आर्थिक वर्षासाठी तुमच्या GST इनव्हॉइस नंबरच्या फॉरमॅटला तीन साधे नियम पाळावे लागतात: प्रत्येक नंबर आर्थिक वर्षाच्या (1 एप्रिल ते 31 मार्च) आत युनिक आणि क्रमवार असावा, तो 16 अक्षरांपेक्षा जास्त लांब नसावा, आणि दर नव्या वर्षाच्या सुरुवातीला तो नव्याने सुरू व्हावा. या मार्गदर्शकात छोट्या दुकानांना कॉपी करता येईल असा सुरक्षित नंबरिंग फॉरमॅट, आर्थिक वर्ष का महत्त्वाचे आहे, आणि 1 एप्रिल ओलांडून जाणारे एक उदाहरण दिले आहे.
बिलावर कोणकोणती माहिती असायला हवी याची संपूर्ण यादी हवी असेल, तर आमच्या छोट्या दुकानांसाठी GST इनव्हॉइस फॉरमॅट मार्गदर्शकापासून सुरुवात करा — हा लेख फक्त इनव्हॉइस नंबरवर लक्ष केंद्रित करतो.
इनव्हॉइस नंबरच्या फॉरमॅटबद्दल GST नियम काय सांगतात
CGST नियमांनुसार, कर इनव्हॉइसवर एक सिरीयल नंबर असणे आवश्यक आहे जो काही अटी पूर्ण करतो (cbic.gov.in वरील नियम पाहा):
| नियम | तुमच्या दुकानासाठी याचा अर्थ |
|---|---|
| क्रमवार | नंबर क्रमाने चालतात — 0001, 0002, 0003 — मध्ये कोणतीही खिडकी किंवा पुनरावृत्ती न ठेवता. |
| आर्थिक वर्षासाठी युनिक | एकाच 1 एप्रिल–31 मार्च वर्षातील कोणत्याही दोन बिलांचा नंबर एकसारखा नसावा. |
| 16 अक्षरांपर्यंत | कोणताही प्रीफिक्स आणि स्लॅशसह संपूर्ण नंबर 16 अक्षरांच्या आत राहावा. |
| मान्य अक्षरे | अक्षरे, अंक, आणि विशेष चिन्हे हायफन (-) व स्लॅश (/). |
| एक किंवा अनेक सीरीज | तुम्ही एकापेक्षा जास्त सीरीज (उदा. प्रत्येक काउंटरसाठी) चालवू शकता, प्रत्येक स्वतःपुरती क्रमवार. |
तुम्हाला वापरावाच लागेल असा कोणताही एक अधिकृत फॉरमॅट नाही. जोपर्यंत तुमचे नंबर या अटी पूर्ण करतात, तोपर्यंत तुम्ही ते तुमच्या दुकानाला साजेसे बनवू शकता.
तुम्ही कॉपी करू शकता असा सुरक्षित इनव्हॉइस नंबर फॉरमॅट
सर्वात सामान्य आणि त्रासमुक्त पद्धत म्हणजे एक लहान प्रीफिक्स, आर्थिक वर्ष, आणि दर 1 एप्रिलला
0001 वर रीसेट होणारा चालू आकडा:
INV2026-27/0001
INV2026-27/0002
INV2026-27/0003
...
डावीकडून उजवीकडे वाचल्यास: INV सांगतो की हे इनव्हॉइस आहे, 2026-27 हे आर्थिक वर्ष आहे,
आणि 0001 हा चालू नंबर आहे. नंबरच्या आत आर्थिक वर्ष टाकणे हीच ती युक्ती आहे जी सगळे युनिक
ठेवते — आकडा रीसेट केल्यानंतरही INV2026-27/0001 हा INV2027-28/0001 शी कधीच टकराणार नाही.
अक्षरे मोजा आणि तुमच्या लक्षात येईल की हे 16-अक्षरांच्या मर्यादेच्या आत आरामात बसते. प्रीफिक्स लहान ठेवा म्हणजे तुम्ही ती मर्यादा कधीच ओलांडणार नाही.
आर्थिक वर्ष का महत्त्वाचे आहे
भारताचे आर्थिक वर्ष 1 एप्रिल ते 31 मार्च असे चालते, जानेवारी ते डिसेंबर नाही. तुमची इनव्हॉइस नंबरिंग याच कॅलेंडरचे अनुसरण करते:
- 31 मार्च रोजी तुम्ही वर्षातील तुमचे शेवटचे बिल तयार करता — समजा
INV2025-26/0742. - 1 एप्रिल रोजी आकडा पुन्हा
INV2026-27/0001पासून सुरू होतो.
रीसेट करणे काटेकोरपणे बंधनकारक नाही — कायदा जे मागतो ते म्हणजे नंबर प्रत्येक आर्थिक वर्षाच्या
आत युनिक आणि क्रमवार राहावेत. पण नंबरमध्ये वर्ष बांधून 0001 वर रीसेट करणे हा हे पूर्ण
करण्याचा सर्वात स्वच्छ मार्ग आहे, आणि रिटर्न भरण्याच्या वेळी तो तुमचे हिशेब वाचायला सोपे करतो.
शिवाय यामुळे वर्षानुवर्षे पाच किंवा सहा अंकांपर्यंत चढत जाण्याऐवजी चालू नंबर लहान आणि वाचनीय
राहतो.
अनेक सीरीज: काउंटर, शाखा किंवा बिलाचे प्रकार
गजबजलेल्या दुकानांना कधीकधी एकापेक्षा जास्त सीरीज हव्या असतात — उदाहरणार्थ, समोरच्या काउंटरसाठी आणि घाऊक टेबलासाठी वेगळी, किंवा विक्री आणि क्रेडिट नोट्ससाठी वेगळी. नियम याला परवानगी देतात. फक्त प्रत्येक सीरीजला तिचा स्वतःचा प्रीफिक्स द्या आणि ती स्वतःपुरती क्रमवार ठेवा:
FC2026-27/0001 (समोरचा काउंटर)
WS2026-27/0001 (घाऊक टेबल)
दोन्ही सीरीज 1 एप्रिलला रीसेट होतात, दोन्ही वर्षभर युनिक राहतात, आणि प्रीफिक्स त्यांना एका नजरेत वेगळे ओळखू देतो.
1 एप्रिल ओलांडून जाणारे एक उदाहरण
मीना जयपूर, राजस्थान येथे एक स्टेशनरीचे दुकान चालवते. तिची नंबरिंग वर्षभरात कशी वळण घेते ते पाहा:
- 31/03/2026 — आर्थिक वर्ष 2025-26 चे तिचे शेवटचे बिल आहे
INV2025-26/0742. - 01/04/2026 — नव्या वर्षाचे तिचे पहिले बिल आहे
INV2026-27/0001.
आर्थिक वर्ष 2026-27 चे ते पहिले बिल म्हणजे 18% कर लावलेल्या ₹500 च्या वस्तूची एक ओव्हर-द-काउंटर विक्री आहे. ग्राहकही राजस्थानमधलाच असल्याने, ही राज्यांतर्गत (intra-state) विक्री आहे, म्हणून 18% CGST आणि SGST मध्ये विभागला जातो:
- करपात्र मूल्य: ₹500
- CGST 9%: ₹45
- SGST 9%: ₹45
- इनव्हॉइस एकूण: ₹500 + ₹45 + ₹45 = ₹590
कराची विभागणी पुरवठ्याच्या ठिकाणावर (place of supply) अवलंबून असते — तो भाग तुमच्यासाठी नवीन
असेल तर CGST, SGST आणि IGST समजावून सांगितले पाहा. इथे मुद्दा
आहे तो नंबरचा: 1 एप्रिलला 0001 वर स्वच्छ रीसेट, आणि आर्थिक वर्ष आत बांधलेले असल्याने काहीही
टकराणार नाही.
टाळायच्या सामान्य नंबरिंग चुका
- नंबर वगळणे किंवा पुनरावृत्ती करणे. खिडक्या आणि डुप्लिकेट रिटर्नच्या वेळी जुळवाजुळवीचे डोकेदुखी निर्माण करतात. सीरीज काटेकोरपणे क्रमवार ठेवा.
- एप्रिलमध्ये रीसेट करायला विसरणे. नंबरमध्ये वर्ष न टाकता गेल्या वर्षीचा आकडा पुढे चालवला, तर मागोवा घेणे लवकरच गोंधळाचे होते.
- 16 अक्षरांच्या पुढे जाणे. लांब प्रीफिक्स अधिक वर्ष अधिक आकडा एकत्र मर्यादेबाहेर जाऊ शकतात — प्रीफिक्स लहान ठेवा.
- जुन्या बिलाचा नंबर बदलणे. एकदा नंबर दिला की तो तसाच राहू द्या. चुका क्रेडिट नोट किंवा सुधारित दस्तऐवजाने दुरुस्त करा, नंबर पुन्हा देऊन नाही.
सॉफ्टवेअरवर हे सोपवा
नंबरिंग हाताने बरोबर करणे सांगायला सोपे पण चुकायलाही सोपे आहे — एप्रिलमधला एक चुकलेला रीसेट, गजबजलेल्या दिवशी एक डुप्लिकेट नंबर, आणि तुमचे हिशेब जुळणे थांबते.
Yojika हे भारतीय छोट्या दुकानांसाठी ऑफलाइन-फर्स्ट GST बिलिंग सॉफ्टवेअर आहे. ते तुमच्यासाठी सध्याचे आर्थिक वर्ष आणि शेवटचा इनव्हॉइस नंबर लक्षात ठेवते, प्रत्येक बिलावर तो सुरक्षितपणे वाढवते, आणि 1 एप्रिलला सीरीज आपोआप रीसेट करते — म्हणजे तुम्हाला विचार न करता तुमची नंबरिंग युनिक आणि क्रमवार राहते. तुमचा डेटा तुमच्याच PC वर राहतो.
- यात काय-काय समाविष्ट आहे ते फीचर्स पेजवर पाहा.
- किंवा Yojika डाउनलोड करा आणि 14 दिवस मोफत वापरून पाहा.
हा लेख सर्वसाधारण माहिती आहे, कर सल्ला नाही. GST नियम आणि मर्यादा बदलत असतात — सध्याची स्थिती gst.gov.in वर किंवा तुमच्या CA कडून पक्की करून घ्या.