दुकानों के लिए खराब स्टॉक का रिकॉर्ड
दुकानों के लिए खराब स्टॉक के रिकॉर्ड में यह साफ होना चाहिए कि क्या खराब हुआ, कितनी मात्रा प्रभावित हुई, ऐसा क्यों हुआ और आखिर में आपने उस माल का क्या किया। न बिक सकने वाली वस्तुओं को शेल्फ से अलग करें, सबूत सुरक्षित रखें और स्टॉक की सही गतिविधि केवल एक बार दर्ज करें। यह गाइड एक व्यावहारिक रजिस्टर, पूरा उदाहरण और सप्लायर रिटर्न व GST की जाँच बताती है।
दुकानों के लिए खराब स्टॉक के रिकॉर्ड में क्या शामिल करें
बिक्री के व्यस्त समय से पहले अलग रखा खराब माल, शेल्फ पर मौजूद स्टॉक की स्थिति को वास्तविकता से बेहतर दिखा सकता है।
एक नोटबुक या स्प्रेडशीट को खराब स्टॉक रजिस्टर की तरह इस्तेमाल करें। नीचे दिया प्रारूप कामकाज के लिए व्यावहारिक रिकॉर्ड है, सरकार द्वारा निर्धारित फॉर्म नहीं।
| फ़ील्ड | क्या दर्ज करें |
|---|---|
| घटना का संदर्भ और तारीख | DMG-001 जैसा संदर्भ और खराबी मिलने की तारीख |
| वस्तु और इकाई | सही उत्पाद, पैक का आकार, मात्रा और आपके स्टॉक रिकॉर्ड में इस्तेमाल की गई इकाई |
| खरीद का संदर्भ | सप्लायर का नाम और खरीद इनवॉइस नंबर; जहाँ जरूरी हो वहाँ बैच |
| स्थिति और कारण | आपने क्या देखा, जैसे टूटी सील या पानी से खराब हुआ कार्टन |
| सबूत | फोटो के फ़ाइल नाम, डिलीवरी नोट और सप्लायर के संदेश |
| लागत का संदर्भ | खरीद लागत और उसका आधार, बिक्री मूल्य से अलग रखा हुआ |
| मौजूदा स्थिति | जाँच के लिए रोका गया, सप्लायर के जवाब की प्रतीक्षा, लौटाया गया या राइट-ऑफ किया गया |
| अंतिम कार्रवाई | तारीख, जाँच करने वाला व्यक्ति और जुड़ी हुई स्टॉक या रिटर्न एंट्री |
अंतिम नतीजा जोड़ते समय मूल निरीक्षण को भी सुरक्षित रखें।
संख्या बदलने से पहले माल अलग करें
प्रभावित वस्तुओं को साफ निशान वाले होल्ड क्षेत्र में रखें, ताकि वे गलती से काउंटर तक न पहुँचें। खराब मात्रा उसी इकाई में गिनें जिसमें वस्तु दर्ज है: तीन नग और तीन बॉक्स की कटौती बहुत अलग होती है।
स्थिति की फोटो लें और माल पर घटना का संदर्भ लगाएँ। सप्लायर का जवाब भी अपने नोट के साथ रखें।
फिर सही रास्ता चुनें:
- सप्लायर रिटर्न लंबित: माल को होल्ड पर दर्ज रखें और लौटाने की व्यवस्था की पुष्टि करें। क्रेडिट माँगना इस बात का प्रमाण नहीं है कि क्रेडिट मिल गया है।
- राइट-ऑफ की पुष्टि: उपयोग योग्य स्टॉक से हटाई गई मात्रा दर्ज करें और फैसले व बाद में निपटान के सबूत रखें।
- अब भी जाँच जारी: स्थिति खुली रखें। फैसला लंबित हो तो माल को नष्ट हुआ न लिखें।
रिटर्न के लिए रखा माल उठाए जाने तक दुकान में मौजूद रहता है। नया माल मँगाने की योजना बनाते समय उस मात्रा को अलग दिखाई देता रखें, भले ही वह अभी मुख्य स्टॉक संख्या में शामिल हो। शेल्फ का पूरा मिलान करने के लिए फ़िज़िकल स्टॉक काउंट गाइड देखें।
पूरा उदाहरण: मदुरै में 6 खराब मग
मदुरै की एक काल्पनिक घरेलू सामान की दुकान पर विचार करें। मीना एक मग डिज़ाइन की जाँच करती हैं और पाती हैं कि दर्ज स्टॉक 48 नग है। उनमें से 6 में दरार है, इसलिए 42 नग बेचने योग्य हैं। सभी खरीद और बिक्री पहले ही दर्ज हो चुकी हैं।
मूल खरीद तमिलनाडु के एक सप्लायर से हुई सामान्य कर योग्य सप्लाई थी और डिलीवरी तमिलनाडु में उनकी दुकान पर हुई थी। सप्लायर का स्थान और सप्लाई का स्थान एक ही राज्य में होने से उस खरीद पर CGST और SGST लगता है, जैसा CBIC के GST FAQ के प्रश्न 85 में बताया गया है। नीचे की तालिका केवल स्टॉक लागत का उदाहरण है; इसमें टैक्स या GST रिवर्सल की गणना नहीं की गई है।
मान लें कि दर्ज लागत GST को छोड़कर ₹100 प्रति मग है और इस उदाहरण में लागत का कोई दूसरा हिस्सा नहीं है। सप्लायर रिटर्न लेने से मना कर देता है और मीना बिना किसी वसूली की उम्मीद के राइट-ऑफ मंजूर करती हैं।
| स्टॉक की स्थिति | मात्रा | प्रति नग लागत | उदाहरण के लिए लागत |
|---|---|---|---|
| खराबी के एडजस्टमेंट से पहले | 48 | ₹100 | ₹4,800 |
| खराब मात्रा राइट-ऑफ की गई | 6 | ₹100 | ₹600 |
| बचा हुआ बेचने योग्य स्टॉक | 42 | ₹100 | ₹4,200 |
मात्रा का मिलान होता है: 48 − 6 = 42। लागत का भी मिलान होता है: ₹4,800 − ₹600 = ₹4,200।
मीना 6 नग की कटौती को DMG-001 से जोड़ती हैं और फोटो तथा सप्लायर का जवाब सुरक्षित रखती हैं। वे उन्हीं 6 मग के लिए सप्लायर रिटर्न भी दर्ज नहीं करतीं। अगर सप्लायर बाद में मुआवजा देने की पेशकश करे, तो वित्तीय असर दर्ज करने से पहले वे वह पत्राचार अपने अकाउंटेंट को देती हैं।
Yojika में स्टॉक एडजस्टमेंट दर्ज करें
खराबी के पक्के राइट-ऑफ के लिए Yojika में कारण और नोट के साथ मैनुअल स्टॉक एडजस्टमेंट किया जा सकता है:
- वस्तु खोलें और Adjust stock चुनें।
- Reduce चुनें और सही इकाई में खराब मात्रा डालें।
- कारण के रूप में Damaged चुनें।
- Note (optional) में घटना का संदर्भ जोड़ें और सही तारीख चुनें।
- सेव करने से पहले New stock का पूर्वावलोकन जाँचें।
मीना के उदाहरण में पूर्वावलोकन में 42 नग दिखने चाहिए। सेव की गई गतिविधि वस्तु की Stock history में जाँचें। फोटो और सप्लायर का पत्राचार अपने घटना फ़ोल्डर में रखें और नोट के संदर्भ से उन्हें जोड़ें।
अगर पूर्वावलोकन गलत लगे, तो आगे बढ़ने से पहले लंबित खरीद, बिक्री और पहले किए गए एडजस्टमेंट जाँचें।
GST की जाँच को मात्रा सुधार से अलग रखें
Rule 56(2) के तहत नियमित GST-रजिस्टर्ड व्यवसायों को ऐसे स्टॉक खाते रखने होते हैं जिनमें स्टॉक की प्राप्ति, सप्लाई और बैलेंस के साथ नुकसान और राइट-ऑफ भी शामिल हों। यह नियम section 10 के तहत टैक्स देने वाले व्यक्तियों को इस खास आवश्यकता से बाहर रखता है। CBIC द्वारा प्रकाशित खातों और रिकॉर्ड के नियम देखें।
Section 17(5)(h) कुछ खास स्थितियों में इनपुट टैक्स क्रेडिट पर रोक लगाता है, जिनमें नष्ट या राइट-ऑफ किया गया माल शामिल है। CBIC द्वारा प्रकाशित CGST Act का section 17 देखें। जाँच की प्रतीक्षा में खरोंच लगी वस्तु, सप्लायर रिटर्न और पूरा हो चुका राइट-ऑफ अपने-आप एक जैसे व्यवहार के पात्र नहीं होते।
अपने CA को मूल खरीद इनवॉइस, प्रभावित मात्रा, घटना का रिकॉर्ड और अंतिम नतीजा दें। अपने CA से मौजूदा नियम की पुष्टि करें, जिसमें यह भी शामिल है कि पहले लिया गया क्रेडिट रिवर्स करना है या नहीं और उसे कैसे रिपोर्ट करना है। ऊपर दिया ₹600 की लागत का उदाहरण रिवर्स किए जाने वाले GST की रकम नहीं है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
खराब स्टॉक रजिस्टर में क्या लिखना चाहिए?
तारीख, वस्तु, मात्रा और इकाई, खरीद का संदर्भ, खराबी का कारण, सबूत का संदर्भ और अंतिम कार्रवाई दर्ज करें। हर घटना को एक संदर्भ दें, ताकि स्टॉक एडजस्टमेंट और सप्लायर के साथ हुआ पत्राचार आपस में जुड़े रहें।
खराबी दिखते ही क्या मुझे स्टॉक घटा देना चाहिए?
माल तुरंत अलग कर दें, फिर पता करें कि क्या हुआ और उसे लौटाया जाएगा या राइट-ऑफ किया जाएगा। लंबित माल को होल्ड रिकॉर्ड में दिखाई देता रखें और उसी मात्रा के लिए खराबी की कटौती तथा सप्लायर-रिटर्न की कटौती, दोनों दर्ज न करें।
क्या सॉफ्टवेयर में स्टॉक घटाने से GST का हिसाब तय हो जाता है?
नहीं। केवल मात्रा का एडजस्टमेंट करने से इनपुट टैक्स क्रेडिट का व्यवहार तय नहीं होता। मौजूदा नियम और किसी जरूरी रिवर्सल की पुष्टि के लिए अपने CA को खरीद इनवॉइस और खराबी के सबूत दें।
क्या Yojika में खराबी का एडजस्टमेंट दर्ज किया जा सकता है?
हाँ। वस्तु में Adjust stock खोलें, Reduce चुनें, मात्रा डालें और कारण के रूप में Damaged चुनें। नोट में घटना का संदर्भ जोड़ें और सेव करने से पहले New stock का पूर्वावलोकन जाँचें।
हर एडजस्टमेंट का कारण स्पष्ट रखें
Yojika कारण सहित स्टॉक की कटौती दर्ज करने और वस्तु की गतिविधियों का इतिहास देखने में आपकी मदद करता है। इन्वेंट्री सुविधाएँ देखें या अपनी दुकान के रिकॉर्ड में इस्तेमाल करने से पहले किसी नमूना वस्तु पर यह तरीका आजमाने के लिए Yojika डाउनलोड करें।