দোকানের নষ্ট স্টকের রেকর্ড
দোকানের নষ্ট স্টকের রেকর্ডে কী নষ্ট হয়েছে, কতটা ক্ষতিগ্রস্ত, কেন হয়েছে এবং শেষে সেই পণ্যের কী ব্যবস্থা নেওয়া হয়েছে—সবই দেখা উচিত। বিক্রির অযোগ্য পণ্য তাক থেকে আলাদা করুন, প্রমাণ রেখে দিন এবং সঠিক স্টক মুভমেন্ট একবারই লিখুন। এই নির্দেশিকায় একটি ব্যবহারিক রেজিস্টার, একটি পূর্ণ উদাহরণ এবং সাপ্লায়ার রিটার্ন ও GST যাচাইয়ের বিষয় রয়েছে।
দোকানের নষ্ট স্টকের রেকর্ডে কী রাখবেন
ব্যস্ত বিক্রির সময়ের আগে আলাদা করে রাখা নষ্ট পণ্য, তাকে থাকা স্টকের ছবিকে বাস্তবের চেয়ে ভালো দেখাতে পারে।
একটি খাতা বা স্প্রেডশিটকে নষ্ট স্টক রেজিস্টার হিসেবে ব্যবহার করুন। নিচের ছকটি কাজের সুবিধার জন্য একটি ব্যবহারিক রেকর্ড, সরকার-নির্ধারিত কোনো ফর্ম নয়।
| ঘর | কী লিখবেন |
|---|---|
| ঘটনার রেফারেন্স ও তারিখ | DMG-001-এর মতো রেফারেন্স এবং নষ্ট হওয়া ধরা পড়ার তারিখ |
| পণ্য ও একক | সঠিক পণ্য, প্যাকের মাপ, পরিমাণ এবং স্টক রেকর্ডে ব্যবহৃত একক |
| ক্রয়ের সূত্র | সাপ্লায়ারের নাম ও ক্রয়ের ইনভয়েস নম্বর; প্রাসঙ্গিক হলে ব্যাচ |
| অবস্থা ও কারণ | আপনি যা দেখেছেন, যেমন ভাঙা সিল বা জলে নষ্ট কার্টন |
| প্রমাণ | ছবির ফাইলের নাম, ডেলিভারি নোট এবং সাপ্লায়ারের বার্তা |
| খরচের সূত্র | ক্রয়মূল্য ও তার ভিত্তি, বিক্রয়মূল্য থেকে আলাদা করে রাখা |
| বর্তমান অবস্থা | পরীক্ষার জন্য রাখা, সাপ্লায়ারের উত্তরের অপেক্ষায়, ফেরত দেওয়া বা রাইট-অফ করা |
| চূড়ান্ত ব্যবস্থা | তারিখ, যিনি পরীক্ষা করেছেন এবং সংশ্লিষ্ট স্টক বা রিটার্ন এন্ট্রি |
চূড়ান্ত ফল যোগ করার সময় প্রথম পর্যবেক্ষণটিও রেখে দিন।
সংখ্যা বদলানোর আগে পণ্য আলাদা করুন
ক্ষতিগ্রস্ত পণ্য স্পষ্টভাবে চিহ্নিত হোল্ড এলাকায় সরিয়ে রাখুন, যাতে ভুল করে কাউন্টারে না পৌঁছায়। পণ্যের রেকর্ডে যে একক আছে, সেই এককেই নষ্ট পরিমাণ গুনুন: তিনটি পিস আর তিনটি বাক্সের কাটতি এক নয়।
পণ্যের অবস্থার ছবি তুলুন এবং ঘটনার রেফারেন্স দিয়ে লেবেল করুন। আপনার নোটের সঙ্গে সাপ্লায়ারের উত্তরও রাখুন।
তারপর উপযুক্ত পথ বেছে নিন:
- সাপ্লায়ার রিটার্ন বাকি: পণ্য হোল্ডে আছে বলে লিখে রাখুন এবং ফেরতের ব্যবস্থা নিশ্চিত করুন। ক্রেডিট চাওয়া মানেই ক্রেডিট মঞ্জুর হয়েছে—এমন প্রমাণ নয়।
- রাইট-অফ নিশ্চিত: ব্যবহারযোগ্য স্টক থেকে বাদ দেওয়া পরিমাণ লিখুন এবং সিদ্ধান্ত ও পরবর্তী নিষ্পত্তির প্রমাণ রাখুন।
- এখনও পরীক্ষাধীন: অবস্থা খোলা রাখুন। সিদ্ধান্তের অপেক্ষায় থাকা পণ্যকে নষ্ট করে ফেলা হয়েছে বলে লিখবেন না।
ফেরতের জন্য রাখা পণ্য তুলে নেওয়ার আগে পর্যন্ত দোকানেই থাকে। নতুন পণ্য আনার পরিকল্পনার সময় সেই পরিমাণ আলাদা করে দৃশ্যমান রাখুন, যদিও মূল স্টক সংখ্যায় তা এখনও অন্তর্ভুক্ত থাকে। তাকের পূর্ণ হিসাব মেলাতে ফিজিক্যাল স্টক কাউন্ট নির্দেশিকা ব্যবহার করুন।
পূর্ণ উদাহরণ: মাদুরাইয়ে 6টি নষ্ট মগ
মাদুরাইয়ের একটি কাল্পনিক গৃহস্থালির পণ্যের দোকান ধরা যাক। মীনা একটি মগের ডিজাইন পরীক্ষা করে দেখলেন, রেকর্ডে স্টক 48টি। তার মধ্যে 6টিতে ফাটল, তাই বিক্রিযোগ্য আছে 42টি। সব ক্রয় ও বিক্রয় আগেই লেখা হয়েছে।
মূল ক্রয়টি ছিল তামিলনাড়ুর এক সাপ্লায়ারের কাছ থেকে সাধারণ করযোগ্য সরবরাহ এবং তা তামিলনাড়ুতেই তাঁর দোকানে পৌঁছেছিল। সাপ্লায়ারের অবস্থান ও সরবরাহের স্থান একই রাজ্যে হওয়ায় সেই ক্রয়ে CGST ও SGST প্রযোজ্য, যেমন CBIC-এর GST FAQ-এর প্রশ্ন 85-তে বোঝানো হয়েছে। নিচের ছকটি শুধু স্টক খরচের উদাহরণ; এতে কর বা GST রিভার্সাল হিসাব করা হয়নি।
ধরা যাক, রেকর্ড করা খরচ GST বাদে প্রতি মগ ₹100 এবং এই উদাহরণে খরচের অন্য কোনো অংশ নেই। সাপ্লায়ার ফেরত নিতে রাজি হলেন না এবং মীনা কোনো অর্থ ফেরত পাওয়ার আশা ছাড়াই রাইট-অফ অনুমোদন করলেন।
| স্টকের অবস্থা | পরিমাণ | প্রতি পিস খরচ | উদাহরণস্বরূপ খরচ |
|---|---|---|---|
| নষ্ট স্টক অ্যাডজাস্ট করার আগে | 48 | ₹100 | ₹4,800 |
| নষ্ট পরিমাণ রাইট-অফ | 6 | ₹100 | ₹600 |
| বাকি বিক্রিযোগ্য স্টক | 42 | ₹100 | ₹4,200 |
পরিমাণ মিলে যায়: 48 − 6 = 42। খরচও মেলে: ₹4,800 − ₹600 = ₹4,200।
মীনা 6টি পিসের কাটতিকে DMG-001-এর সঙ্গে যুক্ত করেন এবং ছবি ও সাপ্লায়ারের উত্তর রেখে দেন। তিনি ওই একই 6টি মগের জন্য আবার সাপ্লায়ার রিটার্ন লেখেন না। পরে সাপ্লায়ার ক্ষতিপূরণ দিতে চাইলে, আর্থিক প্রভাব লেখার আগে তিনি সেই যোগাযোগ তাঁর অ্যাকাউন্ট্যান্টকে দেন।
Yojika-তে স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট লিখুন
নষ্ট পণ্যের নিশ্চিত রাইট-অফের জন্য Yojika-তে কারণ ও নোটসহ ম্যানুয়াল স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট করা যায়:
- পণ্য খুলে Adjust stock বেছে নিন।
- Reduce বেছে নিয়ে সঠিক এককে নষ্ট পরিমাণ লিখুন।
- কারণ হিসেবে Damaged বেছে নিন।
- Note (optional)-এ ঘটনার রেফারেন্স যোগ করুন এবং উপযুক্ত তারিখ বেছে নিন।
- সেভ করার আগে New stock প্রিভিউ পরীক্ষা করুন।
মীনার উদাহরণে প্রিভিউতে 42টি পিস দেখা উচিত। পণ্যের Stock history-তে সেভ হওয়া মুভমেন্ট পরীক্ষা করুন। ছবি ও সাপ্লায়ারের যোগাযোগ নিজের ঘটনার ফোল্ডারে রাখুন এবং নোটের রেফারেন্স দিয়ে যুক্ত করুন।
প্রিভিউ ভুল মনে হলে এগোনোর আগে বাকি থাকা ক্রয়, বিক্রয় এবং আগের অ্যাডজাস্টমেন্ট পরীক্ষা করুন।
পরিমাণ সংশোধন থেকে GST যাচাই আলাদা রাখুন
Rule 56(2) অনুযায়ী, সাধারণ GST-নিবন্ধিত ব্যবসাকে এমন স্টক হিসাব রাখতে হয় যাতে স্টক পাওয়া, সরবরাহ ও ব্যালান্সের পাশাপাশি ক্ষতি ও রাইট-অফও থাকে। এই বিশেষ প্রয়োজন থেকে section 10-এর অধীনে কর দেওয়া ব্যক্তিদের নিয়মটি বাদ দেয়। CBIC-এর প্রকাশিত হিসাব ও রেকর্ডের নিয়ম দেখুন।
Section 17(5)(h) নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট সীমিত করে, যার মধ্যে নষ্ট করা বা রাইট-অফ করা পণ্যও রয়েছে। CBIC-এর প্রকাশিত CGST Act-এর section 17 দেখুন। পরীক্ষার অপেক্ষায় থাকা আঁচড়-লাগা পণ্য, সাপ্লায়ার রিটার্ন ও সম্পূর্ণ হওয়া রাইট-অফকে আপনা-আপনি একইভাবে দেখা উচিত নয়।
আপনার CA-কে মূল ক্রয়ের ইনভয়েস, ক্ষতিগ্রস্ত পরিমাণ, ঘটনার রেকর্ড ও চূড়ান্ত ফল দিন। বর্তমান নিয়ম আপনার CA-র কাছে নিশ্চিত করুন—আগে নেওয়া ক্রেডিট রিভার্স করতে হবে কি না এবং কীভাবে রিপোর্ট করতে হবে, সেটিও জেনে নিন। উপরের ₹600 খরচের উদাহরণটি রিভার্স করার GST-র পরিমাণ নয়।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
নষ্ট স্টক রেজিস্টারে কী লিখব?
তারিখ, পণ্য, পরিমাণ ও একক, ক্রয়ের সূত্র, নষ্ট হওয়ার কারণ, প্রমাণের সূত্র এবং চূড়ান্ত ব্যবস্থা লিখুন। প্রতিটি ঘটনার একটি রেফারেন্স দিন, যাতে স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট ও সাপ্লায়ারের সঙ্গে যোগাযোগ পরস্পরের সঙ্গে যুক্ত থাকে।
নষ্ট পণ্য দেখামাত্রই কি স্টক কমিয়ে দেব?
পণ্য সঙ্গে সঙ্গে আলাদা করুন, তারপর কী ঘটেছে এবং সেটি ফেরত যাবে নাকি রাইট-অফ হবে তা ঠিক করুন। সিদ্ধান্ত না-হওয়া পণ্য হোল্ড রেকর্ডে দৃশ্যমান রাখুন এবং একই পরিমাণের জন্য নষ্ট হওয়ার কাটতি ও সাপ্লায়ার-রিটার্নের কাটতি দুটোই লিখবেন না।
সফটওয়্যারে স্টক কমালেই কি GST-র হিসাব মিটে যায়?
না। শুধু পরিমাণ অ্যাডজাস্ট করলে ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিটের ব্যবস্থা ঠিক হয়ে যায় না। বর্তমান নিয়ম ও প্রয়োজনীয় রিভার্সাল নিশ্চিত করতে আপনার CA-কে ক্রয়ের ইনভয়েস এবং নষ্ট হওয়ার প্রমাণ দিন।
Yojika-তে কি নষ্ট স্টকের অ্যাডজাস্টমেন্ট করা যায়?
হ্যাঁ। পণ্যের Adjust stock খুলুন, Reduce বেছে নিন, পরিমাণ লিখুন এবং কারণ হিসেবে Damaged বেছে নিন। নোটে ঘটনার রেফারেন্স যোগ করুন এবং সেভ করার আগে New stock প্রিভিউ পরীক্ষা করুন।
প্রতিটি অ্যাডজাস্টমেন্টের ব্যাখ্যা স্পষ্ট রাখুন
Yojika আপনাকে কারণসহ স্টক কমানো লিখতে এবং পণ্যের মুভমেন্টের ইতিহাস দেখতে সাহায্য করে। ইনভেন্টরি ফিচার দেখুন, অথবা দোকানের রেকর্ডে ব্যবহারের আগে নমুনা পণ্যে এই পদ্ধতি চেষ্টা করতে Yojika ডাউনলোড করুন।