కొనుగోలు ఆర్డర్ మీరు ఏమి కొనాలనుకుంటున్నారో నమోదు చేస్తుంది; కొనుగోలు బిల్లు సప్లయర్ ఇన్వాయిస్ను మీ ఖాతాల్లో నమోదు చేస్తుంది. ఈ రెండింటినీ సరిచూడటం సులభం: మీరు ఆర్డర్ చేసినది, వచ్చినది, సప్లయర్ బిల్లు చేసినది పోల్చండి. రాని సరుకును స్టాక్‌లో చేర్చకుండా, ఒకే కొనుగోలును రెండుసార్లు నమోదు చేయకుండా ఈ మూడు పరిమాణాలను ఎలా నిర్వహించాలో ఈ గైడ్ చెబుతుంది.
కొనుగోలు ఆర్డర్ vs కొనుగోలు బిల్లు: ఒక చూపులో
| ప్రశ్న | కొనుగోలు ఆర్డర్ (PO) | కొనుగోలు బిల్లు |
|---|---|---|
| ఎవరు మొదలుపెడతారు? | మీ దుకాణం సప్లయర్ను సరుకు అడుగుతుంది | సప్లయర్ ఇన్వాయిస్ ఇస్తారు; మీ దుకాణం దాన్ని నమోదు చేస్తుంది |
| అది ఏం వివరిస్తుంది? | కోరిన వస్తువులు, పరిమాణాలు, ధరలు, డెలివరీ షరతులు | నిజంగా బిల్లు చేసిన వస్తువులు, పరిమాణాలు, ధరలు, పన్ను |
| దాన్ని దేనితో పోల్చాలి? | సప్లయర్ అంగీకారం, తర్వాత వచ్చిన డెలివరీ | ఆర్డర్, వచ్చిన సరుకు లెక్క, సప్లయర్ ఇన్వాయిస్ |
| Yojika లో సేవ్ చేస్తే ఏమవుతుంది? | స్టాక్ లేదా సప్లయర్ బాకీలో కదలిక ఉండదు | స్టాక్ పెరుగుతుంది, కొనుగోలు సప్లయర్ ఖాతాలో నమోదవుతుంది |
| ఇది చెల్లింపును రుజువు చేస్తుందా? | లేదు | లేదు; చెల్లింపుకు ప్రత్యేక రికార్డు కావాలి |
మీ కొనుగోలు నమోదుతో పాటు సప్లయర్ అసలు ఇన్వాయిస్ను ఉంచండి. అంతర్గత కొనుగోలు-బిల్లు రికార్డు మీ ఖాతాలను నిర్వహించడానికి సహాయపడుతుంది; అది సప్లయర్ ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్‌కు ప్రత్యామ్నాయం కాదు.
కొనుగోలును నమోదు చేసే ముందు మూడు పరిమాణాలు చూడండి
సీజన్ కోసం స్టాక్ తెచ్చుకునే ముందు ఇది ప్రత్యేకంగా ఉపయోగపడుతుంది. అధికారిక పర్యాటక క్యాలెండర్‌లో నవరాత్రి 11/10/2026 న ప్రారంభమవుతుంది అని ఉంది. కాబట్టి మరిన్ని ఆర్డర్లు పెట్టే ముందు పెండింగ్ ఆర్డర్లను చూడటానికి అక్టోబర్ ఆరంభం సరైన సమయం.
ఈ కాలమ్‌లతో చిన్న సరుకు-స్వీకరణ షీట్, నోట్‌బుక్ లేదా స్ప్రెడ్‌షీట్ వాడండి:
- ఆర్డర్ చేసినది: పంపడానికి సప్లయర్ అంగీకరించిన పరిమాణం.
- వచ్చినది: మీ దుకాణంలో లెక్కించిన పరిమాణం; పాడైనవి లేదా కొరతను విడిగా రాయండి.
- బిల్లు చేసినది: సప్లయర్ ఇన్వాయిస్‌లో ఉన్న పరిమాణం.
యూనిట్ కూడా చూడండి. ఆరు పెట్టెలు, ఆరు ముక్కలు ఒకటి కావు. వస్తువు పక్కన ప్యాక్ పరిమాణం రాయండి.
ధరలు, డిస్కౌంట్లు, డెలివరీ ఛార్జీలను ఒప్పందంతో పోల్చండి. తేడాలను వివరించమని లేదా సరిచేయమని సప్లయర్ను అడిగి, వారి జవాబును ఆర్డర్తో ఉంచండి.
మొత్తం ఖాతాల ప్రక్రియ కోసం చిన్న దుకాణం కొనుగోళ్లు, ఖర్చులను ఎలా నమోదు చేయాలి చూడండి.
ఉదాహరణ: అహ్మదాబాద్‌లో తక్కువ సరుకు డెలివరీ
మీన అహ్మదాబాద్‌లో గృహోపకరణాల దుకాణం నడుపుతున్నారు. గుజరాత్‌లోని స్థానిక హోల్‌సేలర్ దగ్గర తన దుకాణానికి సాధారణ డెలివరీతో స్టాక్ ఆర్డర్ చేస్తారు. ఇవి వివరణ కోసం మాత్రమే ఇచ్చిన GST ముందరి ధరలు; ఆర్డర్ పరిమాణాలను, సరుకు విలువలను పోల్చడానికి మాత్రమే వాడుతున్నాం.
| వస్తువు | ఆర్డర్ చేసినది | వచ్చినది, బిల్లు చేసినది | ఒక్కో ముక్క ధర | ఆర్డర్ విలువ | వచ్చిన సరుకు విలువ |
|---|---|---|---|---|---|
| నిల్వ డబ్బాలు | 40 | 30 | ₹100 | ₹4,000 | ₹3,000 |
| వడ్డించే ట్రేలు | 20 | 20 | ₹150 | ₹3,000 | ₹3,000 |
| GST ముందు మొత్తం | ₹7,000 | ₹6,000 |
సప్లయర్ పంపిన పరిమాణాలకే బిల్లు చేస్తారు. మీన 30 డబ్బాలు, 20 ట్రేలు నమోదు చేసి, GST ముందు ₹1,000 విలువైన 10 డబ్బాలు ఇంకా రాలేదని రాస్తారు. సరిచూస్తే: వచ్చినవి ₹6,000 + పెండింగ్ ₹1,000 = ఆర్డర్ ₹7,000.
ఆమె 40 డబ్బాలన్నింటినీ స్టాక్‌లో చేర్చరు. మిగిలిన డబ్బాలు ప్రత్యేక బిల్లుతో వస్తే, ఆ డెలివరీని ఒక్కసారి నమోదు చేస్తారు.
ఈ సాధారణ స్థానిక సరఫరాలో సప్లయర్ ఉన్న ప్రదేశం, సరఫరా జరిగే ప్రదేశం రెండూ గుజరాత్‌లోనే ఉన్నాయి. కాబట్టి పన్ను వర్తించే వస్తువులకు CGST, SGST ఉపయోగిస్తారు. ఒకే రాష్ట్రంలోని ఈ విధానాన్ని CBIC place of supply పై FAQ 85 లో వివరిస్తుంది. ప్రతి వస్తువు ప్రస్తుత రేటును gst.gov.in లో లేదా మీ CA వద్ద నిర్ధారించుకోండి; పై పట్టిక పూర్తి ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్ లేదా GST రేటు ఉదాహరణ కాదు.
సప్లయర్ 30 డబ్బాలు మాత్రమే పంపి మొత్తం 40కి బిల్లు చేసి ఉంటే, మీన కొరతకు సంబంధించిన ఆధారాలను ఉంచి, నమోదును ఖరారు చేసే ముందు సప్లయర్‌తో, తన అకౌంటెంట్‌తో పరిష్కరించుకునేవారు.
బిల్లును చూసిన తర్వాతే ఆర్డర్ను మార్చండి
Yojika లో కొనుగోలు ఆర్డర్ను సృష్టించవచ్చు, దాన్ని PDF గా ప్రివ్యూ చేయవచ్చు, కొనుగోలు బిల్లుగా మార్చవచ్చు. మార్చిన వెంటనే కొనుగోలు నమోదవుతుంది; ఇందులో స్టాక్, సప్లయర్ బాకీ ఉంటాయి. ఇది కేవలం ప్రివ్యూ కాదు.
పూర్తి డెలివరీ, సప్లయర్ బిల్లు ఆర్డర్తో సరిపోలినప్పుడు ఈ క్రమాన్ని పాటించండి:
- మార్చే ముందు వస్తువులు, పరిమాణాలు, యూనిట్లు, ధరలు, ఛార్జీలను పోల్చండి.
- తెరిచి ఉన్న ఆర్డర్‌లో Convert to purchase bill ఎంచుకోండి.
- తయారైన కొనుగోలు బిల్లు తెరిచి Edit ఎంచుకోండి. మార్చే ప్రక్రియ ఖాళీగా ఉంచే సప్లయర్ బిల్లు నంబర్, బిల్లు తేదీని నమోదు చేయండి. కొనుగోలు నమోదు తేదీని కూడా చూడండి; అది మొదట ఆర్డర్ తేదీతో ఉంటుంది.
- సేవ్ చేసిన మొత్తాలను నిర్ధారించి, నిజమైన చెల్లింపును విడిగా నమోదు చేయండి.
మీనది వంటి పాక్షిక డెలివరీకి, సరిపోలే సప్లయర్ బిల్లును Purchases → New purchase ద్వారా నమోదు చేసి, పెండింగ్ ఆర్డర్ పరిమాణాన్ని విడిగా రాసుకోండి. తర్వాత ఆ అసలు పూర్తి ఆర్డర్ను యథాతథంగా మార్చవద్దు; అలా చేస్తే వచ్చిన సరుకు మళ్లీ నమోదవుతుంది. మిగులు పరిష్కారమయ్యే వరకు అసలు ఆర్డర్ను, మీ ఫాలో-అప్ నోట్స్‌ను కలిపి ఉంచండి.
అడ్వాన్స్‌లను కూడా చూడండి. Yojika కొనుగోలు ఆర్డర్‌లోని Advance ఫీల్డ్ సూచన కోసం చేసే లెక్క మాత్రమే. అది చెల్లింపును నమోదు చేయదు; మార్చినప్పుడు కూడా అడ్వాన్స్‌ను చెల్లింపుగా వర్తింపజేయదు. నిజమైన చెల్లింపులను చెల్లింపు ప్రక్రియ ద్వారా నమోదు చేసి, అడ్వాన్స్‌ను రెండుసార్లు నమోదు చేయకుండా జాగ్రత్తపడండి.
కొనుగోలు ఆర్డర్ ఒక్కటే GST క్రెడిట్‌ను నిర్ధారించదు
ఇన్పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ కోసం ఇతర షరతులతో పాటు నిర్దేశించిన పన్ను పత్రం, వస్తువులు లేదా సేవలు అందుకోవడం అవసరమని CGST Section 16 చెబుతుంది. కొనుగోలు ఆర్డర్ ఒక్కటే ఆ అవసరాలను తీర్చదు. CBIC Section 16 అర్హత నిబంధనలు చూడండి.
సాఫ్ట్‌వేర్‌లో కొనుగోలును నమోదు చేయడం కూడా అర్హత నిర్ణయం కాదు. కొరతలు, విడతల డెలివరీలు లేదా వివాదంలో ఉన్న ఇన్వాయిస్‌ల విషయంలో క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేసే ముందు ప్రస్తుత నిబంధనను మీ CA తో నిర్ధారించుకోండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
కొనుగోలు ఆర్డర్కు, కొనుగోలు బిల్లుకు తేడా ఏమిటి?
మీ దుకాణానికి ఏమి పంపాలని సప్లయర్ను కోరారో కొనుగోలు ఆర్డర్ నమోదు చేస్తుంది. సప్లయర్ అసలు ఇన్వాయిస్ను మీ ఖాతాల్లో కొనుగోలు బిల్లు నమోదు చేస్తుంది; దాన్ని ఆర్డర్తో, వచ్చిన సరుకుతో సరిచూడండి.
కొనుగోలు ఆర్డర్ను సేవ్ చేస్తే Yojika లో స్టాక్ పెరుగుతుందా?
లేదు. కొనుగోలు ఆర్డర్ను సేవ్ చేయడం వల్ల స్టాక్ లేదా సప్లయర్ బాకీ మారదు. దాన్ని కొనుగోలు బిల్లుగా మార్చినప్పుడు కొనుగోలు నమోదై స్టాక్ పెరుగుతుంది.
సప్లయర్ నా ఆర్డర్‌లో కొంత మాత్రమే పంపితే ఏం చేయాలి?
వచ్చిన పరిమాణాలను నమోదు చేసి సప్లయర్ బిల్లుతో సరిచూడండి. రాని మిగులు సరుకును ప్రత్యేక ఫాలో-అప్ జాబితాలో ఉంచండి; డెలివరీ, బిల్లు ఆర్డర్‌లో కొంత భాగానికే ఉంటే పూర్తి ఆర్డర్ను యథాతథంగా మార్చవద్దు.
కేవలం కొనుగోలు ఆర్డర్తో GST ఇన్పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేయవచ్చా?
లేదు. కొనుగోలు ఆర్డర్ ఒక్కటే ఇన్పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్కు నిర్దేశించిన పన్ను పత్రం కాదు. అర్హత CGST Section 16 లోని షరతులపై కూడా ఆధారపడి ఉంటుంది; ప్రస్తుత నిబంధనను మీ CA తో నిర్ధారించుకోండి.
Yojika కొనుగోలు ఆర్డర్‌లో నమోదు చేసిన అడ్వాన్స్ ఒక చెల్లింపును నమోదు చేస్తుందా?
లేదు. అడ్వాన్స్ ఫీల్డ్ సూచన కోసం చూపే మొత్తం మాత్రమే; మార్చినప్పుడు అది చెల్లింపుగా వర్తించదు. నిజమైన చెల్లింపులను చెల్లింపు ప్రక్రియ ద్వారా నమోదు చేసి, ప్రతి చెల్లింపు ఒక్కసారి మాత్రమే నమోదైందో చూడండి.
నమూనా ఆర్డర్తో కొనుగోలు ప్రక్రియను ప్రయత్నించండి
Yojika కొనుగోలు ఆర్డర్లను, కొనుగోలు బిల్లులను విడిగా ఉంచుతుంది. కాబట్టి స్టాక్, సప్లయర్ బాకీని నమోదు చేసే ముందు ఆర్డర్ను ప్లాన్ చేసుకోవచ్చు. కొనుగోలు, ఇన్వెంటరీ ఫీచర్లను చూడండి లేదా Yojika ను డౌన్‌లోడ్ చేసి, మీ దుకాణం నిజమైన రికార్డులను వాడే ముందు నమూనా డేటాతో ఈ ప్రక్రియను ప్రయత్నించండి.