അക്കൗണ്ടന്റിന് കടരേഖകൾ കൈമാറാനുള്ള പരിശോധനപ്പട്ടിക

കടയുടെ രേഖകൾ കൈമാറാനുള്ള പരിശോധനപ്പട്ടികയിൽ കാലയളവ്, അയച്ച ഫയലുകൾ, ലഭിക്കാത്ത രേഖകൾ, അക്കൗണ്ടന്റിന്റെ ലഭിച്ചതായുള്ള അറിയിപ്പ് എന്നിവ ഒരിടത്ത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഏതൊക്കെ രേഖകൾ തയ്യാറാണെന്നും ഏതൊക്കെയാണ് തുടർനടപടി വേണ്ടതെന്നും ഇരുകൂട്ടർക്കും അറിയാൻ ഓരോ മാസത്തെയും പാക്കേജിനൊപ്പം അത് അയയ്ക്കുക. പകർത്തി ഉപയോഗിക്കാവുന്ന സൂചികയും, വിശദീകരിച്ച ഉദാഹരണവും, പകരം ഫയലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള ലളിതമായ രീതിയും ഈ മാർഗ്ഗനിർദേശത്തിലുണ്ട്.

പകർത്താവുന്ന കടരേഖ കൈമാറ്റ പരിശോധനപ്പട്ടിക

ഒരു നോട്ട്ബുക്കിലോ സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റിലോ കൈമാറ്റ സൂചിക എന്നു വിളിക്കുന്ന ഒരു പുറംതാൾ തയ്യാറാക്കുക. പാക്കേജിന് October-part1-v1 പോലൊരു റഫറൻസ് നൽകി മുകളിൽ കടയുടെ പേര് എഴുതുക.

നിങ്ങൾ അയച്ച പകർപ്പ് സൂക്ഷിച്ചുകൊണ്ട് കൈകൊണ്ട് തയ്യാറാക്കിയ ഈ പട്ടിക രേഖകൾക്കൊപ്പം വയ്ക്കുക.

ആദ്യം കാലയളവും ഉള്ളടക്കവും ധാരണയിലെത്തുക

ഈ കൈമാറ്റത്തിന് എന്തൊക്കെ വേണമെന്ന് അക്കൗണ്ടന്റിനോട് ചോദിക്കുക. സാധാരണയായി വിൽപ്പന രേഖകൾ, വാങ്ങൽ ബില്ലുകൾ, ക്രെഡിറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ഡെബിറ്റ് നോട്ടുകൾ, ചെലവ് രേഖകൾ, പേയ്‌മെന്റ് രേഖകൾ, ആവശ്യപ്പെട്ട റിപ്പോർട്ടുകൾ എന്നിവയാണ് ഉണ്ടാവുക. പരിശോധിച്ചശേഷം ഉപയോഗിക്കാത്ത വിഭാഗത്തിൽ ഈ കാലയളവിൽ ഒന്നുമില്ല എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തുക; വിശദീകരണമില്ലാത്ത ഒഴിഞ്ഞ ഫോൾഡർ സംശയത്തിന് ഇടനൽകും.

01/10/2026 മുതൽ 15/10/2026 വരെ — ഇടക്കാല പാക്കേജ് എന്നതുപോലെ തീയതികൾ വ്യക്തമായി എഴുതുക. അല്ലെങ്കിൽ “October” എന്നു പേരിട്ട ഫോൾഡർ മുഴുവൻ മാസത്തേതാണെന്ന് തോന്നാം. വൈകി കണ്ടെത്തിയ പഴയ രേഖകൾ അവയുടെ യഥാർഥ തീയതികൾ നിലനിർത്തി മറ്റൊരു പട്ടികയിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക.

കടയിലെ ചെലവ് രസീതുകൾ ക്രമീകരിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഞങ്ങളുടെ മാർഗ്ഗനിർദേശം ഫയൽ പേരുകൾ, ഫയലിങ് റഫറൻസുകൾ, പേയ്‌മെന്റ് തെളിവ് എന്നിവ വിശദീകരിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ ഏതൊക്കെ രേഖകളാണ് നൽകിയതെന്ന് കൈമാറ്റ സൂചിക അക്കൗണ്ടന്റിനെ അറിയിക്കുന്നു.

റിപ്പോർട്ടുകൾ ചേർക്കുന്നതിന് മുമ്പ് പരിശോധിക്കുക

പരിചിതമായ റിപ്പോർട്ട് പേര് അതിൽ ശരിയായ ഉള്ളടക്കമുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുനൽകുന്നില്ല. ഒരു എക്‌സ്‌പോർട്ട് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്:

1. റിപ്പോർട്ടിന്റെ കാലയളവ് സ്ഥിരീകരിക്കുക.
2. കക്ഷി, പേയ്‌മെന്റ് നില അല്ലെങ്കിൽ രേഖയുടെ തരം സംബന്ധിച്ച ഫിൽട്ടറുകൾ പരിശോധിക്കുക.
3. കരട് രേഖകൾ കണ്ടെത്തി അവ പ്രത്യേകം അടയാളപ്പെടുത്തുക.
4. സൂക്ഷിച്ച ഫയൽ തുറന്ന് തീയതിയുള്ള ആദ്യത്തെയും അവസാനത്തെയും എൻട്രികൾ പരിശോധിക്കുക.
5. എണ്ണവും ആകെ തുകയും രേഖപ്പെടുത്തുക; തുകയിൽ നികുതി ഉൾപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടോ, റിട്ടേണുകൾ ഉൾപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടോ എന്ന് വ്യക്തമാക്കുക.

വ്യത്യസ്ത ആകെ തുകകൾ പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കുക. വിൽപ്പനയുടെ ആകെ തുക, പേയ്‌മെന്റിന്റെ ആകെ തുക, വാങ്ങലിന്റെ ആകെ തുക എന്നിവ വ്യത്യസ്ത കാര്യങ്ങളാണ് വിവരിക്കുന്നത്; അവ കൂട്ടിയാൽ പ്രയോജനകരമായ “പാക്കേജ് മൂല്യം” ലഭിക്കില്ല.

GST ഒത്തുനോക്കലിനായി, GST പോർട്ടലിലെ GSTR-2B FAQ സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റ് സ്വന്തം രേഖകളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യാനും ഒരേ രേഖയ്ക്ക് രണ്ടുതവണ ക്രെഡിറ്റ് അവകാശപ്പെടുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും നിർദേശിക്കുന്നു. റിപ്പോർട്ട് അയച്ചതുകൊണ്ട് ക്രെഡിറ്റിന് അർഹത ഉറപ്പായെന്ന് കരുതാതെ പൊരുത്തപ്പെടാത്ത രേഖകൾ നിങ്ങളുടെ CAയുടെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തുക. നിലവിലെ നിയമവും കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ട രീതിയും CAയുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.

വിശദീകരിച്ച ഉദാഹരണം: പുണെയിലെ കടയുടെ ഇടക്കാല പാക്കേജ്

കവിത പുണെ, മഹാരാഷ്ട്രയിൽ വീട്ടുപകരണങ്ങളുടെ ഒരു കട നടത്തുന്നു എന്നു കരുതുക. 20/10/2026ന് അവൾ 01/10/2026 മുതൽ 15/10/2026 വരെയുള്ള കാലയളവിനായി ധാരണയായ ഇടക്കാല പാക്കേജ് തയ്യാറാക്കുന്നു. അതിന്റെ വാങ്ങൽ വിഭാഗത്തിൽ മൂന്ന് ബില്ലുകളുണ്ട്.

ഇവ സാങ്കൽപ്പികമായ അന്തിമ രേഖാ തുകകളാണ്; ഈടാക്കിയ നികുതി ഉണ്ടെങ്കിൽ അതും ഉൾപ്പെട്ടിട്ടുണ്ട്. ഇവ ഉൽപ്പന്ന നികുതി നിരക്കുകളുടെ ഉദാഹരണങ്ങളല്ല.

ലഭ്യമായ ബില്ലുകളുടെ ആകെ തുക ₹6,200 + ₹3,400 = ₹9,600 ആണ്. ലഭിക്കാത്ത ബില്ലിന്റെ രേഖപ്പെടുത്തിയ ₹2,400 കൂടി ചേർത്താൽ ₹12,000 ആകുന്നു. അക്കൗണ്ട് പുസ്തകങ്ങളിൽ ഇതിനകം രേഖപ്പെടുത്തിയ തുകയും യഥാർഥത്തിൽ നൽകിയ രേഖകളും അവളുടെ സൂചിക പ്രത്യേകം കാണിക്കുന്നു.

SUP-A GSTയിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്നും, അതിന്റെ സാധാരണ നികുതിബാധകമായ ചരക്കുവിതരണത്തിൽ വിതരണക്കാരന്റെ സ്ഥലവും വിതരണസ്ഥലവും മഹാരാഷ്ട്രയിലാണെന്നും കരുതുക. CBIC FAQ 85ൽ വിശദീകരിക്കുന്ന ഒരേ സംസ്ഥാനമെന്ന തത്വമനുസരിച്ച് അത് CGSTയും SGSTയും ഉപയോഗിക്കുന്നു. ബില്ലിലെ നികുതി വിഭജനം കവിത അതേപടി സൂക്ഷിക്കുന്നു; നൽകിയ തുകയിൽനിന്ന് അവൾ അത് പുനർനിർമ്മിക്കുന്നില്ല.

SUP-C പകർപ്പ് അയയ്ക്കുമ്പോൾ, അതിലെ റഫറൻസും തുകയും നിലവിലുള്ള എൻട്രിയുമായി അവൾ ഒത്തുനോക്കുന്നു. വാങ്ങലിന്റെ ആകെ തുക ₹12,000 ആയി തുടരുന്നു. ലഭ്യമായ രേഖകളുടെ എണ്ണം രണ്ടിൽനിന്ന് മൂന്നാകുന്നു; ലഭിക്കാതിരുന്ന പകർപ്പ് കിട്ടിയതുകൊണ്ട് മറ്റൊരു വാങ്ങൽ ഉണ്ടാകുന്നില്ല.

പിന്നീട് അയയ്ക്കുന്ന ഫയലുകൾ എളുപ്പം തിരിച്ചറിയാവുന്നതാക്കുക

പുതുക്കൽ അയയ്ക്കുമ്പോൾ ഈ രണ്ട് വ്യക്തമായ നിർദേശങ്ങളിൽ ഒന്ന് ഉപയോഗിക്കുക:

• കൂട്ടിച്ചേർക്കൽ: “October-part1-v1ൽ ഇതിനകം പട്ടികപ്പെടുത്തിയ എൻട്രിയുടെ ലഭിക്കാതിരുന്ന അനുബന്ധ ബില്ലാണ് SUP-C/209.”
• പകരം: “October-part1-v2 മുമ്പത്തെ റിപ്പോർട്ടിന് പകരമാണ്. തീയതി ഫിൽട്ടർ തിരുത്തിയിട്ടുണ്ട്; പരിശോധനയ്ക്ക് ഈ റിപ്പോർട്ട് ഉപയോഗിക്കുക.”

പകരം നൽകുമ്പോൾ എന്താണ് മാറിയതെന്നും എണ്ണത്തിലോ ആകെ തുകയിലോ മാറ്റമുണ്ടോ എന്നും രേഖപ്പെടുത്തുക. മുമ്പ് അയച്ച പകർപ്പ് സ്വന്തം രേഖകളിൽ കാലഹരണപ്പെട്ട പഴയ പതിപ്പ് എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കുക. പല ഫയലുകൾക്കും “final” എന്ന ഒരേ പേര് നൽകുന്നത് ഒഴിവാക്കുക.

റിപ്പോർട്ടുകൾ പൊരുത്തപ്പെടാൻ നൽകിയ രേഖകളോ മുൻകാല എൻട്രികളോ ആരെയും അറിയിക്കാതെ മാറ്റരുത്. വ്യത്യാസം അടയാളപ്പെടുത്തി തിരുത്തൽ അക്കൗണ്ടന്റുമായി ധാരണയിലെത്തുക.

ലഭിച്ചതിന്റെ സ്ഥിരീകരണം ചോദിക്കുകയും ബാക്കിയുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ നിരീക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക

ധാരണയായ മാർഗത്തിലൂടെ അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് സ്വീകർത്താവിനെ സ്ഥിരീകരിക്കുക. പാക്കേജ് റഫറൻസ് ലഭിച്ചതായി അറിയിക്കാനും, ഫയലുകൾ തുറക്കുന്നതായി ഉറപ്പാക്കാനും, കടലാസ് കെട്ടുകൾ എത്തിയതായി പരിശോധിക്കാനും ആവശ്യപ്പെടുക.

ലഭിച്ചു എന്നതും പരിശോധിച്ചു എന്നതും പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കുക. ലഭിച്ചതിന്റെ സ്ഥിരീകരണം പാക്കേജ് എത്തി എന്നുമാത്രമാണ് അർഥമാക്കുന്നത്; അക്കൗണ്ടന്റ് എൻട്രികൾ അംഗീകരിച്ചെന്നോ റിട്ടേൺ ഫയൽ ചെയ്തെന്നോ അതിനർഥമില്ല.

ഓരോ ചോദ്യത്തിനും ഒരു വരി വീതമുള്ള ചെറിയ ബാക്കി കാര്യങ്ങളുടെ പട്ടിക സൂക്ഷിക്കുക. റഫറൻസ്, എന്താണ് വേണ്ടത്, ആരാണ് നൽകുക, അടുത്ത തുടർനടപടി തീയതി എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തുക. ഈ പ്രവർത്തന സമയക്രമം അക്കൗണ്ടന്റുമായി ധാരണയിലെത്തുക; നിലവിലെ ഫയലിങ് അവസാന തീയതികൾ gst.gov.inലോ നിങ്ങളുടെ CAയുമായോ സ്ഥിരീകരിക്കുക.

Yojikaയിൽ റിപ്പോർട്ട് ഫയലുകൾ തയ്യാറാക്കുക

Yojikaയിൽ Reports തുറന്ന് ആവശ്യമായ റിപ്പോർട്ട് തിരഞ്ഞെടുത്ത് തീയതി പരിധി തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ധാരണയായ ഇടക്കാല കാലയളവിന് Custom… ഉപയോഗിക്കുക. CSV, PDF അല്ലെങ്കിൽ Excel ആയി എക്‌സ്‌പോർട്ട് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ലഭ്യമായ ഫിൽട്ടറുകൾ പരിശോധിക്കുക.

Sale report, Purchase report എന്നിവയ്ക്ക് കക്ഷിയും നിലയും ശ്രദ്ധയോടെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഒരു കക്ഷിയിലേക്കോ പണം നൽകാത്ത ബില്ലുകളിലേക്കോ ചുരുക്കിയ റിപ്പോർട്ടാണെങ്കിൽ ആ നിയന്ത്രണം കൈമാറ്റ സൂചികയിൽ എഴുതണം.

Yojikaയുടെ ഓഫ്‌ലൈൻ-ഫസ്റ്റ് ബില്ലിങ് രേഖകൾ ഈ പ്രക്രിയയ്ക്കുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ നൽകുന്നു. പാക്കേജ് സൂചിക നിങ്ങൾ പരിപാലിക്കുകയും തിരഞ്ഞെടുത്ത ഫയലുകൾ സ്വയം അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. അടുത്ത കൈമാറ്റത്തിനായി റിപ്പോർട്ട് തയ്യാറാക്കാൻ സവിശേഷതകൾ കാണുക അല്ലെങ്കിൽ Yojika ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക.

പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

ഒരു കട ഓരോ മാസവും അക്കൗണ്ടന്റിന് എന്തൊക്കെ അയയ്ക്കണം?

നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റുമായി പട്ടിക ധാരണയിലെത്തുക: അതിൽ വിൽപ്പന, വാങ്ങൽ രേഖകൾ, തിരുത്തൽ രേഖകൾ, ചെലവ് ബില്ലുകൾ, പേയ്‌മെന്റ് രേഖകൾ, ആവശ്യപ്പെട്ട റിപ്പോർട്ടുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം. കാലയളവ്, ഉൾപ്പെടുത്തിയ ഫയലുകൾ, ലഭിക്കാത്തവ എന്നിവ കാണിക്കുന്ന ഒരു സൂചിക ചേർക്കുക.

പാക്കേജ് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ലഭിക്കാത്ത എല്ലാ ബില്ലുകളും കിട്ടുന്നതുവരെ കാത്തിരിക്കണോ?

അക്കൗണ്ടന്റുമായി കൈമാറ്റ തീയതി ധാരണയിലെത്തി, ലഭ്യമായ രേഖകളോടൊപ്പം ലഭിക്കാത്ത രേഖകളുടെ വ്യക്തമായ പട്ടികയും അയയ്ക്കുക. പരിഹരിക്കാത്ത ഓരോ കാര്യത്തിനും ഉത്തരവാദിയായ വ്യക്തിയെയും തുടർനടപടി തീയതിയെയും നിശ്ചയിക്കുക; പിന്നീട് കിട്ടുന്ന രേഖകൾ വ്യക്തമായി അടയാളപ്പെടുത്തിയ കൂട്ടിച്ചേർക്കലായോ പകരമായോ അയയ്ക്കുക.

റിപ്പോർട്ട് എക്‌സ്‌പോർട്ട് യഥാർഥ ബില്ലുകൾക്ക് പകരമാകുമോ?

എൻട്രികൾ സംഗ്രഹിക്കാനും പരിശോധിക്കാനും റിപ്പോർട്ട് സഹായിക്കും; അനുബന്ധ രേഖകളും ലഭ്യമാക്കി വയ്ക്കുക. ബാധകമായ രേഖാ, സൂക്ഷിക്കൽ ആവശ്യകതകൾ നിങ്ങളുടെ CAയുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.

കൈമാറ്റത്തിൽ Yojika എങ്ങനെ സഹായിക്കുന്നു?

Yojikaയിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു റിപ്പോർട്ട് തിരഞ്ഞെടുത്ത് അതിന്റെ തീയതി പരിധിയും ലഭ്യമായ ഫിൽട്ടറുകളും നിശ്ചയിച്ച് CSV, PDF അല്ലെങ്കിൽ Excel ആയി എക്‌സ്‌പോർട്ട് ചെയ്യാം. പാക്കേജ് സൂചിക തയ്യാറാക്കി അക്കൗണ്ടന്റിന്റെ ലഭിച്ചതായുള്ള അറിയിപ്പ് പ്രത്യേകം നിരീക്ഷിക്കുക.