బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌కు మారడానికి, ప్రత్యక్ష అమ్మకాలను ప్రారంభించే ముందు కౌంటర్‌ను సిద్ధం చేసి, మొదలుపెట్టడానికి స్పష్టమైన రోజును ఎంచుకుని, ప్రతి అమ్మకం ఒక్కసారి మాత్రమే నమోదవుతుందో చూసుకోండి. కొత్త పద్ధతి నేర్చుకునే సమయంలో పాత పుస్తకాలను అందుబాటులో ఉంచండి. పేపర్ బిల్లుల నుంచి సాఫ్ట్‌వేర్‌కు మారే విధానాన్ని, ముఖ్యంగా మొదటి రోజు తనిఖీలను, ఈ గైడ్ వివరిస్తుంది.
బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌కు మారే ముందు
మొదటి కొంతమంది కస్టమర్లకు అదనపు సమయం ఇవ్వగలిగే ఉదయాన్ని ఎంచుకోండి. కంప్యూటర్ వచ్చిందనే కారణంతో అత్యంత రద్దీగా ఉండే వ్యాపార సమయానికి ముందు వెంటనే మార్పు చేయకండి.
మార్పు గురించి చిన్న నోట్ రాయండి. అందులో:
- పాత బిల్లింగ్ పద్ధతిలో చేర్చే చివరి తేదీ.
- పాత బిల్ పుస్తకాలు, కస్టమర్ రికార్డులను ఉంచే స్థలం.
- ప్రత్యక్ష సాఫ్ట్వేర్ బిల్లింగ్ మొదటి రోజు.
- మొదటి రోజు బిల్లులు, వసూళ్లను తనిఖీ చేసే వ్యక్తి.
- కంప్యూటర్ లేదా ప్రింటర్ పనిచేయకపోతే ఏమి చేస్తారు.
సెటప్ స్క్రీన్‌ల కోసం మా దుకాణ బిల్లింగ్ సాఫ్ట్వేర్ సెటప్ గైడ్ను చూడండి. ముందుకు తీసుకువచ్చే మొత్తాల కోసం ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్ చెక్‌లిస్ట్ను ఉపయోగించండి. కౌంటర్ వద్ద మార్పు చేస్తున్నప్పుడు ఏ లావాదేవీ లెక్క తప్పకుండా చూడటమే ఇక్కడి లక్ష్యం.
తప్పుడు అమ్మకాలను సృష్టించకుండా పనులను ప్రాక్టీస్ చేయండి
ఒక ఐటమ్‌ను కనుగొనడం, దాని యూనిట్‌ను ఎంచుకోవడం, పరిమాణం నమోదు చేయడం, ధర తనిఖీ చేయడం, చెల్లింపు పద్ధతి ఎంచుకోవడం ప్రాక్టీస్ చేయండి. మీ దుకాణంలో విడి పరిమాణంలో అమ్మే వస్తువు, అరువుపై కొనే కస్టమర్ సాధారణమైతే వాటినీ ప్రాక్టీస్‌లో చేర్చండి.
మీ సాఫ్ట్వేర్ ప్రత్యేక డెమో వాతావరణం ఇస్తే దాన్ని ఉపయోగించండి. లేకపోతే ప్రత్యక్ష పుస్తకాల్లో లావాదేవీలు పోస్ట్ చేయకుండా ఎలా ప్రాక్టీస్ చేయాలో ప్రొవైడర్‌ను అడగండి. కల్పిత కస్టమర్ అమ్మకాలను సేవ్ చేసి, వాటి ప్రభావాన్ని తర్వాత తొలగించవచ్చని అనుకోకండి.
దుకాణం తెరవడానికి ముందు ప్రింటర్ కనెక్షన్‌ను తనిఖీ చేసి, టెస్ట్ పేజీని ప్రింట్ చేయండి. మొదటి నిజమైన బిల్లు జారీ అయినప్పుడు ప్రింట్ అయిన ఐటమ్ పేర్లు, మొత్తాలు, ఫుటర్‌ను చూడండి. బిల్లు సేవ్ అయిన తర్వాత ప్రింటింగ్ విఫలమైతే, మళ్లీ ప్రయత్నించే ముందు సేవ్ అయిన ఆ బిల్లును కనుగొనండి. “కొత్త బిల్లు”ను రెండోసారి నొక్కితే ప్రింటింగ్ సమస్య డూప్లికేట్ అమ్మకంగా మారవచ్చు.
పాత బిల్లును కనుగొనడం కూడా ప్రాక్టీస్ చేయండి. మీరు సాఫ్ట్‌వేర్‌ను సౌకర్యంగా వాడటం నేర్చుకునేలోపే ఒక కస్టమర్ ప్రశ్నతో తిరిగి రావచ్చు.
ఇన్వాయిస్ నంబరింగ్ ఎలా కొనసాగాలో నిర్ణయించండి
GST టాక్స్ ఇన్వాయిస్‌లకు Rule 46(b) ప్రకారం ఒకటి లేదా అనేక సిరీస్‌లలో వరుస నంబర్లు ఉండాలి, అవి ఆ ఆర్థిక సంవత్సరానికి ప్రత్యేకంగా ఉండాలి. కంప్యూటర్‌కు మారినంత మాత్రాన పేపర్‌పై ఇప్పటికే ఉపయోగించిన నంబర్ మళ్లీ అందుబాటులోకి రాదు. CBIC Rule 46 పాఠం చూడండి.
మొదటి ప్రత్యక్ష బిల్లును జారీ చేసే ముందు సాఫ్ట్వేర్ సూచించిన సిరీస్‌ను మీ పేపర్ ఇన్వాయిస్‌లతో సరిపోల్చండి. చివరి పేపర్ ఇన్వాయిస్, మొదటి సాఫ్ట్వేర్ ఇన్వాయిస్‌లను మార్పు నోట్‌లో నమోదు చేయండి. ప్రస్తుత నియమాన్ని, మీ దుకాణానికి సంబంధించిన నంబరింగ్ ఏర్పాటును మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి; సాఫ్ట్వేర్ డిఫాల్ట్ ప్రిఫిక్స్ సరైనదని అనుకోకండి.
పాత రికార్డులను సులభంగా అందుబాటులో ఉంచండి. CGST Act Section 35 ప్రకారం నమోదైన వ్యక్తులు లోపలికి, బయటకు జరిగిన సప్లైలు, స్టాక్ సహా ఖాతాలను నిర్వహించాలి. పేపర్ రికార్డులను తొలగించే ముందు వాటిని ఎంతకాలం ఉంచాలి, పాత డేటా ఏదైనా నమోదు చేయాలా అనేది మీ అకౌంటెంట్‌తో నిర్ణయించండి.
కౌంటర్ వద్ద ఒకే ప్రత్యక్ష బిల్లింగ్ పద్ధతిని ఉపయోగించండి
సాఫ్ట్వేర్ బిల్లింగ్ మొదలైన తర్వాత, తనిఖీ నోట్‌బుక్‌లో ఇన్వాయిస్ సూచనలను, పరిశీలించాల్సిన సమస్యలను రాయవచ్చు. అది తర్వాత సాఫ్ట్వేర్ మొత్తానికి జోడించే రెండో అమ్మకాల రికార్డుగా మారకూడదు.
ప్రత్యామ్నాయంగా పేపర్ బిల్లు ఇచ్చేటప్పుడు ప్రత్యేక శ్రద్ధ అవసరం. దాన్ని స్పష్టంగా గుర్తించగలిగేలా ఉంచి, అసలు తేదీ, నంబర్‌ను అలాగే ఉంచి, అది మీ ఖాతాల్లోకి ఎలా రావాలో నిర్ణయించండి. కంప్యూటర్ మళ్లీ అందుబాటులోకి వచ్చినప్పుడు అదే సప్లైను స్క్రీన్‌పైకి తీసుకురావడం కోసం కొత్త ఇన్వాయిస్ జారీ చేయకండి. సరైన నమోదు పద్ధతిని మీ అకౌంటెంట్, సాఫ్ట్వేర్ ప్రొవైడర్‌తో నిర్ధారించుకోండి.
ప్రాక్టీస్ తనిఖీలు పూర్తికాకపోతే మార్పును వాయిదా వేయండి. అనిశ్చితమైన బిల్లులు ఉన్న ఒక ఉదయం లెక్కలను మళ్లీ నిర్మించడం కంటే, అలవాటైన పద్ధతిని మరో రోజు కొనసాగించడానికి కారణం చెప్పడం సులభం.
ఉదాహరణ: పుణె దుకాణం మొదటి రోజును తనిఖీ చేయడం
ఈ కల్పిత ఉదాహరణలో మీరా 26/10/2026న పుణెలోని తన గృహోపకరణాల దుకాణంలో సాఫ్ట్వేర్ బిల్లింగ్‌ను ప్రారంభిస్తుంది. ఐటమ్ టాక్స్ సెట్టింగ్‌లు, ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్‌లను ఆమె అకౌంటెంట్ తనిఖీ చేశారు. ఆ రోజు సాధారణ స్థానిక పన్ను విధించదగిన అమ్మకాల్లో సప్లయర్ లొకేషన్, ప్లేస్ ఆఫ్ సప్లై రెండూ మహారాష్ట్రలోనే ఉన్నాయి కాబట్టి, CBIC FAQ 85లో వివరించినట్లుగా CGST, SGST వర్తిస్తాయి.
ఇవి ఉదాహరణ కోసం, చెల్లింపు పద్ధతి ప్రకారం వర్గీకరించిన వర్తించే పన్నుతో సహా తుది బిల్లు మొత్తాలు. ఇవి నమూనా టాక్స్ ఇన్వాయిస్ లేదా ఉత్పత్తి రేట్ల గైడ్ కాదు.
| కొత్త బిల్లులు | బిల్లుల సంఖ్య | తుది బిల్లు మొత్తాలు |
|---|---|---|
| పూర్తిగా నగదులో చెల్లించినవి | 9 | ₹4,500 |
| నిర్ధారిత UPI చెల్లింపులతో పూర్తిగా చెల్లించినవి | 6 | ₹3,200 |
| పూర్తిగా అరువుపై | 3 | ₹1,800 |
| మొత్తం | 18 | ₹9,500 |
మీరా 9 + 6 + 3 = 18 బిల్లులు, ₹4,500 + ₹3,200 + ₹1,800 = ₹9,500 అని తనిఖీ చేస్తుంది. ఈ కొత్త బిల్లులపై అందిన డబ్బు ₹7,700; మిగిలిన ₹1,800 కస్టమర్ల బకాయి.
ఆమెకు పాత ఖాతా బ్యాలెన్స్‌పై ₹600 నగదు కూడా అందుతుంది. కాబట్టి మొత్తం వసూళ్లు ₹8,300, కానీ కొత్త బిల్లుల మొత్తం ఇప్పటికీ ₹9,500. ₹600 వసూలు పాత బాకీని తగ్గిస్తుంది; అది మరొక అమ్మకం కాదు. ఈ వసూళ్లు క్యాష్ డ్రాయర్ క్లోజింగ్ బ్యాలెన్స్ కాదు; అది ప్రారంభ నగదు, బయటకు చెల్లించిన నగదుపై కూడా ఆధారపడి ఉంటుంది.
చివరగా ఆమె 18 ఇన్వాయిస్ సూచనలను సేవ్ చేసిన అమ్మకాల జాబితాతో సరిపోల్చి, తప్పిపోయిన లేదా పునరావృతమైన ఎంట్రీలను పరిశీలిస్తుంది. దీనివల్ల ప్రింటర్ పనిచేసిందని మాత్రమే కాకుండా, మార్పు సరిగ్గా జరిగిందని కూడా నిర్ధారణ అవుతుంది.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
పాత పేపర్ బిల్లులన్నింటినీ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో నమోదు చేయాలా?
అవసరం లేదు. పాత రికార్డులను ఎలా భద్రపరచాలి, బకాయి మొత్తాలను ఎలా ముందుకు తీసుకెళ్లాలి అనేది మీ అకౌంటెంట్‌తో నిర్ణయించండి. పాత బిల్లులను మళ్లీ కొత్త అమ్మకాలుగా నమోదు చేస్తే టర్నోవర్, బకాయిలు, స్టాక్ కదలికలు రెండుసార్లు లెక్కలోకి రావచ్చు.
ప్రతి అమ్మకానికి సాఫ్ట్వేర్ బిల్లుతో పాటు పేపర్ బిల్లు కూడా రాయాలా?
ప్రతి అమ్మకానికి జారీ చేసిన ఒకే ఇన్వాయిస్ను ఉపయోగించండి. విడిగా ఉన్న తనిఖీ షీట్లో ఆ ఇన్వాయిస్ను సూచించవచ్చు, కానీ అది తర్వాత మొత్తాలకు కలిపే మరో అమ్మకపు రికార్డుగా మారకూడదు.
రద్దీగా ఉండే పండుగ వారంలో బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌కు మారవచ్చా?
వీలైతే ప్రారంభించడానికి రద్దీ తక్కువగా ఉండే రోజును ఎంచుకోండి. ప్రాక్టీస్, నంబరింగ్ లేదా ప్రింటింగ్ తనిఖీలు పూర్తికాకపోతే, మార్పు తనిఖీలను పూర్తి చేసే వరకు మీకు అలవాటైన పద్ధతినే కొనసాగించండి.
మొదటి రోజు చివర్లో ఏమి తనిఖీ చేయాలి?
జారీ చేసిన బిల్లులను అమ్మకాల జాబితాతో సరిపోల్చి, పాత బకాయిలపై వసూలైన మొత్తాల నుంచి కొత్త అమ్మకాలను వేరుచేయండి. దుకాణం మూసే ముందు చెల్లింపు పద్ధతులు, బకాయి మొత్తాలు, తాజా బ్యాకప్ తనిఖీ చేయండి.
ప్రారంభించే రోజుకు ముందు కౌంటర్ పనితీరును ప్రయత్నించండి
Yojika Windowsలో ఆఫ్‌లైన్ బిల్లింగ్, A4/A5, థర్మల్ ప్రింటింగ్, షెడ్యూల్ చేసిన లోకల్ బ్యాకప్‌లకు మద్దతు ఇస్తుంది. సంబంధిత బిల్లింగ్ ఫీచర్లను చూడండి, తర్వాత మార్పు రోజును ఎంచుకునే ముందు పనితీరును తనిఖీ చేయడానికి Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి. మొదటి ప్రత్యక్ష రోజు తర్వాత బ్యాకప్ ఉంచి, మీ పేపర్ రికార్డులు కొత్త సిస్టమ్‌తో ఎలా అనుసంధానమవుతాయో వివరించే నోట్లను భద్రపరచండి.