കടയിലെ ക്യാഷ് ഡ്രോയർ ഒത്തുനോക്കൽ: ക്ലോസിങ് പട്ടിക

കടയിലെ ക്യാഷ് ഡ്രോയർ ഒത്തുനോക്കൽ എന്നത് നിങ്ങൾ എണ്ണിയ നോട്ടുകളും നാണയങ്ങളും, രേഖകൾ പ്രകാരം ബാക്കിവരേണ്ട പണവുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുന്നതാണ്. തുടക്കപ്പണം എടുക്കുക, പണമായി ലഭിച്ചത് കൂട്ടുക, പണമായി നൽകിയത് കുറയ്ക്കുക, തുടർന്ന് വ്യത്യാസമുണ്ടെങ്കിൽ അതിന്റെ കാരണം അന്വേഷിക്കുക. ഈ മാർഗരേഖയിൽ ദിവസാവസാനത്തെ പരിശോധനാ പട്ടികയും കണക്കാക്കിയ ഉദാഹരണവും Yojikaയിലെ ബന്ധപ്പെട്ട ഘട്ടങ്ങളും നൽകിയിരിക്കുന്നു.

ക്യാഷ് ഡ്രോയർ ഒത്തുനോക്കൽ വ്യക്തമായ ഒരു പരിധിയിൽ തുടങ്ങുന്നു

നിങ്ങൾ എന്താണ് എണ്ണുന്നതെന്ന് തീരുമാനിക്കുക: കൗണ്ടറിലെ ഡ്രോയർ മാത്രം, അതോ സേഫും ചെറിയ ചെലവുകൾക്കുള്ള പെട്ടിയും ഉൾപ്പെടെ ബിസിനസിലെ മുഴുവൻ പണവും? തുടക്കത്തിലെ എണ്ണലിനും ഇടപാടുകളുടെ പട്ടികയ്ക്കും അവസാനത്തെ എണ്ണലിനും ഒരേ പരിധി പാലിക്കുക.

കണക്കുകൾ അവസാനിപ്പിക്കുന്ന സമയം തീരുമാനിക്കുക. എണ്ണുന്നതിനു മുമ്പ് നടന്നുകൊണ്ടിരിക്കുന്ന ഉപഭോക്തൃ ഇടപാട് പൂർത്തിയാക്കുക; അതിനുശേഷമുള്ള പണമിടപാട് പ്രത്യേകം രേഖപ്പെടുത്തുക. എണ്ണിയ തുകയോടൊപ്പം തീയതി DD/MM/YYYY രൂപത്തിലും സമയവും കുറിക്കുക.

ചില്ലറ നൽകാനായി സൂക്ഷിക്കുന്ന പണമാണ് തുടക്കത്തിലെ ചില്ലറത്തുക. കട തുറക്കുമ്പോൾ അത് എണ്ണുക; തലേന്ന് സൂക്ഷിക്കാൻ ഉദ്ദേശിച്ച തുക തന്നെയാണ് യഥാർഥത്തിൽ ബാക്കിയായതെന്ന് കരുതരുത്. തുറക്കുമ്പോൾത്തന്നെ ഉണ്ടായിരുന്ന പണം ഇന്നത്തെ വരവായി വീണ്ടും ചേർക്കരുത്.

കൂടുതൽ തിരക്കുള്ള വൈകുന്നേരങ്ങൾക്കു മുമ്പ് ഈ പതിവ് പരിശീലിക്കുന്നത് പ്രയോജനകരമാണ്. Incredible Indiaയുടെ കലണ്ടറിൽ നവരാത്രി 11/10/2026 മുതൽ എന്നാണ്, അതിനാൽ ദിവസാവസാനം ഒരേ രീതിയിൽ പണം എണ്ണുന്ന ശീലം പരിശീലിക്കാൻ ഒക്ടോബർ തുടക്കം നല്ല സമയമാണ്.

വിൽപ്പന മാത്രമല്ല, പണത്തിന്റെ നീക്കങ്ങൾ കണക്കാക്കുക

പണം ഒത്തുനോക്കാൻ ഈ സമവാക്യം ഉപയോഗിക്കുക:

പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന അവസാന ക്യാഷ് = തുടക്കപ്പണം + വന്ന പണം − പുറത്തുപോയ പണം.

ഉപഭോക്താവ് ₹500 നൽകുകയും ബിൽ ₹320 ആയതിനാൽ ₹180 ചില്ലറ വാങ്ങുകയും ചെയ്താൽ ഡ്രോയറിൽ കൂടുന്നത് ₹320 ആണ്. ഉപഭോക്താവ് നൽകിയ മുഴുവൻ തുകയല്ല, ഡ്രോയറിൽ നിലനിർത്തിയ ആകെ പണമാണ് എണ്ണേണ്ടത്. ഒന്നിലധികം രീതിയിൽ പേയ്മെന്റ് ചെയ്താൽ പണമായി നൽകിയ ഭാഗം മാത്രം ഉൾപ്പെടുത്തുക.

നിങ്ങളുടെ ദൈനംദിന സെയിൽസ് റിപ്പോർട്ട് മറ്റൊരു ചോദ്യത്തിനാണ് ഉത്തരം നൽകുന്നത്: എന്താണ് വിറ്റത്? അതിൽ കടവിൽപ്പനയും ഡിജിറ്റൽ പേയ്മെന്റും ഉൾപ്പെടാം. ഇന്ന് പണമായി ലഭിച്ചതിൽ തലേന്നത്തെ ഉധാർ തുകയും ഉണ്ടാകാം. ഡിജിറ്റൽ വരവുകൾക്കായി UPI പേയ്മെന്റുകൾ ബില്ലുകളുമായി ഒത്തുനോക്കുന്നതിനുള്ള പ്രത്യേക മാർഗരേഖ ഉപയോഗിക്കുക.

കണക്കാക്കിയ ഉദാഹരണം: പുണെയിലെ ഒരു കടയുടെ ക്ലോസിങ്

ബിസിനസിലെ മുഴുവൻ പണവും ഒരൊറ്റ ഡ്രോയറിൽ സൂക്ഷിക്കുന്ന പുണെയിലെ ഒരു കട ഉദാഹരണമായി എടുക്കാം. മീന ₹2,000 ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങുന്നു, ഇന്നത്തെ പണമായുള്ള വിൽപ്പനയിൽ നിന്ന് ₹8,400 ശേഖരിക്കുന്നു, ഒരു ഉപഭോക്താവിന്റെ പഴയ ബാക്കിക്കായി ₹1,500 സ്വീകരിക്കുന്നു.

അവർ വിതരണക്കാരന് ₹2,000 നൽകുന്നു, രേഖയുള്ള ₹300 ഡെലിവറി ചെലവ് നൽകുന്നു, വ്യക്തിഗത ആവശ്യത്തിന് ₹1,000 എടുക്കുന്നു, കടയുടെ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടിൽ ₹5,000 നിക്ഷേപിക്കുന്നു.

പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന അവസാന ക്യാഷ്: ₹11,900 − ₹8,300 = ₹3,600.

അവർ നേരിട്ട് എണ്ണിയത് ₹3,500 ആണ്. യഥാർഥ തുകയിൽനിന്ന് പ്രതീക്ഷിച്ച തുക കുറച്ചാൽ ₹3,500 − ₹3,600 = −₹100. ഈ കുറവിന്റെ കാരണം അന്വേഷിക്കണം. ഒരു വിൽപ്പന രേഖപ്പെടുത്താതെ പോയെന്നോ ആരെങ്കിലും പണമെടുത്തെന്നോ ഇതു തെളിയിക്കുന്നില്ല.

അടിസ്ഥാന ബില്ലുകളിൽ നേരത്തേ ഈടാക്കിയ നികുതി ഉൾപ്പെടെയുള്ള അവസാന ക്യാഷ് തുകകളാണിവ. വിതരണക്കാരനും സപ്ലൈ നടക്കുന്ന സ്ഥലവും മഹാരാഷ്ട്രയിലായ സാധാരണ നികുതിബാധകമായ പ്രാദേശിക വിൽപ്പനകൾക്ക് CGSTയും SGSTയും ബാധകമാണ്; CBICയുടെ സപ്ലൈ FAQയിലെ ചോദ്യം 85 കാണുക. ഒത്തുനോക്കാൻ ഇൻവോയ്സിലെ യഥാർഥ തുകകൾ ഉപയോഗിക്കുക. നിലവിലെ ഉൽപ്പന്ന നിരക്കുകളും തിരുത്തലുകൾക്കുള്ള നികുതി പരിഗണനയും നിങ്ങളുടെ CAയോട് സ്ഥിരീകരിക്കുക.

നോട്ടും നാണയവും തിരിച്ച് എണ്ണി വ്യത്യാസത്തിന്റെ കാരണം കണ്ടെത്തുക

ഓരോ മൂല്യത്തിലുള്ള നോട്ടോ നാണയമോ, അവയുടെ എണ്ണം, ഉപതുക എന്നിവ പട്ടികപ്പെടുത്തുക. ഉപതുകകൾ കൂട്ടി, പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ബാക്കിയുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ് വീണ്ടും എണ്ണുക. വ്യക്തിഗത പണം ഈ എണ്ണലിൽ ഉൾപ്പെടുത്തരുത്.

കണക്കുകൾ ഒത്തുവരുന്നില്ലെങ്കിൽ ഇവ പരിശോധിക്കുക:

1. പേയ്മെന്റ് രീതി: UPI വഴി ലഭിച്ചത് പണമായി രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടോ, അതോ ഒന്നിലധികം രീതിയിലുള്ള പേയ്മെന്റിലെ പണത്തിന്റെ ഭാഗം വിട്ടുപോയോ?
2. സമയം: നിങ്ങൾ നിശ്ചയിച്ച അവസാന സമയത്തിനുശേഷമാണോ വരവോ ചെലവോ നടന്നത്?
3. ചെറിയ ചെലവുകൾ: ഡെലിവറി രസീത്, റീഫണ്ട് അല്ലെങ്കിൽ വിതരണക്കാരനുള്ള പേയ്മെന്റ് ഇനിയും രേഖപ്പെടുത്താനുണ്ടോ?
4. പിൻവലിക്കലുകളും നിക്ഷേപങ്ങളും: ഡ്രോയറിൽനിന്ന് പുറത്തുപോയ പണം എവിടേക്കാണ് പോയതെന്നും അതിന്റെ രേഖയും വ്യക്തമാണോ?
5. ചില്ലറയും ഇരട്ട രേഖകളും: ചില്ലറ തെറ്റായി നൽകിയോ, അതോ ഒരു പേയ്മെന്റ് രണ്ടുതവണ രേഖപ്പെടുത്തിയോ?

തെളിവിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ സ്ഥിരീകരിച്ച തെറ്റ് തിരുത്തുക. കാരണം അറിയാനാകുന്നില്ലെങ്കിൽ, തുടർപരിശോധനയ്ക്കായി യഥാർഥ എണ്ണവും പ്രതീക്ഷിച്ച ബാക്കിയും വ്യത്യാസവും സൂക്ഷിക്കുക. തുടർച്ചയായ കുറവോ അധികമോ എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്തണമെന്ന് നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടന്റിനോട് ചോദിക്കുക; കണക്ക് ഒത്തുവരുത്താൻ സൃഷ്ടിക്കുന്ന ഇല്ലാത്ത വിൽപ്പന പ്രശ്നം മറയ്ക്കും.

രേഖകളുടെ ഭാഗത്തിന് Yojikaയിലെ Cash അക്കൗണ്ട് ഉപയോഗിക്കുക

Cash & Bank തുറന്ന് Cash തിരഞ്ഞെടുക്കുക, തുടർന്ന് Statement തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പരിശോധിക്കുന്ന തീയതിക്കായി Today അല്ലെങ്കിൽ Custom… തിരഞ്ഞെടുക്കുക; സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ആദ്യം This FY കാലയളവിലാണ് തുറക്കുന്നത്. അതിൽ തുടക്കത്തിലെ ബാക്കി, വന്ന പണം, പുറത്തുപോയ പണം, അവസാനത്തെ ബാക്കി എന്നിവ കാണാം; Export CSV സൗകര്യവും ലഭ്യമാണ്.

സ്റ്റേറ്റ്മെന്റും നേരിട്ടുള്ള എണ്ണലും ഒരേ ഇടങ്ങളിലെ പണം ഉൾക്കൊള്ളുമ്പോൾ മാത്രം അവ താരതമ്യം ചെയ്യുക. ഡ്രോയറിലെ നോട്ടുകൾ സേഫിലേക്ക് മാറ്റുന്നത് ബിസിനസിലെ ആകെ പണം കുറയ്ക്കുന്നില്ല. Cash അക്കൗണ്ടിൽ രണ്ടിടത്തെയും പണം ഉൾപ്പെടുന്നുവെങ്കിൽ രണ്ടും എണ്ണുക, അല്ലെങ്കിൽ ഡ്രോയറിന് പ്രത്യേകം വർക്ക്ഷീറ്റ് സൂക്ഷിക്കുക.

വ്യക്തിഗത ആവശ്യത്തിനെടുത്ത തുക അറിയാമെങ്കിൽ, Cash അക്കൗണ്ടിലെ Adjust balance പ്രവർത്തനത്തിൽ Reduce തിരഞ്ഞെടുത്ത് തുകയും തീയതിയും കാരണവും നൽകാം. യഥാർഥ ബാങ്ക് നിക്ഷേപത്തിന് Transfer ഉപയോഗിച്ച് Cash സ്രോതസ്സായും ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് ലക്ഷ്യസ്ഥാനമായും തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഈ നീക്കങ്ങളിൽ ഏതെങ്കിലുമൊന്ന് രണ്ടുതവണ രേഖപ്പെടുത്താതിരിക്കാൻ നിലവിലുള്ള രേഖകൾ ആദ്യം പരിശോധിക്കുക. പതിവ് വിതരണക്കാരുടെ പേയ്മെന്റുകളും ചെലവുകളും അതത് ശരിയായ നടപടിക്രമങ്ങളിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക.

Yojikaയുടെ ബില്ലിങ്, ബുക്ക്കീപ്പിങ് സൗകര്യങ്ങൾ കാണുക, അല്ലെങ്കിൽ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് നടപടിക്രമം പരീക്ഷിക്കാൻ Yojika ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക. നേരിട്ട് പണം എണ്ണുന്നതും വ്യത്യാസങ്ങൾ വിശദീകരിക്കുന്നതും നിങ്ങളുടെ ദിവസാവസാന നടപടിയുടെ ഭാഗമായി തുടരും.

പതിവുചോദ്യങ്ങൾ

പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന അവസാന ക്യാഷ് എങ്ങനെ കണക്കാക്കാം?

എണ്ണിയ തുടക്കപ്പണത്തോട് നേരിട്ട് ലഭിച്ച പണം കൂട്ടുകയും നേരിട്ട് നൽകിയതോ എടുത്തുമാറ്റിയതോ ആയ പണം കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുക. പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ആ തുകയെ അതേ ക്ലോസിങ് സമയത്ത് എണ്ണിയ നോട്ടുകളോടും നാണയങ്ങളോടും താരതമ്യം ചെയ്യുക.

UPI വഴി ലഭിച്ചത് ക്യാഷ് ഡ്രോയർ എണ്ണത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തണോ?

വേണ്ട. വിൽപ്പന അതേ സെയിൽസ് റിപ്പോർട്ടിൽ കാണിച്ചാലും UPI വഴി ലഭിച്ചത് ഡിജിറ്റൽ പേയ്മെന്റ് പരിശോധനയിലാണ് ഉൾപ്പെടേണ്ടത്. ഒന്നിലധികം രീതിയിൽ പേയ്മെന്റ് ചെയ്താൽ പണമായി നൽകിയ ഭാഗം മാത്രമാണ് ഡ്രോയറിനെ ബാധിക്കുന്നത്.

ക്ലോസിങ് ക്യാഷിൽ കുറവുണ്ടെങ്കിൽ എന്തു ചെയ്യണം?

വീണ്ടും എണ്ണുക. തുടർന്ന് പേയ്മെന്റ് രീതികൾ, തിരികെ നൽകിയ ചില്ലറ, റീഫണ്ടുകൾ, ചെലവുകൾ, പിൻവലിച്ച പണം എന്നിവ അതത് രേഖകളുമായി പരിശോധിക്കുക. കാരണം വ്യക്തമല്ലാത്ത വ്യത്യാസം അതേപടി രേഖപ്പെടുത്തുക; തുകകൾ ഒത്തുവരുത്താൻ ഇല്ലാത്ത വിൽപ്പനയോ ചെലവോ ഉണ്ടാക്കരുത്.

ഒരു ഡ്രോയറിനെ Yojikaയിലെ മുഴുവൻ Cash അക്കൗണ്ടുമായി താരതമ്യം ചെയ്യാമോ?

ആ അക്കൗണ്ട് ആ ഡ്രോയറിലെ പണത്തെ മാത്രം പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നുവെങ്കിൽ താരതമ്യം ചെയ്യാം. അതിൽ സേഫിലെയോ ചെറിയ ചെലവുകൾക്കുള്ള പെട്ടിയിലെയോ പണവും ഉൾപ്പെടുന്നുവെങ്കിൽ അവയും എണ്ണുക, അല്ലെങ്കിൽ ഡ്രോയറിന് പ്രത്യേകം ഒത്തുനോക്കൽ തയ്യാറാക്കുക.