દુકાનનો બિલિંગ ડેટા એક્સપોર્ટ: CSV અને Excel ફાઇલો તપાસો

દુકાનનો બિલિંગ ડેટા એક્સપોર્ટ ત્યારે જ ઉપયોગી છે જ્યારે તમે તેને ખોલી શકો, તેના કૉલમ સમજી શકો અને તેના આંકડા તમારા રેકોર્ડ સાથે મેળવી શકો. બિલિંગ ઍપમાં ઍક્સેસ હોય ત્યારે જ નાનો એક્સપોર્ટ અજમાવો. પછી તમારા અકાઉન્ટન્ટ અથવા આયોજિત સૉફ્ટવેર બદલાવ માટે જરૂરી ફાઇલો સેવ કરો. આ માર્ગદર્શિકા ફાઇલ ફૉર્મેટ, ખૂટતાં ફીલ્ડ અને એક્સપોર્ટ થયેલા કુલની સરળ તપાસ સમજાવે છે.

દુકાનનો બિલિંગ ડેટા એક્સપોર્ટ: પહેલાં હેતુ નક્કી કરો

Export પર ક્લિક કરતાં પહેલાં મેળવનારને શું જોઈએ છે તે લખી લો. વેચાણ તપાસતા અકાઉન્ટન્ટને જોઈએ તેવી માહિતી અને વસ્તુઓનું કૅટલૉગ બીજી ઍપમાં લઈ જનાર વ્યક્તિને જોઈએ તેવી માહિતી જુદી હોય છે.

દરેક ફાઇલમાં દરેક ફીલ્ડ હશે એવું માની લેવાને બદલે સંબંધિત એક્સપોર્ટ માટે આ તપાસ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, પાર્ટી સ્ટેટમેન્ટમાં ગ્રાહકનું પૂરું સરનામું અથવા સંપર્ક રેકોર્ડ હોય જ એવું નથી.

ઉત્પાદનો સરખાવતી વખતે તમારી મફત અને પેઇડ બિલિંગ સૉફ્ટવેરની ચેકલિસ્ટમાં એક્સપોર્ટ ટેસ્ટ ઉમેરો. કોઈ યોજના લેતાં પહેલાં અસલ ફાઇલ જોવા માગો.

તમે વાપરી શકો એવો ફૉર્મેટ પસંદ કરો

CSV સ્પ્રેડશીટમાં કામ કરવા અથવા ઇમ્પોર્ટ પ્રક્રિયા માટે પંક્તિઓ અને કૉલમ સંગ્રહે છે. ઘણા રેકોર્ડ તપાસવામાં તે ઉપયોગી છે, પણ તેને સ્પ્રેડશીટમાં ખોલવાથી તારીખો અને કોડ દેખાવાની રીત બદલાઈ શકે છે. શરૂઆતનાં શૂન્ય જળવાઈ રહે તે માટે જરૂર હોય ત્યાં સંદર્ભ નંબર, ફોન નંબર અને કોડને ટેક્સ્ટ તરીકે ઇમ્પોર્ટ કરો.

મેળવનારને વર્કબુક જોઈતી હોય ત્યારે Excel ઉપયોગી છે. સરવાળો કરતાં રકમો નંબરની જેમ કામ કરે છે અને ભારતીય ભાષાનાં નામ વાંચી શકાય છે તે તપાસો.

PDF રિપોર્ટને જોવા અથવા પ્રિન્ટ કરવા યોગ્ય રાખે છે. મેળવનારને પંક્તિઓ ગોઠવવી કે ફરી ગણતરી કરવી હોય તો સ્પ્રેડશીટ આવૃત્તિ પણ રાખો.

ડાઉનલોડ કરેલી મૂળ ફાઇલ સાચવી રાખો. કૉલમનાં નામ બદલતી વખતે, રેકોર્ડ ગોઠવતી વખતે અથવા બીજી ઍપ્લિકેશનનું ઇમ્પોર્ટ ટેમ્પ્લેટ બનાવતી વખતે નકલ પર કામ કરો.

Yojika શું એક્સપોર્ટ કરે છે અને શું તપાસવું

ડેસ્કટૉપ ઍપમાં Utilities → Export Items ચાલુ વસ્તુઓનું કૅટલૉગ CSV અથવા Excel તરીકે સેવ કરે છે. તેમાં નામ, વર્ણન, એક્સપોર્ટ કરી શકાય ત્યાં HSN/SAC કોડ, યુનિટ, GST દર, વેચાણ અને ખરીદ ભાવ, Price Type, સ્ટૉક, ઓછા-સ્ટૉકનું સ્તર, માલ/સેવાની સ્થિતિ અને કૅટેગરી સામેલ છે.

આ ફાઇલ બીજે વાપરતાં પહેલાં એક વિગત તપાસો: Opening Stock કૉલમમાં એક્સપોર્ટ સમયે વસ્તુનો હાલનો સ્ટૉક હોય છે. તમે ક્યારે એક્સપોર્ટ કર્યું તેની નોંધ રાખો; આ અગાઉના ઓપનિંગ સ્ટૉકનો સ્નૅપશૉટ નથી.

કૅટલૉગ એક્સપોર્ટમાં બારકોડ, વસ્તુના ફોટા, બૅચ અને સિરિયલ વિગતો, સંગ્રહસ્થળ પ્રમાણે સ્ટૉક, સેકન્ડરી-યુનિટ રૂપાંતર, કૉમ્પેન્સેશન સેસ અને જથ્થાબંધ ભાવ જેવાં ફીલ્ડ નથી. તમે આ ફીલ્ડ પર આધાર રાખતા હો તો સ્થળાંતર યોજનામાં તેની અલગ યાદી બનાવો. ફાઇલ સફળતાથી ઇમ્પોર્ટ થાય એટલાથી કૅટલૉગ સંપૂર્ણ છે એવું સાબિત થતું નથી.

ટ્રાન્ઝૅક્શન માટે Reports ખોલો, રિપોર્ટ પસંદ કરો, તેની તારીખની મર્યાદા નક્કી કરો અને ફિલ્ટર તપાસો. રિપોર્ટ CSV, PDF અને Excelમાં એક્સપોર્ટ કરી શકાય છે. કોઈ એક પાર્ટીના સ્ટેટમેન્ટમાં Export CSV વિકલ્પ હોય છે. તમારા પ્રશ્નનો જવાબ આપતો રિપોર્ટ અથવા સ્ટેટમેન્ટ એક્સપોર્ટ કરો; સ્ટેટમેન્ટ સંપૂર્ણ પાર્ટી માસ્ટર એક્સપોર્ટ નથી.

ઉદાહરણ: પુણેની દુકાનની વેચાણ ફાઇલ તપાસવી

ધારો કે પુણેનો એક રિટેલર 05/10/2026ના રોજ પૂરા થયેલા ત્રણ સ્થાનિક વેચાણનો રિપોર્ટ એક્સપોર્ટ કરે છે. આ માત્ર ઉદાહરણ માટે પુસ્તકોમાં અગાઉથી નોંધાયેલી અંતિમ બિલ રકમો છે; સૂચવેલા ઉત્પાદન ભાવ અથવા GST દર નથી. નીચેના ટૂંકા સંદર્ભ આ તપાસનાં લેબલ છે.

ગણતરી તપાસો: ₹2,500 + ₹3,750 + ₹1,250 = ₹7,500. આ બિલો સામે મળેલી રકમનો કુલ ₹6,500 છે અને ₹1,000 બાકી રહે છે. ઍપ અને ફાઇલમાં એ જ કૉલમ સરખાવો. અલગ પંક્તિઓનો સરવાળો જાતે કરતી વખતે એક્સપોર્ટ થયેલી કુલની પંક્તિને બહાર રાખો.

ફાઇલમાં માત્ર ₹6,250નાં બિલ દેખાય તો ખૂટતી ₹1,250ની પંક્તિ શોધો અને ફિલ્ટર તપાસો. માત્ર કુલ સરખો કરવા માટે સમાયોજન એન્ટ્રી ન કરો. ઉપરાંત, પસંદ કરેલાં બિલો સામે મળેલી રકમ તે દિવસની રોકડ અથવા બૅન્ક વસૂલાત આપમેળે બની જતી નથી: ચુકવણીની તારીખો જુદી હોઈ શકે છે.

જ્યાં સપ્લાયરનું સ્થાન અને સપ્લાયનું સ્થાન બંને મહારાષ્ટ્રમાં હોય એવા સામાન્ય કરપાત્ર વેચાણ પર CGST અને SGST લાગુ પડે છે; CBICના સપ્લાય FAQનો પ્રશ્ન 85 એક જ રાજ્યની આ રીત સમજાવે છે. યોગ્ય રિપોર્ટમાં કરની રકમને મૂળ બિલ સાથે સરખાવો. કરનો ડેટા બદલતાં પહેલાં હાલના ઉત્પાદન દર અને કોઈપણ સુધારો તમારા CA પાસે ખાતરી કરો.

હસ્તાંતરણ માટે ટૂંકી નોંધ રાખો

દુકાન, રિપોર્ટનું નામ, પસંદ કરેલો સમયગાળો, ફિલ્ટર અને એક્સપોર્ટની તારીખની નોંધ સાથે એક્સપોર્ટ સેવ કરો. તેને બિલિંગ ઍપની બહાર ખોલો અને તમે ભારતીય ભાષાનાં નામ વાપરતા હો તો એક ઓળખીતો દસ્તાવેજ, એક બૅલેન્સ અને એવું નામ ધરાવતી એક વસ્તુ તપાસો.

સૉફ્ટવેર બદલતી વખતે નવા પ્રદાતાને પૂછો કે તેનું ઇમ્પોર્ટ કયા કૉલમ સ્વીકારે છે અને હાજર રેકોર્ડ સાથે કેવી રીતે વર્તે છે. ચાલુ પુસ્તકોમાં ઇમ્પોર્ટ કરતાં પહેલાં અલગ ટ્રાયલ ડેટાસેટમાં થોડી પંક્તિઓ ચકાસો. અલગ રિકવરી ઉપાય તરીકે તમારો સંપૂર્ણ બિલિંગ-ડેટા બૅકઅપ સાચવી રાખો.

ફાઇલ ફૉર્મેટ સાથે ઍક્સેસની પણ યોજના બનાવો. લાઇસન્સના ગ્રેસ પિરિયડ દરમિયાન Yojika ચાલે છે, પરંતુ એ પૂરો થયા પછી એક્સપોર્ટ સ્ક્રીન સહિત ઍપ લૉક થઈ જાય છે. ઍક્સેસ બંધ થાય તે પહેલાં જરૂરી એક્સપોર્ટ સેવ કરો. હાલની યોજનાઓ અને બિલિંગ સુવિધાઓ જુઓ, પછી તમારા પોતાના નમૂનાના રેકોર્ડ સાથે આ પ્રક્રિયા તપાસો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

શું બિલિંગ ડેટા એક્સપોર્ટ અને બૅકઅપ એક જ છે?

ના. એક્સપોર્ટમાં તે રિપોર્ટ અથવા કૅટલૉગ ફાઇલમાં સામેલ ફીલ્ડ હોય છે. સંપૂર્ણ બૅકઅપનો હેતુ જુદો છે: ઍપ્લિકેશનની અધિકૃત રિસ્ટોર પ્રક્રિયા દ્વારા તેમાં સંગ્રહાયેલો ડેટા પાછો મેળવવો.

મારે CSV, Excel કે PDFમાંથી શું પસંદ કરવું?

પંક્તિઓ ગોઠવવી અને કુલ ચકાસવું હોય ત્યારે CSV અથવા Excel વાપરો. શેર કરવા કે પ્રિન્ટ કરવા માટે વાંચી શકાય એવો રિપોર્ટ જોઈએ ત્યારે PDF વાપરો અને મોકલતા પહેલાં મેળવનારને કયો ફૉર્મેટ જોઈએ છે તે તપાસો.

શું Yojikaનો એક્સપોર્ટ અન્ય કોઈપણ બિલિંગ ઍપમાં ઇમ્પોર્ટ કરી શકાય?

દરેક ઍપ સાથે ચાલશે એવી કોઈ સાર્વત્રિક ખાતરી નથી. જે ઍપમાં ડેટા લઈ જવાનો છે તેના ટેમ્પ્લેટને એક્સપોર્ટ થયેલા કૉલમ સાથે સરખાવો, ખૂટતાં ફીલ્ડ ઓળખો અને રેકોર્ડ ખસેડતાં પહેલાં નાનો નમૂનો ચકાસો.

Yojikaનું લાઇસન્સ પૂરું થયા પછી શું હું એક્સપોર્ટ કરી શકું?

ગ્રેસ પિરિયડ દરમિયાન ઍપ વાપરી શકાય છે. એ સમય પૂરો થયા પછી એક્સપોર્ટ સ્ક્રીન સહિત ઍપ લૉક થઈ જાય છે, તેથી ઍક્સેસ બંધ થાય તે પહેલાં જરૂરી ફાઇલો સેવ કરો.