షాపు ఖర్చుల రసీదులను సర్దడం ఒక నెలవారీ ఫోల్డర్‌తో, ఫైళ్లకు ఒకే పద్ధతిలో పేర్లు పెట్టడంతో, ప్రతి డాక్యుమెంట్‌ను దాని ఖర్చు ఎంట్రీతో కలిపే రిఫరెన్స్‌తో మొదలవుతుంది. సప్లయర్ బిల్లును, చెల్లింపు రుజువును కలిపి ఉంచి, దొరకని వాటిని జాబితా చేయండి. షాపు మూసే సమయంలో ఉపయోగించగల ఫైలింగ్ పద్ధతిని, చిన్న షాపుకు సంబంధించిన పూర్తి ఉదాహరణను ఈ గైడ్ అందిస్తుంది.
కొనసాగించడం సులభమైన షాపు ఖర్చు రసీదుల పద్ధతి
ఒక Expenses ఫోల్డర్‌ను తయారు చేసి, దానిలో సంవత్సరం ఫోల్డర్, నెల పేరుతో మరో ఫోల్డర్ ఉంచండి; ఉదాహరణకు 2026 / October. అదే లేబుల్ ఉన్న ఒక కాగితపు కవర్‌ను కూడా ఉంచండి. డిజిటల్ నెల ఫోల్డర్లో తనిఖీ చేయాల్సినవి, ఫైల్ చేసినవి అనే రెండు ఫోల్డర్లు ఉంచండి.
కొత్త డాక్యుమెంట్లను తనిఖీ చేయాల్సినవి ఫోల్డర్లో పెట్టండి. అవి స్పష్టంగా చదవగలిగేలా ఉన్నాయో చూసి, రసీదు సూచికలో వివరాలు చేర్చిన తర్వాత ఫైల్ చేసినవి ఫోల్డర్‌కు మార్చండి. ఈ సూచిక ఒక నోట్‌బుక్ లేదా సాధారణ స్ప్రెడ్‌షీట్ కావచ్చు; ఇది చేతితో ఫైలింగ్ చేయడానికి సహాయపడే సాధనం మాత్రమే.
స్టాక్ కొనుగోలు డాక్యుమెంట్లను వాటి ప్రత్యేక ఫోల్డర్లో ఉంచండి. మీ పుస్తకాలలో సరైన ఎంట్రీని ఎంచుకోవడానికి కొనుగోళ్లు, ఖర్చులు నమోదు చేసే మా గైడ్‌ను చూడండి. ఇక్కడ పని సహాయక డాక్యుమెంట్‌ను సులభంగా తిరిగి పొందడమే.
ప్రతి ఖర్చుకు వెతకగల రిఫరెన్స్ ఇవ్వండి
EXP-041 వంటి చిన్న అంతర్గత రిఫరెన్స్ను ఎంచుకుని, ఏ నంబరునూ మళ్లీ వాడకుండా వరుసను కొనసాగించండి. ఇది మీ ఫైలింగ్ లేబుల్; సప్లయర్ బిల్ నంబరు కాదు.
ఉపయోగకరమైన ఫైల్ పేరు:
13-10-2026_Shree-Repairs_EXP-041_bill.pdf
ఈ తేదీ అంటే 13/10/2026. సాధారణ ఫైల్ పేరులో స్లాష్‌లు వాడలేం కాబట్టి వాటి బదులు హైఫన్‌లు ఉన్నాయి. చెల్లింపు రుజువుకు 13-10-2026_Shree-Repairs_EXP-041_payment.pdf అని పేరు పెట్టండి. అసలు ఫైల్ ఎక్స్‌టెన్షన్‌నే వాడండి: PDFగా ఎక్స్‌పోర్ట్ చేయకపోతే ఫోన్ ఫొటో .jpgగానే ఉంటుంది.
మీ ఖర్చు రసీదు సూచికలో ఈ వివరాలను నమోదు చేయండి:
| ఫీల్డ్ | నమోదు చేయాల్సినది |
|---|---|
| ఫైలింగ్ రిఫరెన్స్ | EXP-041 |
| డాక్యుమెంట్ తేదీ | బిల్లుపై ముద్రించిన తేదీ |
| సప్లయర్, బిల్ నంబరు | మూల డాక్యుమెంట్‌లో ఉన్నట్లుగా |
| మొత్తం | బిల్లు పూర్తి మొత్తం |
| చెల్లింపు వివరాలు | చెల్లింపు తేదీ, పద్ధతి, లావాదేవీ రిఫరెన్స్ |
| డాక్యుమెంట్ ఉన్న చోటు | డిజిటల్ ఫోల్డర్, కాగితపు కవర్ |
| స్థితి | ఫైల్ చేశారు, చదవలేం లేదా సప్లయర్ కాపీని అడిగారు |
చెల్లింపు స్థితిని డాక్యుమెంట్ స్థితి నుంచి విడిగా ఉంచండి. ఇంకా చెల్లించని బిల్లు పూర్తిగా ఫైల్ అయి ఉండవచ్చు; చెల్లించిన ఖర్చుకు బిల్లు దొరకకపోవచ్చు. ఒక చెల్లింపుతో అనేక బిల్లులు తీర్చితే, వేర్వేరు చెల్లింపు నిర్ధారణలను కల్పించకుండా దాని ఎదురుగా ప్రతి బిల్ రిఫరెన్స్ను రాయండి.
బిల్లును, చెల్లింపు రుజువును కలిపి ఉంచండి
మీరు ఏం కొన్నారో సప్లయర్ బిల్లు వివరిస్తుంది. చెల్లించిన డబ్బును గుర్తించడానికి చెల్లింపు నిర్ధారణ సహాయపడుతుంది. రెండూ అందుబాటులో ఉంటే రెండింటినీ సేవ్ చేయండి; ఒకే సప్లయర్కు పదేపదే చెల్లించేటప్పుడు కేవలం మొత్తాన్ని సరిపోల్చడం తప్పుదారి పట్టించవచ్చు.
సప్లయర్ PDF ఇస్తే దాన్ని డౌన్‌లోడ్ చేయండి. కాగితపు డాక్యుమెంట్ పూర్తి పేజీని ఫొటో తీసి, సేవ్ చేసిన చిత్రాన్ని తెరిచి సప్లయర్ పేరు, తేదీ, బిల్ నంబరు, వివరణ, మొత్తం తనిఖీ చేయండి. పొడవైన బిల్లులోని అన్ని పేజీలనూ ఉంచండి.
ఫైల్ పేర్లలో ప్రతి సప్లయర్కు ఒకే స్పెల్లింగ్ వాడండి. డాక్యుమెంట్‌లోని అసలు వివరాలను అలాగే ఉంచండి; సరిచేసిన కాపీ వచ్చినప్పుడు మూల ఫైల్‌పై దాన్ని సేవ్ చేయవద్దు. కొత్త కాపీకి స్పష్టంగా లేబుల్ పెట్టి, ఖర్చు రికార్డులో మీరు ఏ వెర్షన్ వాడారో రాయండి.
GST రికార్డుల కోసం, ఇన్‌వాయిస్‌లు, వోచర్లతో సహా ఖాతాలు, సంబంధిత డాక్యుమెంట్ల నిర్వహణను Rule 56 కవర్ చేస్తుంది. CBIC ప్రచురించిన CGST Rules, Chapter VII చూడండి. ఈ ఫోల్డర్ పద్ధతి డాక్యుమెంట్‌ను తిరిగి పొందడానికి సహాయం మాత్రమే; ప్రస్తుత రికార్డు అవసరాలను, ఇన్‌పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ పద్ధతిని gst.gov.inలో లేదా మీ CAతో నిర్ధారించండి.
పూర్తి ఉదాహరణ: పుణె షాపులో మూడు ఖర్చులు
మీనా Pune, Maharashtraలో ఒక షాపు నడుపుతున్నారని అనుకుందాం. 13/10/2026న ఆమె పూర్తిగా చెల్లించిన మూడు ఖర్చులను పరిశీలిస్తున్నారు. ఇవి పన్నుతో సహా ఉదాహరణ కోసం ఇచ్చిన తుది మొత్తాలు; పన్ను రేట్ల ఉదాహరణలు కావు.
| రిఫరెన్స్ | ఖర్చు | చెల్లించిన మొత్తం | అందుబాటులో ఉన్న డాక్యుమెంట్లు |
|---|---|---|---|
| EXP-041 | ప్రింటర్ మరమ్మతు | ₹650 | సప్లయర్ బిల్లు, UPI నిర్ధారణ |
| EXP-042 | షాపు వాడకానికి శుభ్రపరిచే సామగ్రి | ₹240 | సప్లయర్ బిల్లు, నగదు రసీదు |
| EXP-043 | స్థానిక డెలివరీ సేవ | ₹310 | UPI నిర్ధారణ; సప్లయర్ బిల్లు లేదు |
| మొత్తం | ₹1,200 |
ఆమె చెల్లింపు తనిఖీ: ₹650 + ₹310 = UPI ద్వారా ₹960, దానికి నగదు ₹240, మొత్తం ₹1,200. సప్లయర్ బిల్లులు ఉన్న ఖర్చుల మొత్తం ₹890; మిగిలిన ₹310 డాక్యుమెంట్ కోసం మళ్లీ అడగాలి. డాక్యుమెంట్ దొరకలేదంటే చెల్లింపు మాయమైందని కాదు.
శుభ్రపరిచే సామగ్రి విషయంలో GST-రిజిస్టర్డ్ సప్లయర్, place of supply రెండూ Maharashtraలో ఉన్నాయని, సాధారణ పన్ను వర్తించే వస్తువులు స్థానికంగా సరఫరా అయ్యాయని అనుకుందాం. CBIC FAQ 85లోని ఒకే రాష్ట్ర సూత్రం ప్రకారం ఇన్‌వాయిస్‌లో CGST, SGST వాడతారు. చెల్లింపు రుజువు నుంచి పన్నును మళ్లీ లెక్కించకుండా, సప్లయర్ ఇచ్చిన అసలు పన్ను విభజనను మీనా ఉంచుతారు.
ఆమె సూచికలో, ఖర్చు నోట్స్‌లో EXP-043 — సప్లయర్ బిల్లు అడిగాం అని రాస్తారు. కాపీ వచ్చినప్పుడు దాన్ని ఇప్పటికే ఉన్న ఎంట్రీతో జోడిస్తారు. మరో డాక్యుమెంట్ వచ్చిందని మరో ₹310 ఖర్చును నమోదు చేయకూడదు.
షాపు మూసే సమయానికి దొరకని రసీదుల తనిఖీ జాబితా
డాక్యుమెంట్ దొరకకపోతే లేదా చదవలేకపోతే:
- సప్లయర్, ఖర్చు తేదీ, మొత్తం, అందుబాటులో ఉన్న చెల్లింపు రిఫరెన్స్ను నమోదు చేయండి.
- బిల్ నంబరు తెలిస్తే అది చెబుతూ, స్పష్టమైన కాపీని సప్లయర్‌ను అడగండి.
- అడిగిన తేదీని, మళ్లీ అడగాల్సిన తేదీని సూచికలో రాయండి.
- వచ్చిన కాపీని ఫైల్ చేయడానికి ముందు ఇప్పటికే ఉన్న ఖర్చుతో సరిపోల్చండి.
- పరిష్కారం కాని అంశాలను మీ అకౌంటెంట్ కోసం స్పష్టంగా గుర్తించండి.
వారానికి ఒకసారి ఫైల్ చేసిన ఒక ఖర్చును ఎంచుకుని, సూచికను మాత్రమే ఉపయోగించి దాని డాక్యుమెంట్లను తిరిగి పొందడానికి ప్రయత్నించండి. పాత చాట్‌లను వెతకాల్సి వచ్చినా, ఫైల్ పేరును ఊహించాల్సి వచ్చినా, లావాదేవీ ఇంకా గుర్తున్నప్పుడే ఆ రిఫరెన్స్ను సరిచేయండి.
రికార్డులను అనుసంధానించడానికి Yojika Notes వాడండి
Yojika Expenses స్క్రీన్‌లో కేటగిరీ, మొత్తం, తేదీ, చెల్లింపు పద్ధతి, Notes ఉంటాయి. Notesలో EXP-041; October folder వంటి రిఫరెన్స్ రాయండి. ఖర్చును కనుగొనడానికి తేదీ, కేటగిరీ ఫిల్టర్లను వాడి, మీ ప్రత్యేక ఫైలింగ్ పద్ధతి నుంచి దాని డాక్యుమెంట్లను తీసుకోండి.
మీ షాపు ఖర్చు రికార్డులతో దీన్ని ప్రయత్నించడానికి Yojika ఫీచర్లను చూడండి లేదా Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి. ఈ రోజు డాక్యుమెంట్లతో మొదలుపెట్టి, మీరు మళ్లీ మళ్లీ పాటించగల ఫైలింగ్ అలవాటును ఏర్పరచుకోండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
ఖర్చు రసీదు ఫైల్ పేరులో ఏమి ఉంచాలి?
డాక్యుమెంట్ తేదీ, సప్లయర్కు ఒకే విధంగా వాడే పేరు, మీ అంతర్గత రిఫరెన్స్, డాక్యుమెంట్ రకాన్ని ఉంచండి. ఫైల్ పేరును కుదించినా, సప్లయర్ అసలు బిల్ నంబరును మీ సూచికలో ఉంచండి.
చెల్లింపు రుజువు ఉంది, కానీ సప్లయర్ బిల్ లేకపోతే ఏం చేయాలి?
చెల్లింపు రుజువును ఉంచి, సప్లయర్ డాక్యుమెంట్ దొరకలేదని గుర్తించండి. కాపీ అడిగి, ఎప్పుడు మళ్లీ అడిగారో నమోదు చేయండి; ఖర్చును, ఏదైనా GST క్రెడిట్‌ను ఎలా పరిగణించాలో మీ CAను అడగండి.
కాగితపు రసీదులను ఫొటో తీశాక పారేయవచ్చా?
వర్తించే రికార్డు నిబంధనలను మీ CAతో నిర్ధారించుకునే వరకు అసలు రసీదులను ఉంచండి. ఫొటో వాటిని వెతకడానికి సహాయపడుతుంది, కానీ మూల డాక్యుమెంట్‌ను పారేయడానికి దానిని ఆటోమేటిక్ అనుమతిగా భావించవద్దు.
రసీదు ఫైళ్లను Yojika ఖర్చులతో ఎలా అనుసంధానించాలి?
ఖర్చులోని Notes ఫీల్డ్లో మీ ఫైలింగ్ రిఫరెన్స్ను రాయండి. అదే రిఫరెన్స్ను మీ ప్రత్యేక రసీదు సూచికలో, ఫోల్డర్లో ఉంచండి. ఎంట్రీని మళ్లీ కనుగొనడానికి ఖర్చు తేదీ, కేటగిరీ ఫిల్టర్లను ఉపయోగించండి.