దుకాణ బిల్లింగ్ డేటా ఎక్స్పోర్ట్: CSV, Excel ఫైళ్లను తనిఖీ చేయండి
దుకాణ బిల్లింగ్ డేటా ఎక్స్పోర్ట్ను తెరవగలిగి, దాని కాలమ్‌లను అర్థం చేసుకుని, అందులోని అంకెలను మీ రికార్డులతో సరిపోల్చగలిగితేనే అది ఉపయోగపడుతుంది. మీ బిల్లింగ్ యాప్ అందుబాటులో ఉన్నప్పుడే చిన్న ఎక్స్పోర్ట్ను పరీక్షించి, తర్వాత మీ అకౌంటెంట్‌కు లేదా మీరు ప్లాన్ చేస్తున్న సాఫ్ట్‌వేర్ మార్పుకు అవసరమైన ఫైళ్లను సేవ్ చేయండి. ఫైల్ ఫార్మాట్‌లు, తప్పిపోయిన ఫీల్డ్లు, ఎక్స్పోర్ట్ చేసిన మొత్తాలను సులభంగా తనిఖీ చేసే పద్ధతిని ఈ గైడ్ వివరిస్తుంది.
దుకాణ బిల్లింగ్ డేటా ఎక్స్పోర్ట్: ముందు ఉద్దేశాన్ని నిర్ణయించండి
Exportపై క్లిక్ చేసే ముందు, ఫైల్ అందుకునే వ్యక్తికి ఏమి అవసరమో రాసుకోండి. అమ్మకాలను తనిఖీ చేసే అకౌంటెంట్‌కు కావాల్సిన సమాచారం, మీ వస్తువుల కేటలాగ్‌ను మరో యాప్‌కు తరలించే వ్యక్తికి కావాల్సిన సమాచారానికి భిన్నంగా ఉంటుంది.
| ఉద్దేశం | చూడాల్సిన ఫైల్ | తనిఖీ చేయాల్సినవి |
|---|---|---|
| అమ్మకాలు లేదా కొనుగోళ్ల సమీక్ష | CSV లేదా Excelలో లావాదేవీల రిపోర్ట్ | డాక్యుమెంట్ రిఫరెన్స్‌లు, తేదీలు, మొత్తాలు, ఎంచుకున్న కాలం |
| కస్టమర్ బాకీల సమీక్ష | పార్టీ స్టేట్‌మెంట్ లేదా బకాయిల రిపోర్ట్ | పార్టీ గుర్తింపు, డెబిట్/క్రెడిట్ దిశ, బ్యాలెన్స్ |
| వస్తువుల కేటలాగ్‌ను తరలించడం | ఐటమ్ ఎక్స్పోర్ట్ | పేర్లు, యూనిట్‌లు, ధరలు, Price Type, అందుబాటులో ఉన్న స్టాక్ ఫీల్డ్లు |
| చదవగల రిపోర్ట్‌ను పంచుకోవడం | శీర్షిక, కాలం, స్పష్టంగా చదవగల కాలమ్‌లు, మొత్తాలు |
ప్రతి ఫైల్లో ప్రతి ఫీల్డ్ ఉంటుందని అనుకోకుండా, సంబంధిత ఎక్స్పోర్ట్ కోసం చేయాల్సిన తనిఖీలుగా వీటిని చూడండి. ఉదాహరణకు, పార్టీ స్టేట్‌మెంట్‌లో కస్టమర్ పూర్తి చిరునామా లేదా సంప్రదింపు రికార్డు తప్పనిసరిగా ఉండకపోవచ్చు.
ఉత్పత్తులను పోల్చేటప్పుడు మీ ఉచిత, చెల్లింపు బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ చెక్‌లిస్ట్‌లో ఎక్స్పోర్ట్ పరీక్షను కూడా చేర్చండి. ప్లాన్ తీసుకునే ముందు అసలు ఫైల్‌ను చూపించమని అడగండి.
మీరు ఉపయోగించగల ఫార్మాట్‌ను ఎంచుకోండి
CSV స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో పని చేయడానికి లేదా ఇంపోర్ట్ ప్రక్రియకు వరుసలు, కాలమ్‌లను భద్రపరుస్తుంది. అనేక రికార్డులను తనిఖీ చేయడానికి ఇది ఉపయోగపడుతుంది. అయితే స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో తెరిస్తే తేదీలు, కోడ్‌లు కనిపించే తీరు మారవచ్చు. మొదట్లో ఉండే సున్నాలు అలాగే ఉండేలా, అవసరమైన చోట రిఫరెన్స్ నంబర్లు, ఫోన్ నంబర్లు, కోడ్‌లను టెక్స్ట్‌గా ఇంపోర్ట్ చేయండి.
స్వీకర్తకు వర్క్‌బుక్ కావాలంటే Excel ఉపయోగపడుతుంది. కూడినప్పుడు మొత్తాలు సంఖ్యలుగా పనిచేస్తున్నాయో, భారతీయ భాషల్లోని పేర్లు చదవగలిగేలా ఉన్నాయో తనిఖీ చేయండి.
PDF రిపోర్ట్‌ను చూడటానికి లేదా ప్రింట్ చేయడానికి చదవగలిగేలా ఉంచుతుంది. స్వీకర్త వరుసలను క్రమబద్ధీకరించాలి లేదా మళ్లీ లెక్కించాలి అంటే స్ప్రెడ్‌షీట్ వెర్షన్‌ను కూడా ఉంచండి.
డౌన్‌లోడ్ చేసిన అసలు ఫైల్‌ను భద్రంగా ఉంచండి. కాలమ్ పేర్లను మార్చేటప్పుడు, రికార్డులను క్రమబద్ధీకరించేటప్పుడు లేదా మరో అప్లికేషన్ ఇంపోర్ట్ టెంప్లేట్ను సిద్ధం చేసేటప్పుడు ఒక కాపీపై పని చేయండి.
Yojika ఏవి ఎక్స్పోర్ట్ చేస్తుంది, ఏవి తనిఖీ చేయాలి
డెస్క్‌టాప్ యాప్‌లో Utilities → Export Items ప్రస్తుత ఐటమ్ కేటలాగ్‌ను CSV లేదా Excelగా సేవ్ చేస్తుంది. ఇందులో పేర్లు, వివరణలు, ఎక్స్పోర్ట్ చేయగల చోట HSN/SAC కోడ్‌లు, యూనిట్‌లు, GST రేట్లు, అమ్మకం మరియు కొనుగోలు ధరలు, Price Type, స్టాక్, తక్కువ-స్టాక్ స్థాయులు, వస్తువు/సేవ స్థితి, కేటగిరీ ఉంటాయి.
ఆ ఫైల్‌ను మరోచోట ఉపయోగించే ముందు ఒక విషయాన్ని తనిఖీ చేయాలి: Opening Stock కాలమ్‌లో ఎక్స్పోర్ట్ చేసిన సమయంలో ఐటమ్‌కు ఉన్న ప్రస్తుత స్టాక్ ఉంటుంది. ఎప్పుడు ఎక్స్పోర్ట్ చేశారో నమోదు చేయండి; ఇది గతంలోని ఓపెనింగ్ స్టాక్ స్నాప్‌షాట్ కాదు.
కేటలాగ్ ఎక్స్పోర్ట్లో బార్‌కోడ్‌లు, ఐటమ్ ఫోటోలు, బ్యాచ్ మరియు సీరియల్ వివరాలు, నిల్వ ప్రదేశం వారీగా స్టాక్, సెకండరీ యూనిట్ మార్పిడులు, కాంపెన్సేషన్ సెస్, హోల్‌సేల్ ధరలు వంటి ఫీల్డ్లు ఉండవు. మీరు ఈ ఫీల్డ్‌లపై ఆధారపడితే, వాటిని మీ మైగ్రేషన్ ప్లాన్‌లో విడిగా జాబితా చేయండి. ఫైల్ విజయవంతంగా ఇంపోర్ట్ కావడం ఒక్కటే కేటలాగ్ పూర్తిగా ఉందనడానికి రుజువు కాదు.
లావాదేవీల కోసం Reports తెరిచి, రిపోర్ట్‌ను ఎంచుకుని, తేదీ పరిధిని సెట్ చేసి, అన్ని ఫిల్టర్‌లను తనిఖీ చేయండి. రిపోర్ట్‌లను CSV, PDF, Excelగా ఎక్స్పోర్ట్ చేయవచ్చు. ఒక పార్టీ స్టేట్‌మెంట్‌లో Export CSV ఎంపిక ఉంటుంది. మీ ప్రశ్నకు సమాధానం ఇచ్చే రిపోర్ట్ లేదా స్టేట్‌మెంట్‌ను ఎక్స్పోర్ట్ చేయండి; స్టేట్‌మెంట్ పూర్తి పార్టీ మాస్టర్ ఎక్స్పోర్ట్ కాదు.
ఉదాహరణ: పుణె దుకాణం అమ్మకాల ఫైల్ తనిఖీ
పుణెలోని ఒక రిటైలర్ 05/10/2026న పూర్తయిన మూడు స్థానిక అమ్మకాల రిపోర్ట్‌ను ఎక్స్పోర్ట్ చేశాడని అనుకుందాం. ఇవి ఉదాహరణ కోసం ఖాతాల్లో ఇప్పటికే నమోదైన తుది బిల్లు మొత్తాలు; సూచించిన ఉత్పత్తి ధరలు లేదా GST రేట్లు కావు. కింద ఉన్న చిన్న రిఫరెన్స్‌లు ఈ తనిఖీ కోసం పెట్టిన గుర్తులు మాత్రమే.
| బిల్లు రిఫరెన్స్ | తుది బిల్లు మొత్తం | బిల్లుకు వచ్చిన మొత్తం | బ్యాలెన్స్ |
|---|---|---|---|
| A | ₹2,500 | ₹2,500 | ₹0 |
| B | ₹3,750 | ₹2,750 | ₹1,000 |
| C | ₹1,250 | ₹1,250 | ₹0 |
| మొత్తం | ₹7,500 | ₹6,500 | ₹1,000 |
లెక్కను తనిఖీ చేయండి: ₹2,500 + ₹3,750 + ₹1,250 = ₹7,500. ఈ బిల్లులకు వచ్చిన మొత్తం ₹6,500, మిగిలింది ₹1,000. యాప్‌లో, ఫైల్లో అవే కాలమ్‌లను పోల్చండి. విడివిడిగా ఉన్న వరుసలను మీరే కూడేటప్పుడు, ఎక్స్‌పోర్ట్‌లోని మొత్తం వరుసను మినహాయించండి.
ఫైల్లో ₹6,250 విలువైన బిల్లులు మాత్రమే కనిపిస్తే, తప్పిపోయిన ₹1,250 వరుస కోసం వెతికి, ఫిల్టర్‌లను తనిఖీ చేయండి. మొత్తం సరిపోవాలనే ఉద్దేశంతో మాత్రమే సర్దుబాటు ఎంట్రీని చేర్చవద్దు. అలాగే, ఎంచుకున్న బిల్లులకు వచ్చిన చెల్లింపులు ఆ రోజు నగదు లేదా బ్యాంకు వసూళ్లు అని స్వయంచాలకంగా భావించకూడదు; చెల్లింపుల తేదీలు వేరుగా ఉండవచ్చు.
సప్లయర్ స్థానం, place of supply రెండూ మహారాష్ట్రలో ఉన్న సాధారణ పన్ను వర్తించే అమ్మకాలకు CGST, SGST వర్తిస్తాయి; ఒకే రాష్ట్రంలో ఈ విధానాన్ని CBIC supply FAQలోని 85వ ప్రశ్న వివరిస్తుంది. తగిన రిపోర్ట్‌లో పన్ను మొత్తాలను అసలు బిల్లులతో పోల్చండి. పన్ను డేటాను మార్చే ముందు ప్రస్తుత ఉత్పత్తి రేట్లను, ఏవైనా సవరణలను మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి.
చిన్న హ్యాండోవర్ నోట్‌ను ఉంచండి
దుకాణం, రిపోర్ట్ పేరు, ఎంచుకున్న కాలం, ఫిల్టర్‌లు, ఎక్స్పోర్ట్ తేదీని నోట్ చేసి ఎక్స్పోర్ట్ను సేవ్ చేయండి. దాన్ని బిల్లింగ్ యాప్ బయట తెరిచి, మీకు తెలిసిన ఒక డాక్యుమెంట్‌ను, ఒక బ్యాలెన్స్‌ను, మీరు భారతీయ భాషల పేర్లు ఉపయోగిస్తే అలాంటి పేరు ఉన్న ఒక ఐటమ్‌ను తనిఖీ చేయండి.
సాఫ్ట్‌వేర్ మార్పు కోసం, స్వీకరించే సంస్థ ఇంపోర్ట్‌లో ఏ కాలమ్‌లను అంగీకరిస్తుందో, ఇప్పటికే ఉన్న రికార్డులను ఎలా పరిగణిస్తుందో అడగండి. లైవ్ ఖాతాల్లోకి ఇంపోర్ట్ చేసే ముందు, విడిగా ఉన్న ట్రయల్ డేటాసెట్‌లో కొన్ని వరుసలను పరీక్షించండి. మీ పూర్తి బిల్లింగ్ డేటా బ్యాకప్‌ను ప్రత్యేక రికవరీ చర్యగా ఉంచండి.
ఫైల్ ఫార్మాట్‌లతో పాటు యాక్సెస్‌ను కూడా ప్లాన్ చేయండి. లైసెన్స్ గ్రేస్ పీరియడ్లో Yojika పనిచేస్తుంది. అది ముగిసిన తర్వాత ఎక్స్పోర్ట్ స్క్రీన్‌లతో సహా యాప్ లాక్ అవుతుంది. యాక్సెస్ ముగిసేలోపు అవసరమైన ఎక్స్‌పోర్ట్‌లను సేవ్ చేయండి. ప్రస్తుత ప్లాన్‌లు, బిల్లింగ్ ఫీచర్‌లను చూసి, మీ సొంత నమూనా రికార్డులతో ఈ ప్రక్రియను పరీక్షించండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
బిల్లింగ్ డేటా ఎక్స్పోర్ట్, బ్యాకప్ రెండూ ఒకటేనా?
కాదు. ఎక్స్పోర్ట్లో ఆ రిపోర్ట్ లేదా కేటలాగ్ ఫైల్లో చేర్చిన ఫీల్డ్లు మాత్రమే ఉంటాయి. పూర్తి బ్యాకప్ ఉద్దేశం వేరు: అప్లికేషన్లో భద్రపరిచిన డేటాను అది అనుమతించే రీస్టోర్ ప్రక్రియ ద్వారా తిరిగి పొందడం.
CSV, Excel లేదా PDF—దేన్ని ఎంచుకోవాలి?
వరుసలను క్రమబద్ధీకరించి, మొత్తాలను తనిఖీ చేయాలంటే CSV లేదా Excel ఉపయోగించండి. పంచుకోవడానికి లేదా ప్రింట్ చేయడానికి సులభంగా చదవగల రిపోర్ట్ కోసం PDF ఉపయోగించండి; పంపే ముందు స్వీకర్తకు అవసరమైన ఫార్మాట్‌ను తెలుసుకోండి.
Yojika ఎక్స్పోర్ట్ను మరే ఇతర బిల్లింగ్ యాప్లోనైనా ఇంపోర్ట్ చేయవచ్చా?
ప్రతి యాప్తోనూ పనిచేస్తుందనే సార్వత్రిక హామీ లేదు. గమ్య యాప్ టెంప్లేట్ను ఎక్స్పోర్ట్ చేసిన కాలమ్లతో పోల్చి, తప్పిపోయిన ఫీల్డ్లను గుర్తించి, రికార్డులను తరలించే ముందు చిన్న నమూనాను పరీక్షించండి.
Yojika లైసెన్స్ ముగిసిన తర్వాత ఎక్స్పోర్ట్ చేయవచ్చా?
గ్రేస్ పీరియడ్లో యాప్ను ఉపయోగించవచ్చు. ఆ కాలం ముగిసిన తర్వాత ఎక్స్పోర్ట్ స్క్రీన్ల యాక్సెస్తో సహా యాప్ లాక్ అవుతుంది, కాబట్టి యాక్సెస్ ముగిసేలోపు అవసరమైన ఫైళ్లను సేవ్ చేసుకోండి.