दुकान के ऑर्डर के लिए ग्राहक कलेक्शन चेकलिस्ट

ग्राहक कलेक्शन चेकलिस्ट की मदद से आप सही पैक किया हुआ ऑर्डर सही व्यक्ति को दे सकते हैं, बाकी रकम जाँच सकते हैं और सामान सौंपने का रिकॉर्ड रख सकते हैं। ऑर्डर, उसके पैकेजों और अपने कलेक्शन रजिस्टर में एक ही संदर्भ इस्तेमाल करें। यह गाइड उन ऑर्डरों के लिए है जिन्हें ग्राहक बाद में लेने आते हैं, चाहे उन्हें परिवार का कोई सदस्य ही क्यों न ले जाए।

India Post की आधिकारिक छुट्टियों की सूची के अनुसार दशहरा 20/10/2026 को है। अगर आप त्योहार की खरीदारी बाद में ले जाने के लिए संभालकर रख रहे हैं, तो कलेक्शन की कतार बढ़ने से पहले यह तरीका अपना लें। काउंटर की सामान्य तैयारी के लिए हमारी त्योहार की भीड़ में बिलिंग चेकलिस्ट देखें।

ग्राहक कलेक्शन चेकलिस्ट: सामान देने से पहले छह जाँच

काउंटर के पीछे एक नोटबुक या स्प्रेडशीट रखें। यह हाथ से रखा जाने वाला ऑर्डर पिकअप रजिस्टर है; जहाँ बिल मौजूद हो, उसे संबंधित बिल से जोड़ें।

कलेक्शन की आसान स्थितियाँ रखें: Waiting, Ready, Part collected और Collected। भुगतान के लिए अलग कॉलम रखें। पूरा भुगतान हो चुका ऑर्डर फिर भी आपकी शेल्फ पर हो सकता है; ले जाए गए ऑर्डर में सहमति से उधार की रकम बाकी हो सकती है।

पैकेजों पर निशान लगाएँ ताकि मिलते-जुलते ऑर्डर अलग रहें

हर पैकेज पर ऑर्डर का संदर्भ लिखें। तीन पैकेज वाले ऑर्डर पर 1 of 3, 2 of 3 और 3 of 3 लिखें। उन्हें बिल न बनी टोकरियों से दूर, कलेक्शन के लिए तय जगह पर एक साथ रखें।

अंदर का सामान साफ़-साफ़ दर्ज करें। “छह गिलास वाले दो सेट”, “दो गिलास” या “दो डिब्बे” से अधिक स्पष्ट है। पैकेजों की गिनती से पक्का होता है कि सभी बैग चले गए हैं; सामान की गिनती से पक्का होता है कि हर बैग में वादा किया गया सामान है।

ग्राहक के फोन नंबर और भुगतान का विवरण कतार की ओर लगे लेबल पर लिखने के बजाय काउंटर के पीछे रखे रजिस्टर में रखें। ऑर्डर को Ready दर्ज करने से पहले जाँचें कि सूची का हर सामान सच में पैक है। कुछ कम हो तो उसे दर्ज करें और कलेक्शन का वादा करने से पहले ग्राहक से संपर्क करें।

सामान लेने वाले व्यक्ति और बाकी रकम की पुष्टि करें

ऑर्डर का संदर्भ पूछें, फिर उसका ग्राहक और पैक किए सामान से मिलान करें। ग्राहक किसी और को भेजे तो सहमति से तय व्यक्ति का नाम दर्ज करें। आने वाला व्यक्ति उस निर्देश से अलग हो तो ऑर्डर के साथ पहले से दर्ज संपर्क नंबर पर ग्राहक को फोन करें।

भुगतान का अपने रिकॉर्ड से मिलान करें। ऑर्डर पर्ची पर लिखी रकम जाँच की शुरुआत है, रकम मिलने का प्रमाण नहीं। एडवांस पहले मिल चुका हो तो बाकी रकम माँगने से पहले उसकी रसीद और आवंटन का मिलान करें। वह हिसाबी तरीका हमारी ग्राहक एडवांस भुगतान गाइड में दिया गया है।

भुगतान का मामला अभी साफ़ न हो तो जाँच पूरी होने तक सामान न दें। उधार पर सामान देने की सहमति हो तो वह फैसला और देय रकम दर्ज करें। केवल कलेक्शन की एंट्री पूरी करने के लिए बिल को चुकाया हुआ न दिखाएँ।

पुणे का उदाहरण: तीन पैकेज, एक बार सामान सौंपना

मान लें पुणे की घरेलू सामान की दुकान मीरा के लिए ऑर्डर COL-014 तैयार कर रही है। मात्रा और भुगतान जाँचने के लिए यहाँ लागू कर सहित काल्पनिक अंतिम बिक्री मूल्य दिए गए हैं। यह तालिका नमूना टैक्स इनवॉइस या उत्पाद की GST दरों की गाइड नहीं है।

दोनों सेट अलग-अलग पैक हैं और ट्रे तीसरे पैकेज में है। सौंपते समय जाँच होगी: बारह गिलास और एक ट्रे वाले तीन पैकेज।

मीरा पहले ही ₹600 दे चुकी है, जिसे दुकान ने दर्ज करके बिल में आवंटित कर दिया है। बाकी रकम ₹1,500 − ₹600 = ₹900 है। उसकी अधिकृत बहन ऑर्डर लेती है और बाकी ₹900 देती है: कुल प्राप्ति ₹600 + ₹900 = ₹1,500 है और देय रकम ₹0 बचती है।

कलेक्शन के समय केवल ₹900 की नई रसीद दर्ज करें। फिर बहन का नाम, सामान सौंपने की वास्तविक तारीख और समय तथा तीनों पैकेज लिए जाने का विवरण लिखें। ₹1,500 की एक और रसीद दर्ज करने से पहले के ₹600 दो बार गिने जाएँगे।

सामान्य कर योग्य बिक्री में, जब सप्लायर का स्थान और आपूर्ति का स्थान दोनों महाराष्ट्र में हों, तो CGST और SGST लागू होते हैं, जैसा कि CBIC की सप्लाई FAQ के प्रश्न 85 में बताया गया है। हर उत्पाद की मौजूदा दर अपने CA से पक्की करें; ऊपर दी गई मात्रा और भुगतान की जाँच GST की गणना नहीं करती।

कलेक्शन रिकॉर्ड सही इनवॉइस के साथ रखें

कर योग्य सामान के पंजीकृत सप्लायर के लिए Section 31(1) का सामान्य नियम इनवॉइस जारी करने को, सामान की आवाजाही वाली सप्लाई में उसे हटाने के समय से और अन्य मामलों में डिलीवरी या सामान उपलब्ध कराने के समय से जोड़ता है। उस समय तक इनवॉइस देना जरूरी है। CBIC में Section 31 का पाठ देखें।

कलेक्शन की एंट्री जरूरी इनवॉइस की जगह नहीं लेती। एडवांस, आंशिक सप्लाई या रद्द ऑर्डर के लिए मौजूदा नियम और किसी विशेष व्यवस्था की पुष्टि अपने CA से करें। हर पैकेज लिए जाने तक जरूरी बिलिंग को न टालें।

आंशिक पिकअप में ठीक-ठीक लिखें कि क्या ले जाया गया और क्या बाकी है। एंट्री को Part collected रखें और बचे हुए पैकेजों पर साफ़ लेबल लगाएँ। दुकान बंद करने से पहले खुले कलेक्शन रिकॉर्ड का शेल्फ पर बाकी पैकेजों से मिलान करें।

बिल जाँचने और भुगतान दर्ज करने के लिए Yojika इस्तेमाल करें

Yojika में Invoices खोलें और इनवॉइस नंबर या ग्राहक के नाम से खोजने के लिए Find इस्तेमाल करें। उस बिल की बाकी रकम जाँचें और नई मिली रकम के लिए Record payment इस्तेमाल करें। जरूरत हो तो सेव किया गया इनवॉइस खोलकर दूसरी कॉपी प्रिंट करें।

इन बिलिंग रिकॉर्ड के साथ कलेक्शन रजिस्टर रखें। सामान लेने वाले की पुष्टि, पैकेजों की संख्या और सौंपने की स्थिति हाथ से की जाने वाली जाँच हैं। Yojika के बिलिंग फीचर देखें या इनवॉइस और भुगतान का तरीका आज़माने के लिए Yojika डाउनलोड करें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

ग्राहक कलेक्शन चेकलिस्ट में क्या होना चाहिए?

ऑर्डर का संदर्भ, ग्राहक, अधिकृत रूप से सामान लेने वाला व्यक्ति, सामान और उसकी इकाइयाँ, पैकेजों की संख्या, भुगतान की बाकी रकम और सामान सौंपने का वास्तविक विवरण शामिल करें। कलेक्शन की स्थिति को भुगतान की स्थिति से अलग रखें।

क्या ग्राहक की जगह कोई और उसका ऑर्डर ले सकता है?

पहले ग्राहक से इसकी सहमति लें और लिखें कि उसने किसे अधिकृत किया है। अगर कोई ऐसा व्यक्ति आए जिसकी उम्मीद नहीं थी, तो सामान देने से पहले ऑर्डर में पहले से दर्ज संपर्क के जरिए ग्राहक से पुष्टि करें।

क्या बिल चुक जाने का मतलब है कि सामान ले लिया गया है?

नहीं। भुगतान का रिकॉर्ड बताता है कि रकम मिली है या नहीं, यह नहीं कि पैकेज दुकान से जा चुके हैं। सामान वास्तव में सौंपने का रिकॉर्ड अलग रखें।

अगर ग्राहक ऑर्डर का केवल कुछ हिस्सा ले जाए तो क्या करें?

सौंपे गए और अभी बाकी सामान व उनकी सही मात्रा, कलेक्शन की तारीख के साथ दर्ज करें। ऑर्डर की स्थिति Part collected रखें और सही बिलिंग दस्तावेज़ों के बारे में अपने CA से पुष्टि करें।