દુકાનમાં ગ્રાહકની એડવાન્સ રકમનો હિસાબ કેવી રીતે રાખવો

ગ્રાહકની એડવાન્સ રકમનો હિસાબ એટલે ડિપોઝિટને સાચા ગ્રાહકના નામે નોંધવી, પછીના બિલમાં તેને ફાળવવી અને ન વપરાયેલી રકમ સ્પષ્ટ રાખવી. પૈસા એક જ વાર નોંધો; એ એડવાન્સથી બિલ ચૂકતે કરવું એટલે પૈસા ફરી મળ્યા એવું નથી. આ માર્ગદર્શિકામાં એક સરળ રજિસ્ટર, ગણતરી સાથેનું ઉદાહરણ અને Yojikaમાં કરવાના પગલાં છે.

ગ્રાહકની એડવાન્સનો હિસાબ નામ સાથેની નોંધથી શરૂ થાય છે

ડિપોઝિટ બેંકમાં આવી જાય પણ ઓર્ડર છૂટી ચિઠ્ઠી પર રહી જાય, તો માલ આપતી વખતે ચુકવણી ધ્યાન બહાર રહી શકે છે.

તહેવાર પહેલાંના ઓર્ડર માટે આ ઉપયોગી તૈયારી છે. Incredible India મુજબ નવરાત્રિ 11/10/2026થી શરૂ થાય છે, એટલે ગ્રાહકો માલ લેવા આવે ત્યારે ધમાલ વધે તે પહેલાં ઓક્ટોબરની શરૂઆતમાં તેમની ડિપોઝિટ ગોઠવી રાખવી યોગ્ય છે.

તમારા એડવાન્સ રજિસ્ટરમાં આ વિગતો રાખો:

રકમ નોંધતાં પહેલાં ચુકવણી આવી ગઈ હોવાની ખાતરી કરો. ઓર્ડરમાં ફેરફાર અને રદ કરવાની શરતો ઓર્ડરની નોંધ સાથે રાખો; માત્ર ઓર્ડરની નોંધ ચુકવણીનો પુરાવો નથી.

ઉધાર વેચાણ પછી મળેલા પૈસા માટે ઉધાર ખાતું ડિજિટલ રીતે ટ્રૅક કરવાની અલગ માર્ગદર્શિકા વાપરો. અહીં શરૂઆત બિલ પહેલાં મળેલા પૈસાથી થાય છે.

રસીદ, બિલ અને ફાળવણી અલગ રાખો

આ ત્રણ અલગ ઘટનાઓ છે:

1. રસીદ: પૈસા આવે છે. ખરેખર મળેલી રકમ અને તારીખ એક જ વાર નોંધો.
2. બિલ: વેચાયેલા માલની પૂરી બિલ કિંમત નોંધો.
3. ફાળવણી: હાલની એડવાન્સમાંથી અમુક અથવા પૂરી રકમ એ બિલની બાકી સામે વાપરો.

એડવાન્સ એ બિલ સામેની ચુકવણી છે, માલ પરનું ડિસ્કાઉન્ટ નથી. ગ્રાહકની છેલ્લી ચુકવણી જેટલી જ બાકી બતાવવા માટે વસ્તુની કિંમત ઓછી ન કરો.

આ બે તપાસ વાપરો:

ન વપરાયેલી એડવાન્સ = મૂળ એડવાન્સ − અગાઉ ફાળવેલી રકમ, કોઈ રિફંડ કે સુધારો નથી એમ માનીને.

બિલ પર ચૂકવવાની રકમ = બિલની કુલ રકમ − ફાળવેલી એડવાન્સ − એ બિલ સામેની બીજી ચુકવણીઓ.

છેવટનું બિલ નાનું છે એટલા માટે મૂળ રસીદની રકમ બદલશો નહીં.

ઉદાહરણ: પુણેની દુકાનનો અગાઉથી આપેલો ઓર્ડર

પુણેમાં ઘરવપરાશની વસ્તુઓની એક કાલ્પનિક દુકાનનો વિચાર કરો. ગ્રાહકે 03/10/2026ના રોજ ખાતરી થયેલી ₹3,000ની UPI એડવાન્સ આપી. અગાઉની કોઈ બાકી કે બીજી ચુકવણી નથી.

પછી ગ્રાહક બે બિલનો માલ લઈ જાય છે. લાગુ પડતો કર સમાવતી આ આખરી બિલ રકમ છે એમ માન્યું છે; ઉદાહરણ ચુકવણીની ફાળવણી સમજાવે છે, કોઈ વસ્તુનો GST દર નહીં.

બિલની કુલ રકમ ₹2,200 + ₹1,500 = ₹3,700 છે. ખરેખર મળેલા પૈસા ₹3,000 + ₹700 = ₹3,700 છે. ₹2,200 અને ₹800 ફાળવવાથી કોઈ વધારાની વસૂલાત થતી નથી.

માનો કે આ Maharashtraમાં GST-રજિસ્ટર્ડ સપ્લાયરનું સામાન્ય કરપાત્ર વેચાણ છે અને place of supply પણ Maharashtraમાં છે. CBICના supply FAQના પ્રશ્ન 85 મુજબ તેમાં CGST અને SGST વપરાય છે. સાચી વસ્તુઓના હાલના દર તમારા CA પાસે પાકા કરાવો; ડિપોઝિટ કરનું વિભાજન નક્કી કરતી નથી.

Yojikaમાં એડવાન્સ નોંધો અને સેટલ કરો

એડવાન્સ અને સેટલમેન્ટ માર્ગદર્શિકા હાલની રીત સમજાવે છે:

1. Partiesમાંથી ગ્રાહકનું ખાતું ખોલો અને પછી On-account પસંદ કરો.
2. Received પસંદ કરો. રકમ, રીત અને ખરેખર મળ્યાની તારીખ દાખલ કરો અને પૈસા જમા થયેલું ખાતું તપાસો. સંદર્ભ અને ઉપયોગી નોંધ ઉમેરો.
3. Recordથી સાચવો. એડવાન્સ હવે એ ગ્રાહકના નામે રાખવામાં આવી છે.
4. પછીનું વેચાણ એ જ ગ્રાહકના નામે બનાવો. જૂની એડવાન્સને બિલ પર નવી ચુકવણી તરીકે ફરી દાખલ ન કરો.
5. પાર્ટીની એડવાન્સ યાદીમાં એ રકમ શોધો અને Settle પસંદ કરો.
6. ખુલ્લા બિલ સામેની રકમ તપાસો અને પછી સેટલમેન્ટની ખાતરી કરો.

સેટલમેન્ટ સ્ક્રીન સૌથી જૂનાં ખુલ્લાં બિલ પહેલાં બતાવે છે અને ફાળવણીની રકમ અગાઉથી ભરે છે. આ સૂચનો તપાસો, ખાસ કરીને ડિપોઝિટ કોઈ ચોક્કસ ઓર્ડર માટે હોય અને ગ્રાહકનાં જૂનાં બિલ બાકી હોય ત્યારે. ડિપોઝિટના સંમત ઉપયોગ પ્રમાણે રકમ બદલો.

ફાળવવા માટે કેટલી રકમ બાકી છે તે સ્ક્રીન બતાવે છે. એક એડવાન્સ ઘણાં બિલને આવરી શકે છે અને બાકી રકમ પછી માટે ઉપલબ્ધ રાખી શકાય છે. સેટલ થયેલાં બિલની ચૂકવવાની રકમ અને ચુકવણીની સ્થિતિ અપડેટ થાય છે.

ન વપરાયેલી ડિપોઝિટ અને રદ થયેલા ઓર્ડર તપાસો

દુકાન બંધ કરતી વખતે માલ લેવાનો બાકી હોય, બિલ સેટલ કરવાનાં હોય અને ઓર્ડર બદલાયા હોય તેવી ન વપરાયેલી એડવાન્સ તપાસો.

ગ્રાહકની કુલ બાકી અને તેની ન વપરાયેલી એડવાન્સ અલગ પ્રશ્નોના જવાબ આપે છે. તેની પાસે ચૂકવવાના બાકી બિલ અને ફાળવ્યા વિનાની રસીદ બંને હોઈ શકે. માત્ર ચોખ્ખી બાકીથી કયા ઓર્ડરના પૈસા ભરાયા છે તે ખબર પડતી નથી.

ઓર્ડર રદ થાય તો મૂળ રસીદ, રદ કરવાનો કરાર અને ખરેખર આપેલા રિફંડનો પુરાવો સાથે રાખો. જરૂરી સુધારો અને દસ્તાવેજ વિશે તમારા એકાઉન્ટન્ટ પાસેથી ખાતરી કરાવો. ન વપરાયેલી બાકી છુપાવવા સાચી રસીદ કાઢી ન નાખો અથવા પૈસા ખરેખર પાછા આપ્યા પહેલાં રિફંડ નોંધશો નહીં.

GSTના દસ્તાવેજ ચુકવણીની ફાળવણીથી અલગ રાખો

રજિસ્ટર્ડ વ્યક્તિ માટે Section 31(3)(d) એડવાન્સને receipt voucher અથવા નક્કી વિગતો ધરાવતા બીજા દસ્તાવેજથી નોંધવાની વાત કરે છે. CBICનો CGST Act, Section 31 જુઓ. બિલિંગ સોફ્ટવેરમાં ચુકવણીની એન્ટ્રી હિસાબ રાખવા માટે છે; માત્ર એ એન્ટ્રીથી GSTના દરેક જરૂરી દસ્તાવેજ મળી જાય એવું માનશો નહીં.

GSTના સમય માટે પણ અલગ તપાસ જરૂરી છે. માલ માટેની એડવાન્સ પર રાહત અંગે CBICએ Notification 66/2017-Central Taxને તેની central tax notificationsમાં સૂચિબદ્ધ કર્યું છે. સેવાઓ માટે Section 13 હેઠળ અલગ time-of-supply જોગવાઈ છે. રદ કરવાના કિસ્સા સહિત તમારી નોંધણી અને સપ્લાયના પ્રકાર માટેનો હાલનો નિયમ gst.gov.in પર અથવા તમારા CA પાસેથી તપાસો; માલની એડવાન્સની રીત service bookingને પણ લાગુ પડે એવું માનશો નહીં.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

ફાળવ્યા વિનાની ગ્રાહકની એડવાન્સ રકમ શું છે?

ગ્રાહક પાસેથી મળેલી પણ હજુ કોઈ બિલમાં વપરાઈ ન હોય તેવી રકમ. તેને બિલમાં ફાળવો અથવા સંમત રિફંડથી તેનો નિકાલ કરો ત્યાં સુધી ગ્રાહકના નામે રાખો.

એડવાન્સ વાપરું ત્યારે બીજી રસીદ નોંધવી જોઈએ?

ના. હાલની એડવાન્સને બિલમાં ફાળવવાથી અગાઉ નોંધાયેલા પૈસા જ વપરાય છે. ખરેખર નવા પૈસા મળે ત્યારે જ નવી રસીદ નોંધો.

Yojikaમાં એક એડવાન્સથી ઘણાં બિલ ચૂકવી શકાય?

હા. પાર્ટીની એડવાન્સ યાદીમાંથી Settle વાપરો અને દરેક ખુલ્લા બિલને ફાળવેલી રકમ તપાસો. એડવાન્સનો અમુક ભાગ પછી માટે ફાળવ્યા વિના રાખી શકો છો.

ન વપરાયેલી એડવાન્સ અને ગ્રાહકની ચોખ્ખી બાકી એક જ છે?

હંમેશાં નહીં. ગ્રાહકનાં ચૂકવવાના બાકી બિલ અને ફાળવ્યા વિનાની એડવાન્સ બંને હોઈ શકે. અલગ બિલ, ન વપરાયેલી એડવાન્સ અને પાર્ટીની કુલ બાકી સાથે તપાસો.

આગળનો માલ આપતાં પહેલાં આ રીત અજમાવો

Yojikaની on-account ચુકવણી અને settlement ગ્રાહકની ડિપોઝિટને તેના બિલ સાથે જોડેલી રાખવામાં મદદ કરે છે. સુવિધાઓ જુઓ અથવા ટેસ્ટ બિઝનેસમાં એડવાન્સ નોંધીને પછીના બિલમાં વાપરવા Yojika ડાઉનલોડ કરો.