खरीद ऑर्डर में दर्ज होता है कि आप क्या खरीदना चाहते हैं; खरीद बिल में सप्लायर का इनवॉइस आपके बहीखाते में दर्ज होता है। खरीद ऑर्डर और खरीद बिल का व्यावहारिक मिलान आसान है: आपने क्या मंगाया, क्या आया और सप्लायर ने किसका बिल बनाया—इन तीनों की तुलना करें। यह गाइड बताती है कि इन तीन मात्राओं को कैसे संभालें, ताकि जो माल नहीं आया उसे स्टॉक में न जोड़ें और एक ही खरीद को दो बार दर्ज न करें।
खरीद ऑर्डर बनाम खरीद बिल: एक नज़र में
| सवाल | खरीद ऑर्डर (PO) | खरीद बिल |
|---|---|---|
| इसे कौन शुरू करता है? | आपकी दुकान सप्लायर से माल मांगती है | सप्लायर इनवॉइस जारी करता है; आपकी दुकान उसे दर्ज करती है |
| इसमें क्या होता है? | मंगाए गए आइटम, मात्राएं, कीमतें और डिलीवरी की शर्तें | वास्तव में बिल किए गए आइटम, मात्राएं, कीमतें और टैक्स |
| इसका मिलान किससे करें? | सप्लायर की स्वीकृति और बाद में आई डिलीवरी से | ऑर्डर, मिली हुई मात्रा और सप्लायर के इनवॉइस से |
| Yojika में सेव करने पर क्या होता है? | स्टॉक या सप्लायर के बकाया में कोई बदलाव नहीं | स्टॉक बढ़ता है और खरीद सप्लायर के खाते में दर्ज होती है |
| क्या यह भुगतान का प्रमाण है? | नहीं | नहीं; भुगतान का अलग रिकॉर्ड चाहिए |
सप्लायर का असली इनवॉइस अपनी खरीद एंट्री के साथ संभालकर रखें। अंदरूनी खरीद-बिल रिकॉर्ड आपके बहीखाते को संभालने में मदद करता है; वह सप्लायर के टैक्स इनवॉइस की जगह नहीं लेता।
खरीद दर्ज करने से पहले तीन मात्राएं जांचें
यह मौसमी स्टॉक भरने से पहले खास तौर पर उपयोगी है। आधिकारिक पर्यटन कैलेंडर में नवरात्रि 11/10/2026 से शुरू होती है, इसलिए अक्टूबर की शुरुआत नए ऑर्डर देने से पहले बकाया ऑर्डर जांचने का सही समय है।
इन कॉलमों वाली एक छोटी माल-प्राप्ति शीट, नोटबुक या स्प्रेडशीट रखें:
- मंगाया: वह मात्रा जिसे सप्लायर ने भेजने की सहमति दी थी।
- मिला: आपकी दुकान पर गिनी गई मात्रा; नुकसान या कमी को अलग से लिखें।
- बिल किया: सप्लायर के इनवॉइस पर लिखी मात्रा।
इकाई भी जांचें। छह डिब्बे और छह नग एक जैसे नहीं होते। आइटम के सामने पैक का आकार लिखें।
कीमत, छूट और डिलीवरी शुल्क का समझौते से मिलान करें। फ़र्क़ हो तो सप्लायर से वजह या सुधार मांगें और उसका जवाब ऑर्डर के साथ रखें।
पूरी बहीखाता प्रक्रिया के लिए देखें: छोटी दुकान की खरीद और खर्च कैसे दर्ज करें।
उदाहरण: अहमदाबाद में कम माल की डिलीवरी
मीना अहमदाबाद में घरेलू सामान की दुकान चलाती हैं। वह गुजरात के एक स्थानीय थोक विक्रेता से अपनी दुकान पर सामान्य डिलीवरी के साथ स्टॉक मंगाती हैं। नीचे दी गई कीमतें केवल उदाहरण के लिए और GST से पहले की हैं; इनका उपयोग सिर्फ़ ऑर्डर की मात्रा और माल के मूल्य की तुलना के लिए किया गया है।
| आइटम | मंगाया | मिला और बिल हुआ | प्रति नग कीमत | ऑर्डर मूल्य | मिले माल का मूल्य |
|---|---|---|---|---|---|
| स्टोरेज कंटेनर | 40 | 30 | ₹100 | ₹4,000 | ₹3,000 |
| सर्विंग ट्रे | 20 | 20 | ₹150 | ₹3,000 | ₹3,000 |
| GST से पहले कुल | ₹7,000 | ₹6,000 |
सप्लायर केवल भेजी गई मात्रा का बिल बनाता है। मीना 30 कंटेनर और 20 ट्रे दर्ज करती हैं और लिखती हैं कि GST से पहले ₹1,000 के 10 कंटेनर अभी नहीं मिले हैं। मिलान है: ₹6,000 का माल मिला + ₹1,000 बाकी = ₹7,000 का ऑर्डर।
वह सभी 40 कंटेनर स्टॉक में नहीं जोड़तीं। अगर बाकी कंटेनर अलग बिल के साथ आते हैं, तो वह उस डिलीवरी को एक बार दर्ज करती हैं।
इस सामान्य स्थानीय सप्लाई में सप्लायर की जगह और सप्लाई का स्थान, दोनों गुजरात हैं, इसलिए करयोग्य माल पर CGST और SGST लगता है। CBIC ने एक ही राज्य में इस व्यवस्था को place of supply के FAQ 85 में समझाया है। हर आइटम की मौजूदा दर gst.gov.in पर या अपने CA से जांचें; ऊपर की तालिका पूरा टैक्स इनवॉइस या GST दर का उदाहरण नहीं है।
अगर सप्लायर ने केवल 30 कंटेनर भेजकर सभी 40 का बिल बनाया होता, तो मीना कमी का दस्तावेज़ रखतीं और एंट्री को अंतिम रूप देने से पहले सप्लायर और अपने अकाउंटेंट के साथ इसे सुलझातीं।
बिल जांचने के बाद ही ऑर्डर को बदलें
Yojika में आप खरीद ऑर्डर बना सकते हैं, उसका PDF प्रीव्यू देख सकते हैं और उसे खरीद बिल में बदल सकते हैं। बदलते ही खरीद तुरंत दर्ज हो जाती है, जिसमें स्टॉक और सप्लायर का बकाया शामिल हैं; यह केवल प्रीव्यू नहीं है।
पूरी डिलीवरी और सप्लायर का बिल ऑर्डर से मेल खाते हों, तो यह क्रम अपनाएं:
- बदलने से पहले आइटम, मात्राएं, इकाइयां, कीमतें और शुल्क मिलाएं।
- खुले ऑर्डर पर Convert to purchase bill चुनें।
- बने हुए खरीद बिल को खोलकर Edit चुनें। सप्लायर का बिल नंबर और बिल की तारीख़ भरें, जिन्हें बदलाव की प्रक्रिया खाली छोड़ती है। खरीद एंट्री की तारीख़ भी जांचें, क्योंकि शुरुआत में उसमें ऑर्डर की तारीख़ रहती है।
- सेव किए गए कुल की पुष्टि करें और असली भुगतान को अलग से दर्ज करें।
मीना जैसी आंशिक डिलीवरी के लिए, मेल खाने वाला सप्लायर बिल Purchases → New purchase से दर्ज करें और ऑर्डर की बाकी मात्रा का अलग नोट रखें। बाद में उस मूल पूरे ऑर्डर को बिना बदले खरीद बिल में न बदलें: ऐसा करने से आया हुआ माल दोबारा दर्ज हो जाएगा। बाकी माल का मामला सुलझने तक मूल ऑर्डर और फ़ॉलो-अप नोट साथ रखें।
एडवांस भी जांचें। Yojika के खरीद ऑर्डर का Advance फ़ील्ड केवल संदर्भ के लिए गणना है। यह भुगतान दर्ज नहीं करता और खरीद बिल में बदलाव भी एडवांस को भुगतान के रूप में नहीं लगाता। असली भुगतान को भुगतान प्रक्रिया से दर्ज करें और ध्यान रखें कि एडवांस दो बार दर्ज न हो।
केवल खरीद ऑर्डर से GST क्रेडिट तय नहीं होता
इनपुट टैक्स क्रेडिट के लिए CGST Section 16 में दूसरी शर्तों के साथ तय कर दस्तावेज़ और माल या सेवाओं की प्राप्ति ज़रूरी है। केवल खरीद ऑर्डर इन शर्तों को पूरा नहीं करता। CBIC के Section 16 के पात्रता प्रावधान देखें।
सॉफ़्टवेयर में खरीद दर्ज करना भी पात्रता का फ़ैसला नहीं है। कमी, किस्तों में डिलीवरी या विवादित इनवॉइस के मामले में क्रेडिट लेने से पहले मौजूदा नियम अपने CA से पक्का करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
खरीद ऑर्डर और खरीद बिल में क्या फ़र्क़ है?
खरीद ऑर्डर में दर्ज होता है कि आपकी दुकान सप्लायर से क्या मंगाती है। खरीद बिल में सप्लायर का असली इनवॉइस आपके बहीखाते में दर्ज होता है; इसका मिलान ऑर्डर और मिले हुए माल, दोनों से करें।
क्या खरीद ऑर्डर सेव करने से Yojika में स्टॉक बढ़ जाता है?
नहीं। खरीद ऑर्डर सेव करने से स्टॉक या सप्लायर के बकाया में कोई बदलाव नहीं होता। उसे खरीद बिल में बदलने पर खरीद दर्ज होती है और स्टॉक बढ़ता है।
अगर सप्लायर मेरे ऑर्डर का कुछ हिस्सा ही भेजे तो क्या करूं?
मिली हुई मात्राएं दर्ज करें और उनका मिलान सप्लायर के बिल से करें। जो माल नहीं मिला है, उसे अलग फ़ॉलो-अप सूची में रखें; जब डिलीवरी और बिल ऑर्डर के केवल एक हिस्से के हों, तब पूरे ऑर्डर को बिना बदले खरीद बिल में न बदलें।
क्या केवल खरीद ऑर्डर के आधार पर GST इनपुट टैक्स क्रेडिट लिया जा सकता है?
नहीं। केवल खरीद ऑर्डर इनपुट टैक्स क्रेडिट के लिए तय कर दस्तावेज़ नहीं है। पात्रता CGST Section 16 की शर्तों पर भी निर्भर करती है; मौजूदा नियम अपने CA से पक्का करें।
क्या Yojika के खरीद ऑर्डर में डाला गया एडवांस भुगतान दर्ज करता है?
नहीं। एडवांस फ़ील्ड केवल संदर्भ के लिए रकम दिखाता है और खरीद बिल में बदलने पर इसे भुगतान के रूप में नहीं लगाया जाता। असली भुगतान को भुगतान प्रक्रिया से दर्ज करें और जांचें कि हर भुगतान केवल एक बार दर्ज हो।
नमूना ऑर्डर से खरीद प्रक्रिया आज़माएं
Yojika खरीद ऑर्डर और खरीद बिल को अलग रखता है, ताकि स्टॉक और सप्लायर का बकाया दर्ज करने से पहले आप ऑर्डर की योजना बना सकें। खरीद और इन्वेंट्री की सुविधाएं देखें या Yojika डाउनलोड करें और अपनी दुकान के असली रिकॉर्ड इस्तेमाल करने से पहले नमूना डेटा के साथ यह प्रक्रिया आज़माएं।