ઉપયોગી દુકાનની વસ્તુઓનાં નામ રાખવાની રીત એક જ ક્રમ વારંવાર અનુસરે છે: બ્રાન્ડ, ઉત્પાદન, પ્રકાર અને પૅકનું કદ. બિલ માટે વસ્તુ પસંદ કરતાં પહેલાં સરખાં દેખાતાં પૅકેટને અલગ ઓળખવામાં તે મદદ કરે છે. આ માર્ગદર્શિકા નામનો એક નમૂનો, કૅટલૉગ થોડો થોડો સાફ કરવાની રીત અને ખોટો પૅક પસંદ થવાનું ઉકેલેલું ઉદાહરણ આપે છે.
ફરી વાપરી શકાય એવી વસ્તુનાં નામની રીત
આ નમૂનાથી શરૂઆત કરો:
બ્રાન્ડ + ઉત્પાદન + પ્રકાર + કદ અથવા પૅકની સંખ્યા
વાસ્તવિક ઉત્પાદન ઓળખવામાં મદદ કરતા ભાગ જ વાપરો. છૂટક માલની કોઈ બ્રાન્ડ ન પણ હોય; સાદા ઉત્પાદનનો કોઈ અલગ પ્રકાર ન પણ હોય. હાથમાં પૅકેટ પકડેલી વ્યક્તિને વર્ણન ઓળખાય એવું રાખો.
| ગૂંચવતું નામ | વધુ સ્પષ્ટ નામ | શું અલગ ઓળખાવે છે |
|---|---|---|
| ચા નાની | નમૂના બ્રાન્ડ ચાની પત્તી 250 g | બ્રાન્ડ, ઉત્પાદનનો પ્રકાર અને વજન |
| ચા મોટી | નમૂના બ્રાન્ડ ચાની પત્તી 500 g | મોટો પૅક |
| સાબુ વાદળી | નમૂના બ્રાન્ડ સાબુ મોગરો 100 g | પ્રકાર અને વજન |
| સળીઓ 20 | નમૂના બ્રાન્ડ અગરબત્તી ગુલાબ 20 સળીઓ | સુગંધ અને પૅકની સંખ્યા |
| ચોખા | છૂટક ચોખા સોના મસૂરી | જાત; Unit field માં kg |
દરેક સામાન્ય ઉત્પાદન માટે એક જ જોડણી અને માપ માટે એક જ શૈલી પસંદ કરો. દાખલા તરીકે, ક્યારેક 500gm, ક્યારેક half kg અને ક્યારેક 500 grams લખવાને બદલે હંમેશાં 500 g વાપરો. આ દુકાનની પોતાની રીત છે, GST દ્વારા નક્કી કરાયેલ નામનું માળખું નથી.
ઉત્પાદનનું નામ, ભાવ અને એકમ અલગ રાખો
બિલિંગ માટે ઉત્પાદનને સારું નામ આપવાનો અર્થ દરેક વિગત એક જ field માં લખવી એવો નથી. દરેક field ને એક કામ આપો:
- Item name: ગ્રાહક કયો માલ ખરીદી રહ્યો છે તે ઓળખાવે છે.
- Unit: વેચાતો જથ્થો કેવી રીતે ગણાય છે તે કહે છે.
- Sale price: હાલનો વેચાણ ભાવ રાખે છે.
- Barcode: જ્યાં વપરાતો હોય ત્યાં scan કરતાં સંબંધિત ઉત્પાદન ઓળખાવે છે.
- HSN અને GST fields: ખાતરી કરેલી કર વિગતો રાખે છે.
સીલબંધ 500 g પૅકેટના નામમાં 500 g હોઈ શકે, જ્યારે billing unit એક પૅકેટ દર્શાવે. વજનથી વેચાતા છૂટક માલનો જથ્થો તેના બદલે kg માં માપી શકાય. સ્ટૉક કે ભાવ દાખલ કરતાં પહેલાં એક unit નો ખરેખર શું અર્થ થાય છે તે તપાસો.
કામચલાઉ ઑફર અને બદલાતા ભાવ નામથી દૂર રાખો. ચા 500 g ₹180 નામની એન્ટ્રીનો વેચાણ ભાવ પછી ₹190 થાય અને નામ એમ જ રહે, તો તે ગૂંચવણ ઊભી કરે છે.
જથ્થો અને સ્ટૉકની હેરફેર તપાસવાની વધુ વ્યાપક રીત માટે દુકાનનો સ્ટૉક સંભાળવાની અમારી માર્ગદર્શિકા જુઓ.
એક સમયે એક ગૂંચવતા જૂથને સાફ કરો
કાઉન્ટર પર જે વસ્તુઓ પસંદ કરતાં તમે નિયમિત રીતે ખચકાઓ છો, તેમનાથી શરૂઆત કરો. તહેવારના વ્યસ્ત અઠવાડિયા પહેલાં આખી કૅટલૉગનાં નામ બદલવા કરતાં થોડું, તપાસેલું સફાઈ કામ સંભાળવું સહેલું છે.
- વાસ્તવિક પૅક ભેગા કરો. તેના પરનો ઉત્પાદન પ્રકાર, જુદો પ્રકાર અને કદ વાંચો. માત્ર પૅકેટના રંગ પર આધાર ન રાખો.
- હાલની કૅટલૉગમાં શોધો. પહેલાં બ્રાન્ડ અને પછી ઉત્પાદનના નામથી શોધી જુઓ. કોઈ category કે stock filter સરખી એન્ટ્રી છુપાવતું નથી ને, તે તપાસો.
- જૂનું નામ/નવું નામ એવી યાદી બનાવો. ઉપલબ્ધ હોય તો વસ્તુનો સંદર્ભ અથવા barcode ઉમેરો, જેથી દરેક સૂચવેલો ફેરફાર સાચા record તરફ દોરી જાય.
- એ જ ઉત્પાદન હોય તો હાલની એન્ટ્રી edit કરો. માત્ર નામ વધુ સ્પષ્ટ કરવું છે એટલા માટે બીજો stock record ન બનાવો.
- Save કરતાં પહેલાં બીજા fields તપાસો. નામની સફાઈ કરતી વખતે ભાવ, કરની વિગતો કે unit ભૂલથી બદલાવા ન જોઈએ.
- નવા શબ્દોથી ફરી શોધો. પછીના સાચા વેચાણ વખતે બિલ પૂરું કરતાં પહેલાં પસંદ કરેલો પૅક અને બિલ પરનું તેનું વર્ણન તપાસો.
હાલના બે records એક જ ઉત્પાદનનું વર્ણન કરતા લાગે, તો થોભો અને તેમનો stock તથા transaction history તપાસો. તેમને સરખાં નામ આપવાથી તેમના જથ્થા કે records ભેગા થઈ જાય છે એવું ન માનો.
ઉકેલેલું ઉદાહરણ: પુણેમાં અગરબત્તીના બે પૅક
તહેવારના ખરીદદારો માટે કૅટલૉગ તૈયાર કરતી પુણેની એક કાલ્પનિક દુકાનનો વિચાર કરો. તેની પાસે દાખલા માટે લીધેલી એક જ બ્રાન્ડનાં ગુલાબની સુગંધવાળાં અગરબત્તીનાં બે ઉત્પાદનો છે:
| વસ્તુ | પૅકેટ દીઠ અંતિમ ભાવ | પસંદ કરેલાં પૅકેટ | લાઇનની રકમ |
|---|---|---|---|
| નમૂના બ્રાન્ડ અગરબત્તી ગુલાબ 20 સળીઓ | ₹30 | 2 | ₹60 |
| નમૂના બ્રાન્ડ અગરબત્તી ગુલાબ 40 સળીઓ | ₹50 | 1 | ₹50 |
| કુલ | 3 | ₹110 |
આ દાખલા માટે માની લીધેલા અંતિમ વેચાણ ભાવ છે; અગરબત્તી પરના GST દર વિશેનું નિવેદન નથી.
જો બંને એન્ટ્રીને અસ્પષ્ટ રીતે ગુલાબની સળીઓ નામ અપાયું હોય, તો કર્મચારી નાના ઉત્પાદનનાં ત્રણ પૅકેટ પસંદ કરી શકે છે. તેથી 3 × ₹30 = ₹90 થાય છે, જે સાચા ₹110 કરતાં ₹20 ઓછા છે. તેમાં ખોટું મિશ્રણ પણ નોંધાય છે: બે નાનાં અને એક મોટું પૅકેટ હોવાને બદલે ત્રણ નાનાં પૅકેટ.
અલગ નામથી તફાવત દેખાય છે. તેમ છતાં કર્મચારીએ પસંદ કરેલી લાઇનને હાથમાં રહેલા વાસ્તવિક પૅકેટ સાથે સરખાવવી જરૂરી છે.
સપ્લાયરનું સ્થાન અને place of supply બંને મહારાષ્ટ્રમાં હોય એવા સામાન્ય કરપાત્ર વેચાણ પર CGST અને SGST લાગુ પડે છે. આ CBIC ના supply FAQ ના પ્રશ્ન 85 મુજબ છે. ઉત્પાદનનું હાલનું classification અને rate તમારા CA પાસે ખાતરી કરાવો; કૅટલૉગનું વધુ સ્પષ્ટ નામ આમાંથી એકેય નક્કી કરતું નથી.
બિલ પરનું વર્ણન પણ તપાસો
ટૂંકું આંતરિક નામ તમને સમજાતું હોઈ શકે, પરંતુ ગ્રાહકને તેણે શું ખરીદ્યું તે અંગે મૂંઝવણમાં મૂકી શકે છે. CBIC ના Rule 46 મુજબ tax invoice ની વિગતોમાં માલ અથવા સેવાઓનું વર્ણન અને માલ માટે જથ્થો તથા unit અથવા Unique Quantity Code સામેલ હોય છે.
ઉપરનો નામનો નમૂનો કામકાજ માટેનું સૂચન છે. તે invoice ના આ fields નું સ્થાન લેતો નથી કે લાગુ પડતી HSN જરૂરિયાત નક્કી કરતો નથી. હાલના invoice અને HSN નિયમો gst.gov.in પર અથવા તમારા CA પાસે ખાતરી કરાવો.
Yojika માં સફાઈ લાગુ કરો
Yojika માં Items → Products ખોલો. યાદીમાં નામ અથવા HSN થી શોધી શકાય છે અને category થી filter કરી શકાય છે. પહોળી desktop window માં હાલની row પર double-click કરો અથવા ⋮ → Edit વાપરો; વસ્તુના detail pane માં પણ Edit button છે.
Item name બદલો, બાકીની વિગતો તપાસો અને Save પર click કરો. નવા શબ્દો સરળતાથી ઓળખાય છે તેની ખાતરી કરવા ફરી શોધો. unit ના સુધારા અલગ રાખો: વસ્તુનું base unit બદલવાથી તેના સચવાયેલા stock quantity નું રૂપાંતરણ થતું નથી.
તમે Yojika ની બિલિંગ અને ઇન્વેન્ટરી સુવિધાઓ જોઈ શકો છો અથવા નાની નમૂના કૅટલૉગ અજમાવવા Yojika download કરી શકો છો. દેખાવમાં સરખા બે પૅકથી શરૂઆત કરો અને તપાસો કે તેમનાં નામથી પસંદગી સ્પષ્ટ થાય છે કે નહીં.
FAQ
દુકાનની વસ્તુના નામમાં શું હોવું જોઈએ?
જ્યાં જરૂરી હોય ત્યાં બ્રાન્ડ, ઉત્પાદન, તેને અલગ ઓળખાવતો પ્રકાર અને પૅકનું કદ લખો. સરખાં ઉત્પાદનો માટે એ જ ક્રમ રાખો, જેથી તમે તેમની ઝડપથી સરખામણી કરી શકો.
જુદાં પૅક કદ માટે અલગ વસ્તુની એન્ટ્રી રાખવી જોઈએ?
પૅક ખરેખર અલગ ઉત્પાદનો હોય અને તમે તેમને અલગથી ખરીદતા, ભાવ આપતા અને સ્ટૉકમાં રાખતા હો, તો અલગ એન્ટ્રી વાપરો. એક જ સ્ટૉક જુદાં એકમમાં વેચતા હો, તો બીજી વસ્તુ બનાવતાં પહેલાં તમારી એકમ રૂપાંતરણ ગોઠવણી તપાસો.
શું વસ્તુના નામમાં વેચાણ ભાવ લખવો જોઈએ?
વેચાણ ભાવ તેના price field માં રાખો. વાસ્તવિક ભાવ બદલ્યા પછી નામમાં લખેલો ભાવ ગેરમાર્ગે દોરી શકે છે.
શું હું Yojika માં વસ્તુનું નામ બદલી શકું?
હા. Items ખોલો, હાલની એન્ટ્રી શોધો, Edit પસંદ કરો, Item name બદલો અને Save કરો. ફરી શોધીને પરિણામ તપાસો; સાચવેલાં બિલમાં સુધારાને અલગ કામ ગણો.