கடைச் செலவு ரசீதுகளை ஒழுங்குபடுத்த எளிய முறை

கடைச் செலவு ரசீதுகளை ஒழுங்குபடுத்த ஒரு மாதாந்திரக் கோப்புறை, கோப்புகளுக்குப் பெயரிட ஒரே முறை, ஒவ்வொரு ஆவணத்தையும் அதன் செலவுப் பதிவுடன் இணைக்கும் குறிப்பு எண் ஆகியவை போதும். சப்ளையர் பில்லையும் பணம் செலுத்திய ஆதாரத்தையும் ஒன்றாக வைத்து, கிடைக்காதவற்றைப் பட்டியலிடுங்கள். கடையை மூடும் நேரத்தில் பயன்படுத்தக்கூடிய கோப்பிடல் முறையையும் ஒரு சிறிய கடைக்கான முழு உதாரணத்தையும் இந்த வழிகாட்டி தருகிறது.

தொடர்ந்து பராமரிக்கக்கூடிய செலவு ரசீது அமைப்பு

ஒரு Expenses கோப்புறையை உருவாக்கி, அதற்குள் ஆண்டுக்கான கோப்புறையும் மாதத்தின் பெயருள்ள கோப்புறையும் வையுங்கள்; உதாரணமாக 2026 / October. அதே அடையாளமிட்ட ஒரு காகித உறையையும் வைத்திருங்கள். டிஜிட்டல் மாதக் கோப்புறையில் சரிபார்க்க வேண்டியவை, கோப்பிடப்பட்டவை என்று இரண்டு கோப்புறைகளை உருவாக்குங்கள்.

புதிய ஆவணங்களை சரிபார்க்க வேண்டியவை என்பதில் வையுங்கள். அவை தெளிவாக வாசிக்க முடிகிறதா என்று பார்த்து, ரசீதுப் பட்டியலில் விவரங்களைச் சேர்த்த பிறகு கோப்பிடப்பட்டவை என்பதற்கு மாற்றுங்கள். இந்தப் பட்டியல் ஒரு நோட்டுப் புத்தகமாகவோ எளிய விரிதாளாகவோ இருக்கலாம்; இது கையால் கோப்பிட உதவும் கருவி மட்டுமே.

சரக்கு வாங்கிய ஆவணங்களைத் தனிக் கோப்புறையில் வையுங்கள். கணக்கில் சரியான பதிவைத் தேர்ந்தெடுக்க, கொள்முதல்களையும் செலவுகளையும் பதிவு செய்வது பற்றிய வழிகாட்டியைப் பாருங்கள். இங்கு தேவையானது ஆதார ஆவணத்தை எளிதாக மீட்டெடுப்பது.

ஒவ்வொரு செலவுக்கும் தேடக்கூடிய குறிப்பு எண்ணைக் கொடுங்கள்

EXP-041 போன்ற சிறிய உள் குறிப்பு எண்ணைத் தேர்ந்தெடுத்து, எந்த எண்ணையும் மீண்டும் பயன்படுத்தாமல் வரிசையைத் தொடருங்கள். இது உங்கள் கோப்பிடல் அடையாளம்; சப்ளையரின் பில் எண்ணிலிருந்து வேறானது.

பயனுள்ள கோப்புப் பெயர்:

13-10-2026_Shree-Repairs_EXP-041_bill.pdf

இந்தத் தேதி 13/10/2026 என்பதைக் குறிக்கிறது. சாதாரண கோப்புப் பெயரில் சாய்வுக்கோடுகளைப் பயன்படுத்த முடியாது என்பதால் அவற்றுக்குப் பதில் இணைப்புக்கோடுகள் உள்ளன. பணம் செலுத்திய ஆதாரத்துக்கு 13-10-2026_Shree-Repairs_EXP-041_payment.pdf என்று பெயரிடுங்கள். உண்மையான கோப்பு நீட்சியைப் பயன்படுத்துங்கள்: PDF ஆக ஏற்றுமதி செய்யாவிட்டால் கைப்பேசிப் படம் .jpg ஆகவே இருக்கும்.

உங்கள் செலவு ரசீதுப் பட்டியலில் இவற்றைப் பதிவு செய்யுங்கள்:

பணம் செலுத்திய நிலையையும் ஆவண நிலையையும் தனித்தனியாக வைத்திருங்கள். செலுத்தப்படாத பில் முழுமையாகக் கோப்பிடப்பட்டிருக்கலாம்; செலுத்திய செலவுக்கான பில் கிடைக்காமலும் இருக்கலாம். ஒரே பணப்பரிவர்த்தனையில் பல பில்களைச் செலுத்தினால், தனித்தனி பண உறுதிப்படுத்தல்களை உருவாக்காமல் ஒவ்வொரு பில் குறிப்பையும் அதற்கு எதிரே பட்டியலிடுங்கள்.

பில்லையும் பணம் செலுத்திய ஆதாரத்தையும் ஒன்றாக வையுங்கள்

நீங்கள் என்ன வாங்கினீர்கள் என்பதைச் சப்ளையர் பில் காட்டுகிறது. செலுத்திய பணத்தைக் கண்டறிய பண உறுதிப்படுத்தல் உதவுகிறது. இரண்டும் கிடைத்தால் இரண்டையும் சேமியுங்கள்; ஒரே சப்ளையருக்கு மீண்டும் மீண்டும் செலுத்தும்போது தொகையை மட்டும் பொருத்திப் பார்ப்பது தவறாக வழிநடத்தலாம்.

சப்ளையர் PDF கொடுத்தால் அதைப் பதிவிறக்குங்கள். காகித ஆவணத்தின் முழுப் பக்கத்தையும் படம் எடுத்து, சேமித்த படத்தைத் திறந்து சப்ளையர் பெயர், தேதி, பில் எண், விவரம், மொத்தம் ஆகியவற்றைச் சரிபாருங்கள். நீளமான பில்லின் எல்லாப் பக்கங்களையும் வைத்திருங்கள்.

கோப்புப் பெயர்களில் ஒவ்வொரு சப்ளையருக்கும் ஒரே எழுத்துமுறையைப் பயன்படுத்துங்கள். ஆவணத்திற்குள் அசல் விவரங்களை அப்படியே வைத்திருங்கள்; திருத்திய நகல் வந்தால் மூலக் கோப்பின் மேல் அதைச் சேமிக்காதீர்கள். புதிய நகலைத் தெளிவாக அடையாளமிட்டு, செலவுப் பதிவில் எந்தப் பதிப்பைப் பயன்படுத்தினீர்கள் என்று குறிப்பிடுங்கள்.

GST பதிவுகளுக்கு, இன்வாய்ஸ்கள் மற்றும் வவுச்சர்கள் உள்ளிட்ட கணக்குகளையும் தொடர்புடைய ஆவணங்களையும் பராமரிப்பதை Rule 56 உள்ளடக்குகிறது. CBIC வெளியிட்ட CGST Rules, Chapter VII-ஐப் பாருங்கள். இந்தக் கோப்புறை முறை ஆவணத்தை மீட்டெடுக்க உதவும்; தற்போதைய பதிவுத் தேவைகளையும் உள்ளீட்டு வரிக் கிரெடிட் நடைமுறையையும் gst.gov.in தளத்தில் அல்லது உங்கள் CA-விடம் உறுதிசெய்யுங்கள்.

முழு உதாரணம்: புனே கடையின் மூன்று செலவுகள்

மீனா Pune, Maharashtra-வில் ஒரு கடை நடத்துவதாக வைத்துக்கொள்வோம். 13/10/2026 அன்று முழுமையாகச் செலுத்தப்பட்ட மூன்று செலவுகளை அவர் சரிபார்க்கிறார். இவை வரி உட்பட எடுத்துக்காட்டுக்கான இறுதித் தொகைகள்; வரி விகித உதாரணங்கள் அல்ல.

அவரது பணச் சரிபார்ப்பு: ₹650 + ₹310 = UPI மூலம் ₹960, அத்துடன் ரொக்கம் ₹240, மொத்தம் ₹1,200. சப்ளையர் பில்கள் உள்ள செலவுகளின் மொத்தம் ₹890; மீதமுள்ள ₹310-க்கான ஆவணத்தைத் தொடர்ந்து கேட்க வேண்டும். ஆவணம் கிடைக்கவில்லை என்பதால் பணப்பரிவர்த்தனை மறைந்துவிட்டதாக அர்த்தமில்லை.

சுத்தம் செய்யும் பொருட்களுக்கு, GST பதிவுபெற்ற சப்ளையரும் supply நடக்கும் இடமும் Maharashtra-வில் இருப்பதாகவும், சாதாரண வரிக்குரிய பொருட்கள் உள்ளூரில் வழங்கப்பட்டதாகவும் கொள்வோம். CBIC FAQ 85-இல் உள்ள ஒரே மாநிலக் கொள்கைப்படி இன்வாய்ஸில் CGST மற்றும் SGST பயன்படுத்தப்படுகின்றன. பணம் செலுத்திய ஆதாரத்திலிருந்து வரியை மீண்டும் கணக்கிடாமல், சப்ளையரின் உண்மையான வரிப் பிரிவை மீனா வைத்திருக்கிறார்.

பட்டியலிலும் செலவு குறிப்புகளிலும் EXP-043 — சப்ளையர் பில் கேட்கப்பட்டது என்று எழுதுகிறார். நகல் வந்ததும் ஏற்கெனவே உள்ள பதிவுடன் இணைக்கிறார். இன்னொரு ஆவணம் கிடைப்பது, இன்னொரு ₹310 செலவைப் பதிவு செய்வதற்கான காரணமல்ல.

கடையை மூடும் நேரத்திற்கான கிடைக்காத ரசீது சரிபார்ப்புப் பட்டியல்

ஆவணம் கிடைக்கவில்லை அல்லது வாசிக்க முடியவில்லை என்றால்:

1. சப்ளையர், செலவுத் தேதி, தொகை, கிடைக்கும் பணக் குறிப்பு ஆகியவற்றைப் பதிவிடுங்கள்.
2. பில் எண் தெரிந்தால் அதையும் கூறி, தெளிவான நகலைச் சப்ளையரிடம் கேளுங்கள்.
3. கேட்ட தேதியையும் மீண்டும் கேட்க வேண்டிய தேதியையும் பட்டியலில் எழுதுங்கள்.
4. கிடைத்த நகலைக் கோப்பிடும்முன் ஏற்கெனவே உள்ள செலவுடன் பொருத்துங்கள்.
5. தீராதவற்றை உங்கள் கணக்காளருக்காகத் தெளிவாகக் குறியுங்கள்.

வாரத்திற்கு ஒருமுறை கோப்பிடப்பட்ட ஒரு செலவைத் தேர்ந்தெடுத்து, பட்டியலை மட்டும் பயன்படுத்தி அதன் ஆவணங்களை மீட்டெடுக்க முயலுங்கள். பழைய உரையாடல்களைத் தேடவோ கோப்புப் பெயரை ஊகிக்கவோ வேண்டியிருந்தால், பரிவர்த்தனை நினைவில் இருக்கும்போதே அந்தக் குறிப்பைச் சரிசெய்யுங்கள்.

பதிவுகளை இணைக்க Yojika Notes-ஐப் பயன்படுத்துங்கள்

Yojika-வின் Expenses திரையில் வகை, தொகை, தேதி, பணம் செலுத்தும் முறை, Notes ஆகியவை உள்ளன. Notes-இல் EXP-041; October folder போன்ற குறிப்பை எழுதுங்கள். தேதி மற்றும் வகை வடிகட்டிகளால் செலவைக் கண்டுபிடித்து, உங்கள் தனிக் கோப்பிடல் முறையிலிருந்து அதன் ஆவணங்களை எடுங்கள்.

உங்கள் கடையின் செலவுப் பதிவுகளுடன் இதை முயற்சிக்க Yojika அம்சங்களை பாருங்கள் அல்லது Yojika-வைப் பதிவிறக்குங்கள். இன்றைய ஆவணங்களிலிருந்து தொடங்கி, தொடர்ந்து பின்பற்றக்கூடிய கோப்பிடல் பழக்கத்தை உருவாக்குங்கள்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

செலவு ரசீதுக் கோப்பின் பெயரில் என்ன இருக்க வேண்டும்?

ஆவணத் தேதி, சப்ளையருக்கான ஒரே மாதிரியான பெயர், உங்கள் உள் குறிப்பு எண், ஆவண வகை ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்துங்கள். கோப்பின் பெயரைச் சுருக்கினாலும், சப்ளையரின் அசல் பில் எண்ணை உங்கள் பட்டியலில் வைத்திருங்கள்.

பணம் செலுத்தியதற்கான ஆதாரம் உள்ளது; சப்ளையர் பில் இல்லையென்றால் என்ன செய்வது?

பணம் செலுத்திய ஆதாரத்தை வைத்துக்கொண்டு, சப்ளையர் ஆவணம் கிடைக்கவில்லை என்று குறியுங்கள். நகலைக் கேட்டு, எப்போது மீண்டும் கேட்டீர்கள் என்பதையும் பதிவிடுங்கள்; செலவையும் GST கிரெடிட்டையும் எப்படிக் கையாள வேண்டும் என்று உங்கள் CA-விடம் கேளுங்கள்.

காகித ரசீதுகளைப் படம் எடுத்த பிறகு அவற்றைத் தூக்கி எறியலாமா?

பொருந்தும் பதிவு விதிகளை உங்கள் CA-விடம் உறுதிசெய்யும் வரை அசல்களை வைத்திருங்கள். படம் தேடிக் கண்டுபிடிக்க உதவும்; ஆனால் மூல ஆவணத்தைத் தூக்கி எறிவதற்கான தானியங்கி அனுமதியாக அதைக் கருதாதீர்கள்.

ரசீதுக் கோப்புகளை Yojika செலவுகளுடன் எப்படி இணைப்பது?

செலவின் Notes புலத்தில் உங்கள் கோப்பிடல் குறிப்பு எண்ணை எழுதுங்கள். அதே எண்ணைத் தனி ரசீதுப் பட்டியலிலும் கோப்புறையிலும் வைத்திருங்கள். பதிவை மீண்டும் கண்டுபிடிக்க செலவுத் தேதி மற்றும் வகை வடிகட்டிகளைப் பயன்படுத்துங்கள்.