షాపు డాక్యుమెంట్ల అప్పగింత చెక్‌లిస్ట్‌లో కాలం, పంపిన ఫైళ్లు, దొరకని డాక్యుమెంట్లు, అకౌంటెంట్ అందుకున్నట్లు ఇచ్చిన నిర్ధారణ అన్నీ ఒకేచోట నమోదవుతాయి. ఏ రికార్డులు సిద్ధంగా ఉన్నాయి, వేటి కోసం మళ్లీ అడగాలో ఇరువురికీ తెలియడానికి ప్రతి నెల ప్యాకేజీతో దీన్ని పంపండి. కాపీ చేసుకోగల సూచిక, పూర్తి ఉదాహరణ, ప్రత్యామ్నాయ ఫైళ్లను నిర్వహించే సులభమైన విధానం ఈ గైడ్‌లో ఉన్నాయి.
కాపీ చేసుకోగల షాపు డాక్యుమెంట్ అప్పగింత చెక్‌లిస్ట్
నోట్‌బుక్ లేదా స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో అప్పగింత సూచిక అనే ఒక కవర్ షీట్‌తో మొదలుపెట్టండి. ప్యాకేజీకి October-part1-v1 వంటి రిఫరెన్స్ ఇచ్చి, పైన మీ షాపు పేరు రాయండి.
| తనిఖీ | సూచికలో రాయాల్సినది |
|---|---|
| కాలం | ఖచ్చితమైన ప్రారంభ, ముగింపు తేదీలు; ఇది పూర్తి నెలా, మధ్యంతర ప్యాకేజీయా చెప్పండి |
| విషయాలు | ప్రతి ఫైల్ పేరు లేదా కాగితాల కట్ట, డాక్యుమెంట్ రకం, సంఖ్య |
| రిపోర్టు సెట్టింగ్‌లు | రిపోర్టు పేరు, తేదీ పరిధి, ఫిల్టర్లు, ఎక్స్‌పోర్ట్ తేదీ |
| నియంత్రణ వివరాలు | డాక్యుమెంట్ల సంఖ్య, మొత్తం; లెక్కకు ఆధారాన్ని స్పష్టంగా పేర్కొనాలి |
| దొరకని అంశాలు | డాక్యుమెంట్ రిఫరెన్స్, సప్లయర్, తెలిసిన మొత్తం, దొరకని కారణం |
| తదుపరి చర్య | బాధ్యత వహించే వ్యక్తి, తర్వాతి చర్య, అంగీకరించిన తేదీ |
| వెర్షన్ | ప్యాకేజీ వెర్షన్; ఇది మునుపటి ఫైళ్లకు చేర్పా లేదా వాటికి ప్రత్యామ్నాయమా |
| అందిన వివరాలు | అందుకునే వ్యక్తి, పంపిన తేదీ, అందినట్లు నిర్ధారణ, తెరవలేని ఫైళ్లు |
చేతితో నిర్వహించే ఈ షీట్‌ను డాక్యుమెంట్లతో ఉంచి, మీరు పంపిన కాపీని కూడా భద్రపరచండి.
ముందు కాలాన్ని, విషయాలను నిర్ణయించండి
ఈ అప్పగింతకు ఏమి కావాలో మీ అకౌంటెంట్‌ను అడగండి. సాధారణంగా అమ్మకాల రికార్డులు, కొనుగోలు బిల్లులు, క్రెడిట్ లేదా డెబిట్ నోట్లు, ఖర్చు డాక్యుమెంట్లు, చెల్లింపు రికార్డులు, అడిగిన రిపోర్టులు ఉంటాయి. తనిఖీ తర్వాత ఉపయోగించని విభాగంపై ఈ కాలానికి ఏమీ లేవు అని గుర్తించండి; కారణం లేకుండా ఖాళీగా ఉన్న ఫోల్డర్ సందేహానికి తావిస్తుంది.
తేదీలను 01/10/2026 నుంచి 15/10/2026 వరకు — మధ్యంతర ప్యాకేజీ అని స్పష్టంగా రాయండి. లేకపోతే “October” అనే ఫోల్డర్ పూర్తి నెలకు సంబంధించినదిగా కనిపించవచ్చు. ఆలస్యంగా దొరికిన పాత డాక్యుమెంట్లను వాటి అసలు తేదీలతో ప్రత్యేక జాబితాలో నమోదు చేయండి.
షాపు ఖర్చు రసీదులను సర్దే మా గైడ్‌లో ఫైల్ పేర్లు, ఫైలింగ్ రిఫరెన్సులు, చెల్లింపు రుజువుల గురించి ఉంది. మీరు ఏ రికార్డులను ఇచ్చారో అప్పగింత సూచిక అకౌంటెంట్కు తెలియజేస్తుంది.
రిపోర్టులను చేర్చే ముందు తనిఖీ చేయండి
తెలిసిన రిపోర్టు పేరు ఉన్నంత మాత్రాన సరైన విషయాలు ఉంటాయని హామీ లేదు. ఎక్స్‌పోర్ట్‌ను పంపే ముందు:
- రిపోర్టింగ్ కాలాన్ని నిర్ధారించండి.
- పార్టీ, చెల్లింపు స్థితి లేదా డాక్యుమెంట్ రకం ఫిల్టర్ ఏదైనా ఉందో తనిఖీ చేయండి.
- డ్రాఫ్ట్ డాక్యుమెంట్ల కోసం చూసి, వాటిని విడిగా గుర్తించండి.
- సేవ్ చేసిన ఫైల్‌ను తెరిచి, మొదటి, చివరి తేదీల ఎంట్రీలను తనిఖీ చేయండి.
- దాని సంఖ్య, మొత్తాన్ని నమోదు చేయండి; ఆ మొత్తంలో పన్ను ఉందో, రిటర్నులు చేర్చారో స్పష్టంగా రాయండి.
వేర్వేరు మొత్తాలను వేరుగా ఉంచండి. అమ్మకాల మొత్తం, చెల్లింపుల మొత్తం, కొనుగోళ్ల మొత్తం వేర్వేరు విషయాలను వివరిస్తాయి; వాటిని కలిపితే ఉపయోగకరమైన “ప్యాకేజీ విలువ” రాదు.
GST సరిపోల్చడానికి, GST పోర్టల్ GSTR-2B FAQ స్టేట్‌మెంట్‌ను మీ సొంత రికార్డులతో పోల్చాలని, ఒకే డాక్యుమెంట్‌పై రెండుసార్లు క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేయలేదని నిర్ధారించుకోవాలని సూచిస్తుంది. రిపోర్టు పంపినంత మాత్రాన క్రెడిట్ అర్హత ఏర్పడిందని భావించకుండా, సరిపోలని రికార్డులను మీ CA కోసం గుర్తించండి. ప్రస్తుత నియమాన్ని, అనుసరించాల్సిన విధానాన్ని CAతో నిర్ధారించండి.
పూర్తి ఉదాహరణ: పుణె షాపు మధ్యంతర ప్యాకేజీ
కవిత Pune, Maharashtraలో గృహోపకరణాల షాపు నడుపుతున్నారని అనుకుందాం. 20/10/2026న ఆమె 01/10/2026 నుంచి 15/10/2026 వరకు ఉండే, ముందే అంగీకరించిన మధ్యంతర ప్యాకేజీని తయారు చేస్తారు. దాని కొనుగోళ్ల విభాగంలో మూడు బిల్లులు ఉన్నాయి.
ఇవి ఏదైనా విధించిన పన్నుతో కలిపిన కల్పిత తుది డాక్యుమెంట్ మొత్తాలు; ఉత్పత్తుల పన్ను రేట్ల ఉదాహరణలు కావు.
| సప్లయర్ బిల్ రిఫరెన్స్ | నమోదు చేసిన మొత్తం | వెర్షన్ 1లో ఆధార డాక్యుమెంట్ |
|---|---|---|
| SUP-A/117 | ₹6,200 | పూర్తి PDF |
| SUP-B/083 | ₹3,400 | స్పష్టంగా చదవగల స్కాన్ |
| SUP-C/209 | ₹2,400 | సప్లయర్‌ను కాపీ అడిగారు |
| మొత్తం: 3 బిల్లులు | ₹12,000 | 2 అందుబాటులో ఉన్నాయి; 1 దొరకలేదు |
అందుబాటులో ఉన్న బిల్లుల మొత్తం ₹6,200 + ₹3,400 = ₹9,600. దొరకని బిల్లుకు నమోదు చేసిన ₹2,400 కలిపితే ₹12,000. ఆమె పుస్తకాల్లో ఇప్పటికే నమోదైన మొత్తాన్ని, నిజంగా ఇచ్చిన డాక్యుమెంట్లను సూచిక వేరుగా చూపిస్తుంది.
SUP-A GST-రిజిస్టర్డ్ అని, దాని సాధారణ పన్ను వర్తించే వస్తువుల సరఫరాలో సప్లయర్ స్థానం, place of supply రెండూ Maharashtraలో ఉన్నాయని అనుకుందాం. CBIC FAQ 85లో వివరించిన ఒకే రాష్ట్ర సూత్రం ప్రకారం CGST, SGST వర్తిస్తాయి. బిల్లులోని పన్ను విభజనను కవిత భద్రపరుస్తారు; చెల్లించిన మొత్తం నుంచి దాన్ని మళ్లీ లెక్కించరు.
SUP-C కాపీని పంపినప్పుడు, దాని రిఫరెన్స్, మొత్తాన్ని ఇప్పటికే ఉన్న ఎంట్రీతో ఆమె సరిపోల్చుతారు. కొనుగోలు మొత్తం ₹12,000గానే ఉంటుంది. అందుబాటులో ఉన్న డాక్యుమెంట్ల సంఖ్య రెండు నుంచి మూడుకు పెరుగుతుంది; దొరకని కాపీ అందినంత మాత్రాన మరో కొనుగోలు ఏర్పడదు.
తర్వాత పంపే ఫైళ్లను సులభంగా గుర్తించండి
అప్‌డేట్ పంపేటప్పుడు ఈ రెండింటిలో ఒక స్పష్టమైన సూచనను ఉపయోగించండి:
- చేర్పు: “SUP-C/209 అనేది October-part1-v1లో ఇప్పటికే జాబితా చేసిన ఎంట్రీకి దొరకని ఆధార బిల్లు.”
- ప్రత్యామ్నాయం: “మునుపటి రిపోర్టుకు బదులుగా October-part1-v2 వస్తుంది. తేదీ ఫిల్టర్‌ను సరిచేశాం; సమీక్షకు ఈ రిపోర్టును ఉపయోగించండి.”
ప్రత్యామ్నాయ ఫైల్ విషయంలో ఏమి మారిందో, సంఖ్య లేదా మొత్తం మారిందో నమోదు చేయండి. ఇంతకు ముందు పంపిన కాపీపై మీ రికార్డుల్లో రద్దయింది అని లేబుల్ పెట్టి ఉంచండి. అనేక ఫైళ్లకు “final” అని పేరు పెట్టవద్దు.
రిపోర్టులు సరిపోలేలా చేయడానికి జారీ చేసిన డాక్యుమెంట్లను లేదా మునుపటి కాలపు ఎంట్రీలను ఎవరికీ చెప్పకుండా మార్చవద్దు. తేడాను గుర్తించి, సవరణపై మీ అకౌంటెంట్తో అంగీకారానికి రండి.
అందినట్లు నిర్ధారణ అడిగి, పరిష్కారం కాని ప్రశ్నలను నమోదు చేయండి
అంగీకరించిన మార్గంలో పంపే ముందు అందుకునే వ్యక్తిని నిర్ధారించండి. ప్యాకేజీ రిఫరెన్స్ అందిందని చెప్పమని, ఫైళ్లు తెరుచుకుంటున్నాయో, కాగితాల కట్టలు వచ్చాయో తనిఖీ చేయమని అడగండి.
అందింది అనే స్థితిని సమీక్షించారు అనే స్థితి నుంచి వేరుగా ఉంచండి. అందినట్లు నిర్ధారణ అంటే ప్యాకేజీ చేరిందని మాత్రమే; అకౌంటెంట్ ఎంట్రీలను ఆమోదించారని లేదా రిటర్న్ ఫైల్ చేశారని కాదు.
ప్రతి ప్రశ్నకు ఒక వరుసతో పరిష్కారం కాని అంశాల చిన్న జాబితాను ఉంచండి. రిఫరెన్స్, ఏమి కావాలి, ఎవరు ఇస్తారు, మళ్లీ అడిగే తర్వాతి తేదీని నమోదు చేయండి. ఈ పని కాలపట్టికపై అకౌంటెంట్తో అంగీకారానికి రండి; ప్రస్తుత ఫైలింగ్ గడువులను gst.gov.inలో లేదా మీ CAతో నిర్ధారించండి.
Yojikaలో రిపోర్టు ఫైళ్లను సిద్ధం చేయండి
Yojikaలో Reports తెరిచి, కావాల్సిన రిపోర్టును ఎంచుకుని, తేదీ పరిధిని సెట్ చేయండి. అంగీకరించిన మధ్యంతర కాలానికి Custom… ఉపయోగించండి. CSV, PDF లేదా Excelకు ఎక్స్‌పోర్ట్ చేసే ముందు అందుబాటులో ఉన్న ఫిల్టర్లను తనిఖీ చేయండి.
Sale report, Purchase report కోసం పార్టీ, స్థితి ఎంపికలను జాగ్రత్తగా తనిఖీ చేయండి. ఒక పార్టీకి లేదా చెల్లించని బిల్లులకు మాత్రమే పరిమితమైన రిపోర్టు అయితే, ఆ పరిమితిని అప్పగింత సూచికలో రాయాలి.
Yojika offline-first బిల్లింగ్ రికార్డులు ఈ ప్రక్రియకు రిపోర్టులను అందిస్తాయి. ప్యాకేజీ సూచికను మీరు నిర్వహించి, ఎంచుకున్న ఫైళ్లను మీరే పంపుతారు. తర్వాతి అప్పగింతకు రిపోర్టు తయారు చేసి చూడటానికి ఫీచర్లను తెలుసుకోండి లేదా Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
షాపు ప్రతి నెల అకౌంటెంట్కు ఏమి పంపాలి?
మీ అకౌంటెంట్తో జాబితాను నిర్ణయించండి. అందులో అమ్మకాలు, కొనుగోళ్ల రికార్డులు, సర్దుబాటు డాక్యుమెంట్లు, ఖర్చు బిల్లులు, చెల్లింపు రికార్డులు, అడిగిన రిపోర్టులు ఉండవచ్చు. కాలం, చేర్చిన ఫైళ్లు, దొరకనివి చూపే సూచికను కూడా జోడించండి.
దొరకని ప్రతి బిల్లు వచ్చేవరకు ప్యాకేజీని పంపకుండా వేచి ఉండాలా?
అకౌంటెంట్తో అప్పగించే తేదీని నిర్ణయించి, అందుబాటులో ఉన్న రికార్డులను దొరకని డాక్యుమెంట్ల స్పష్టమైన జాబితాతో పంపండి. పరిష్కారం కాని ప్రతి అంశానికి బాధ్యత వహించే వ్యక్తిని, మళ్లీ అడిగే తేదీని నమోదు చేయండి. తర్వాత వచ్చే డాక్యుమెంట్లను స్పష్టమైన లేబుల్ ఉన్న చేర్పులు లేదా ప్రత్యామ్నాయాలుగా పంపండి.
ఎక్స్‌పోర్ట్ చేసిన రిపోర్టు అసలు బిల్లులకు బదులుగా సరిపోతుందా?
ఎంట్రీలను సంక్షిప్తంగా చూపడానికి, తనిఖీ చేయడానికి రిపోర్టు సహాయపడుతుంది; ఆధార డాక్యుమెంట్లను కూడా అందుబాటులో ఉంచండి. వర్తించే డాక్యుమెంట్, భద్రపరిచే కాలం అవసరాలను మీ CAతో నిర్ధారించండి.
డాక్యుమెంట్లను అప్పగించడంలో Yojika ఎలా సహాయపడుతుంది?
Yojikaలో రిపోర్టును ఎంచుకుని, దాని తేదీ పరిధిని, అందుబాటులో ఉన్న ఫిల్టర్లను సెట్ చేసి CSV, PDF లేదా Excelగా ఎక్స్‌పోర్ట్ చేయవచ్చు. ప్యాకేజీ సూచికను విడిగా తయారు చేసి, అకౌంటెంట్ అందుకున్నట్లు ఇచ్చే నిర్ధారణను విడిగా నమోదు చేయండి.