கடை பில்லிங் தரவு ஏற்றுமதி: CSV, Excel கோப்புகளைச் சரிபாருங்கள்

கடை பில்லிங் தரவு ஏற்றுமதியைத் திறக்கவும், அதன் நெடுவரிசைகளைப் புரிந்துகொள்ளவும், அதிலுள்ள தொகைகளை உங்கள் பதிவுகளுடன் பொருத்தவும் முடிந்தால் மட்டுமே அது பயனுள்ளதாக இருக்கும். பில்லிங் செயலியை அணுக முடியும் போதே ஒரு சிறிய ஏற்றுமதியைச் சோதியுங்கள். பிறகு உங்கள் கணக்காளர் அல்லது திட்டமிட்ட மென்பொருள் மாற்றத்திற்குத் தேவையான கோப்புகளைச் சேமியுங்கள். கோப்பு வடிவங்கள், விடுபட்ட புலங்கள் மற்றும் ஏற்றுமதி செய்த மொத்தங்களை எளிதாகச் சரிபார்ப்பது பற்றி இந்த வழிகாட்டி விளக்குகிறது.

கடை பில்லிங் தரவு ஏற்றுமதி: முதலில் நோக்கத்தைத் தீர்மானியுங்கள்

Export என்பதைக் கிளிக் செய்யும் முன், கோப்பைப் பெறுபவருக்கு என்ன தேவை என்பதை எழுதிக்கொள்ளுங்கள். விற்பனையைச் சரிபார்க்கும் கணக்காளருக்குத் தேவையான தகவல், உங்கள் பொருள் பட்டியலை வேறு செயலிக்கு மாற்றுபவருக்குத் தேவையான தகவலிலிருந்து மாறுபடும்.

ஒவ்வொரு கோப்பிலும் எல்லாப் புலங்களும் இருக்கும் என்று கருதாமல், தொடர்புடைய ஏற்றுமதிக்கான சரிபார்ப்புகளாக இவற்றைப் பாருங்கள். உதாரணமாக, ஒரு பார்ட்டி ஸ்டேட்மென்டில் வாடிக்கையாளரின் முழு முகவரி அல்லது தொடர்புப் பதிவு இருக்க வேண்டிய அவசியமில்லை.

தயாரிப்புகளை ஒப்பிடும்போது, உங்கள் இலவசம் மற்றும் கட்டண பில்லிங் மென்பொருள் சரிபார்ப்புப் பட்டியலில் ஏற்றுமதிச் சோதனையையும் சேருங்கள். ஒரு திட்டத்தை வாங்கும் முன் உண்மையான கோப்பைக் காட்டச் சொல்லுங்கள்.

நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய வடிவத்தைத் தேர்ந்தெடுங்கள்

CSV என்பது ஸ்பிரெட்ஷீட்டில் வேலை செய்வதற்கோ இறக்குமதி செயல்முறைக்கோ வரிசைகள் மற்றும் நெடுவரிசைகளைச் சேமிக்கிறது. பல பதிவுகளைச் சரிபார்க்க இது பயனுள்ளது. ஆனால் ஸ்பிரெட்ஷீட்டில் திறக்கும்போது தேதிகளும் குறியீடுகளும் காட்டப்படும் விதம் மாறலாம். தொடக்கப் பூஜ்ஜியங்கள் மறையாமல் இருக்க, தேவையான இடங்களில் குறிப்பெண்கள், தொலைபேசி எண்கள் மற்றும் குறியீடுகளை உரையாக இறக்குமதி செய்யுங்கள்.

பெறுபவருக்கு ஒரு வொர்க்புக் தேவைப்படும்போது Excel பயனுள்ளது. கூட்டும்போது தொகைகள் எண்களாகச் செயல்படுகின்றனவா என்றும் இந்திய மொழிப் பெயர்கள் வாசிக்கக்கூடியவையாக உள்ளனவா என்றும் பாருங்கள்.

PDF ஓர் அறிக்கையைப் பார்ப்பதற்கும் அச்சிடுவதற்கும் வாசிக்கக்கூடியதாக வைத்திருக்கும். பெறுபவர் வரிசைகளை ஒழுங்குபடுத்தவோ மறுகணக்கிடவோ வேண்டுமென்றால், ஸ்பிரெட்ஷீட் பதிப்பையும் வைத்திருங்கள்.

பதிவிறக்கிய அசல் கோப்பைப் பாதுகாத்து வையுங்கள். நெடுவரிசைப் பெயர்களை மாற்றும்போது, பதிவுகளை ஒழுங்குபடுத்தும்போது அல்லது வேறு செயலியின் இறக்குமதி மாதிரியைத் தயாரிக்கும்போது ஒரு நகலில் வேலை செய்யுங்கள்.

Yojika எவற்றை ஏற்றுமதி செய்கிறது, எவற்றைச் சரிபார்க்க வேண்டும்

டெஸ்க்டாப் செயலியில் Utilities → Export Items என்பது தற்போதைய பொருள் பட்டியலை CSV அல்லது Excel கோப்பாகச் சேமிக்கிறது. இதில் பெயர்கள், விளக்கங்கள், ஏற்றுமதி செய்யக்கூடிய இடங்களில் HSN/SAC குறியீடுகள், அலகுகள், GST விகிதங்கள், விற்பனை மற்றும் கொள்முதல் விலைகள், Price Type, ஸ்டாக், குறைந்த ஸ்டாக் அளவுகள், பொருள்/சேவை நிலை மற்றும் வகை ஆகியவை அடங்கும்.

அந்தக் கோப்பை வேறு இடத்தில் பயன்படுத்தும் முன் ஒரு விவரத்தைச் சரிபாருங்கள்: Opening Stock நெடுவரிசையில் ஏற்றுமதி செய்த நேரத்தில் பொருளின் தற்போதைய ஸ்டாக் இருக்கும். எப்போது ஏற்றுமதி செய்தீர்கள் என்று பதிவு செய்யுங்கள்; இது கடந்த கால ஓப்பனிங் ஸ்டாக்கின் ஸ்னாப்ஷாட் அல்ல.

பார்கோடுகள், பொருட்களின் படங்கள், பேட்ச் மற்றும் சீரியல் விவரங்கள், சேமிப்பு இடம் வாரியான ஸ்டாக், இரண்டாம் நிலை அலகு மாற்றங்கள், காம்பென்சேஷன் செஸ் மற்றும் மொத்த விற்பனை விலைகள் போன்ற புலங்கள் பட்டியல் ஏற்றுமதியில் விடுபடும். இந்தப் புலங்களை நீங்கள் சார்ந்திருந்தால், அவற்றை உங்கள் மாற்றத் திட்டத்தில் தனியாகப் பட்டியலிடுங்கள். கோப்பு வெற்றிகரமாக இறக்குமதி ஆனது மட்டும் பட்டியல் முழுமையானது என்பதை நிரூபிக்காது.

பரிவர்த்தனைகளுக்கு Reports என்பதைத் திறந்து, அறிக்கையைத் தேர்ந்தெடுத்து, அதன் தேதி வரம்பை அமைத்து, எல்லா வடிகட்டிகளையும் சரிபாருங்கள். அறிக்கைகளை CSV, PDF, Excel வடிவங்களில் ஏற்றுமதி செய்யலாம். தனிப்பட்ட ஒரு பார்ட்டியின் ஸ்டேட்மென்டில் Export CSV விருப்பம் உள்ளது. உங்கள் கேள்விக்குப் பதில் தரும் அறிக்கை அல்லது ஸ்டேட்மென்டை ஏற்றுமதி செய்யுங்கள்; ஒரு ஸ்டேட்மென்ட் முழுமையான பார்ட்டி மாஸ்டர் ஏற்றுமதி அல்ல.

எடுத்துக்காட்டு: புனே கடையின் விற்பனைக் கோப்பைச் சரிபார்த்தல்

புனேவைச் சேர்ந்த ஒரு சில்லறை விற்பனையாளர் 05/10/2026 அன்று முடிக்கப்பட்ட மூன்று உள்ளூர் விற்பனைகளுக்கான அறிக்கையை ஏற்றுமதி செய்கிறார் என்று வைத்துக்கொள்வோம். இவை விளக்கத்திற்காகக் கணக்குப் புத்தகங்களில் ஏற்கெனவே பதிவு செய்யப்பட்ட இறுதி பில் தொகைகள்; பரிந்துரைக்கப்பட்ட தயாரிப்பு விலைகளோ GST விகிதங்களோ அல்ல. கீழே உள்ள சுருக்கமான குறிப்புகள் இந்தச் சரிபார்ப்புக்கான அடையாளங்கள் மட்டுமே.

கணக்கைச் சரிபாருங்கள்: ₹2,500 + ₹3,750 + ₹1,250 = ₹7,500. இந்தப் பில்களுக்கு எதிராகப் பெற்ற தொகையின் மொத்தம் ₹6,500; மீதம் ₹1,000. செயலியிலும் கோப்பிலும் அதே நெடுவரிசைகளை ஒப்பிடுங்கள். தனித்தனி வரிசைகளை நீங்களே கூட்டும்போது, ஏற்றுமதியில் உள்ள மொத்த வரிசையைத் தவிர்க்கவும்.

கோப்பில் ₹6,250 மதிப்புள்ள பில்கள் மட்டுமே இருந்தால், விடுபட்ட ₹1,250 வரிசையைத் தேடி வடிகட்டிகளைப் பாருங்கள். மொத்தம் பொருந்த வேண்டும் என்பதற்காக மட்டும் ஒரு சரிக்கட்டும் பதிவைச் சேர்க்காதீர்கள். மேலும், தேர்ந்தெடுத்த பில்களுக்கு எதிராகப் பெற்ற தொகை அந்த நாளின் ரொக்க அல்லது வங்கி வசூல் என்று தானாகக் கருத முடியாது; பணம் செலுத்திய தேதிகள் வேறாக இருக்கலாம்.

சப்ளையரின் இருப்பிடமும் place of supply-யும் மகாராஷ்டிராவில் இருக்கும் சாதாரண வரிக்குட்பட்ட விற்பனைக்கு CGST மற்றும் SGST பொருந்தும்; CBIC-யின் supply FAQ-வில் கேள்வி 85 ஒரே மாநிலத்திற்கான இந்த நடைமுறையை விளக்குகிறது. பொருத்தமான அறிக்கையில் வரித் தொகைகளை அசல் பில்களுடன் ஒப்பிடுங்கள். வரித் தரவை மாற்றும் முன் தற்போதைய தயாரிப்பு விகிதங்களையும் எந்தத் திருத்தத்தையும் உங்கள் CA-விடம் உறுதிப்படுத்துங்கள்.

ஒரு சிறிய ஒப்படைப்புக் குறிப்பை வைத்திருங்கள்

கடை, அறிக்கையின் பெயர், தேர்ந்தெடுத்த காலம், வடிகட்டிகள் மற்றும் ஏற்றுமதித் தேதி ஆகியவற்றைக் குறிப்பிட்டு ஏற்றுமதியைச் சேமியுங்கள். அதை பில்லிங் செயலிக்கு வெளியே திறந்து, உங்களுக்கு நன்றாகத் தெரிந்த ஓர் ஆவணம், ஓர் இருப்பு மற்றும் இந்திய மொழிப் பெயர் கொண்ட ஒரு பொருளைப் பயன்படுத்தினால் அதையும் சரிபாருங்கள்.

மென்பொருளை மாற்றும்போது, பெறும் நிறுவனம் எந்த நெடுவரிசைகளை இறக்குமதியில் ஏற்கிறது என்றும் ஏற்கெனவே உள்ள பதிவுகளை எப்படி கையாள்கிறது என்றும் கேளுங்கள். பயன்பாட்டிலுள்ள கணக்குப் புத்தகங்களில் இறக்குமதி செய்யும் முன், தனியான சோதனைத் தரவுத்தொகுப்பில் சில வரிசைகளைச் சோதியுங்கள். உங்கள் முழு பில்லிங் தரவு பேக்கப்பை தனியான மீட்பு நடவடிக்கையாக வைத்திருங்கள்.

கோப்பு வடிவங்களுடன் அணுகலையும் திட்டமிடுங்கள். உரிமத்தின் சலுகைக் காலத்தில் Yojika இயங்கும். ஆனால் அது முடிந்ததும் ஏற்றுமதித் திரைகள் உட்பட செயலி பூட்டப்படும். அணுகல் முடியும் முன் தேவையான ஏற்றுமதிகளைச் சேமியுங்கள். தற்போதைய திட்டங்கள் மற்றும் பில்லிங் அம்சங்களை பார்த்து, உங்கள் சொந்த மாதிரிப் பதிவுகளுடன் இந்தச் செயல்முறையைச் சோதியுங்கள்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

பில்லிங் தரவு ஏற்றுமதியும் பேக்கப்பும் ஒன்றா?

இல்லை. ஓர் ஏற்றுமதியில் அந்த அறிக்கை அல்லது பட்டியல் கோப்பில் சேர்க்கப்பட்ட புலங்கள் மட்டுமே இருக்கும். முழு பேக்கப்பின் நோக்கம் வேறு: செயலியில் சேமிக்கப்பட்ட தரவை, அது ஆதரிக்கும் மீட்டெடுப்பு முறையில் திரும்பப் பெறுவது.

CSV, Excel அல்லது PDF—எதைத் தேர்வு செய்வது?

வரிசைகளை ஒழுங்குபடுத்தவும் மொத்தங்களைச் சரிபார்க்கவும் CSV அல்லது Excel பயன்படுத்துங்கள். பகிர அல்லது அச்சிட வாசிக்கக்கூடிய அறிக்கைக்கு PDF பயன்படுத்துங்கள்; அனுப்பும் முன் பெறுபவர் கேட்கும் வடிவத்தை உறுதிப்படுத்துங்கள்.

Yojika ஏற்றுமதியை வேறு எந்த பில்லிங் செயலியிலும் இறக்குமதி செய்ய முடியுமா?

அனைத்துச் செயலிகளுடனும் பொருந்தும் என்ற பொதுவான உத்தரவாதம் இல்லை. இலக்குச் செயலியின் மாதிரியை ஏற்றுமதி செய்த நெடுவரிசைகளுடன் ஒப்பிட்டு, விடுபட்ட புலங்களைக் கண்டறிந்து, பதிவுகளை மாற்றும் முன் ஒரு சிறிய மாதிரியைச் சோதியுங்கள்.

Yojika உரிமம் காலாவதியான பிறகு ஏற்றுமதி செய்ய முடியுமா?

சலுகைக் காலத்தில் செயலியைப் பயன்படுத்தலாம். அந்தக் காலம் முடிந்ததும் ஏற்றுமதித் திரைகளுக்கான அணுகல் உட்பட செயலி பூட்டப்படும்; ஆகவே அணுகல் முடியும் முன் தேவையான கோப்புகளைச் சேமியுங்கள்.