દુકાનમાં સ્ટૉકની જગ્યાનાં લેબલ દરેક શેલ્ફ, રૅક કે ખાણાને કાયમી સરનામું આપે છે, જેથી માલ ઝડપથી મળે અને તેને યોગ્ય જગ્યાએ પાછો મૂકી શકાય. આ લેબલ સાથે પ્રોડક્ટથી જગ્યા સુધીનો સાદો નકશો અને માલ ખસેડ્યાની નોંધ રાખો. આ માર્ગદર્શિકા વ્યવહારુ શેલ્ફ નંબર પદ્ધતિ, નકલ કરી શકાય તેવી જગ્યાની યાદી અને નાની દુકાનનું ઉદાહરણ બતાવે છે.
દુકાનના એક વિસ્તારમાં સ્ટૉકની જગ્યાનાં લેબલ ગોઠવો
પાછળના રૂમના જે શેલ્ફ પર સૌથી વધુ શોધવું પડે છે ત્યાંથી શરૂઆત કરો. દરેક નક્કી જગ્યા માટે એવો ટૂંકો કોડ આપો, જેને કોઈ પણ વ્યક્તિ અંદાજ લગાવ્યા વિના બોલીને વાંચી શકે.
ઉદાહરણ તરીકે, B-A-02 નો અર્થ પાછળનો રૂમ, રૅક A, શેલ્ફ 02 થઈ શકે. શેલ્ફને નીચેથી ઉપર નંબર આપો અને દરેક જગ્યાએ એક જ દિશા રાખો. પ્રવેશદ્વાર પાસે કોડ સમજાવતી નાની સૂચિ મૂકો, જેથી માલિકની મદદ વિના તેનો અર્થ સમજી શકાય.
| જગ્યાનો કોડ | અર્થ | લેબલ ક્યાં લગાવવું |
|---|---|---|
| B-A-01 | પાછળનો રૂમ, રૅક A, સૌથી નીચેનું શેલ્ફ | શેલ્ફની આગળની ધાર પર |
| B-A-02 | પાછળનો રૂમ, રૅક A, બીજું શેલ્ફ | શેલ્ફની આગળની ધાર પર |
| S-B-01 | દુકાનનો વેચાણ વિસ્તાર, રૅક B, સૌથી નીચેનું શેલ્ફ | અવરજવરની બાજુએ આવતી આગળની ધાર પર |
| B-C-01 | પાછળનો રૂમ, રૅક C, સૌથી નીચેનું શેલ્ફ | નિશાની કરેલી સંગ્રહ જગ્યાની બાજુમાં |
આ સૂચવેલા કોડ છે, ફરજિયાત ફૉર્મેટ નથી. શરૂઆત માટે હાથથી લખેલાં મોટાં કાર્ડ પૂરતાં છે. કાર્ટન ગોઠવેલાં હોય ત્યારે પણ લેબલ દેખાય તે રીતે લગાવો અને તમારી દુકાનમાં મદદરૂપ હોય તો પરિચિત સ્થાનિક ભાષામાં વર્ણન ઉમેરો.
જગ્યાનો કોડ શેલ્ફ પર જ લગાવો. કાર્ટન ક્યાં રાખવાનું છે તેની અલગ નોંધ કાર્ટન પર લગાવી શકાય, પરંતુ કોઈ કાર્ટન ખસેડે ત્યારે એ નોંધને બીજી જગ્યા તરીકે ન ગણવી જોઈએ.
પ્રોડક્ટ અને તેની જગ્યાનો નકશો રાખો
જગ્યા “ક્યાં?” નો જવાબ આપે છે. વસ્તુનું નામ “શું?” નો જવાબ આપે છે. બંને રાખશો તો કોઈ ગ્રાહક ચોક્કસ પૅક માગે ત્યારે રૅક પરના દરેક બૉક્સમાં શોધવું નહીં પડે.
તમારા બિલિંગ કૅટલૉગમાં જે પ્રોડક્ટનું નામ અને પૅકનું કદ છે એ જ વાપરો. સરખી દેખાતી પ્રોડક્ટને કેવી રીતે અલગ પાડવી તે અમારી દુકાનની વસ્તુઓને નામ આપવાની માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે. અહીં વધારાનું કામ દરેક પ્રોડક્ટને તેની ભૌતિક જગ્યા સાથે જોડવાનું છે.
| પ્રોડક્ટ | ગણતરી માટે વપરાતું યુનિટ | નિયમિત જગ્યા | વધારાના માલની જગ્યા | છેલ્લે તપાસ્યું |
|---|---|---|---|---|
| સ્ટીલ સ્ક્રબર, એકનું પૅક | પૅક | S-B-01 | B-A-02 | 22/10/2026 |
| કપડાંની ક્લિપ, 12 નું પૅક | પૅક | S-B-02 | B-C-01 | 22/10/2026 |
એક ચાલુ નકલ કાઉન્ટર પાસે અથવા દુકાનના કમ્પ્યુટર પર રાખો. વધારાના માલની જગ્યામાંથી છેલ્લું કાર્ટન નીકળે ત્યારે એ જગ્યા ખાલી હોવાનું લખો. નહીં તો જૂની નોંધ કોઈને પહેલેથી ખસેડાઈ ગયેલો સ્ટૉક શોધવામાં સમય બગડાવી શકે.
એક જ શેલ્ફ પર અનેક પ્રોડક્ટ હોય તો વચ્ચે પાર્ટિશન અથવા સ્પષ્ટ નિશાનીવાળી જગ્યાઓ રાખો. જગ્યાનું સ્ટિકર લગાવતી વખતે પ્રોડક્ટનું નામ, બારકોડ કે પૅકેટની માહિતી ઢાંકો નહીં.
માલ ખસેડો ત્યારે જ તેની નોંધ કરો
નાની દુકાનમાં નોટબુકની ટૂંકી નોંધ માલની ભૌતિક હિલચાલને જગ્યાના નકશા સાથે જોડી શકે છે:
તારીખ અને સમય → વસ્તુ → જથ્થો અને યુનિટ → ક્યાંથી → ક્યાં → કોણે ખસેડ્યું → તપાસ્યું.
ઉદાહરણ: 22/10/2026, 10:15 → સ્ટીલ સ્ક્રબર, એકનું પૅક → 12 પૅક → B-A-02 → S-B-01 → મીના → તપાસ્યું.
ખરેખર જે જગ્યા વાપરી હોય એ જ નોંધો. નિયમિત શેલ્ફ ભરેલું હોય અને માલ તેના બદલે B-C-01 પર મૂક્યો હોય તો ભૂલી જતાં પહેલાં નોંધ અપડેટ કરો. માત્ર “પાછળના રૂમમાં ખસેડ્યું” લખવાથી આ પદ્ધતિને ઉપયોગી બનાવતી વિગત જતી રહે છે.
ખસેડેલા માલ માટે ગણતરીનું એક જ યુનિટ વાપરો. 12 પૅક ધરાવતું કાર્ટન ખોલીને છ પૅક ખસેડો તો નોંધમાં છ પૅક લખો; એક કૉલમમાં અડધું કાર્ટન અને બીજામાં છ પૅક ન લખો.
ઉદાહરણ: પુણેની દુકાનનું શેલ્ફ ફરી ભરવું
ધારો કે પુણેમાં મીનાની ઘરવખરીની દુકાન છે. તેની જગ્યાની યાદીમાં B-A-02 પર સ્ક્રબરનાં 36 પૅક અને S-B-01 પર છ પૅક છે. કુલ 42 પૅક છે.
તે વેચાણના શેલ્ફ પર 12 પૅક ખસેડે છે અને પછી સ્થાનિક ગ્રાહકને ચાર પૅક વેચે છે.
| તબક્કો | પાછળનો રૂમ B-A-02 | વેચાણનું શેલ્ફ S-B-01 | દુકાનનો કુલ સ્ટૉક |
|---|---|---|---|
| ખસેડતાં પહેલાં | 36 | 6 | 42 |
| 12 પૅક ખસેડ્યા પછી | 24 | 18 | 42 |
| ચાર પૅક વેચ્યા પછી | 24 | 14 | 38 |
માલ ખસેડવાથી તેની જગ્યા બદલાય છે. વેચાણથી કુલ જથ્થો ઘટે છે. માલ ખસેડ્યાની નોંધ બીજી ખરીદી તરીકે કરશો તો સ્ટૉક ખોટી રીતે વધશે.
બિલમાં દરેક પૅકની અંતિમ વેચાણ રકમ ₹60 છે એમ માનો: 4 × ₹60 = ₹240 મળ્યા. આ માત્ર અંતિમ રકમ સમજાવતું ઉદાહરણ છે, પ્રોડક્ટના GST દરનું ઉદાહરણ નથી. સપ્લાયરનું સ્થાન અને પુરવઠાનું સ્થળ બંને મહારાષ્ટ્રમાં હોય એવી સામાન્ય કરપાત્ર વેચાણ પર CGST અને SGST લાગુ પડે છે; CBIC ના સપ્લાય FAQ નો પ્રશ્ન 85 જુઓ. હાલનું પ્રોડક્ટ વર્ગીકરણ અને દર gst.gov.in પર અથવા તમારા CA સાથે ખાતરી કરો.
પહેલા અઠવાડિયા પછી પણ શેલ્ફનો નકશો ઉપયોગી રાખો
નકશામાં નોંધેલી થોડી વસ્તુ પસંદ કરો અને કોઈને માત્ર યાદી જોઈને તે શોધવા કહો. તેમને વધારાની સૂચના આપવી પડે તો લેબલ કે વર્ણન સુધારો.
શેલ્ફની ગોઠવણી બદલો ત્યારે લેબલ અને નકશો બંને સાથે અપડેટ કરો. કોઈ વસ્તુ દેખાતી નથી એટલે વધુ મંગાવતા પહેલાં વધારાના માલની જગ્યાઓ તપાસો. જથ્થો ન મળે તો નોંધાયેલી બાકી બદલતાં પહેલાં ફિઝિકલ સ્ટૉક કાઉન્ટ કરીને તપાસ કરો.
શેલ્ફ કોડ દુકાનની અંદર માલ શોધવાની સહાય છે. નોંધાયેલ વ્યક્તિ માટે CGST Rule 56(5)(c) મુજબ સંગ્રહ સ્થળોનાં સરનામાં અને પરિવહન દરમિયાનના સંગ્રહ સહિત ત્યાં રાખેલા સ્ટૉકની નોંધ જરૂરી છે. માત્ર રૅકનું લેબલ આ માહિતી આપતું નથી. અલગ ગોડાઉન વાપરતા અથવા એક સ્થળથી બીજા સ્થળે માલ ખસેડતા પહેલાં હાલની નોંધણી, દસ્તાવેજ અને કરની જરૂરિયાતો વિશે તમારા CA સાથે ખાતરી કરો.
ભૌતિક લેબલ સાથે Yojika વાપરો
Yojika માં નામ આપી શકાય તેવી સંગ્રહ જગ્યાઓ અને Transfer stock ક્રિયા છે. Settings માં Storage locations શોધો અને નામ ઉમેરવા Manage locations પસંદ કરો. બે કે વધુ જગ્યા હોય ત્યારે Transfer stock પસંદ કરીને વસ્તુ, મૂળ જગ્યા, નવી જગ્યા અને જથ્થો પસંદ કરો, પછી ટ્રાન્સફર નોંધો. આ ટ્રાન્સફર જગ્યાવાર વહેંચણી બદલે છે, પણ વસ્તુનો કુલ સ્ટૉક બદલાતો નથી.
તમે જે સ્તરની વિગત ચોક્કસ રાખી શકો એ જ પસંદ કરો. સૉફ્ટવેરમાં “દુકાન” અને “પાછળનો રૂમ” જેવા મોટા વિસ્તાર જાળવવા સરળ હોઈ શકે અને શેલ્ફની વિગતવાર જગ્યા તમારા હાથથી બનાવેલા નકશામાં રાખી શકાય. કાર્ટન ભૌતિક રીતે ખસેડો ત્યારે પણ તમારે તેની સંબંધિત નોંધ કરવી જ પડે છે.
પ્રક્રિયા માટે સંગ્રહ જગ્યાની માર્ગદર્શિકા જુઓ, Yojika ના ઇન્વેન્ટરી અને બિલિંગ ફીચર્સ જાણો અથવા આ રીત અજમાવવા Yojika ડાઉનલોડ કરો. એક રૅકથી શરૂઆત કરો. આગળ વધતાં પહેલાં તેનાં લેબલ, નકશો અને નોંધાયેલી હિલચાલ એકબીજા સાથે મળે છે તેની ખાતરી કરો.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
દુકાનમાં સ્ટૉકની જગ્યાનાં લેબલ પર શું હોવું જોઈએ?
વિસ્તાર, રૅક અને શેલ્ફ માટે ટૂંકો કોડ વાપરો અને જ્યાં ઉપયોગી હોય ત્યાં સાદી ભાષામાં વર્ણન ઉમેરો. કોડ એ જગ્યા પર જ લગાવો અને હાલમાં ત્યાં કઈ પ્રોડક્ટ રાખી છે તેની અલગ નકશામાં નોંધ રાખો.
એક પ્રોડક્ટની એકથી વધુ સંગ્રહ જગ્યા હોઈ શકે?
હા. એ જ પ્રોડક્ટની ઓળખ હેઠળ તેનું નિયમિત શેલ્ફ અને વધારાનો માલ રાખવાની કોઈ પણ જગ્યા લખો. જથ્થો એકસરખા યુનિટમાં નોંધો, જેથી કાર્ટન અને તેની અંદરની વસ્તુઓ બે વાર ન ગણાય.
માલ એક શેલ્ફથી બીજા શેલ્ફ પર ખસેડું ત્યારે કુલ સ્ટૉક બદલવો જોઈએ?
એ જ માલને એક શેલ્ફથી બીજા પર ખસેડવાથી તેની જગ્યા બદલાય છે, દુકાનનો કુલ જથ્થો નહીં. જગ્યાની નોંધ અપડેટ કરો; વેચાણ, નુકસાન કે ખરેખર પડેલી ઘટ તપાસ્યા પછી અલગથી નોંધો.
હું બૉક્સ ખસેડું ત્યારે Yojika આપમેળે ઓળખે છે?
ખસેડ્યાની નોંધ તમારે જ કરવી પડે છે. Yojika નામવાળી સંગ્રહ જગ્યાઓ અને Transfer stock ક્રિયા આપે છે, જ્યારે ભૌતિક લેબલ અને શેલ્ફનો નકશો માલ શોધવામાં મદદ કરે છે.