ग्राहकाच्या आगाऊ रकमेचा मागोवा म्हणजे अनामत रक्कम योग्य ग्राहकाच्या नावावर नोंदवणे, ती पुढील बिलांसाठी वापरणे आणि न वापरलेली रक्कम स्पष्ट दिसेल अशी ठेवणे. पैसे एकदाच नोंदवा; त्या आगाऊ रकमेतून बिलाचा निपटारा करणे म्हणजे पैसे पुन्हा मिळाले असे नाही. या मार्गदर्शकात साधी नोंदवही, आकड्यांसह उदाहरण आणि Yojikaमधील पायऱ्या दिल्या आहेत.
ग्राहकाच्या आगाऊ रकमेचा मागोवा नावासह नोंदीपासून सुरू होतो
अनामत रक्कम बँकेत आली, पण ऑर्डरची नोंद सुट्या चिठ्ठीवरच राहिली, तर माल देताना पैसे मिळाल्याचे लक्षात न येणे सोपे असते.
सणांच्या आधीच्या ऑर्डरसाठी ही उपयुक्त तयारी आहे. Incredible Indiaनुसार नवरात्र 11/10/2026पासून सुरू होते, त्यामुळे माल घेण्यासाठी ग्राहकांची गर्दी वाढण्यापूर्वी ऑक्टोबरच्या सुरुवातीलाच त्यांच्या अनामत रकमा नीट लावणे योग्य ठरते.
तुमच्या आगाऊ रकमेच्या नोंदवहीत हे तपशील ठेवा:
| तपशील | काय नोंदवावे |
|---|---|
| ग्राहक | नाव आणि सारखी नावे वेगळी ओळखता येतील असा संपर्क तपशील |
| पावती | पैसे मिळाल्याची प्रत्यक्ष तारीख, रक्कम, पेमेंटची पद्धत आणि पैसे आलेले खाते |
| पुरावा | तुमचा पावती संदर्भ आणि पेमेंट व्यवहाराचा संदर्भ |
| उद्देश | ऑर्डरचा संदर्भ, मागवलेला माल आणि ठरलेले माल घेण्याचे तपशील |
| वापर | बिल क्रमांक आणि त्यासाठी वापरलेली आगाऊ रक्कम |
| उर्वरित | अजून न वापरलेली रक्कम आणि पुढील ठरलेल्या कृतीची नोंद |
रक्कम नोंदवण्यापूर्वी पेमेंट आल्याची खात्री करा. ऑर्डरमधील बदल आणि रद्द करण्याच्या अटी ऑर्डरच्या नोंदीसोबत ठेवा; फक्त ऑर्डरची नोंद हा पेमेंटचा पुरावा नाही.
उधारीच्या विक्रीनंतर मिळालेल्या पैशांसाठी उधार खात्याचा डिजिटल मागोवा या स्वतंत्र मार्गदर्शकाचा वापर करा. येथे सुरुवात बिल बनण्यापूर्वी मिळालेल्या पैशांपासून होते.
पावती, बिल आणि वाटप वेगवेगळे ठेवा
या तीन वेगवेगळ्या घटना आहेत:
- पावती: पैसे मिळतात. प्रत्यक्ष मिळालेली रक्कम आणि तारीख एकदाच नोंदवा.
- बिल: विकलेल्या मालाचे पूर्ण बिल मूल्य नोंदवा.
- वाटप: आधीच्या आगाऊ रकमेपैकी काही किंवा सर्व रक्कम त्या बिलाच्या बाकी रकमेसाठी वापरा.
आगाऊ रक्कम म्हणजे बिलासाठीचे पेमेंट; मालावरील सवलत नाही. ग्राहकाच्या शेवटच्या पेमेंटइतकीच देय रक्कम दिसावी म्हणून वस्तूंच्या किमती कमी करू नका.
या दोन तपासण्या वापरा:
न वापरलेली आगाऊ रक्कम = मूळ आगाऊ रक्कम − आधी वाटप केलेल्या रकमा, परतावा किंवा दुरुस्ती नसल्याचे गृहीत धरून.
बिलावर देय रक्कम = बिलाची एकूण रक्कम − वाटप केलेली आगाऊ रक्कम − त्या बिलासाठीची इतर पेमेंट.
शेवटी बनलेले बिल कमी रकमेचे आहे म्हणून मूळ पावतीची रक्कम बदलू नका.
उदाहरण: पुण्यातील दुकानाची आगाऊ ऑर्डर
पुण्यातील एका काल्पनिक घरगुती वस्तूंच्या दुकानाचा विचार करा. एका ग्राहकाने 03/10/2026 रोजी ₹3,000ची खात्री झालेली UPI आगाऊ रक्कम दिली. आधीची कोणतीही बाकी किंवा इतर पेमेंट नाही.
नंतर ग्राहक दोन बिलांवरील माल घेऊन जातो. लागू असलेला कर समाविष्ट असलेल्या या अंतिम बिल रकमा आहेत असे गृहीत धरले आहे; हे उदाहरण पेमेंटचे वाटप दाखवते, एखाद्या वस्तूचा GST दर नाही.
| घटना | नवीन मिळालेले पैसे | वापरलेली आगाऊ रक्कम | उरलेली आगाऊ रक्कम | त्या बिलावर देय |
|---|---|---|---|---|
| आगाऊ रक्कम मिळाली | ₹3,000 | — | ₹3,000 | अजून बिल नाही |
| पहिले बिल: ₹2,200 | ₹0 | ₹2,200 | ₹800 | ₹0 |
| दुसरे बिल: ₹1,500 | ₹0 | ₹800 | ₹0 | ₹700 |
| ग्राहक दुसऱ्या बिलाची बाकी भरतो | ₹700 | — | ₹0 | ₹0 |
बिलांची एकूण रक्कम ₹2,200 + ₹1,500 = ₹3,700 आहे. प्रत्यक्ष मिळालेले पैसे ₹3,000 + ₹700 = ₹3,700 आहेत. ₹2,200 आणि ₹800चे वाटप केल्याने कोणतीही अतिरिक्त वसुली होत नाही.
ही महाराष्ट्रातील GST-नोंदणीकृत पुरवठादाराची सामान्य करपात्र विक्री असून पुरवठ्याचे ठिकाणही महाराष्ट्रात आहे असे गृहीत धरा. CBICच्या पुरवठ्यावरील FAQमधील प्रश्न 85नुसार यात CGST आणि SGST वापरले जातात. प्रत्यक्ष वस्तूंचे सध्याचे दर तुमच्या CAकडून पक्के करून घ्या; अनामत रक्कम कराचे विभाजन ठरवत नाही.
Yojikaमध्ये आगाऊ रक्कम नोंदवा आणि निपटारा करा
आगाऊ रक्कम आणि निपटाऱ्याचे मार्गदर्शन सध्याची पद्धत समजावते:
- Partiesमधून ग्राहकाचे खाते उघडा, त्यानंतर On-account निवडा.
- Received निवडा. रक्कम, पद्धत आणि प्रत्यक्ष पावतीची तारीख भरा व पैसे आलेले खाते तपासा. संदर्भ आणि उपयोगी नोंदी जोडा.
- Record वापरून जतन करा. आगाऊ रक्कम आता त्या ग्राहकाच्या नावावर ठेवली आहे.
- नंतरची विक्री त्याच ग्राहकाच्या नावावर तयार करा. जुनी आगाऊ रक्कम बिलावर नवीन पेमेंट म्हणून पुन्हा भरू नका.
- पार्टीच्या आगाऊ रकमांच्या यादीत ती रक्कम शोधा आणि Settle निवडा.
- बाकी बिलांसमोरील रकमा तपासा आणि नंतर निपटाऱ्याची खात्री करा.
निपटारा स्क्रीनवर सर्वात जुनी बाकी बिले आधी दिसतात आणि वाटपाच्या रकमा आधीच भरलेल्या असतात. या सूचना तपासा, विशेषतः अनामत रक्कम एखाद्या ठरावीक ऑर्डरसाठी असेल आणि ग्राहकाची जुनी बिले बाकी असतील तेव्हा. अनामत रकमेच्या ठरलेल्या वापराशी जुळण्यासाठी रकमा बदला.
वाटपासाठी किती रक्कम उरली आहे हे स्क्रीन दाखवते. एक आगाऊ रक्कम अनेक बिले भरू शकते आणि उरलेली रक्कम पुढील वापरासाठी उपलब्ध राहू शकते. निपटारा झालेल्या बिलांची देय रक्कम आणि पेमेंटची स्थिती अद्ययावत होते.
न वापरलेल्या अनामत रकमा आणि रद्द केलेल्या ऑर्डर तपासा
दुकान बंद करताना माल घेणे बाकी असलेल्या ऑर्डर, निपटारा बाकी असलेली बिले आणि बदललेल्या ऑर्डरसाठी न वापरलेल्या आगाऊ रकमा तपासा.
ग्राहकाची एकूण शिल्लक आणि त्याची न वापरलेली आगाऊ रक्कम वेगवेगळ्या प्रश्नांची उत्तरे देतात. त्याची काही बिले बाकी असतानाच न वाटलेली पावतीही असू शकते. फक्त निव्वळ शिल्लक पाहून कोणत्या ऑर्डरचे पैसे भरले आहेत हे कळत नाही.
ऑर्डर रद्द झाल्यास मूळ पावती, रद्द करण्याचा करार आणि प्रत्यक्ष परताव्याचा पुरावा एकत्र ठेवा. आवश्यक दुरुस्ती आणि कागदपत्रांची खात्री तुमच्या अकाउंटंटकडून करा. न वापरलेली शिल्लक लपवण्यासाठी खरी पावती हटवू नका किंवा पैसे प्रत्यक्ष परत करण्यापूर्वी परतावा नोंदवू नका.
GSTची कागदपत्रे पेमेंटच्या वाटपापासून वेगळी ठेवा
नोंदणीकृत व्यक्तींसाठी Section 31(3)(d)मध्ये आगाऊ रकमेसाठी receipt voucher किंवा विहित तपशील असलेले दुसरे कागदपत्र देण्याचा उल्लेख आहे. CBICचा CGST Act, Section 31 पाहा. बिलिंग सॉफ्टवेअरमधील पेमेंटची नोंद ही हिशोब ठेवण्यासाठी असते; केवळ ती नोंदच GSTची सर्व आवश्यक कागदपत्रे पूर्ण करते असे समजू नका.
GSTच्या वेळेसाठीही स्वतंत्र तपासणी आवश्यक आहे. वस्तूंसाठीच्या आगाऊ रकमांवरील सवलतीसाठी CBICने Notification 66/2017-Central Taxची नोंद आपल्या central tax notificationsमध्ये केली आहे. सेवांसाठी Section 13अंतर्गत स्वतंत्र time-of-supply तरतुदी आहेत. रद्द करण्याच्या प्रकरणांसह तुमची नोंदणी आणि पुरवठ्याच्या प्रकारासाठीचा सध्याचा नियम gst.gov.inवर किंवा तुमच्या CAकडून तपासा; वस्तूंच्या आगाऊ रकमेची पद्धत सेवेच्या बुकिंगलाही लागू होते असे गृहीत धरू नका.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
वाटप न केलेली ग्राहकाची आगाऊ रक्कम म्हणजे काय?
ग्राहकाकडून मिळालेली, पण अजून कोणत्याही बिलासाठी वापरलेली नसलेली रक्कम. ती बिलासाठी वापरेपर्यंत किंवा परस्पर मान्य परताव्याद्वारे निकालात काढेपर्यंत त्या ग्राहकाच्या नावावर ठेवा.
आगाऊ रक्कम वापरताना दुसरी पावती नोंदवावी का?
नाही. आधीची आगाऊ रक्कम बिलासाठी वापरणे म्हणजे आधीच नोंदवलेले पैसे वापरणे. प्रत्यक्षात नवीन पैसे मिळाले तरच नवीन पावती नोंदवा.
Yojikaमध्ये एक आगाऊ रक्कम अनेक बिले भरू शकते का?
होय. पार्टीच्या आगाऊ रकमांच्या यादीतून Settle वापरा आणि प्रत्येक बाकी बिलाला दिलेली रक्कम तपासा. आगाऊ रकमेचा काही भाग पुढील वापरासाठी न वाटता ठेवू शकता.
न वापरलेली आगाऊ रक्कम आणि ग्राहकाची निव्वळ शिल्लक एकच असते का?
नेहमीच नाही. ग्राहकाची काही बिले बाकी असतानाच त्याच्याकडे न वाटलेली आगाऊ रक्कमही असू शकते. स्वतंत्र बिले, न वापरलेली आगाऊ रक्कम आणि पार्टीची एकूण शिल्लक एकत्र तपासा.
पुढील मालवाटपापूर्वी ही पद्धत वापरून पाहा
Yojikaमधील on-account पेमेंट आणि settlementमुळे ग्राहकांच्या अनामत रकमा त्यांच्या बिलांशी जोडून ठेवता येतात. वैशिष्ट्ये पाहा किंवा चाचणी व्यवसायात आगाऊ रक्कम नोंदवून ती पुढील बिलासाठी वापरून पाहण्यासाठी Yojika डाउनलोड करा.