दुकान के स्टॉक का रीऑर्डर स्तर बताता है कि आपको और माल खरीदने का समय आया है या नहीं, इसकी जाँच कब करनी चाहिए। इसमें सप्लायर की डिलीवरी के दौरान होने वाली अनुमानित बिक्री के साथ अनिश्चितता के लिए एक बफ़र रखा जाता है। शुरुआत अपनी बिक्री की मात्रा और डिलीवरी के अनुभव से करें। इस गाइड में गणना, एक छोटी दुकान का उदाहरण और Yojika में अलर्ट दर्ज करने का तरीका बताया गया है।
NRSC की सरकारी छुट्टियों की सूची के अनुसार दशहरा 20/10/2026 को है। अगर आपके इलाके में खरीदारी बढ़ने की उम्मीद है, तो सप्लायर का डिलीवरी कार्यक्रम अभी जाँच लें। डिलीवरी में अधिक समय लगने पर आम दिनों में पर्याप्त लगने वाला स्टॉक भी कम पड़ सकता है।
तीन जानकारियों से स्टॉक रीऑर्डर स्तर निकालें
जिस सामान का स्टॉक आप अक्सर जाँचते हैं और जिसे तुरंत ऑर्डर कर सकते हैं, उसके लिए इस शुरुआती सूत्र का उपयोग करें:
रीऑर्डर स्तर = रोज़ की अनुमानित बिक्री × डिलीवरी में लगने वाला समय + सुरक्षा स्टॉक।
डिलीवरी में लगने वाला समय, ऑर्डर देने से लेकर माल के बिक्री के लिए तैयार होने तक का समय है। सुरक्षा स्टॉक वह अतिरिक्त मात्रा है जो आप माँग में उतार-चढ़ाव या देरी के लिए रखते हैं। इन दोनों में से कोई भी यह गारंटी नहीं देता कि स्टॉक कभी खत्म नहीं होगा।
| जानकारी | क्या देखें | आम गलती |
|---|---|---|
| रोज़ की बिक्री की मात्रा | हाल के ऐसे समान दिन, जब सामान उपलब्ध था | खाली शेल्फ वाले दिन को सामान्य कम माँग मान लेना |
| डिलीवरी में लगने वाला समय | ऑर्डर से माल आने तक का वास्तविक समय, जिसमें सप्लायर की छुट्टियाँ भी शामिल हों | केवल ट्रक के सफर का समय गिनना |
| बफ़र की मात्रा | संभव देरी और बिक्री में बदलाव के लिए अतिरिक्त इकाइयाँ | हर सामान पर एक ही बफ़र लागू करना |
पूरी गणना में एक ही इकाई रखें। अगर आप पैकेट बेचते हैं लेकिन कार्टन में खरीदते हैं, तो गणना से पहले कार्टन की मात्रा को पैकेट में बदलें। पूरे कैटलॉग को एक साथ बदलने के बजाय पहले उन सामानों से शुरू करें जिनकी बिक्री तेज़ रहने की संभावना है।
यह सूत्र मानता है कि आप समय पर कार्रवाई करेंगे। अगर आप कुछ दिनों के अंतर पर ही स्टॉक जाँचते हैं, तो अगली जाँच तक होने वाली बिक्री को भी शामिल करें। उस अंतराल को गणना में शामिल करें या अधिक बार समीक्षा करें; ऑर्डर देने में लंबे अंतर को छोटा बफ़र पूरा कर देगा, इस पर निर्भर न रहें।
पूरा उदाहरण: मैसूरु की दुकान में अगरबत्ती के पैकेट
मान लें कि मैसूरु की एक दुकान व्यस्त सप्ताह से पहले अगरबत्ती के एक सामान की समीक्षा कर रही है। ये आँकड़े केवल काल्पनिक योजना के लिए हैं, किसी ग्राहक की कहानी या GST दर का उदाहरण नहीं।
दुकानदार को रोज़ 8 पैकेट बिकने की उम्मीद है। सप्लायर को ऑर्डर से इस्तेमाल योग्य डिलीवरी तक आम तौर पर 3 दिन लगते हैं। वह बफ़र के रूप में 16 पैकेट चुनती हैं और ऑर्डर देने से पहले रोज़ स्टॉक जाँचती हैं।
| गणना | नतीजा |
|---|---|
| डिलीवरी के दौरान अनुमानित बिक्री: 8 × 3 | 24 पैकेट |
| चुना हुआ बफ़र | 16 पैकेट |
| रीऑर्डर स्तर: 24 + 16 | 40 पैकेट |
जब इस्तेमाल योग्य स्टॉक 38 पैकेट रह जाता है और कोई डिलीवरी पहले से आने वाली नहीं है, तो वह सप्लायर से बात करके ऑर्डर देती हैं। अगर रोज़ 8 पैकेट की बिक्री बनी रहती है, तो अगले 3 दिनों में 24 पैकेट इस्तेमाल होंगे और डिलीवरी आने से पहले 38 − 24 = 14 पैकेट बचेंगे।
अगर सप्लायर को अब 5 दिन लगते हैं, तो इन्हीं धारणाओं पर गणना 8 × 5 + 16 = 56 पैकेट होगी। इसलिए छुट्टियों से होने वाली रुकावट से पहले अलर्ट की समीक्षा करना सही है। अलर्ट बढ़ाने से स्टॉक अपने आप नहीं बढ़ता। केवल 38 पैकेट बचे हों तो उन्हें जल्दी डिलीवरी या किसी दूसरे सप्लाई विकल्प पर भी बात करनी होगी।
सामान्य कर-योग्य बिक्री में, जब सप्लायर का स्थान और place of supply दोनों कर्नाटक हों, तो CGST और SGST लागू होते हैं। यह बात CBIC के intra-state supply FAQ के प्रश्न 85 में समझाई गई है। बिल बनाने से पहले मौजूदा product classification और rate की पुष्टि अपने CA से करें; इस मात्रा वाली worksheet में कोई tax rate नहीं दिया गया है।
कितनी मात्रा खरीदनी है, यह अलग से तय करें
40 पैकेट का अलर्ट बताता है कि समीक्षा कब करनी है। इसका अर्थ “40 पैकेट खरीदें” नहीं है।
मान लें कि दुकानदार आज से अगली तय भरपाई तक की अनुमानित बिक्री और अपना बफ़र पूरा करने के लिए 72 पैकेट का लक्ष्य रखती हैं। 38 इस्तेमाल योग्य पैकेट और कोई आने वाला स्टॉक न होने पर कमी 72 − 38 = 34 पैकेट है। अगर सप्लायर 12 के कार्टन बेचता है, तो 3 कार्टन = 36 पैकेट खरीदने पर, आगे की बिक्री से पहले, मौजूदा स्टॉक और नया ऑर्डर मिलाकर 74 पैकेट हो जाएँगे।
उदाहरण के लिए, प्रति पैकेट अंतिम देय लागत ₹40 हो तो इस ऑर्डर के लिए 36 × ₹40 = ₹1,440 चाहिए। पूरा कार्टन लेने से पहले पैसे, expiry और रखने की जगह जाँच लें।
अब एक धारणा बदलें: 24 पैकेट समय पर आने की पुष्टि हो चुकी है। बची हुई कमी 72 − 38 − 24 = 10 पैकेट है; 12 का एक कार्टन पर्याप्त हो सकता है। आने वाले माल को उपलब्ध मानने से पहले उसके पहुँचने की तारीख जाँचें और जो माल किसी दूसरे ग्राहक के लिए पहले से तय है, उसे उपलब्ध मात्रा में न गिनें।
ऑर्डर की यह जाँच अपनी कम-स्टॉक सूची के साथ रखें, ताकि एक ही चेतावनी के कारण बार-बार ऑर्डर न हो।
Yojika में अलर्ट दर्ज करें
डेस्कटॉप पर:
- Items → Products खोलें और goods item खोजें।
- उसकी पंक्ति पर डबल-क्लिक करें या उसके मेनू से Edit चुनें।
- पहले उदाहरण के लिए, सामान की stock unit में Low-stock alert के अंदर 40 दर्ज करें।
- Save करें, फिर खरीदारी की समीक्षा करते समय Products टैब में Low stock chip का उपयोग करें।
यह chip उन सामानों को शामिल करता है जिनकी मात्रा उनके सकारात्मक alert quantity के बराबर या उससे कम है। इसलिए 40 पैकेट और 38 पैकेट, दोनों इसमें दिखाई देंगे। यह संख्या आप तय करते हैं; माँग की गणना, बफ़र का चुनाव और सप्लायर के ऑर्डर की पुष्टि आपकी जिम्मेदारी है।
ऑर्डर से पहले दर्ज मात्रा की तुलना इस्तेमाल योग्य स्टॉक से करें। दोनों अलग हों तो वास्तविक स्टॉक गिनने की गाइड की मदद से छूटी हुई entries या नुकसान की जाँच करें। स्टॉक रिकॉर्ड की पूरी प्रक्रिया के लिए छोटी दुकान में inventory संभालने की गाइड देखें।
व्यस्त समय के बाद समीक्षा करें
हर अलर्ट बदलने का कारण लिखें: अनुमानित माँग, डिलीवरी के दिन और बफ़र। त्योहार के बाद इन धारणाओं की तुलना वास्तविक नतीजों से करें। माँग सामान्य होने पर अस्थायी अलर्ट घटाएँ और हर बफ़र बढ़ाने से पहले बार-बार होने वाली कमी का कारण खोजें।
Yojika अपने offline-first billing workflow में हर सामान के लिए low-stock alert देता है। Inventory और billing features देखें या अपनी stock units के साथ item setup आज़माने के लिए Yojika डाउनलोड करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
दुकान के स्टॉक का रीऑर्डर स्तर कैसे निकालें?
रोज़ की अनुमानित बिक्री को सप्लायर के डिलीवरी समय से गुणा करें, फिर अपना चुना हुआ बफ़र जोड़ें। पूरी गणना में एक ही इकाई रखें और स्टॉक जाँचने से ऑर्डर देने तक की देरी को भी ध्यान में रखें।
क्या रीऑर्डर स्तर ही वह मात्रा है जो मुझे खरीदनी चाहिए?
नहीं। यह वह स्टॉक स्तर है जिस पर खरीदारी की जाँच शुरू होती है। ऑर्डर की मात्रा अलग से तय करें और इस्तेमाल योग्य स्टॉक, पक्की आने वाली डिलीवरी, अनुमानित बिक्री, शेल्फ की जगह और उपलब्ध पैसे को ध्यान में रखें।
क्या त्योहार से पहले हर सामान का अलर्ट बढ़ा देना चाहिए?
उन सामानों की समीक्षा करें जिनकी बिक्री तेज़ रहने की संभावना है और उन सप्लायरों की भी जिनका डिलीवरी कार्यक्रम बदलेगा। अलर्ट तभी बढ़ाएँ जब माँग या डिलीवरी से जुड़ी आपकी धारणाएँ इसे सही ठहराती हों, और व्यस्त समय के बाद फिर से इसकी समीक्षा करें।
Yojika में कम स्टॉक का अलर्ट कहाँ सेट करें?
Items खोलें, किसी goods item को edit करें, उसकी Low-stock alert quantity दर्ज करके save करें। Products टैब का Low stock chip उन सामानों को दिखाता है जिनका स्टॉक सकारात्मक alert level के बराबर या उससे कम है।