ক্রয় আদেশে লেখা থাকে আপনি কী কিনতে চান; ক্রয় বিলে সরবরাহকারীর ইনভয়েস আপনার খাতায় লেখা হয়। ক্রয় আদেশ ও ক্রয় বিল মিলিয়ে দেখার সহজ উপায় হল: আপনি কী অর্ডার করেছেন, কী এসেছে এবং সরবরাহকারী কীসের বিল করেছেন—এই তিনটির তুলনা করা। এই নির্দেশিকা দেখায় কীভাবে এই তিনটি পরিমাণ সামলাবেন, যাতে না-আসা পণ্য স্টকে না যোগ হয় বা একই কেনাকাটা দুবার লেখা না হয়।
ক্রয় আদেশ বনাম ক্রয় বিল: এক নজরে
| প্রশ্ন | ক্রয় আদেশ (PO) | ক্রয় বিল |
|---|---|---|
| কে শুরু করে? | আপনার দোকান সরবরাহকারীর কাছে পণ্য চায় | সরবরাহকারী ইনভয়েস দেন; আপনার দোকান সেটি লেখে |
| এতে কী বলা থাকে? | চাওয়া পণ্য, পরিমাণ, দাম ও ডেলিভারির শর্ত | সত্যিই বিল করা পণ্য, পরিমাণ, দাম ও কর |
| কীসের সঙ্গে মিলিয়ে দেখবেন? | সরবরাহকারীর সম্মতি ও পরে আসা ডেলিভারি | অর্ডার, পাওয়া পণ্যের সংখ্যা ও সরবরাহকারীর ইনভয়েস |
| Yojika-তে সেভ করলে কী হয়? | স্টক বা সরবরাহকারীর বকেয়ায় কোনও পরিবর্তন হয় না | স্টক বাড়ে এবং কেনাকাটা সরবরাহকারীর হিসাবে লেখা হয় |
| এটি কি পেমেন্টের প্রমাণ? | না | না; পেমেন্টের নিজস্ব নথি দরকার |
কেনাকাটার এন্ট্রির সঙ্গে সরবরাহকারীর আসল ইনভয়েসটি রাখুন। আপনার ভিতরের ক্রয়-বিল রেকর্ড খাতা সামলাতে সাহায্য করে; এটি সরবরাহকারীর ট্যাক্স ইনভয়েসের বদলি নয়।
কেনাকাটা লেখার আগে তিনটি পরিমাণ যাচাই করুন
মরসুমি স্টক তোলার আগে এটি বিশেষভাবে কাজে লাগে। সরকারি পর্যটন ক্যালেন্ডারে নবরাত্রি 11/10/2026 থেকে শুরু বলে দেওয়া আছে, তাই আরও অর্ডার দেওয়ার আগে বাকি অর্ডারগুলি যাচাই করার জন্য অক্টোবরের গোড়া উপযুক্ত সময়।
এই ঘরগুলি দিয়ে একটি ছোট পণ্য-গ্রহণের শিট, নোটবই বা স্প্রেডশিট রাখুন:
- অর্ডার করা: সরবরাহকারী যে পরিমাণ পাঠাতে রাজি হয়েছেন।
- পাওয়া: আপনার দোকানে গোনা পরিমাণ; ক্ষতি বা ঘাটতি আলাদা করে লিখুন।
- বিল করা: সরবরাহকারীর ইনভয়েসে থাকা পরিমাণ।
এককটিও যাচাই করুন। ছয়টি বাক্স আর ছয়টি পিস এক নয়। পণ্যের পাশে প্যাকের মাপ লিখুন।
দাম, ছাড় এবং ডেলিভারি চার্জ চুক্তির সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন। অমিল থাকলে সরবরাহকারীকে ব্যাখ্যা বা সংশোধন করতে বলুন এবং তাঁর জবাব অর্ডারের সঙ্গে রাখুন।
সম্পূর্ণ হিসাবরক্ষার কাজের জন্য দেখুন ছোট দোকানের কেনাকাটা ও খরচ কীভাবে নথিভুক্ত করবেন।
উদাহরণ: আমেদাবাদে কম পণ্য পৌঁছানো
মীনা আমেদাবাদে গৃহস্থালির জিনিসের দোকান চালান। তিনি গুজরাটের স্থানীয় এক পাইকারের কাছ থেকে নিজের দোকানে সাধারণ ডেলিভারিতে স্টক অর্ডার করেন। এগুলি শুধু উদাহরণের জন্য GST-এর আগের দাম, কেবল অর্ডারের পরিমাণ ও পণ্যের মূল্য তুলনা করতে ব্যবহার করা হয়েছে।
| পণ্য | অর্ডার করা | পাওয়া ও বিল করা | প্রতি পিসের দাম | অর্ডারের মূল্য | পাওয়া পণ্যের মূল্য |
|---|---|---|---|---|---|
| সংরক্ষণের পাত্র | 40 | 30 | ₹100 | ₹4,000 | ₹3,000 |
| পরিবেশনের ট্রে | 20 | 20 | ₹150 | ₹3,000 | ₹3,000 |
| GST-এর আগে মোট | ₹7,000 | ₹6,000 |
সরবরাহকারী শুধু পৌঁছে দেওয়া পরিমাণের বিল করেন। মীনা 30টি পাত্র ও 20টি ট্রে লেখেন এবং নোট করেন যে GST-এর আগে ₹1,000 মূল্যের 10টি পাত্র এখনও পৌঁছায়নি। হিসাবটি হল: ₹6,000-এর পণ্য পাওয়া + ₹1,000 বাকি = ₹7,000-এর অর্ডার।
তিনি 40টি পাত্রই স্টকে যোগ করেন না। বাকি পাত্রগুলি আলাদা বিলের সঙ্গে এলে সেই ডেলিভারি তিনি একবারই লেখেন।
এই সাধারণ স্থানীয় সরবরাহে সরবরাহকারীর অবস্থান ও সরবরাহের স্থান—দুটিই গুজরাট, তাই করযোগ্য পণ্যে CGST ও SGST লাগে। CBIC একই রাজ্যের এই ব্যবস্থাটি place of supply-এর FAQ 85-এ ব্যাখ্যা করেছে। প্রতিটি পণ্যের বর্তমান হার gst.gov.in-এ বা আপনার CA-র কাছে যাচাই করুন; উপরের ছকটি সম্পূর্ণ ট্যাক্স ইনভয়েস বা GST হারের উদাহরণ নয়।
সরবরাহকারী যদি মাত্র 30টি পাত্র পৌঁছে দিয়ে 40টিরই বিল করতেন, তবে মীনা ঘাটতির নথি রেখে এন্ট্রি চূড়ান্ত করার আগে সরবরাহকারী ও তাঁর হিসাবরক্ষকের সঙ্গে বিষয়টি মেটাতেন।
বিল যাচাই করার পরেই অর্ডার রূপান্তর করুন
Yojika-তে আপনি একটি ক্রয় আদেশ তৈরি করতে, PDF হিসেবে তার প্রিভিউ দেখতে এবং সেটিকে ক্রয় বিলে রূপান্তর করতে পারেন। রূপান্তর করলেই কেনাকাটা সঙ্গে সঙ্গে হিসাবে লেখা হয়, যার মধ্যে স্টক ও সরবরাহকারীর বকেয়াও রয়েছে; এটি শুধু প্রিভিউ নয়।
সম্পূর্ণ ডেলিভারি ও সরবরাহকারীর বিল অর্ডারের সঙ্গে মিললে এই ধাপগুলি অনুসরণ করুন:
- রূপান্তরের আগে পণ্য, পরিমাণ, একক, দাম ও চার্জ মিলিয়ে দেখুন।
- খোলা অর্ডারে Convert to purchase bill বেছে নিন।
- তৈরি হওয়া ক্রয় বিল খুলে Edit বেছে নিন। সরবরাহকারীর বিল নম্বর ও বিলের তারিখ লিখুন, কারণ রূপান্তরের সময় এগুলি ফাঁকা থাকে। কেনাকাটার এন্ট্রির তারিখও দেখুন, কারণ শুরুতে সেখানে অর্ডারের তারিখ থাকে।
- সেভ করা মোট যাচাই করুন এবং আসল পেমেন্ট আলাদাভাবে লিখুন।
মীনার মতো আংশিক ডেলিভারির ক্ষেত্রে মিল থাকা সরবরাহকারীর বিলটি Purchases → New purchase দিয়ে লিখুন এবং অর্ডারের বাকি পরিমাণ আলাদা করে নোট করুন। পরে আসল পুরো অর্ডারটি অপরিবর্তিত অবস্থায় রূপান্তর করবেন না: তাতে পৌঁছানো পণ্য আবার লেখা হয়ে যাবে। বাকি অংশ মেটা পর্যন্ত আসল অর্ডার ও আপনার ফলো-আপ নোট একসঙ্গে রাখুন।
অগ্রিমও যাচাই করুন। Yojika-র ক্রয় আদেশের Advance ঘরটি তথ্যসূত্রের একটি হিসাব। এটি পেমেন্ট হিসাবে লেখা হয় না এবং রূপান্তরেও অগ্রিমটি পেমেন্ট হিসেবে প্রয়োগ হয় না। আসল পেমেন্ট পেমেন্ট প্রক্রিয়ার মাধ্যমে লিখুন এবং খেয়াল রাখুন যেন অগ্রিম দুবার লেখা না হয়।
শুধু ক্রয় আদেশ GST ক্রেডিট প্রতিষ্ঠা করে না
ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিটের জন্য CGST Section 16-এ অন্যান্য শর্তের পাশাপাশি নির্ধারিত কর নথি এবং পণ্য বা পরিষেবা পাওয়া আবশ্যক। শুধু একটি ক্রয় আদেশে এই শর্তগুলি পূরণ হয় না। CBIC-র Section 16-এর যোগ্যতার বিধান দেখুন।
সফটওয়্যারে কেনাকাটা লেখা মানেই যোগ্যতার সিদ্ধান্ত নয়। ঘাটতি, কিস্তিতে ডেলিভারি বা বিতর্কিত ইনভয়েসের ক্ষেত্রে ক্রেডিট দাবি করার আগে বর্তমান নিয়ম আপনার CA-র সঙ্গে যাচাই করুন।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
ক্রয় আদেশ ও ক্রয় বিলের মধ্যে তফাত কী?
ক্রয় আদেশে লেখা থাকে আপনার দোকান সরবরাহকারীকে কী পৌঁছে দিতে বলেছে। ক্রয় বিলে সরবরাহকারীর আসল ইনভয়েস আপনার খাতায় লেখা হয়; অর্ডার এবং পাওয়া পণ্য—দুটোর সঙ্গেই এটি মিলিয়ে দেখুন।
ক্রয় আদেশ সেভ করলে কি Yojika-তে স্টক বাড়ে?
না। ক্রয় আদেশ সেভ করলে স্টক বা সরবরাহকারীর বকেয়ায় পরিবর্তন হয় না। সেটিকে ক্রয় বিলে রূপান্তর করলে কেনাকাটা হিসাবে লেখা হয় এবং স্টক বাড়ে।
সরবরাহকারী আমার অর্ডারের কিছু অংশ পাঠালে কী করব?
পাওয়া পরিমাণ লিখুন এবং সরবরাহকারীর বিলের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন। না-পাওয়া বাকি পণ্য আলাদা ফলো-আপ তালিকায় রাখুন; ডেলিভারি ও বিল যদি অর্ডারের কেবল এক অংশের হয়, তবে পুরো অর্ডারটি অপরিবর্তিত অবস্থায় রূপান্তর করবেন না।
শুধু ক্রয় আদেশ দিয়ে কি GST ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট দাবি করতে পারি?
না। শুধু ক্রয় আদেশ ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিটের জন্য নির্ধারিত কর নথি নয়। যোগ্যতা CGST Section 16-এর শর্তগুলির উপরও নির্ভর করে; বর্তমান নিয়ম আপনার CA-র সঙ্গে যাচাই করুন।
Yojika-র ক্রয় আদেশে লেখা অগ্রিম কি একটি পেমেন্ট নথিভুক্ত করে?
না। অগ্রিম ঘরটি কেবল তথ্যসূত্রের একটি অঙ্ক, আর রূপান্তরের সময় সেটি পেমেন্ট হিসেবে প্রয়োগ হয় না। আসল পেমেন্ট পেমেন্ট প্রক্রিয়ার মাধ্যমে লিখুন এবং প্রতিটি পেমেন্ট যেন শুধু একবারই লেখা হয় তা পরীক্ষা করুন।
নমুনা অর্ডার দিয়ে কেনাকাটার প্রক্রিয়া দেখে নিন
Yojika ক্রয় আদেশ ও ক্রয় বিল আলাদা রাখে, তাই স্টক ও সরবরাহকারীর বকেয়া লেখার আগে আপনি অর্ডারের পরিকল্পনা করতে পারেন। কেনাকাটা ও ইনভেন্টরির সুবিধাগুলি দেখুন, অথবা Yojika ডাউনলোড করুন এবং দোকানের আসল রেকর্ড ব্যবহার করার আগে নমুনা ডেটা দিয়ে প্রক্রিয়াটি দেখে নিন।