দোকানের বিলিং ডেটা এক্সপোর্ট: CSV ও Excel ফাইল যাচাই করুন
দোকানের বিলিং ডেটা এক্সপোর্ট তখনই কাজে লাগে, যখন আপনি সেটি খুলতে পারেন, কলামগুলো বুঝতে পারেন এবং তার অঙ্ক নিজের রেকর্ডের সঙ্গে মেলাতে পারেন। বিলিং অ্যাপে অ্যাক্সেস থাকতেই ছোট একটি এক্সপোর্ট পরীক্ষা করুন, তারপর আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা পরিকল্পিত সফটওয়্যার বদলের জন্য প্রয়োজনীয় ফাইলগুলো সেভ করুন। এই গাইডে ফাইল ফরম্যাট, বাদ পড়া ফিল্ড এবং এক্সপোর্ট করা মোট হিসাব সহজে যাচাই করার পদ্ধতি বলা হয়েছে।
দোকানের বিলিং ডেটা এক্সপোর্ট: আগে উদ্দেশ্য ঠিক করুন
Export-এ ক্লিক করার আগে লিখে নিন, যিনি ফাইলটি পাবেন তাঁর কী দরকার। বিক্রি যাচাই করা একজন অ্যাকাউন্ট্যান্টের তথ্যের প্রয়োজন আর আপনার পণ্যের ক্যাটালগ অন্য অ্যাপে সরানো ব্যক্তির প্রয়োজন এক নয়।
| উদ্দেশ্য | যে ফাইলটি খুঁজবেন | কী যাচাই করবেন |
|---|---|---|
| বিক্রি বা কেনাকাটা পর্যালোচনা | CSV বা Excel-এ লেনদেনের রিপোর্ট | নথির রেফারেন্স, তারিখ, মোট হিসাব এবং নির্বাচিত সময়কাল |
| ক্রেতার বকেয়া পর্যালোচনা | পার্টি স্টেটমেন্ট বা বকেয়া রিপোর্ট | পার্টির পরিচয়, ডেবিট/ক্রেডিটের দিক এবং ব্যালান্স |
| পণ্যের ক্যাটালগ সরানো | আইটেম এক্সপোর্ট | নাম, ইউনিট, দাম, Price Type এবং পাওয়া যায় এমন স্টক ফিল্ড |
| সহজে পড়া যায় এমন রিপোর্ট ভাগ করা | শিরোনাম, সময়কাল, পড়ার উপযোগী কলাম এবং মোট হিসাব |
এগুলোকে সংশ্লিষ্ট এক্সপোর্ট যাচাই করার তালিকা হিসেবে নিন; প্রতিটি ফাইলে প্রতিটি ফিল্ড থাকবে ধরে নেবেন না। যেমন, পার্টি স্টেটমেন্টে ক্রেতার পুরো ঠিকানা বা যোগাযোগের রেকর্ড নাও থাকতে পারে।
পণ্য তুলনা করার সময় আপনার বিনামূল্যের বনাম পেইড বিলিং সফটওয়্যার চেকলিস্টে একটি এক্সপোর্ট পরীক্ষাও যোগ করুন। কোনও প্ল্যান নেওয়ার আগে আসল ফাইলটি দেখতে বলুন।
যে ফরম্যাট ব্যবহার করতে পারবেন সেটিই বেছে নিন
CSV স্প্রেডশিটে কাজ বা ইমপোর্ট প্রক্রিয়ার জন্য সারি ও কলাম সংরক্ষণ করে। অনেক রেকর্ড যাচাই করতে এটি কাজে লাগে, তবে স্প্রেডশিটে খুললে তারিখ ও কোডের চেহারা বদলে যেতে পারে। প্রয়োজনমতো রেফারেন্স নম্বর, ফোন নম্বর ও কোড টেক্সট হিসেবে ইমপোর্ট করুন, যাতে শুরুর শূন্যগুলো থেকে যায়।
প্রাপক ওয়ার্কবুক চাইলে Excel কাজে লাগে। যোগ করার সময় টাকার অঙ্কগুলো সংখ্যার মতো কাজ করছে কি না এবং ভারতীয় ভাষায় লেখা নামগুলো পড়া যাচ্ছে কি না দেখুন।
PDF রিপোর্টকে দেখা বা প্রিন্ট করার মতো পাঠযোগ্য রাখে। প্রাপকের সারি সাজানো বা নতুন করে হিসাব করার দরকার হলে সঙ্গে একটি স্প্রেডশিট সংস্করণও রাখুন।
ডাউনলোড করা মূল ফাইলটি অক্ষত রাখুন। কলামের নাম বদলানো, রেকর্ড সাজানো বা অন্য অ্যাপ্লিকেশনের ইমপোর্ট টেমপ্লেট তৈরি করার সময় একটি কপিতে কাজ করুন।
Yojika কী এক্সপোর্ট করে এবং কী যাচাই করবেন
ডেস্কটপ অ্যাপে Utilities → Export Items বর্তমান আইটেম ক্যাটালগ CSV বা Excel-এ সেভ করে। এতে নাম, বিবরণ, যেখানে এক্সপোর্ট করা যায় সেখানে HSN/SAC কোড, ইউনিট, GST হার, বিক্রয় ও ক্রয়মূল্য, Price Type, স্টক, কম-স্টকের মাত্রা, পণ্য/পরিষেবার অবস্থা এবং বিভাগ থাকে।
ফাইলটি অন্য কোথাও ব্যবহারের আগে একটি বিষয় যাচাই করুন: Opening Stock কলামে এক্সপোর্টের সময় আইটেমটির বর্তমান স্টক থাকে। কখন এক্সপোর্ট করেছেন তা লিখে রাখুন; এটি আগের কোনও সময়ের ওপেনিং স্টকের স্ন্যাপশট নয়।
ক্যাটালগ এক্সপোর্টে বারকোড, পণ্যের ছবি, ব্যাচ ও সিরিয়ালের বিবরণ, সংরক্ষণের জায়গা অনুযায়ী স্টক, সেকেন্ডারি ইউনিট রূপান্তর, কম্পেনসেশন সেস এবং পাইকারি দামের মতো ফিল্ড বাদ যায়। এগুলোর ওপর নির্ভর করলে মাইগ্রেশন পরিকল্পনায় আলাদা করে তালিকা করুন। শুধু ফাইল সফলভাবে ইমপোর্ট হওয়াই ক্যাটালগ সম্পূর্ণ হওয়ার প্রমাণ নয়।
লেনদেনের জন্য Reports খুলুন, রিপোর্ট বেছে নিন, তারিখের সীমা ঠিক করুন এবং সব ফিল্টার যাচাই করুন। রিপোর্ট CSV, PDF ও Excel-এ এক্সপোর্ট করা যায়। কোনও একটি পার্টির স্টেটমেন্টে Export CSV বিকল্প থাকে। আপনার প্রশ্নের উত্তর দেয় এমন রিপোর্ট বা স্টেটমেন্টই এক্সপোর্ট করুন; একটি স্টেটমেন্ট সম্পূর্ণ পার্টি মাস্টার এক্সপোর্ট নয়।
উদাহরণ: পুনের একটি দোকানের বিক্রির ফাইল যাচাই
ধরা যাক, পুনের এক খুচরা বিক্রেতা 05/10/2026 তারিখে সম্পন্ন হওয়া তিনটি স্থানীয় বিক্রির রিপোর্ট এক্সপোর্ট করলেন। এগুলো শুধু উদাহরণের জন্য, হিসাবের খাতায় আগে থেকেই লেখা চূড়ান্ত বিলের অঙ্ক; প্রস্তাবিত পণ্যমূল্য বা GST হার নয়। নিচের ছোট রেফারেন্সগুলো এই যাচাইয়ের জন্য শুধু নাম।
| বিল রেফারেন্স | চূড়ান্ত বিলের অঙ্ক | বিলের বিপরীতে পাওয়া | ব্যালান্স |
|---|---|---|---|
| A | ₹2,500 | ₹2,500 | ₹0 |
| B | ₹3,750 | ₹2,750 | ₹1,000 |
| C | ₹1,250 | ₹1,250 | ₹0 |
| মোট | ₹7,500 | ₹6,500 | ₹1,000 |
হিসাবটি যাচাই করুন: ₹2,500 + ₹3,750 + ₹1,250 = ₹7,500। এই বিলগুলোর বিপরীতে মোট ₹6,500 পাওয়া গেছে, বাকি ₹1,000। অ্যাপ ও ফাইলে একই কলামগুলো মিলিয়ে দেখুন। আলাদা সারি নিজে যোগ করার সময় এক্সপোর্টের মোট হিসাবের সারিটি বাদ দিন।
ফাইলে বিলের অঙ্ক মাত্র ₹6,250 দেখালে, বাদ পড়া ₹1,250-র সারিটি খুঁজুন এবং ফিল্টার দেখুন। মোট মেলানোর জন্য শুধু একটি সমন্বয় এন্ট্রি ঢোকাবেন না। আরও মনে রাখুন, নির্বাচিত বিলগুলোর বিপরীতে প্রাপ্ত টাকা নিজে থেকেই সেই দিনের নগদ বা ব্যাঙ্ক সংগ্রহ নয়; পেমেন্টের তারিখ আলাদা হতে পারে।
সাধারণ করযোগ্য বিক্রিতে সরবরাহকারীর অবস্থান ও place of supply দুটোই মহারাষ্ট্র হলে CGST ও SGST প্রযোজ্য; CBIC-র supply FAQ-র প্রশ্ন 85 একই রাজ্যের এই ব্যবস্থাটি ব্যাখ্যা করে। উপযুক্ত রিপোর্টে করের অঙ্ক মূল বিলের সঙ্গে মেলান। করের ডেটা বদলানোর আগে বর্তমান পণ্যের হার এবং কোনও সংশোধন আপনার CA-র কাছে নিশ্চিত করুন।
একটি ছোট হস্তান্তর নোট রাখুন
এক্সপোর্টের সঙ্গে দোকান, রিপোর্টের নাম, নির্বাচিত সময়কাল, ফিল্টার এবং এক্সপোর্টের তারিখ লিখে রাখুন। বিলিং অ্যাপের বাইরে ফাইলটি খুলুন এবং একটি পরিচিত নথি, একটি ব্যালান্স ও ভারতীয় ভাষায় নাম লেখা একটি পণ্য যাচাই করুন—যদি এমন নাম ব্যবহার করেন।
সফটওয়্যার বদলানোর জন্য নতুন পরিষেবা প্রদানকারীকে জিজ্ঞেস করুন, তাদের ইমপোর্ট কোন কলাম গ্রহণ করে এবং আগে থেকে থাকা রেকর্ডের সঙ্গে কীভাবে কাজ করে। চালু হিসাবের খাতায় ইমপোর্ট করার আগে আলাদা পরীক্ষামূলক ডেটাসেটে কয়েকটি সারি পরীক্ষা করুন। আলাদা পুনরুদ্ধার ব্যবস্থা হিসেবে আপনার সম্পূর্ণ বিলিং ডেটার ব্যাকআপ রাখুন।
ফাইল ফরম্যাটের পাশাপাশি অ্যাক্সেসেরও পরিকল্পনা করুন। লাইসেন্সের গ্রেস পিরিয়ডে Yojika চলে, কিন্তু সেটি শেষ হলে এক্সপোর্ট স্ক্রিনসহ অ্যাপ লক হয়ে যায়। অ্যাক্সেস শেষ হওয়ার আগে প্রয়োজনীয় এক্সপোর্ট সেভ করুন। বর্তমান প্ল্যান ও বিলিং ফিচার দেখে নিজের নমুনা রেকর্ড দিয়ে এই পদ্ধতি পরীক্ষা করুন।
সাধারণ প্রশ্ন
বিলিং ডেটা এক্সপোর্ট আর ব্যাকআপ কি একই জিনিস?
না। একটি এক্সপোর্টে ওই রিপোর্ট বা ক্যাটালগ ফাইলে অন্তর্ভুক্ত ফিল্ডগুলো থাকে। পূর্ণ ব্যাকআপের উদ্দেশ্য আলাদা: অ্যাপ্লিকেশনে রাখা ডেটা তার সমর্থিত রিস্টোর প্রক্রিয়ায় ফিরিয়ে আনা।
CSV, Excel না PDF—কোনটি বেছে নেব?
সারি সাজাতে ও মোট হিসাব যাচাই করতে হলে CSV বা Excel ব্যবহার করুন। ভাগ করে দেওয়া বা প্রিন্ট করার মতো সহজে পড়া যায় এমন রিপোর্টের জন্য PDF ব্যবহার করুন, আর পাঠানোর আগে প্রাপকের প্রয়োজনীয় ফরম্যাট জেনে নিন।
Yojika-র এক্সপোর্ট কি অন্য যেকোনও বিলিং অ্যাপে ইমপোর্ট করা যাবে?
সব অ্যাপের সঙ্গে কাজ করার কোনও সার্বজনীন নিশ্চয়তা নেই। যে অ্যাপে নেবেন তার টেমপ্লেটের সঙ্গে এক্সপোর্ট করা কলামগুলো মিলিয়ে দেখুন, বাদ পড়া ফিল্ড চিহ্নিত করুন এবং রেকর্ড সরানোর আগে ছোট একটি নমুনা পরীক্ষা করুন।
লাইসেন্স শেষ হওয়ার পরে কি Yojika থেকে এক্সপোর্ট করা যাবে?
গ্রেস পিরিয়ডে অ্যাপ ব্যবহার করা যায়। সেই সময় শেষ হলে এক্সপোর্ট স্ক্রিনসহ অ্যাপ লক হয়ে যায়, তাই অ্যাক্সেস শেষ হওয়ার আগেই প্রয়োজনীয় ফাইলগুলো সেভ করে রাখুন।