കടയിലെ ബില്ലിംഗ് ഡാറ്റ എക്സ്പോർട്ട്: CSV, Excel ഫയലുകൾ പരിശോധിക്കുക
കടയിലെ ബില്ലിംഗ് ഡാറ്റ എക്സ്പോർട്ട് തുറക്കാനും അതിലെ കോളങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കാനും അതിലെ കണക്കുകൾ നിങ്ങളുടെ രേഖകളുമായി ഒത്തുനോക്കാനും കഴിയുമ്പോൾ മാത്രമേ അത് പ്രയോജനപ്പെടൂ. ബില്ലിംഗ് ആപ്പിലേക്ക് ആക്സസ് ഉള്ളപ്പോൾ തന്നെ ചെറിയൊരു എക്സ്പോർട്ട് പരീക്ഷിക്കുക. തുടർന്ന് നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റിനോ ആസൂത്രണം ചെയ്ത സോഫ്റ്റ്‌വെയർ മാറ്റത്തിനോ വേണ്ട ഫയലുകൾ സേവ് ചെയ്യുക. ഫയൽ ഫോർമാറ്റുകൾ, വിട്ടുപോയ ഫീൽഡുകൾ, എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്ത ആകെ തുകകളുടെ ലളിതമായ പരിശോധന എന്നിവ ഈ വഴികാട്ടി വിശദീകരിക്കുന്നു.
കടയിലെ ബില്ലിംഗ് ഡാറ്റ എക്സ്പോർട്ട്: ആദ്യം ഉദ്ദേശ്യം വ്യക്തമാക്കുക
Export ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ് സ്വീകർത്താവിന് എന്താണ് വേണ്ടതെന്ന് എഴുതിവയ്ക്കുക. വിൽപ്പന പരിശോധിക്കുന്ന അക്കൗണ്ടന്റിന് വേണ്ട വിവരവും നിങ്ങളുടെ ഐറ്റം കാറ്റലോഗ് മറ്റൊരു ആപ്പിലേക്ക് മാറ്റുന്നയാൾക്ക് വേണ്ട വിവരവും വ്യത്യസ്തമാണ്.
| ഉദ്ദേശ്യം | നോക്കേണ്ട ഫയൽ | പരിശോധിക്കേണ്ടത് |
|---|---|---|
| വിൽപ്പനയോ വാങ്ങലുകളോ പരിശോധിക്കുക | CSV അല്ലെങ്കിൽ Excel-ലെ ഇടപാട് റിപ്പോർട്ട് | രേഖകളുടെ റഫറൻസുകൾ, തീയതികൾ, ആകെ തുകകൾ, തിരഞ്ഞെടുത്ത കാലയളവ് |
| ഉപഭോക്താക്കളുടെ കുടിശ്ശിക പരിശോധിക്കുക | പാർട്ടി സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റ് അല്ലെങ്കിൽ കുടിശ്ശിക റിപ്പോർട്ട് | പാർട്ടിയുടെ തിരിച്ചറിയൽ, ഡെബിറ്റ്/ക്രെഡിറ്റ് ദിശ, ബാലൻസ് |
| ഐറ്റം കാറ്റലോഗ് മാറ്റുക | ഐറ്റം എക്സ്പോർട്ട് | പേരുകൾ, യൂണിറ്റുകൾ, വിലകൾ, വിലയുടെ തരം, ലഭ്യമായ സ്റ്റോക്ക് ഫീൽഡുകൾ |
| വായിക്കാൻ എളുപ്പമുള്ള റിപ്പോർട്ട് പങ്കിടുക | തലക്കെട്ട്, കാലയളവ്, വായിക്കാൻ കഴിയുന്ന കോളങ്ങൾ, ആകെ തുകകൾ |
എല്ലാ ഫയലിലും എല്ലാ ഫീൽഡും ഉണ്ടാകുമെന്ന് കരുതാതെ, ബന്ധപ്പെട്ട എക്‌സ്‌പോർട്ടിനായി ഈ പരിശോധനകൾ നടത്തുക. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു പാർട്ടി സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റിൽ ഉപഭോക്താവിന്റെ പൂർണ വിലാസമോ കോൺടാക്ട് രേഖയോ ഉണ്ടാകണമെന്നില്ല.
ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ താരതമ്യം ചെയ്യുമ്പോൾ നിങ്ങളുടെ സൗജന്യവും പണം നൽകേണ്ടതുമായ ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റിൽ ഒരു എക്സ്പോർട്ട് പരിശോധന കൂടി ചേർക്കുക. ഒരു പ്ലാൻ എടുക്കുന്നതിനുമുമ്പ് യഥാർഥ ഫയൽ കാണിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുക.
നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഫോർമാറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
CSV സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റിലെ ജോലിക്കോ ഇമ്പോർട്ട് നടപടിക്കോ വേണ്ടി വരികളും കോളങ്ങളും സൂക്ഷിക്കുന്നു. നിരവധി രേഖകൾ പരിശോധിക്കാൻ ഇത് ഉപകാരപ്പെടും. എന്നാൽ സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റിൽ തുറക്കുമ്പോൾ തീയതികളും കോഡുകളും കാണുന്ന രീതി മാറാം. തുടക്കത്തിലെ പൂജ്യങ്ങൾ നിലനിർത്താൻ ആവശ്യമായിടത്ത് റഫറൻസ് നമ്പറുകൾ, ഫോൺ നമ്പറുകൾ, കോഡുകൾ എന്നിവ ടെക്സ്റ്റായി ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്യുക.
സ്വീകർത്താവിന് ഒരു വർക്ക്‌ബുക്ക് വേണ്ടപ്പോൾ Excel ഉപകാരപ്പെടും. കൂട്ടുമ്പോൾ തുകകൾ അക്കങ്ങളായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഇന്ത്യൻ ഭാഷയിലുള്ള പേരുകൾ വായിക്കാൻ കഴിയുന്നുണ്ടെന്നും പരിശോധിക്കുക.
PDF റിപ്പോർട്ട് കാണാനും പ്രിന്റ് ചെയ്യാനും പറ്റുന്ന വിധം വായനാസൗകര്യത്തോടെ നിലനിർത്തുന്നു. സ്വീകർത്താവിന് വരികൾ ക്രമീകരിക്കാനോ വീണ്ടും കണക്കാക്കാനോ ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റ് പതിപ്പും സൂക്ഷിക്കുക.
ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത യഥാർഥ ഫയൽ സൂക്ഷിക്കുക. കോളങ്ങളുടെ പേരുകൾ മാറ്റുമ്പോഴും രേഖകൾ ക്രമീകരിക്കുമ്പോഴും മറ്റൊരു ആപ്ലിക്കേഷന്റെ ഇമ്പോർട്ട് ടെംപ്ലേറ്റ് തയ്യാറാക്കുമ്പോഴും ഒരു കോപ്പിയിൽ ജോലി ചെയ്യുക.
Yojika എന്തെല്ലാം എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു, എന്താണ് പരിശോധിക്കേണ്ടത്
ഡെസ്ക്‌ടോപ്പ് ആപ്പിലെ Utilities → Export Items നിലവിലുള്ള ഐറ്റം കാറ്റലോഗ് CSV അല്ലെങ്കിൽ Excel ആയി സേവ് ചെയ്യുന്നു. പേരുകൾ, വിവരണങ്ങൾ, എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാനാകുന്നിടത്ത് HSN/SAC കോഡുകൾ, യൂണിറ്റുകൾ, GST നിരക്കുകൾ, വിൽപ്പന-വാങ്ങൽ വിലകൾ, Price Type, സ്റ്റോക്ക്, കുറഞ്ഞ-സ്റ്റോക്ക് നിലകൾ, ചരക്ക്/സേവന നില, വിഭാഗം എന്നിവ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
ആ ഫയൽ മറ്റെവിടെയെങ്കിലും ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് ഒരു കാര്യം പരിശോധിക്കുക: Opening Stock കോളത്തിൽ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്ന സമയത്തെ ഐറ്റത്തിന്റെ നിലവിലെ സ്റ്റോക്ക് ആണ് ഉണ്ടാവുക. എപ്പോൾ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്തെന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുക; ഇത് പഴയൊരു ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് സ്ഥിതിയുടെ പകർപ്പല്ല.
കാറ്റലോഗ് എക്‌സ്‌പോർട്ടിൽ ബാർകോഡുകൾ, ഐറ്റം ചിത്രങ്ങൾ, ബാച്ച്-സീരിയൽ വിവരങ്ങൾ, സംഭരണസ്ഥലം തിരിച്ചുള്ള സ്റ്റോക്ക്, സെക്കൻഡറി യൂണിറ്റ് പരിവർത്തനങ്ങൾ, കോമ്പൻസേഷൻ സെസ്, മൊത്തവിലകൾ എന്നിവ പോലുള്ള ഫീൽഡുകൾ ഉണ്ടാകില്ല. നിങ്ങൾക്ക് ആ ഫീൽഡുകൾ ആവശ്യമാണെങ്കിൽ, മാറ്റത്തിനുള്ള പദ്ധതിയിൽ അവ പ്രത്യേകം പട്ടികപ്പെടുത്തുക. ഒരു ഫയൽ വിജയകരമായി ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്തു എന്നതുകൊണ്ടുമാത്രം കാറ്റലോഗ് പൂർണമാണെന്ന് തെളിയുന്നില്ല.
ഇടപാടുകൾക്കായി Reports തുറക്കുക, റിപ്പോർട്ട് തിരഞ്ഞെടുക്കുക, തീയതി പരിധി നിശ്ചയിക്കുക, ഫിൽട്ടറുകൾ പരിശോധിക്കുക. റിപ്പോർട്ടുകൾ CSV, PDF, Excel എന്നിവയായി എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാം. ഒരു പാർട്ടിയുടെ സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റിൽ Export CSV ഓപ്ഷൻ ഉണ്ട്. നിങ്ങളുടെ ചോദ്യത്തിന് ഉത്തരം നൽകുന്ന റിപ്പോർട്ടോ സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റോ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുക; ഒരു സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റ് പൂർണ പാർട്ടി മാസ്റ്റർ എക്സ്പോർട്ട് അല്ല.
ഉദാഹരണം: പുണെയിലെ ഒരു കടയുടെ വിൽപ്പന ഫയൽ പരിശോധിക്കുക
പുണെയിലെ ഒരു റീട്ടെയിലർ 05/10/2026-ന് പൂർത്തിയായ മൂന്ന് പ്രാദേശിക വിൽപ്പനകളുടെ റിപ്പോർട്ട് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു എന്ന് കരുതുക. ഉദാഹരണത്തിനായി പുസ്തകങ്ങളിൽ നേരത്തേ രേഖപ്പെടുത്തിയ അന്തിമ ബിൽ തുകകളാണിവ; നിർദേശിക്കുന്ന ഉൽപ്പന്ന വിലകളോ GST നിരക്കുകളോ അല്ല. താഴെയുള്ള ചെറിയ റഫറൻസുകൾ ഈ പരിശോധനയ്ക്കുള്ള അടയാളങ്ങളാണ്.
| ബിൽ റഫറൻസ് | അന്തിമ ബിൽ തുക | ബില്ലിനായി ലഭിച്ച തുക | ബാലൻസ് |
|---|---|---|---|
| A | ₹2,500 | ₹2,500 | ₹0 |
| B | ₹3,750 | ₹2,750 | ₹1,000 |
| C | ₹1,250 | ₹1,250 | ₹0 |
| ആകെ | ₹7,500 | ₹6,500 | ₹1,000 |
കണക്ക് പരിശോധിക്കുക: ₹2,500 + ₹3,750 + ₹1,250 = ₹7,500. ഈ ബില്ലുകൾക്കായി ലഭിച്ച തുകയുടെ ആകെ ₹6,500 ആണ്; ₹1,000 ബാക്കിയുണ്ട്. ആപ്പിലെയും ഫയലിലെയും അതേ കോളങ്ങൾ താരതമ്യം ചെയ്യുക. ഓരോ വരിയും സ്വയം കൂട്ടുമ്പോൾ എക്‌സ്‌പോർട്ടിലെ ആകെ തുകയുടെ വരി ഒഴിവാക്കുക.
ഫയലിൽ ₹6,250-ന്റെ ബില്ലുകൾ മാത്രമാണ് കാണുന്നതെങ്കിൽ, വിട്ടുപോയ ₹1,250 വരി കണ്ടെത്തി ഫിൽട്ടറുകൾ പരിശോധിക്കുക. ആകെ തുക ഒത്തുവരാൻ വേണ്ടി മാത്രം ഒരു ബാലൻസിങ് എൻട്രി ചേർക്കരുത്. കൂടാതെ, തിരഞ്ഞെടുത്ത ബില്ലുകൾക്കായി ലഭിച്ച തുക ആ ദിവസത്തെ പണം അല്ലെങ്കിൽ ബാങ്ക് കളക്ഷൻ തന്നെയാകണമെന്നില്ല: പേയ്‌മെന്റുകളുടെ തീയതികൾ വ്യത്യസ്തമായിരിക്കാം.
വിതരണക്കാരന്റെ സ്ഥലവും വിതരണസ്ഥലവും മഹാരാഷ്ട്രയ്ക്കുള്ളിലായ സാധാരണ നികുതിബാധകമായ വിൽപ്പനയ്ക്ക് CGST, SGST എന്നിവ ബാധകമാണ്; CBICയുടെ സപ്ലൈ FAQയിലെ ചോദ്യം 85 ഒരേ സംസ്ഥാനത്തിനുള്ളിലെ ഈ രീതി വിശദീകരിക്കുന്നു. അനുയോജ്യമായ റിപ്പോർട്ടിലെ നികുതി തുകകൾ യഥാർഥ ബില്ലുകളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക. നികുതി ഡാറ്റ മാറ്റുന്നതിനുമുമ്പ് നിലവിലുള്ള ഉൽപ്പന്ന നിരക്കുകളും തിരുത്തലുകളും നിങ്ങളുടെ CAയുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.
കൈമാറ്റത്തിനായി ചെറിയൊരു കുറിപ്പ് സൂക്ഷിക്കുക
കട, റിപ്പോർട്ടിന്റെ പേര്, തിരഞ്ഞെടുത്ത കാലയളവ്, ഫിൽട്ടറുകൾ, എക്സ്പോർട്ട് തീയതി എന്നിവ കുറിച്ച് എക്‌സ്‌പോർട്ടിനൊപ്പം സേവ് ചെയ്യുക. ബില്ലിംഗ് ആപ്പിന് പുറത്ത് അത് തുറക്കുക. ഇന്ത്യൻ ഭാഷയിലുള്ള പേരുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ പരിചിതമായ ഒരു രേഖയും ഒരു ബാലൻസും അത്തരം പേരുള്ള ഒരു ഐറ്റവും പരിശോധിക്കുക.
സോഫ്റ്റ്‌വെയർ മാറ്റുമ്പോൾ പുതിയ ദാതാവിന്റെ ഇമ്പോർട്ട് ഏതൊക്കെ കോളങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്നുവെന്നും നിലവിലുള്ള രേഖകൾ എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നുവെന്നും ചോദിക്കുക. പ്രവർത്തനത്തിലുള്ള കണക്കുകളിലേക്ക് ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ് വേറൊരു പരീക്ഷണ ഡാറ്റാസെറ്റിൽ ഏതാനും വരികൾ പരിശോധിക്കുക. വേറിട്ട വീണ്ടെടുക്കൽ മാർഗമായി നിങ്ങളുടെ പൂർണ ബില്ലിംഗ്-ഡാറ്റ ബാക്കപ്പ് സൂക്ഷിക്കുക.
ഫയൽ ഫോർമാറ്റുകൾക്കൊപ്പം ആക്‌സസും ആസൂത്രണം ചെയ്യുക. ലൈസൻസിന്റെ ഗ്രേസ് പിരീഡിൽ Yojika പ്രവർത്തിക്കും. എന്നാൽ അത് കഴിഞ്ഞാൽ എക്സ്പോർട്ട് സ്ക്രീനുകൾ ഉൾപ്പെടെ ആപ്പ് ലോക്ക് ആകും. ആക്സസ് അവസാനിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് ആവശ്യമായ എക്‌സ്‌പോർട്ടുകൾ സേവ് ചെയ്യുക. നിലവിലെ പ്ലാനുകളും ബില്ലിംഗ് സവിശേഷതകളും പരിശോധിച്ച ശേഷം നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം സാമ്പിൾ രേഖകൾ ഉപയോഗിച്ച് ഈ നടപടി പരീക്ഷിക്കുക.
പതിവുചോദ്യങ്ങൾ
ബില്ലിംഗ് ഡാറ്റ എക്‌സ്‌പോർട്ടും ബാക്കപ്പും ഒന്നുതന്നെയാണോ?
അല്ല. ആ റിപ്പോർട്ടിലോ കാറ്റലോഗ് ഫയലിലോ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള ഫീൽഡുകളാണ് എക്‌സ്‌പോർട്ടിൽ ഉണ്ടാവുക. പൂർണ ബാക്കപ്പിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം വേറെയാണ്: ആപ്ലിക്കേഷൻ പിന്തുണയ്ക്കുന്ന റീസ്റ്റോർ നടപടിയിലൂടെ അതിൽ സൂക്ഷിച്ച ഡാറ്റ വീണ്ടെടുക്കുക.
ഞാൻ CSV, Excel, PDF എന്നിവയിൽ ഏതാണ് തിരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത്?
വരികൾ ക്രമീകരിക്കാനും ആകെ തുകകൾ പരിശോധിക്കാനും CSV അല്ലെങ്കിൽ Excel ഉപയോഗിക്കുക. പങ്കിടാനോ പ്രിന്റ് ചെയ്യാനോ വായിക്കാൻ എളുപ്പമുള്ള റിപ്പോർട്ടിന് PDF ഉപയോഗിക്കുക; അയയ്ക്കുന്നതിനുമുമ്പ് സ്വീകർത്താവിന് വേണ്ട ഫോർമാറ്റ് ഏതെന്ന് പരിശോധിക്കുക.
Yojika എക്സ്പോർട്ട് മറ്റേതെങ്കിലും ബില്ലിംഗ് ആപ്പിലേക്ക് ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്യാമോ?
എല്ലാ ആപ്പുമായും പൊരുത്തപ്പെടുമെന്ന പൊതുവായ ഉറപ്പില്ല. ഡാറ്റ സ്വീകരിക്കുന്ന ആപ്പിന്റെ ടെംപ്ലേറ്റും എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്ത കോളങ്ങളും താരതമ്യം ചെയ്യുക, വിട്ടുപോയ ഫീൽഡുകൾ കണ്ടെത്തുക, രേഖകൾ മാറ്റുന്നതിനുമുമ്പ് ചെറിയൊരു സാമ്പിൾ പരീക്ഷിക്കുക.
Yojika ലൈസൻസ് കാലാവധി കഴിഞ്ഞ് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാമോ?
ഗ്രേസ് പിരീഡിൽ ആപ്പ് ഉപയോഗിക്കാം. ആ കാലയളവ് കഴിഞ്ഞാൽ എക്സ്പോർട്ട് സ്ക്രീനുകൾ ഉൾപ്പെടെ ആപ്പ് ലോക്ക് ആകും. അതിനാൽ ആക്സസ് അവസാനിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് വേണ്ട ഫയലുകൾ സേവ് ചെയ്യുക.