ਦੁਕਾਨ ਦੇ ਖ਼ਰਚਿਆਂ ਦੀਆਂ ਰਸੀਦਾਂ ਸੰਭਾਲਣ ਲਈ ਇੱਕ ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਫ਼ੋਲਡਰ, ਫ਼ਾਈਲਾਂ ਦੇ ਨਾਂ ਰੱਖਣ ਦਾ ਇੱਕੋ ਤਰੀਕਾ ਅਤੇ ਹਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਉਸ ਦੀ ਖ਼ਰਚ ਐਂਟਰੀ ਨਾਲ ਜੋੜਨ ਵਾਲਾ ਹਵਾਲਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਬਿਲ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦਾ ਸਬੂਤ ਇਕੱਠੇ ਰੱਖੋ, ਫਿਰ ਜੋ ਕੁਝ ਗੁੰਮ ਹੈ ਉਸ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ। ਇਸ ਗਾਈਡ ਵਿੱਚ ਦੁਕਾਨ ਬੰਦ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਵਰਤਣ ਯੋਗ ਫ਼ਾਈਲਿੰਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਅਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਦੁਕਾਨ ਦੀ ਪੂਰੀ ਮਿਸਾਲ ਦਿੱਤੀ ਗਈ ਹੈ।
ਦੁਕਾਨ ਦੇ ਖ਼ਰਚਿਆਂ ਦੀਆਂ ਰਸੀਦਾਂ ਦੀ ਅਜਿਹੀ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਜਾਰੀ ਰੱਖ ਸਕੋ
ਇੱਕ Expenses ਫ਼ੋਲਡਰ ਬਣਾਓ। ਉਸ ਅੰਦਰ ਸਾਲ ਦਾ ਫ਼ੋਲਡਰ ਅਤੇ ਫਿਰ ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਨਾਂ ਵਾਲਾ ਫ਼ੋਲਡਰ ਰੱਖੋ, ਜਿਵੇਂ 2026 / October। ਇਸੇ ਲੇਬਲ ਵਾਲਾ ਇੱਕ ਕਾਗਜ਼ੀ ਲਿਫ਼ਾਫ਼ਾ ਵੀ ਰੱਖੋ। ਡਿਜੀਟਲ ਮਹੀਨੇ ਵਾਲੇ ਫ਼ੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਦੋ ਫ਼ੋਲਡਰ ਬਣਾਓ: ਜਾਂਚ ਲਈ ਅਤੇ ਫ਼ਾਈਲ ਕੀਤੇ।
ਨਵੇਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜਾਂਚ ਲਈ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਸਾਫ਼ ਪੜ੍ਹੇ ਜਾਣ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਅਤੇ ਰਸੀਦ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਵੇਰਵੇ ਜੋੜਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਫ਼ਾਈਲ ਕੀਤੇ ਵਿੱਚ ਭੇਜੋ। ਇਹ ਸੂਚੀ ਕੋਈ ਨੋਟਬੁੱਕ ਜਾਂ ਸਧਾਰਨ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ; ਇਹ ਹੱਥੀਂ ਫ਼ਾਈਲਾਂ ਸੰਭਾਲਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਸਟਾਕ ਦੀ ਖ਼ਰੀਦ ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਆਪਣੇ ਵੱਖਰੇ ਫ਼ੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਆਪਣੀਆਂ ਕਿਤਾਬਾਂ ਵਿੱਚ ਸਹੀ ਐਂਟਰੀ ਚੁਣਨ ਲਈ ਖ਼ਰੀਦਾਂ ਅਤੇ ਖ਼ਰਚੇ ਦਰਜ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਸਾਡੀ ਗਾਈਡ ਵੇਖੋ। ਇੱਥੇ ਮਕਸਦ ਸਹਾਇਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਸੌਖੇ ਢੰਗ ਨਾਲ ਮੁੜ ਲੱਭਣਾ ਹੈ।
ਹਰ ਖ਼ਰਚ ਨੂੰ ਅਜਿਹਾ ਹਵਾਲਾ ਦਿਓ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਲੱਭ ਸਕੋ
EXP-041 ਵਰਗਾ ਛੋਟਾ ਅੰਦਰੂਨੀ ਹਵਾਲਾ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਨੰਬਰ ਨੂੰ ਮੁੜ ਵਰਤੇ ਬਿਨਾਂ ਲੜੀ ਜਾਰੀ ਰੱਖੋ। ਇਹ ਤੁਹਾਡਾ ਫ਼ਾਈਲਿੰਗ ਲੇਬਲ ਹੈ, ਜੋ ਸਪਲਾਇਰ ਦੇ ਬਿਲ ਨੰਬਰ ਤੋਂ ਵੱਖਰਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਲਾਭਦਾਇਕ ਫ਼ਾਈਲ ਨਾਂ ਹੈ:
13-10-2026_Shree-Repairs_EXP-041_bill.pdf
ਇਸ ਮਿਤੀ ਦਾ ਮਤਲਬ 13/10/2026 ਹੈ। ਸਲੈਸ਼ ਦੀ ਥਾਂ ਹਾਈਫ਼ਨ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਆਮ ਫ਼ਾਈਲ ਨਾਂ ਵਿੱਚ ਸਲੈਸ਼ ਨਹੀਂ ਵਰਤੇ ਜਾ ਸਕਦੇ। ਭੁਗਤਾਨ ਦੇ ਸਬੂਤ ਦਾ ਨਾਂ 13-10-2026_Shree-Repairs_EXP-041_payment.pdf ਰੱਖੋ। ਅਸਲ ਫ਼ਾਈਲ ਐਕਸਟੈਂਸ਼ਨ ਵਰਤੋ: ਫ਼ੋਨ ਦੀ ਫ਼ੋਟੋ .jpg ਹੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਨੂੰ PDF ਵਜੋਂ ਐਕਸਪੋਰਟ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ।
ਆਪਣੀ ਖ਼ਰਚ-ਰਸੀਦ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਇਹ ਖ਼ਾਨੇ ਲਿਖੋ:
| ਖ਼ਾਨਾ | ਕੀ ਦਰਜ ਕਰਨਾ ਹੈ |
|---|---|
| ਫ਼ਾਈਲਿੰਗ ਹਵਾਲਾ | EXP-041 |
| ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਮਿਤੀ | ਬਿਲ ਉੱਤੇ ਛਪੀ ਮਿਤੀ |
| ਸਪਲਾਇਰ ਅਤੇ ਬਿਲ ਨੰਬਰ | ਜਿਵੇਂ ਅਸਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਉੱਤੇ ਦਿਖਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ |
| ਰਕਮ | ਬਿਲ ਦਾ ਪੂਰਾ ਕੁੱਲ |
| ਭੁਗਤਾਨ ਦੇ ਵੇਰਵੇ | ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਮਿਤੀ, ਤਰੀਕਾ ਅਤੇ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਦਾ ਹਵਾਲਾ |
| ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਥਾਂ | ਡਿਜੀਟਲ ਫ਼ੋਲਡਰ ਅਤੇ ਕਾਗਜ਼ੀ ਲਿਫ਼ਾਫ਼ਾ |
| ਸਥਿਤੀ | ਫ਼ਾਈਲ ਕੀਤਾ, ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਨਹੀਂ ਜਾਂ ਸਪਲਾਇਰ ਤੋਂ ਕਾਪੀ ਮੰਗੀ |
ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਤੋਂ ਵੱਖ ਰੱਖੋ। ਭੁਗਤਾਨ ਨਾ ਹੋਇਆ ਬਿਲ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਫ਼ਾਈਲ ਕੀਤਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤੇ ਖ਼ਰਚ ਦਾ ਬਿਲ ਫਿਰ ਵੀ ਗੁੰਮ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਇੱਕ ਭੁਗਤਾਨ ਨਾਲ ਕਈ ਬਿਲ ਚੁਕਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਭੁਗਤਾਨ ਪੁਸ਼ਟੀਆਂ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਥਾਂ ਉਸ ਦੇ ਸਾਹਮਣੇ ਹਰ ਬਿਲ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਲਿਖੋ।
ਬਿਲ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਦਾ ਸਬੂਤ ਇਕੱਠੇ ਰੱਖੋ
ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਬਿਲ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਖ਼ਰੀਦਿਆ। ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਾਲ ਦਿੱਤੇ ਪੈਸੇ ਦਾ ਪਤਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਦੋਵੇਂ ਮਿਲਣ ਤਾਂ ਦੋਵੇਂ ਸੰਭਾਲੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਇੱਕੋ ਸਪਲਾਇਰ ਨੂੰ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਸਿਰਫ਼ ਰਕਮ ਮਿਲਾਉਣਾ ਗੁੰਮਰਾਹ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਸਪਲਾਇਰ PDF ਦੇਵੇ ਤਾਂ ਉਸ ਨੂੰ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ। ਕਾਗਜ਼ੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਲਈ ਪੂਰੇ ਸਫ਼ੇ ਦੀ ਤਸਵੀਰ ਲਓ ਅਤੇ ਸੰਭਾਲੀ ਤਸਵੀਰ ਖੋਲ੍ਹ ਕੇ ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਨਾਂ, ਮਿਤੀ, ਬਿਲ ਨੰਬਰ, ਵੇਰਵਾ ਅਤੇ ਕੁੱਲ ਜਾਂਚੋ। ਲੰਮੇ ਬਿਲ ਦੇ ਸਾਰੇ ਸਫ਼ੇ ਰੱਖੋ।
ਫ਼ਾਈਲ ਨਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਹਰ ਸਪਲਾਇਰ ਲਈ ਇੱਕੋ ਸਪੈਲਿੰਗ ਵਰਤੋ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਅੰਦਰ ਅਸਲ ਵੇਰਵੇ ਕਾਇਮ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਸੁਧਾਰੀ ਹੋਈ ਕਾਪੀ ਆਉਣ ਉੱਤੇ ਮੂਲ ਫ਼ਾਈਲ ਨੂੰ ਓਵਰਰਾਈਟ ਨਾ ਕਰੋ। ਨਵੀਂ ਕਾਪੀ ਉੱਤੇ ਸਾਫ਼ ਲੇਬਲ ਲਾਓ ਅਤੇ ਖ਼ਰਚ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਹੜਾ ਵਰਜਨ ਵਰਤਿਆ ਸੀ।
GST ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਲਈ Rule 56 ਵਿੱਚ ਖਾਤਿਆਂ ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਤੇ ਵਾਊਚਰਾਂ ਸਮੇਤ ਸੰਬੰਧਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੰਭਾਲਣ ਦੀ ਗੱਲ ਹੈ। CBIC ਵੱਲੋਂ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ CGST Rules, Chapter VII ਵੇਖੋ। ਇਹ ਫ਼ੋਲਡਰ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਲੱਭਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ; ਮੌਜੂਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਇਨਪੁਟ ਟੈਕਸ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ gst.gov.in ਉੱਤੇ ਜਾਂ ਆਪਣੇ CA ਕੋਲੋਂ ਕਰੋ।
ਪੂਰੀ ਮਿਸਾਲ: ਪੁਣੇ ਦੀ ਇੱਕ ਦੁਕਾਨ ਦੇ ਤਿੰਨ ਖ਼ਰਚੇ
ਮੰਨ ਲਓ ਕਿ ਮੀਨਾ Pune, Maharashtra ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਦੁਕਾਨ ਚਲਾਉਂਦੀ ਹੈ। 13/10/2026 ਨੂੰ ਉਹ ਤਿੰਨ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤੇ ਖ਼ਰਚਿਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਸਮਝਾਉਣ ਲਈ ਦਿੱਤੀਆਂ ਅੰਤਿਮ ਰਕਮਾਂ ਹਨ, ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਲਗਾਇਆ ਗਿਆ ਕੋਈ ਵੀ ਟੈਕਸ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ; ਇਹ ਟੈਕਸ ਦਰਾਂ ਦੀਆਂ ਮਿਸਾਲਾਂ ਨਹੀਂ ਹਨ।
| ਹਵਾਲਾ | ਖ਼ਰਚਾ | ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤੀ ਰਕਮ | ਉਪਲਬਧ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ |
|---|---|---|---|
| EXP-041 | ਪ੍ਰਿੰਟਰ ਦੀ ਮੁਰੰਮਤ | ₹650 | ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਬਿਲ ਅਤੇ UPI ਪੁਸ਼ਟੀ |
| EXP-042 | ਦੁਕਾਨ ਵਿੱਚ ਵਰਤੋਂ ਲਈ ਸਫ਼ਾਈ ਦਾ ਸਮਾਨ | ₹240 | ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਬਿਲ ਅਤੇ ਨਕਦ ਰਸੀਦ |
| EXP-043 | ਸਥਾਨਕ ਡਿਲੀਵਰੀ ਸੇਵਾ | ₹310 | UPI ਪੁਸ਼ਟੀ; ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਬਿਲ ਗੁੰਮ |
| ਕੁੱਲ | ₹1,200 |
ਉਸ ਦੀ ਭੁਗਤਾਨ ਜਾਂਚ ਹੈ: ₹650 + ₹310 = ₹960 UPI ਰਾਹੀਂ, ਨਾਲ ₹240 ਨਕਦ, ਜਿਸ ਨਾਲ ₹1,200 ਬਣਦੇ ਹਨ। ਸਪਲਾਇਰ ਦੇ ਬਿਲਾਂ ਵਾਲੇ ਖ਼ਰਚਿਆਂ ਦਾ ਕੁੱਲ ₹890 ਹੈ; ਬਾਕੀ ₹310 ਲਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਪੈਰਵੀ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਉਸ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਗੁੰਮ ਹੋਣ ਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਨਹੀਂ ਕਿ ਭੁਗਤਾਨ ਗਾਇਬ ਹੋ ਗਿਆ।
ਸਫ਼ਾਈ ਦੇ ਸਮਾਨ ਲਈ ਮੰਨ ਲਓ ਕਿ GST-ਰਜਿਸਟਰਡ ਸਪਲਾਇਰ ਅਤੇ ਸਪਲਾਈ ਦੀ ਥਾਂ ਦੋਵੇਂ Maharashtra ਵਿੱਚ ਹਨ ਅਤੇ ਆਮ ਟੈਕਸਯੋਗ ਸਮਾਨ ਸਥਾਨਕ ਤੌਰ ਉੱਤੇ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ। CBIC FAQ 85 ਵਿੱਚ ਦਿੱਤੇ ਇੱਕੋ ਸੂਬੇ ਦੇ ਸਿਧਾਂਤ ਅਨੁਸਾਰ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿੱਚ CGST ਅਤੇ SGST ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਮੀਨਾ ਭੁਗਤਾਨ ਦੇ ਸਬੂਤ ਤੋਂ ਟੈਕਸ ਵੰਡ ਮੁੜ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਥਾਂ ਸਪਲਾਇਰ ਵੱਲੋਂ ਦਿੱਤੀ ਅਸਲ ਵੰਡ ਸੰਭਾਲਦੀ ਹੈ।
ਉਹ ਆਪਣੀ ਸੂਚੀ ਅਤੇ ਖ਼ਰਚ ਦੇ ਨੋਟਾਂ ਵਿੱਚ EXP-043 — ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਬਿਲ ਮੰਗਿਆ ਲਿਖਦੀ ਹੈ। ਕਾਪੀ ਆਉਣ ਉੱਤੇ ਉਹ ਇਸ ਨੂੰ ਮੌਜੂਦਾ ਐਂਟਰੀ ਨਾਲ ਜੋੜ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਹੋਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਮਿਲਣਾ ਇੱਕ ਹੋਰ ₹310 ਦਾ ਖ਼ਰਚ ਦਰਜ ਕਰਨ ਦਾ ਕਾਰਨ ਨਹੀਂ ਹੈ।
ਦੁਕਾਨ ਬੰਦ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਗੁੰਮ ਰਸੀਦਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ-ਸੂਚੀ
ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਗੁੰਮ ਹੋਵੇ ਜਾਂ ਪੜ੍ਹਿਆ ਨਾ ਜਾ ਸਕੇ:
- ਸਪਲਾਇਰ, ਖ਼ਰਚ ਦੀ ਮਿਤੀ, ਰਕਮ ਅਤੇ ਉਪਲਬਧ ਭੁਗਤਾਨ ਹਵਾਲਾ ਦਰਜ ਕਰੋ।
- ਸਪਲਾਇਰ ਤੋਂ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਕਾਪੀ ਮੰਗੋ ਅਤੇ, ਜੇ ਪਤਾ ਹੋਵੇ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਬਿਲ ਨੰਬਰ ਦਿਓ।
- ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਬੇਨਤੀ ਦੀ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਪੈਰਵੀ ਦੀ ਮਿਤੀ ਲਿਖੋ।
- ਮਿਲੀ ਕਾਪੀ ਨੂੰ ਫ਼ਾਈਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮੌਜੂਦਾ ਖ਼ਰਚ ਨਾਲ ਮਿਲਾਓ।
- ਅਣਸੁਲਝੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਲਈ ਸਾਫ਼ ਤੌਰ ਉੱਤੇ ਨਿਸ਼ਾਨਬੱਧ ਛੱਡੋ।
ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਾਰ, ਫ਼ਾਈਲ ਕੀਤਾ ਇੱਕ ਖ਼ਰਚ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਸੂਚੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਉਸ ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਲੱਭਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ। ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਚੈਟਾਂ ਖੋਜਣੀਆਂ ਜਾਂ ਫ਼ਾਈਲ ਨਾਂ ਦਾ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਾਉਣਾ ਪਵੇ, ਤਾਂ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਅਜੇ ਯਾਦ ਹੋਣ ਵੇਲੇ ਹੀ ਉਹ ਹਵਾਲਾ ਠੀਕ ਕਰੋ।
ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਨ ਲਈ Yojika ਦੇ Notes ਵਰਤੋ
Yojika ਦੀ Expenses ਸਕ੍ਰੀਨ ਵਿੱਚ ਸ਼੍ਰੇਣੀ, ਰਕਮ, ਮਿਤੀ, ਭੁਗਤਾਨ ਦਾ ਤਰੀਕਾ ਅਤੇ Notes ਜੋੜੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। Notes ਵਿੱਚ EXP-041; October folder ਵਰਗਾ ਹਵਾਲਾ ਲਿਖੋ। ਖ਼ਰਚ ਲੱਭਣ ਲਈ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਵਾਲੇ ਫ਼ਿਲਟਰ ਵਰਤੋ, ਫਿਰ ਆਪਣੀ ਵੱਖਰੀ ਫ਼ਾਈਲਿੰਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਵਿੱਚੋਂ ਉਸ ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕੱਢੋ।
ਆਪਣੀ ਦੁਕਾਨ ਦੇ ਖ਼ਰਚ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨਾਲ ਇਸ ਨੂੰ ਅਜ਼ਮਾਉਣ ਲਈ Yojika ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਵੇਖੋ ਜਾਂ Yojika ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ। ਅੱਜ ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਅਤੇ ਅਜਿਹੀ ਫ਼ਾਈਲਿੰਗ ਆਦਤ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਦੁਹਰਾ ਸਕੋ।
ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਸਵਾਲ
ਖ਼ਰਚ ਦੀ ਰਸੀਦ ਦੀ ਫ਼ਾਈਲ ਦੇ ਨਾਂ ਵਿੱਚ ਕੀ ਲਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ?
ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਮਿਤੀ, ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਨਾਂ, ਆਪਣਾ ਅੰਦਰੂਨੀ ਹਵਾਲਾ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਕਿਸਮ ਵਰਤੋ। ਫ਼ਾਈਲ ਦਾ ਨਾਂ ਛੋਟਾ ਕਰਨ ਦੇ ਬਾਵਜੂਦ ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਅਸਲ ਬਿਲ ਨੰਬਰ ਆਪਣੀ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ।
ਜੇ ਮੇਰੇ ਕੋਲ ਭੁਗਤਾਨ ਦਾ ਸਬੂਤ ਹੈ ਪਰ ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਬਿਲ ਨਹੀਂ ਹੈ ਤਾਂ ਕੀ ਕਰਾਂ?
ਭੁਗਤਾਨ ਦਾ ਸਬੂਤ ਸੰਭਾਲੋ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰ ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਗੁੰਮ ਵਜੋਂ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਮੰਗੋ ਅਤੇ ਲਿਖੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਦੋਂ ਪੈਰਵੀ ਕੀਤੀ ਸੀ; ਖ਼ਰਚ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ GST ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਨਜਿੱਠਣਾ ਹੈ, ਇਸ ਬਾਰੇ ਆਪਣੇ CA ਨੂੰ ਪੁੱਛੋ।
ਰਸੀਦਾਂ ਦੀਆਂ ਫ਼ੋਟੋਆਂ ਲੈਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕੀ ਕਾਗਜ਼ੀ ਰਸੀਦਾਂ ਸੁੱਟ ਦੇਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ?
ਆਪਣੇ CA ਤੋਂ ਲਾਗੂ ਰਿਕਾਰਡ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਤੱਕ ਅਸਲ ਰਸੀਦਾਂ ਸੰਭਾਲ ਕੇ ਰੱਖੋ। ਫ਼ੋਟੋ ਨਾਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਲੱਭਣਾ ਸੌਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਸ ਨੂੰ ਅਸਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੁੱਟਣ ਦੀ ਆਪਣੇ-ਆਪ ਮਿਲੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਨਾ ਸਮਝੋ।
ਮੈਂ ਰਸੀਦ ਦੀਆਂ ਫ਼ਾਈਲਾਂ ਨੂੰ Yojika ਦੇ ਖ਼ਰਚਿਆਂ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਜੋੜ ਸਕਦਾ ਹਾਂ?
ਖ਼ਰਚ ਦੇ Notes ਖ਼ਾਨੇ ਵਿੱਚ ਆਪਣਾ ਫ਼ਾਈਲਿੰਗ ਹਵਾਲਾ ਲਿਖੋ, ਫਿਰ ਉਹੀ ਹਵਾਲਾ ਆਪਣੀ ਵੱਖਰੀ ਰਸੀਦ ਸੂਚੀ ਅਤੇ ਫ਼ੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਐਂਟਰੀ ਮੁੜ ਲੱਭਣ ਲਈ ਖ਼ਰਚ ਦੀ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਵਾਲੇ ਫ਼ਿਲਟਰ ਵਰਤੋ।