கணக்காளரிடம் ஆவணங்களை ஒப்படைக்கும் கடைப் பட்டியல்

கடையின் ஆவண ஒப்படைப்புச் சரிபார்ப்புப் பட்டியல், காலம், அனுப்பிய கோப்புகள், கிடைக்காத ஆவணங்கள், கணக்காளர் பெற்றதற்கான ஒப்புதல் ஆகியவற்றை ஒரே இடத்தில் பதிவு செய்கிறது. எந்தப் பதிவுகள் தயாராக உள்ளன, எவற்றைத் தொடர்ந்து கேட்க வேண்டும் என்பது இரு தரப்புக்கும் தெரிய, ஒவ்வொரு மாதத் தொகுப்புடனும் இதை அனுப்புங்கள். நகலெடுத்துப் பயன்படுத்தக்கூடிய குறியீடு, முழு உதாரணம், மாற்றுக் கோப்புகளைக் கையாளும் எளிய முறை ஆகியவை இந்த வழிகாட்டியில் உள்ளன.

நகலெடுத்துப் பயன்படுத்தக்கூடிய கடை ஆவண ஒப்படைப்புப் பட்டியல்

ஒரு நோட்டுப் புத்தகத்திலோ விரிதாளிலோ ஒப்படைப்புக் குறியீடு என்ற ஒரு முகப்புத் தாளைத் தொடங்குங்கள். தொகுப்புக்கு October-part1-v1 போன்ற குறிப்பைக் கொடுத்து, மேலே உங்கள் கடையின் பெயரை எழுதுங்கள்.

இந்தக் கையேட்டுத் தாளை ஆவணங்களுடன் வைத்து, நீங்கள் அனுப்பிய நகலையும் பாதுகாத்துக்கொள்ளுங்கள்.

முதலில் காலத்தையும் உள்ளடக்கத்தையும் முடிவு செய்யுங்கள்

இந்த ஒப்படைப்புக்கு என்ன தேவை என்று உங்கள் கணக்காளரிடம் கேளுங்கள். பொதுவாக விற்பனைப் பதிவுகள், கொள்முதல் பில்கள், கிரெடிட் அல்லது டெபிட் நோட்டுகள், செலவு ஆவணங்கள், பணப்பரிவர்த்தனைப் பதிவுகள், கேட்கப்பட்ட அறிக்கைகள் ஆகியவை இருக்கலாம். சரிபார்த்த பிறகு பயன்படுத்தப்படாத பிரிவில் இந்தக் காலத்திற்கு எதுவுமில்லை எனக் குறியுங்கள்; காரணமில்லாமல் காலியாக இருக்கும் கோப்புறை சந்தேகத்தை ஏற்படுத்தும்.

01/10/2026 முதல் 15/10/2026 வரை — இடைக்காலத் தொகுப்பு என்று தேதிகளைத் தெளிவாக எழுதுங்கள். இல்லையெனில் “October” என்ற கோப்புறை முழு மாதத்திற்கானது போலத் தோன்றலாம். தாமதமாகக் கிடைத்த பழைய ஆவணங்களை அவற்றின் அசல் தேதிகளுடன் தனிப் பட்டியலில் பதிவு செய்யுங்கள்.

கடைச் செலவு ரசீதுகளை ஒழுங்குபடுத்தும் எங்கள் வழிகாட்டியில் கோப்புப் பெயர்கள், கோப்பிடும் குறிப்புகள், பணம் செலுத்திய ஆதாரம் ஆகியவை விளக்கப்பட்டுள்ளன. நீங்கள் கொடுத்த பதிவுகளை ஒப்படைப்புக் குறியீடு கணக்காளருக்குத் தெரிவிக்கிறது.

அறிக்கைகளைச் சேர்ப்பதற்கு முன் சரிபாருங்கள்

பழக்கமான அறிக்கைப் பெயர் இருந்தால் மட்டும் அதன் உள்ளடக்கம் சரியாக இருக்கும் என்பதற்கு உறுதியில்லை. ஏற்றுமதி செய்த கோப்பை அனுப்புவதற்கு முன்:

1. அறிக்கையின் காலத்தை உறுதிசெய்யுங்கள்.
2. தரப்பு, பணம் செலுத்திய நிலை அல்லது ஆவண வகைக்கான வடிகட்டி ஏதேனும் உள்ளதா எனச் சரிபாருங்கள்.
3. வரைவு ஆவணங்களைத் தேடி, அவற்றைத் தனியாக அடையாளப்படுத்துங்கள்.
4. சேமித்த கோப்பைத் திறந்து, முதல் மற்றும் கடைசித் தேதிப் பதிவுகளைச் சரிபாருங்கள்.
5. எண்ணிக்கையையும் மொத்தத்தையும் பதிவு செய்யுங்கள்; தொகையில் வரி உள்ளதா, ரிட்டர்ன்கள் சேர்க்கப்பட்டுள்ளனவா என்பதைக் குறிப்பிடுங்கள்.

வெவ்வேறு மொத்தங்களைத் தனித்தனியாக வைத்திருங்கள். விற்பனை மொத்தம், பணப்பரிவர்த்தனை மொத்தம், கொள்முதல் மொத்தம் ஆகியவை வெவ்வேறு விஷயங்களைக் குறிக்கின்றன; அவற்றைக் கூட்டுவது பயனுள்ள “தொகுப்பு மதிப்பை” உருவாக்காது.

GST ஒப்பீட்டுக்கு, GST போர்ட்டலின் GSTR-2B FAQ அறிக்கையை உங்கள் சொந்தப் பதிவுகளுடன் ஒப்பிடவும், ஒரே ஆவணத்திற்கு இருமுறை கிரெடிட் கோரப்படவில்லை என்பதை உறுதிசெய்யவும் அறிவுறுத்துகிறது. அறிக்கையை அனுப்பினாலே கிரெடிட் பெறும் தகுதி உறுதியாகிவிட்டது எனக் கருதாமல், பொருந்தாத பதிவுகளை உங்கள் CA-வுக்காகக் குறியுங்கள். தற்போதைய விதியையும் கையாளும் முறையையும் CA-விடம் உறுதிசெய்யுங்கள்.

முழு உதாரணம்: புணே கடையின் இடைக்காலத் தொகுப்பு

கவிதா Pune, Maharashtra-வில் வீட்டுப் பயன்பாட்டுப் பொருட்கள் கடையை நடத்துகிறார் என வைத்துக்கொள்வோம். 20/10/2026 அன்று, 01/10/2026 முதல் 15/10/2026 வரை உள்ள, முன்பே ஒப்புக்கொண்ட இடைக்காலத் தொகுப்பை அவர் தயாரிக்கிறார். அதன் கொள்முதல் பிரிவில் மூன்று பில்கள் உள்ளன.

இவை வரி விதிக்கப்பட்டிருந்தால் அதையும் உள்ளடக்கிய கற்பனையான இறுதி ஆவணத் தொகைகள்; தயாரிப்புகளின் வரி விகித உதாரணங்கள் அல்ல.

கிடைக்கும் பில்களின் மொத்தம் ₹6,200 + ₹3,400 = ₹9,600. கிடைக்காத பில்லின் பதிவு செய்யப்பட்ட ₹2,400-ஐச் சேர்த்தால் ₹12,000. கணக்குப் புத்தகத்தில் ஏற்கெனவே பதிவான தொகையையும் உண்மையில் கொடுக்கப்பட்ட ஆவணங்களையும் அவரது குறியீடு தனித்தனியாகக் காட்டுகிறது.

SUP-A GST பதிவுபெற்றது என்றும், அதன் வழக்கமான வரிக்குரிய பொருள் வழங்கலில் சப்ளையரின் இடமும் place of supply-யும் Maharashtra-வில் உள்ளன என்றும் கொள்வோம். CBIC FAQ 85-ல் விளக்கப்பட்ட ஒரே மாநிலக் கொள்கைப்படி CGST மற்றும் SGST பயன்படுத்தப்படுகின்றன. பில்லில் உள்ள வரிப் பிரிவை கவிதா பாதுகாக்கிறார்; செலுத்திய தொகையிலிருந்து அதை மீண்டும் கணக்கிடுவதில்லை.

SUP-C நகலை அனுப்பியதும், அதன் குறிப்பையும் தொகையையும் ஏற்கெனவே உள்ள பதிவுடன் அவர் ஒப்பிடுகிறார். கொள்முதல் மொத்தம் ₹12,000 ஆகவே உள்ளது. கிடைக்கும் ஆவணங்களின் எண்ணிக்கை இரண்டிலிருந்து மூன்றாக உயர்கிறது; கிடைக்காத நகல் வந்ததால் இன்னொரு கொள்முதல் உருவாவதில்லை.

பின்னர் அனுப்பும் கோப்புகளை எளிதில் அடையாளம் காணுங்கள்

புதுப்பிப்பை அனுப்பும்போது இந்த இரண்டில் ஒரு தெளிவான வழிமுறையைப் பயன்படுத்துங்கள்:

• சேர்ப்பு: “SUP-C/209 என்பது October-part1-v1-ல் ஏற்கெனவே பட்டியலிட்ட பதிவுக்கான கிடைக்காத ஆதார பில்.”
• மாற்று: “முந்தைய அறிக்கைக்குப் பதிலாக October-part1-v2 வருகிறது. தேதி வடிகட்டி திருத்தப்பட்டுள்ளது; ஆய்வுக்கு இந்த அறிக்கையைப் பயன்படுத்துங்கள்.”

மாற்றுக் கோப்பில் என்ன மாறியது, எண்ணிக்கையோ மொத்தமோ மாறியதா என்பதையும் பதிவு செய்யுங்கள். முன்பு அனுப்பிய நகலை உங்கள் பதிவுகளில் பயன்பாட்டில் இல்லை எனக் குறித்துப் பாதுகாத்திடுங்கள். பல கோப்புகளுக்கும் “final” எனப் பெயரிடுவதைத் தவிருங்கள்.

அறிக்கைகளைப் பொருத்துவதற்காக வெளியிட்ட ஆவணங்களையோ முந்தைய காலப் பதிவுகளையோ யாருக்கும் தெரிவிக்காமல் மாற்றாதீர்கள். வேறுபாட்டைக் குறியிட்டு, திருத்தத்தை உங்கள் கணக்காளருடன் ஒப்புக்கொள்ளுங்கள்.

பெற்றதற்கான உறுதிப்படுத்தலைக் கேட்டு, தீராத கேள்விகளைக் கண்காணியுங்கள்

ஒப்புக்கொண்ட வழியில் அனுப்புவதற்கு முன் பெறுபவரை உறுதிசெய்யுங்கள். தொகுப்புக் குறிப்பைப் பெற்றதாகத் தெரிவிக்கவும், கோப்புகள் திறக்கின்றனவா என்றும் காகிதக் கட்டுகள் வந்துள்ளனவா என்றும் பார்க்கச் சொல்லுங்கள்.

பெறப்பட்டது என்பதையும் ஆய்வு செய்யப்பட்டது என்பதையும் தனித்தனியாக வைத்திருங்கள். பெறுதல் உறுதிப்படுத்தல் என்பது தொகுப்பு வந்துவிட்டதைக் குறிக்கும்; கணக்காளர் பதிவுகளுக்கு ஒப்புதல் அளித்தார் அல்லது ரிட்டர்னைத் தாக்கல் செய்தார் என்று பொருளல்ல.

ஒவ்வொரு கேள்விக்கும் ஒரு வரியுடன் தீராத விஷயங்களின் சிறிய பட்டியலை வைத்திருங்கள். குறிப்பு, என்ன தேவை, யார் கொடுப்பார், அடுத்த விசாரணைத் தேதி ஆகியவற்றைப் பதிவு செய்யுங்கள். இந்த வேலைக்கான கால அட்டவணையை கணக்காளருடன் முடிவு செய்யுங்கள்; தற்போதைய தாக்கல் காலக்கெடுக்களை gst.gov.in-லோ உங்கள் CA-விடமோ உறுதிசெய்யுங்கள்.

Yojika-வில் அறிக்கைக் கோப்புகளைத் தயாரியுங்கள்

Yojika-வில் Reports-ஐத் திறந்து, தேவையான அறிக்கையைத் தேர்ந்தெடுத்து தேதி வரம்பை அமைக்கவும். ஒப்புக்கொண்ட இடைக்காலத்திற்கு Custom… பயன்படுத்துங்கள். CSV, PDF அல்லது Excel ஆக ஏற்றுமதி செய்வதற்கு முன் கிடைக்கும் வடிகட்டிகளைச் சரிபாருங்கள்.

Sale report மற்றும் Purchase report-க்கு தரப்பு மற்றும் நிலைத் தேர்வுகளை கவனமாகச் சரிபாருங்கள். ஒரு தரப்புக்கு மட்டும் அல்லது செலுத்தப்படாத பில்களுக்கு மட்டும் வரையறுக்கப்பட்ட அறிக்கை என்றால், அந்தக் கட்டுப்பாட்டை ஒப்படைப்புக் குறியீட்டில் எழுத வேண்டும்.

Yojika-வின் offline-first பில்லிங் பதிவுகள் இந்தச் செயல்முறைக்கான அறிக்கைகளை வழங்குகின்றன. தொகுப்புக் குறியீட்டை நீங்கள் பராமரித்து, தேர்ந்தெடுத்த கோப்புகளை நீங்களே அனுப்புவீர்கள். அடுத்த ஒப்படைப்புக்கான அறிக்கையைத் தயாரித்துப் பார்க்க அம்சங்களை அறியுங்கள் அல்லது Yojika-வைப் பதிவிறக்குங்கள்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

கடை மாதந்தோறும் கணக்காளருக்கு எவற்றை அனுப்ப வேண்டும்?

உங்கள் கணக்காளருடன் பட்டியலை முடிவு செய்யுங்கள். விற்பனை மற்றும் கொள்முதல் பதிவுகள், சரிசெய்தல் ஆவணங்கள், செலவு பில்கள், பணப்பரிவர்த்தனைப் பதிவுகள், கேட்கப்பட்ட அறிக்கைகள் ஆகியவை அதில் இருக்கலாம். காலம், சேர்க்கப்பட்ட கோப்புகள், கிடைக்காதவை ஆகியவற்றைக் காட்டும் குறியீட்டையும் சேருங்கள்.

கிடைக்காத எல்லா பில்களும் வரும்வரை தொகுப்பை அனுப்பாமல் காத்திருக்க வேண்டுமா?

கணக்காளருடன் ஒப்படைக்கும் தேதியை முடிவு செய்து, கிடைக்கும் பதிவுகளோடு கிடைக்காத ஆவணங்களின் தெளிவான பட்டியலை அனுப்புங்கள். தீராத ஒவ்வொரு விஷயத்திற்கும் பொறுப்பானவரையும் அடுத்த விசாரணைத் தேதியையும் குறியுங்கள். பின்னர் கிடைக்கும் ஆவணங்களைத் தெளிவாகக் குறித்த சேர்ப்புகளாகவோ மாற்றுக் கோப்புகளாகவோ அனுப்புங்கள்.

ஏற்றுமதி செய்த அறிக்கை அசல் பில்களுக்குப் பதிலாகுமா?

பதிவுகளைச் சுருக்கவும் சரிபார்க்கவும் அறிக்கை உதவும்; ஆதார ஆவணங்களையும் வைத்திருங்கள். பொருந்தும் ஆவண மற்றும் பாதுகாப்புக் காலத் தேவைகளை உங்கள் CA-விடம் உறுதிசெய்யுங்கள்.

ஆவணங்களை ஒப்படைக்க Yojika எப்படி உதவுகிறது?

Yojika-வில் அறிக்கையைத் தேர்ந்தெடுத்து, அதன் தேதி வரம்பையும் கிடைக்கும் வடிகட்டிகளையும் அமைத்து, CSV, PDF அல்லது Excel ஆக ஏற்றுமதி செய்யலாம். தொகுப்புக் குறியீட்டைத் தனியாகத் தயாரித்து, கணக்காளர் பெற்றதற்கான ஒப்புதலையும் தனியாகக் கண்காணியுங்கள்.