ಅಂಗಡಿಯ ಖರ್ಚಿನ ರಸೀದಿಗಳನ್ನು ಜೋಡಿಸಲು ತಿಂಗಳಿಗೊಂದು ಫೋಲ್ಡರ್, ಏಕರೂಪದ ಫೈಲ್ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಯೊಂದು ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಅದರ ಖರ್ಚಿನ ನಮೂದಿಗೆ ಜೋಡಿಸುವ ಉಲ್ಲೇಖ ಬೇಕು. ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಬಿಲ್ ಮತ್ತು ಪಾವತಿ ಪುರಾವೆಯನ್ನು ಒಟ್ಟಿಗೆ ಇಟ್ಟು, ಸಿಗದಿರುವುದನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಿ. ಅಂಗಡಿ ಮುಚ್ಚುವಾಗ ಬಳಸಬಹುದಾದ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮತ್ತು ಸಣ್ಣ ಅಂಗಡಿಯ ಉದಾಹರಣೆ ಇಲ್ಲಿದೆ.
ನೀವು ನಿರ್ವಹಿಸಬಹುದಾದ ಖರ್ಚಿನ ರಸೀದಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆ
Expenses ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ ವರ್ಷ ಮತ್ತು ಅದರೊಳಗೆ ತಿಂಗಳ ಹೆಸರಿನ ಫೋಲ್ಡರ್ ಮಾಡಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ 2026 / October. ಅದೇ ಲೇಬಲ್‌ನ ಕಾಗದದ ಲಕೋಟೆಯನ್ನೂ ಇಡಿ. ಡಿಜಿಟಲ್ ತಿಂಗಳ ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ To check ಮತ್ತು Filed ಎಂಬ ಎರಡು ಫೋಲ್ಡರ್ ಮಾಡಿ.
ಹೊಸ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು To check ನಲ್ಲಿ ಹಾಕಿ. ಅವು ಓದಲು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿವೆಯೇ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ವಿವರಗಳನ್ನು ರಸೀದಿ ಸೂಚಿಗೆ ಸೇರಿಸಿದ ಬಳಿಕ Filed ಗೆ ಸರಿಸಿ. ಸೂಚಿ ನೋಟ್‌ಬುಕ್ ಅಥವಾ ಸರಳ spreadsheet ಆಗಿರಬಹುದು; ಇದು ಕೈಯಾರೆ ಫೈಲ್ ಮಾಡಲು ನೆರವು.
ಸರಕು ಖರೀದಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ. ಲೆಕ್ಕದಲ್ಲಿ ಸರಿಯಾದ ನಮೂದು ಆರಿಸಲು ಖರೀದಿ ಮತ್ತು ಖರ್ಚು ದಾಖಲಿಸುವ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ ನೋಡಿ. ಇಲ್ಲಿ ಪೋಷಕ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಹುಡುಕುವಂತೆ ಮಾಡುವುದು ಉದ್ದೇಶ.
ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಖರ್ಚಿಗೂ ಹುಡುಕಬಹುದಾದ ಉಲ್ಲೇಖ ನೀಡಿ
EXP-041 ನಂತಹ ಚಿಕ್ಕ ಆಂತರಿಕ ಉಲ್ಲೇಖ ಆರಿಸಿ, ಮರುಬಳಕೆ ಮಾಡದೆ ಕ್ರಮ ಮುಂದುವರಿಸಿ. ಇದು ನಿಮ್ಮ ಫೈಲಿಂಗ್ ಲೇಬಲ್; ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಬಿಲ್ ಸಂಖ್ಯೆಯಿಂದ ಬೇರೆ.
ಉಪಯುಕ್ತ ಫೈಲ್ ಹೆಸರು:
13-10-2026_Shree-Repairs_EXP-041_bill.pdf
ದಿನಾಂಕ 13/10/2026 ಎಂದರ್ಥ. ಸಾಮಾನ್ಯ ಫೈಲ್ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ slash ಬಳಸಲಾಗದ ಕಾರಣ hyphen ಇದೆ. ಪಾವತಿ ಪುರಾವೆಗೆ 13-10-2026_Shree-Repairs_EXP-041_payment.pdf ಎಂದು ಹೆಸರಿಸಿ. ನಿಜವಾದ extension ಬಳಸಿ: PDF ಆಗಿ export ಮಾಡದಿದ್ದರೆ ಫೋನ್ ಫೋಟೊ .jpg ಆಗಿಯೇ ಇರುತ್ತದೆ.
ಖರ್ಚಿನ ರಸೀದಿ ಸೂಚಿಗೆ ಈ ವಿವರಗಳನ್ನು ನಕಲಿಸಿ:
| ವಿವರ | ಏನು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು |
|---|---|
| ಫೈಲಿಂಗ್ ಉಲ್ಲೇಖ | EXP-041 |
| ದಾಖಲೆಯ ದಿನಾಂಕ | ಬಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಮುದ್ರಿಸಿದ ದಿನಾಂಕ |
| ಪೂರೈಕೆದಾರ ಮತ್ತು ಬಿಲ್ ಸಂಖ್ಯೆ | ಮೂಲ ದಾಖಲೆಯಲ್ಲಿರುವಂತೆ |
| ಮೊತ್ತ | ಬಿಲ್‌ನ ಪೂರ್ಣ ಒಟ್ಟು |
| ಪಾವತಿ ವಿವರ | ದಿನಾಂಕ, ವಿಧಾನ ಮತ್ತು transaction reference |
| ದಾಖಲೆಯ ಸ್ಥಳ | ಡಿಜಿಟಲ್ ಫೋಲ್ಡರ್ ಮತ್ತು ಕಾಗದದ ಲಕೋಟೆ |
| ಸ್ಥಿತಿ | ಫೈಲ್ ಮಾಡಿದೆ, ಓದಲಾಗದು ಅಥವಾ ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಪ್ರತಿ ಕೇಳಿದೆ |
ಪಾವತಿ ಸ್ಥಿತಿ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಯ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಇಡಿ. ಪಾವತಿಸದ ಬಿಲ್ ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಫೈಲ್ ಆಗಿರಬಹುದು; ಪಾವತಿಸಿದ ಖರ್ಚಿನ ಬಿಲ್ ಸಿಗದೆ ಇರಬಹುದು. ಒಂದೇ ಪಾವತಿ ಹಲವು ಬಿಲ್‌ಗಳನ್ನು ತೀರಿಸಿದರೆ, ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪಾವತಿ ದೃಢೀಕರಣ ಸೃಷ್ಟಿಸದೆ ಅದರ ಎದುರು ಎಲ್ಲ ಬಿಲ್ ಉಲ್ಲೇಖಗಳನ್ನು ಬರೆಯಿರಿ.
ಬಿಲ್ ಮತ್ತು ಪಾವತಿ ಪುರಾವೆಯನ್ನು ಒಟ್ಟಿಗೆ ಇಡಿ
ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಬಿಲ್ ನೀವು ಖರೀದಿಸಿದ್ದನ್ನು ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ. ಪಾವತಿ ದೃಢೀಕರಣ ಹಣದ ಜಾಡು ಹಿಡಿಯಲು ನೆರವಾಗುತ್ತದೆ. ಎರಡೂ ಲಭ್ಯವಿದ್ದರೆ ಉಳಿಸಿ; ಒಂದೇ ಪೂರೈಕೆದಾರರಿಗೆ ಪದೇಪದೇ ಪಾವತಿಸುವಾಗ ಮೊತ್ತವೊಂದನ್ನೇ ಹೊಂದಿಸುವುದು ತಪ್ಪಾಗಬಹುದು.
ಪೂರೈಕೆದಾರರು PDF ಕೊಟ್ಟರೆ download ಮಾಡಿ. ಕಾಗದದ ದಾಖಲೆಯ ಪೂರ್ಣ ಪುಟ ಸೆರೆಹಿಡಿದು, ಉಳಿಸಿದ ಚಿತ್ರ ತೆರೆದು ಹೆಸರು, ದಿನಾಂಕ, ಬಿಲ್ ಸಂಖ್ಯೆ, ವಿವರಣೆ ಮತ್ತು ಒಟ್ಟು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿದೆಯೇ ನೋಡಿ. ಉದ್ದ ಬಿಲ್‌ನ ಎಲ್ಲ ಪುಟ ಉಳಿಸಿ.
ಫೈಲ್ ಹೆಸರುಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿ ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಹೆಸರನ್ನು ಒಂದೇ spelling ನಲ್ಲಿ ಬಳಸಿ. ದಾಖಲೆಯ ಮೂಲ ವಿವರ ಉಳಿಸಿ; ತಿದ್ದಿದ ಪ್ರತಿ ಬಂದಾಗ ಮೂಲ ಫೈಲ್ overwrite ಮಾಡಬೇಡಿ. ಹೊಸ ಪ್ರತಿಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟ label ನೀಡಿ, ಖರ್ಚಿನ ದಾಖಲೆಯಲ್ಲಿ ಬಳಸಿದ ಆವೃತ್ತಿ ತಿಳಿಸಿ.
GST ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ invoices ಮತ್ತು vouchers ಸೇರಿ ಲೆಕ್ಕ ಹಾಗೂ ಸಂಬಂಧಿತ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು Rule 56 ಒಳಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. CBIC ಪ್ರಕಟಿಸಿದ CGST Rules, Chapter VII ನೋಡಿ. ಈ ಫೋಲ್ಡರ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಹುಡುಕುವ ಸಹಾಯ ಮಾತ್ರ; ಪ್ರಸ್ತುತ ನಿಯಮಗಳು ಮತ್ತು input tax credit ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು gst.gov.in ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ CA ಜೊತೆ ಖಚಿತಪಡಿಸಿ.
ಉದಾಹರಣೆ: ಪುಣೆಯ ಅಂಗಡಿಯ ಮೂರು ಖರ್ಚುಗಳು
ಮೀನಾ Pune, Maharashtra ನಲ್ಲಿ ಅಂಗಡಿ ನಡೆಸುತ್ತಾಳೆ ಎನ್ನಿ. 13/10/2026 ರಂದು ಸಂಪೂರ್ಣ ಪಾವತಿಸಿದ ಮೂರು ಖರ್ಚು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತಾಳೆ. ಇವು ವಿಧಿಸಿದ ತೆರಿಗೆ ಸೇರಿರುವ ಉದಾಹರಣೆಯ ಅಂತಿಮ ಮೊತ್ತಗಳು; ತೆರಿಗೆ ದರದ ಉದಾಹರಣೆಗಳಲ್ಲ.
| ಉಲ್ಲೇಖ | ಖರ್ಚು | ಪಾವತಿಸಿದ ಮೊತ್ತ | ಲಭ್ಯ ದಾಖಲೆಗಳು |
|---|---|---|---|
| EXP-041 | ಪ್ರಿಂಟರ್ ದುರಸ್ತಿ | ₹650 | ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಬಿಲ್ ಮತ್ತು UPI ದೃಢೀಕರಣ |
| EXP-042 | ಅಂಗಡಿಯ ಸ್ವಚ್ಛತಾ ಸಾಮಗ್ರಿ | ₹240 | ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಬಿಲ್ ಮತ್ತು ನಗದು ರಸೀದಿ |
| EXP-043 | ಸ್ಥಳೀಯ delivery ಸೇವೆ | ₹310 | UPI ದೃಢೀಕರಣ; ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಬಿಲ್ ಸಿಕ್ಕಿಲ್ಲ |
| ಒಟ್ಟು | ₹1,200 |
ಪಾವತಿ ಪರಿಶೀಲನೆ: UPI ಮೂಲಕ ₹650 + ₹310 = ₹960, ಜೊತೆಗೆ ₹240 ನಗದು, ಒಟ್ಟು ₹1,200. ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಬಿಲ್ ಇರುವ ಖರ್ಚು ₹890; ಉಳಿದ ₹310 ದಾಖಲೆಗೆ ವಿಚಾರಿಸಬೇಕು. ದಾಖಲೆ ಇಲ್ಲವೆಂದರೆ ಪಾವತಿ ಮಾಯವಾಗಿದೆ ಎಂದಲ್ಲ.
ಸ್ವಚ್ಛತಾ ಸಾಮಗ್ರಿಗೆ GST-registered ಪೂರೈಕೆದಾರ ಮತ್ತು place of supply ಎರಡೂ Maharashtra ದಲ್ಲಿದ್ದು, ಸಾಮಾನ್ಯ ತೆರಿಗೆಗೊಳಪಡುವ ಸರಕು ಸ್ಥಳೀಯವಾಗಿ ಪೂರೈಕೆಯಾಗಿದೆ ಎನ್ನಿ. CBIC FAQ 85 ರ same-state ತತ್ವದಂತೆ invoice ನಲ್ಲಿ CGST ಮತ್ತು SGST ಇರುತ್ತವೆ. ಮೀನಾ ಪಾವತಿ ಪುರಾವೆಯಿಂದ ಮರುಲೆಕ್ಕ ಮಾಡದೆ ಪೂರೈಕೆದಾರರ ನಿಜವಾದ tax breakdown ಉಳಿಸುತ್ತಾಳೆ.
ಅವಳು ಸೂಚಿ ಮತ್ತು expense notes ನಲ್ಲಿ EXP-043 — ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಬಿಲ್ ಕೇಳಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಬರೆಯುತ್ತಾಳೆ. ಪ್ರತಿ ಬಂದಾಗ ಈಗಿರುವ ನಮೂದಿಗೆ ಜೋಡಿಸುತ್ತಾಳೆ. ಮತ್ತೊಂದು ದಾಖಲೆ ಬಂದದ್ದಕ್ಕಾಗಿ ಮತ್ತೊಂದು ₹310 ಖರ್ಚು ದಾಖಲಿಸಬಾರದು.
ಅಂಗಡಿ ಮುಚ್ಚುವಾಗ ಸಿಗದ ರಸೀದಿಗಳ ಪರಿಶೀಲನಾ ಪಟ್ಟಿ
ದಾಖಲೆ ಸಿಗದಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ಓದಲಾಗದಿದ್ದರೆ:
- ಪೂರೈಕೆದಾರ, ಖರ್ಚಿನ ದಿನಾಂಕ, ಮೊತ್ತ ಮತ್ತು ಲಭ್ಯ ಪಾವತಿ ಉಲ್ಲೇಖ ದಾಖಲಿಸಿ.
- ಬಿಲ್ ಸಂಖ್ಯೆ ತಿಳಿದಿದ್ದರೆ ಅದನ್ನು ನೀಡಿ ಓದಬಹುದಾದ ಪ್ರತಿ ಕೇಳಿ.
- ಸೂಚಿಯಲ್ಲಿ ಕೇಳಿದ ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ಮತ್ತೆ ವಿಚಾರಿಸುವ ದಿನಾಂಕ ಬರೆಯಿರಿ.
- ಬಂದ ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಫೈಲ್ ಮಾಡುವ ಮೊದಲು ಈಗಿರುವ ಖರ್ಚಿಗೆ ಹೊಂದಿಸಿ.
- ಬಗೆಹರಿಯದ ವಿಷಯಗಳನ್ನು accountant ಗಾಗಿ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಗುರುತಿಸಿ.
ವಾರಕ್ಕೊಮ್ಮೆ ಒಂದು ಫೈಲ್ ಮಾಡಿದ ಖರ್ಚನ್ನು ಆರಿಸಿ, ಸೂಚಿ ಮಾತ್ರ ಬಳಸಿ ಅದರ ದಾಖಲೆ ಹುಡುಕಿ. ಹಳೆಯ chats ಹುಡುಕಬೇಕಾದರೆ ಅಥವಾ ಫೈಲ್ ಹೆಸರನ್ನು ಊಹಿಸಬೇಕಾದರೆ ವ್ಯವಹಾರ ನೆನಪಿರುವಾಗಲೇ ಉಲ್ಲೇಖ ಸರಿಪಡಿಸಿ.
ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಜೋಡಿಸಲು Yojika notes ಬಳಸಿ
Yojika ದ Expenses screen ನಲ್ಲಿ category, amount, date, payment method ಮತ್ತು Notes ಇವೆ. Notes ನಲ್ಲಿ EXP-041; October folder ನಂತಹ ಉಲ್ಲೇಖ ಬರೆಯಿರಿ. ಖರ್ಚು ಹುಡುಕಲು date ಮತ್ತು category filters ಬಳಸಿ, ನಂತರ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಫೈಲಿಂಗ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಿಂದ ದಾಖಲೆ ಪಡೆಯಿರಿ.
Yojika features ನೋಡಿ ಅಥವಾ ಅಂಗಡಿಯ ಖರ್ಚಿನ ದಾಖಲೆಗಳ ಜೊತೆ ಪ್ರಯತ್ನಿಸಲು Yojika download ಮಾಡಿ. ಇಂದಿನ ದಾಖಲೆ ಮತ್ತು ಮತ್ತೆ ಪಾಲಿಸಬಹುದಾದ ಫೈಲಿಂಗ್ ಅಭ್ಯಾಸದಿಂದ ಆರಂಭಿಸಿ.
ಪದೇಪದೇ ಕೇಳುವ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು
ಖರ್ಚಿನ ರಸೀದಿಯ ಫೈಲ್ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ಏನು ಇರಬೇಕು?
ದಾಖಲೆಯ ದಿನಾಂಕ, ಒಂದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಬರೆಯುವ ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಹೆಸರು, ನಿಮ್ಮ ಆಂತರಿಕ ಉಲ್ಲೇಖ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಯ ಪ್ರಕಾರ ಬಳಸಿ. ಫೈಲ್ ಹೆಸರನ್ನು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿಸಿದರೂ ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಮೂಲ ಬಿಲ್ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಸೂಚಿಯಲ್ಲಿ ಉಳಿಸಿ.
ಪಾವತಿ ಪುರಾವೆ ಇದ್ದು ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಬಿಲ್ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಏನು ಮಾಡಬೇಕು?
ಪಾವತಿ ಪುರಾವೆ ಉಳಿಸಿ, ಪೂರೈಕೆದಾರರ ದಾಖಲೆ ಸಿಕ್ಕಿಲ್ಲವೆಂದು ಗುರುತಿಸಿ. ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಕೇಳಿ, ಯಾವಾಗ ವಿಚಾರಿಸಿದಿರಿ ಎಂದು ದಾಖಲಿಸಿ; ಖರ್ಚು ಮತ್ತು GST ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕೆಂದು ನಿಮ್ಮ CA ಯನ್ನು ಕೇಳಿ.
ಕಾಗದದ ರಸೀದಿಗಳ ಫೋಟೊ ತೆಗೆದ ನಂತರ ಅವನ್ನು ಬಿಸಾಡಬಹುದೇ?
ಅನ್ವಯಿಸುವ ದಾಖಲೆ ಸಂರಕ್ಷಣೆಯ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ನಿಮ್ಮ CA ಜೊತೆ ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವವರೆಗೆ ಮೂಲ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಉಳಿಸಿ. ಫೋಟೊ ಹುಡುಕಲು ನೆರವಾಗುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಮೂಲ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಬಿಸಾಡಲು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಅನುಮತಿ ಅಲ್ಲ.
ರಸೀದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು Yojika ಖರ್ಚುಗಳಿಗೆ ಹೇಗೆ ಜೋಡಿಸುವುದು?
ಖರ್ಚಿನ Notes ನಲ್ಲಿ ಫೈಲಿಂಗ್ ಉಲ್ಲೇಖ ಬರೆಯಿರಿ. ಅದೇ ಉಲ್ಲೇಖವನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ರಸೀದಿ ಸೂಚಿ ಮತ್ತು ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲೂ ಇಡಿ. ನಮೂದನ್ನು ಮತ್ತೆ ಹುಡುಕಲು ಖರ್ಚಿನ ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು category filters ಬಳಸಿ.