অ্যাকাউন্ট্যান্টকে নথি দেওয়ার দোকান চেকলিস্ট

দোকানের নথি হস্তান্তরের চেকলিস্টে সময়কাল, পাঠানো ফাইল, না-পাওয়া নথি এবং অ্যাকাউন্ট্যান্টের প্রাপ্তিস্বীকার এক জায়গায় লেখা থাকে। প্রতি মাসের প্যাকেজের সঙ্গে এটি পাঠান, যাতে দু’পক্ষই জানে কোন রেকর্ড তৈরি এবং কোনটির খোঁজ নেওয়া বাকি। এই নির্দেশিকায় কপি করার মতো একটি সূচি, একটি পূর্ণ উদাহরণ এবং বদলি ফাইল সামলানোর সহজ উপায় রয়েছে।

দোকানের নথি দেওয়ার চেকলিস্ট, যা আপনি কপি করতে পারেন

একটি নোটবুক বা স্প্রেডশিটে একটি কভার শিট দিয়ে শুরু করুন, যার নাম হবে হস্তান্তর সূচি। প্যাকেজটিকে October-part1-v1-এর মতো একটি রেফারেন্স দিন এবং উপরে দোকানের নাম লিখুন।

এই হাতে রাখা শিটটি নথির সঙ্গে রাখুন এবং পাঠানো কপিটি নিজের কাছেও সংরক্ষণ করুন।

আগে সময়কাল ও বিষয়বস্তু ঠিক করুন

এই হস্তান্তরের জন্য অ্যাকাউন্ট্যান্টের কী কী দরকার, তা তাঁকে জিজ্ঞাসা করুন। সাধারণত বিক্রির রেকর্ড, কেনার বিল, ক্রেডিট বা ডেবিট নোট, খরচের নথি, পেমেন্ট রেকর্ড এবং চাওয়া রিপোর্ট লাগে। পরীক্ষা করে কোনও বিভাগে কিছু না থাকলে এই সময়কালে কিছু নেই লিখুন; কারণ ছাড়া খালি ফোল্ডার সন্দেহ তৈরি করে।

তারিখ স্পষ্ট করে লিখুন, যেমন 01/10/2026 থেকে 15/10/2026 — অন্তর্বর্তী প্যাকেজ। শুধু “October” লেখা ফোল্ডারকে নইলে পুরো মাসের বলে মনে হতে পারে। দেরিতে পাওয়া পুরোনো নথি তাদের আসল তারিখসহ আলাদা তালিকায় লিখুন।

আমাদের দোকানের খরচের রসিদ গুছিয়ে রাখার নির্দেশিকায় ফাইলের নাম, ফাইলিং রেফারেন্স ও পেমেন্টের প্রমাণ নিয়ে বলা হয়েছে। হস্তান্তর সূচি অ্যাকাউন্ট্যান্টকে জানায় আপনি কোন রেকর্ডগুলি দিয়েছেন।

রিপোর্ট যোগ করার আগে পরীক্ষা করুন

রিপোর্টের নাম পরিচিত হলেই তার বিষয়বস্তু ঠিক হবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। এক্সপোর্ট পাঠানোর আগে:

1. রিপোর্টের সময়কাল নিশ্চিত করুন।
2. কোনও পক্ষ, পেমেন্টের অবস্থা বা নথির ধরনের ফিল্টার আছে কি না দেখুন।
3. খসড়া নথি খুঁজে সেগুলি আলাদাভাবে চিহ্নিত করুন।
4. সেভ করা ফাইল খুলে প্রথম ও শেষ তারিখের এন্ট্রি পরীক্ষা করুন।
5. সংখ্যা ও মোট লিখুন; অঙ্কে কর আছে কি না এবং রিটার্ন অন্তর্ভুক্ত কি না তা স্পষ্ট করুন।

আলাদা মোটগুলি আলাদাই রাখুন। বিক্রির মোট, পেমেন্টের মোট ও কেনার মোট আলাদা বিষয় বোঝায়; সেগুলি যোগ করলেই কোনও কাজের “প্যাকেজ মূল্য” তৈরি হয় না।

GST মেলানোর জন্য GST পোর্টালের GSTR-2B FAQ নিজের রেকর্ডের সঙ্গে স্টেটমেন্ট তুলনা করতে এবং একই নথির জন্য দু’বার ক্রেডিট দাবি না হওয়া নিশ্চিত করতে বলেছে। শুধু রিপোর্ট পাঠালেই ক্রেডিট পাওয়ার যোগ্যতা প্রতিষ্ঠিত হয়েছে ধরে না নিয়ে, না-মেলা রেকর্ডগুলি আপনার CA-র জন্য চিহ্নিত করুন। বর্তমান নিয়ম ও প্রয়োগ CA-র সঙ্গে নিশ্চিত করুন।

পূর্ণ উদাহরণ: পুণের দোকানের অন্তর্বর্তী প্যাকেজ

ধরা যাক, কবিতা Pune, Maharashtra-তে গৃহস্থালির সামগ্রীর দোকান চালান। 20/10/2026-এ তিনি 01/10/2026 থেকে 15/10/2026 সময়ের আগে থেকে ঠিক করা একটি অন্তর্বর্তী প্যাকেজ বানান। তার কেনাকাটার অংশে তিনটি বিল আছে।

এগুলি কাল্পনিক নথির চূড়ান্ত অঙ্ক, যাতে আরোপিত কর অন্তর্ভুক্ত; এগুলি পণ্যের করের হারের উদাহরণ নয়।

পাওয়া বিলগুলির মোট ₹6,200 + ₹3,400 = ₹9,600। না-পাওয়া বিলের নথিভুক্ত ₹2,400 যোগ করলে হয় ₹12,000। তাঁর সূচিতে হিসাবের খাতায় আগেই লেখা অঙ্ক এবং সত্যিই পাঠানো নথির মধ্যে স্পষ্ট পার্থক্য রাখা হয়েছে।

ধরা যাক, SUP-A GST-তে নিবন্ধিত এবং তার সাধারণ করযোগ্য পণ্য সরবরাহে সরবরাহকারীর অবস্থান ও place of supply, দুটিই Maharashtra-তে। CBIC FAQ 85-এ বোঝানো একই-রাজ্য নীতি অনুযায়ী এতে CGST ও SGST লাগে। কবিতা বিলে দেওয়া করের ভাগটি রেখে দেন; দেওয়া টাকা থেকে সেটি নতুন করে হিসাব করেন না।

SUP-C কপি পাঠালে তিনি সেটির রেফারেন্স ও অঙ্ক আগের এন্ট্রির সঙ্গে মিলিয়ে দেখেন। কেনার মোট ₹12,000-ই থাকে। পাওয়া নথির সংখ্যা দুই থেকে তিন হয়; না-পাওয়া কপি হাতে এলে আরেকটি কেনাকাটা তৈরি হয় না।

পরে পাঠানো ফাইল সহজে চেনার ব্যবস্থা করুন

আপডেট পাঠানোর সময় এই দুটির মধ্যে একটি স্পষ্ট নির্দেশ দিন:

• সংযোজন: “SUP-C/209 হল October-part1-v1-এ আগেই তালিকাভুক্ত এন্ট্রির না-পাওয়া সহায়ক বিল।”
• বদলি: “October-part1-v2 আগের রিপোর্টটির বদলি। তারিখের ফিল্টার ঠিক করা হয়েছে; পর্যালোচনার জন্য এই রিপোর্ট ব্যবহার করুন।”

বদলি ফাইলের ক্ষেত্রে কী বদলেছে এবং সংখ্যা বা মোট বদলেছে কি না লিখুন। আগে পাঠানো কপিটিকে নিজের রেকর্ডে বাতিল বলে চিহ্নিত করে রাখুন। একাধিক ফাইলের নাম “final” রাখবেন না।

রিপোর্ট মেলানোর জন্য ইস্যু করা নথি বা আগের সময়কালের এন্ট্রি চুপিসারে বদলাবেন না। অমিলটি চিহ্নিত করে অ্যাকাউন্ট্যান্টের সঙ্গে সংশোধন ঠিক করুন।

প্রাপ্তি নিশ্চিত করতে বলুন এবং খোলা প্রশ্নের হিসাব রাখুন

ঠিক করা মাধ্যমে পাঠানোর আগে প্রাপককে নিশ্চিত করুন। তাঁকে প্যাকেজের রেফারেন্স পেয়েছেন বলে জানাতে, ফাইলগুলি খুলছে কি না দেখতে এবং কাগজের বান্ডিল পৌঁছেছে কি না পরীক্ষা করতে বলুন।

প্রাপ্ত ও পর্যালোচিত আলাদা রাখুন। প্রাপ্তিস্বীকার মানে প্যাকেজ পৌঁছেছে; তার মানে এই নয় যে অ্যাকাউন্ট্যান্ট এন্ট্রিগুলি অনুমোদন করেছেন বা রিটার্ন দাখিল করেছেন।

প্রতিটি প্রশ্নের জন্য একটি সারি রেখে ছোট একটি অসম্পূর্ণ বিষয়ের তালিকা রাখুন। রেফারেন্স, কী দরকার, কে দেবেন এবং আবার খোঁজ নেওয়ার পরের তারিখ লিখুন। অ্যাকাউন্ট্যান্টের সঙ্গে এই কাজের সময়সূচি ঠিক করুন; বর্তমান দাখিলের সময়সীমা gst.gov.in-এ বা আপনার CA-র কাছে নিশ্চিত করুন।

Yojika-য় রিপোর্টের ফাইল তৈরি করুন

Yojika-য় Reports খুলে প্রয়োজনীয় রিপোর্ট বাছুন এবং তারিখের পরিসর ঠিক করুন। ঠিক করা অন্তর্বর্তী সময়ের জন্য Custom… ব্যবহার করুন। CSV, PDF বা Excel-এ এক্সপোর্ট করার আগে উপলভ্য ফিল্টারগুলি পরীক্ষা করুন।

Sale report ও Purchase report-এর ক্ষেত্রে পক্ষ ও অবস্থার বাছাই ভাল করে দেখুন। একটিমাত্র পক্ষ বা বকেয়া বিলের মধ্যে সীমাবদ্ধ রিপোর্ট হলে সেই সীমা হস্তান্তর সূচিতে লিখতে হবে।

Yojika-র offline-first বিলিং রেকর্ড এই প্রক্রিয়ার রিপোর্ট দেয়। প্যাকেজের সূচি আপনি রাখবেন এবং বাছা ফাইল নিজে পাঠাবেন। পরের হস্তান্তরের রিপোর্ট বানিয়ে দেখতে ফিচারগুলি জানুন বা Yojika ডাউনলোড করুন।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

দোকান থেকে প্রতি মাসে অ্যাকাউন্ট্যান্টকে কী পাঠানো উচিত?

অ্যাকাউন্ট্যান্টের সঙ্গে তালিকাটি ঠিক করুন। এতে বিক্রি ও কেনার রেকর্ড, সংশোধনের নথি, খরচের বিল, পেমেন্ট রেকর্ড এবং চাওয়া রিপোর্ট থাকতে পারে। সময়কাল, অন্তর্ভুক্ত ফাইল এবং যা পাওয়া যায়নি তা দেখানো একটি সূচিও যোগ করুন।

সব না-পাওয়া বিল না আসা পর্যন্ত কি প্যাকেজ পাঠানো বন্ধ রাখব?

অ্যাকাউন্ট্যান্টের সঙ্গে নথি দেওয়ার তারিখ ঠিক করে, পাওয়া রেকর্ডগুলি না-পাওয়া নথির স্পষ্ট তালিকাসহ পাঠান। প্রতিটি অসম্পূর্ণ বিষয়ের দায়িত্বে কে আছেন ও আবার খোঁজ নেওয়ার তারিখ লিখুন। পরে পাওয়া নথি চিহ্নিত সংযোজন বা বদলি হিসেবে পাঠান।

এক্সপোর্ট করা রিপোর্ট কি আসল বিলের বিকল্প?

রিপোর্ট এন্ট্রির সারাংশ তৈরি ও পরীক্ষা করতে সাহায্য করে; সহায়ক নথিগুলিও সঙ্গে রাখুন। প্রযোজ্য নথি ও সেগুলি সংরক্ষণের নিয়ম আপনার CA-র সঙ্গে নিশ্চিত করুন।

Yojika নথি দেওয়ার কাজে কীভাবে সাহায্য করে?

Yojika-য় আপনি রিপোর্ট বেছে, তার তারিখের পরিসর ও উপলভ্য ফিল্টার ঠিক করে CSV, PDF বা Excel এক্সপোর্ট করতে পারেন। প্যাকেজের সূচি আলাদা করে বানান এবং অ্যাকাউন্ট্যান্টের প্রাপ্তিস্বীকার আলাদাভাবে নথিভুক্ত করুন।