ગ્રાહકને ઓર્ડર આપતાં પહેલાંની છ તપાસ

કાઉન્ટરની પાછળ નોટબુક અથવા સ્પ્રેડશીટ રાખો. આ હાથેથી રાખવાનું ઓર્ડર પિકઅપ રજિસ્ટર છે; સંબંધિત બિલ હોય તો તેની સાથે આ નોંધ જોડો.

સરળ સ્થિતિઓ વાપરો: Waiting, Ready, Part collected અને Collected. ચુકવણી માટે અલગ કૉલમ રાખો. પૂરેપૂરી ચૂકવાયેલી ઓર્ડર હજુ તમારા શેલ્ફ પર હોઈ શકે છે; લઈ જવાયેલી ઓર્ડરમાં સંમત થયેલી ઉધાર રકમ બાકી હોઈ શકે છે.

સરખા ઓર્ડર અલગ રહે તે માટે પૅકેજ પર લેબલ લગાવો

દરેક પૅકેજ પર ઓર્ડરનો સંદર્ભ લખો. ત્રણ પૅકેજની ઓર્ડર માટે 1 of 3, 2 of 3 અને 3 of 3 લખો. બિલ ન કરેલી ટોપલીઓથી દૂર, માલ લેવા માટે નક્કી કરેલી જગ્યાએ તેમને સાથે રાખો.

અંદરની વસ્તુઓ ચોક્કસ નોંધો. “છ ગ્લાસના બે સેટ” એ “બે ગ્લાસ” અથવા “બે બૉક્સ” કરતાં વધુ સ્પષ્ટ છે. પૅકેજની ગણતરી બધી થેલીઓ ગઈ તેની ખાતરી કરે છે; વસ્તુઓની ગણતરી દરેક થેલીમાં વચન મુજબનો માલ છે તેની ખાતરી કરે છે.

ગ્રાહકના ફોન નંબર અને ચુકવણીની વિગતો કતાર સામે દેખાતાં લેબલ પર નહીં, પણ કાઉન્ટરની પાછળના રજિસ્ટરમાં રાખો. ઓર્ડરને Ready કરતાં પહેલાં યાદીની દરેક વસ્તુ ખરેખર પૅક થઈ છે તે તપાસો. કંઈ ખૂટતું હોય તો તેની નોંધ કરીને, માલ લેવા આવી શકાય એવું કહેતાં પહેલાં ગ્રાહકનો સંપર્ક કરો.

માલ લેનાર વ્યક્તિ અને બાકી રકમની ખાતરી કરો

ઓર્ડરનો સંદર્ભ પૂછો, પછી તેને ગ્રાહક અને પૅક કરેલા માલ સાથે મેળવો. ગ્રાહક બીજી વ્યક્તિને મોકલે તો નક્કી થયેલી વ્યક્તિનું નામ નોંધો. આવેલી વ્યક્તિ આ સૂચનથી જુદી હોય તો ઓર્ડરમાં પહેલેથી નોંધેલા સંપર્ક પર ગ્રાહકને ફોન કરો.

તમારી પોતાની નોંધ સામે ચુકવણી તપાસો. ઓર્ડર સ્લિપ પર લખેલી રકમ તપાસની શરૂઆત છે; પૈસા મળ્યાનો પુરાવો નથી. ઍડવાન્સ મળ્યો હોય તો બાકી રકમ માગતાં પહેલાં તેની રસીદ અને બિલમાં ફાળવણી મેળવો. આ હિસાબી પગલું અમારી ગ્રાહક ઍડવાન્સ ચુકવણી માર્ગદર્શિકામાં સમજાવ્યું છે.

ચુકવણી હજુ ઉકેલાઈ ન હોય તો તપાસ ચાલે ત્યાં સુધી માલ ન આપો. ઉધાર પર માલ આપવાનું સ્વીકારો તો એ નિર્ણય અને બાકી રકમ નોંધો. કલેક્શન એન્ટ્રી પૂરી કરવા માટે બિલને Paid તરીકે ન બતાવો.

પુણેનું ઉદાહરણ: ત્રણ પૅકેજ, એક સોંપણી

પુણેની ઘરવપરાશની વસ્તુઓની દુકાન મીરા માટે COL-014 ઓર્ડર તૈયાર કરે છે એવું માનો. જથ્થો અને ચુકવણી તપાસવા માટે અહીં લાગુ પડતો કોઈ પણ કર સમાવતી કાલ્પનિક અંતિમ વેચાણ કિંમતો વપરાઈ છે. આ નમૂનાનું ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ કે વસ્તુના GST દરોની માર્ગદર્શિકા નથી.

બંને સેટ અલગથી પૅક છે અને ટ્રે ત્રીજા પૅકેજમાં છે. સોંપણી વખતે બાર ગ્લાસ અને એક ટ્રે ધરાવતાં ત્રણ પૅકેજ તપાસવાનાં છે.

મીરાએ પહેલાંથી ₹600 ચૂકવ્યા છે, જે દુકાને બિલમાં નોંધીને ફાળવ્યા છે. બાકી ₹1,500 − ₹600 = ₹900 છે. તેની અધિકૃત બહેન ઓર્ડર લઈ જાય છે અને બાકીના ₹900 ચૂકવે છે: કુલ મળેલી રકમ ₹600 + ₹900 = ₹1,500, એટલે બાકી ₹0 રહે છે.

માલ આપતી વખતે ફક્ત નવા મળેલા ₹900ની રસીદ નોંધો. પછી બહેનનું નામ, ખરેખર સોંપણીની તારીખ અને સમય તથા ત્રણેય પૅકેજ લઈ ગયાની નોંધ કરો. ફરી ₹1,500 મળ્યા હોવાનું નોંધવાથી અગાઉના ₹600 બે વાર ગણાશે.

સપ્લાયરનું સ્થળ અને સપ્લાયનું સ્થળ બંને મહારાષ્ટ્રમાં હોય એવા સામાન્ય કરપાત્ર વેચાણમાં CGST અને SGST લાગુ પડે છે, જે CBIC ના સપ્લાય FAQના પ્રશ્ન 85માં સમજાવ્યું છે. દરેક વસ્તુનો હાલનો દર તમારા CA પાસે તપાસો; ઉપરની જથ્થા અને ચુકવણીની તપાસ GST ગણતી નથી.

કલેક્શનની નોંધ સાચા ઇન્વૉઇસ સાથે રાખો

કરપાત્ર માલના નોંધાયેલા સપ્લાયર માટે **Section 31(1)**નો સામાન્ય નિયમ, સપ્લાયમાં માલની હેરફેર સામેલ હોય ત્યારે માલ બહાર કાઢવા સાથે અને બીજા કિસ્સામાં માલ પહોંચાડવા કે ઉપલબ્ધ કરાવવા સાથે ઇન્વૉઇસ આપવાનું જોડે છે. એ સમય સુધી ઇન્વૉઇસ આપવું જરૂરી છે. CBIC પર Section 31નો લખાણ જુઓ.

કલેક્શનની એન્ટ્રી જરૂરી ઇન્વૉઇસનું સ્થાન લેતી નથી. ઍડવાન્સ, આંશિક સપ્લાય અથવા રદ થયેલા ઓર્ડર માટે હાલનો નિયમ અને કોઈ વિશેષ રીત તમારા CA પાસે તપાસો. દરેક પૅકેજ લઈ જવાય ત્યાં સુધી જરૂરી બિલિંગ મુલતવી ન રાખો.

આંશિક પિકઅપ હોય તો ખરેખર શું ગયું અને શું બાકી છે તે લખો. સ્થિતિ Part collected રાખો અને બાકીનાં પૅકેજ પર સ્પષ્ટ લેબલ લગાવો. દુકાન બંધ કરતાં પહેલાં ખુલ્લી કલેક્શન એન્ટ્રીઓ શેલ્ફ પરનાં બાકી પૅકેજ સાથે સરખાવો.

બિલ તપાસવા અને ચુકવણી નોંધવા Yojika વાપરો

Yojikaમાં Invoices ખોલો અને ઇન્વૉઇસ નંબર અથવા ગ્રાહકના નામથી શોધવા Find વાપરો. એ બિલની બાકી રકમ તપાસો અને નવા મળેલા પૈસા માટે Record payment વાપરો. જરૂર પડે ત્યારે સાચવેલું ઇન્વૉઇસ ખોલીને બીજી નકલ પ્રિન્ટ કરો.

આ બિલિંગ નોંધોની સાથે કલેક્શન રજિસ્ટર રાખો. માલ લેનારની ખાતરી, પૅકેજની સંખ્યા અને સોંપણીની સ્થિતિ હાથેથી કરવાની તપાસ છે. Yojikaની બિલિંગ સુવિધાઓ જુઓ અથવા ઇન્વૉઇસ અને ચુકવણીની રીત અજમાવવા Yojika ડાઉનલોડ કરો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

ગ્રાહકને ઓર્ડર આપવાની તપાસસૂચિમાં શું હોવું જોઈએ?

ઓર્ડરનો સંદર્ભ, ગ્રાહક, અધિકૃત રીતે માલ લેનાર વ્યક્તિ, વસ્તુઓ અને એકમો, પૅકેજની સંખ્યા, બાકી ચુકવણી અને ખરેખર સોંપણીની વિગતો નોંધો. માલ લઈ જવાની સ્થિતિને ચુકવણીની સ્થિતિથી અલગ રાખો.

ગ્રાહકનો ઓર્ડર કોઈ બીજી વ્યક્તિ લઈ જઈ શકે?

પહેલાં ગ્રાહક સાથે આ વાત નક્કી કરો અને તેમણે કોને અધિકૃત કર્યા છે તે નોંધો. કોઈ અણધારી વ્યક્તિ આવે તો માલ આપતાં પહેલાં ઓર્ડરમાં પહેલેથી નોંધેલા સંપર્ક દ્વારા ગ્રાહક પાસેથી ખાતરી કરો.

બિલ ચૂકવાઈ ગયું હોય એટલે માલ લઈ જવાયો છે?

ના. ચુકવણીની નોંધ તમને મળેલા પૈસા વિશે જણાવે છે, પૅકેજ દુકાનમાંથી ગયા છે કે નહીં તે વિશે નહીં. ખરેખર થયેલી સોંપણીની અલગ નોંધ કરો.

ગ્રાહક ઓર્ડરનો માત્ર થોડો ભાગ લઈ જાય તો શું કરવું?

આપેલી અને હજુ બાકી રહેલી વસ્તુઓ અને જથ્થો ચોક્કસ નોંધો, સાથે માલ લઈ જવાની તારીખ પણ લખો. ઓર્ડરની સ્થિતિ Part collected રાખો અને યોગ્ય બિલિંગ દસ્તાવેજો વિશે તમારા CA પાસેથી ખાતરી કરો.