Yojika में वित्तीय वर्ष बंद करें: दुकानदार की गाइड

Yojika में वित्तीय वर्ष बंद करने के लिए पूरे हो चुके वर्ष के बहीखाते जाँचें, अपना बैकअप लें और फिर सेटिंग्स → बिज़नेस और टैक्स → वित्तीय वर्ष खोलें। लॉक की पुष्टि करने से पहले क्लोज़िंग सारांश देखें। यह गाइड बताती है कि क्या जाँचना है, वर्ष बंद करने से क्या सुरक्षित रहता है और बाद में कोई सुधार कैसे करना है।

बहीखाते जाँचने के बाद वित्तीय वर्ष बंद करें

Yojika में वित्तीय वर्ष 1 April से 31 March तक चलता है। आप केवल पूरा हो चुका वर्ष बंद कर सकते हैं और वर्ष सबसे पुराने से शुरू करके क्रम में बंद होते हैं।

उदाहरण के लिए, 10/09/2026 को FY 2025-26 पूरा हो चुका है, जबकि FY 2026-27 मौजूदा कारोबार के लिए अभी खुला है। अगर किसी दुकान का इससे पुराना वर्ष बंद नहीं हुआ है, तो उसे पहले वही वर्ष पूरा करना होगा। वित्तीय वर्ष कार्ड बताता है कि कौन-सा वर्ष बंद किया जा सकता है।

वर्ष का हिसाब मिलाने के बाद ही उसे बंद करने का फैसला करें। लॉक लगाने से पहले अपने CA से पूछ लें कि संबंधित फाइलिंग और सुधार पूरे हो चुके हैं या नहीं। यह बटन कोई रिटर्न फाइल नहीं करता और न ही यह प्रमाणित करता है कि खाते सही हैं।

तैयारी के लिए इस तालिका का इस्तेमाल करें:

सिर्फ ग्राहक का बकाया बाकी होना वर्ष बंद करने को टालने की वजह नहीं है। अहम बात यह है कि बैलेंस सही-सही बताए कि वर्ष के अंत में कितनी रकम बकाया थी।

वित्तीय वर्ष का लॉक क्या करता है

वर्ष बंद करने पर ग्राहक और सप्लायर बैलेंस, नकद और बैंक बैलेंस तथा क्लोज़िंग स्टॉक वैल्यू का सारांश सेव होता है। यह सेव किया गया सारांश उन आँकड़ों के रिकॉर्ड के रूप में रहता है जो वर्ष बंद करते समय निकाले गए थे।

इसके बाद Yojika बंद वर्ष के अंदर तारीख वाली बहीखाता एंट्रियाँ जोड़ने, बदलने या मिटाने से रोकता है। इसमें इनवॉइस, भुगतान, खर्च और स्टॉक एडजस्टमेंट शामिल हैं। रीसायकल बिन से तारीख वाली एंट्री रीस्टोर करना भी बंद रहता है।

लॉक की कुछ सीमाएँ हैं। बिना तारीख वाली मास्टर जानकारी, जिसमें पार्टी या खाते के शुरुआती बैलेंस शामिल हैं, बदली जा सकती है। चेक क्लियर या बाउंस करने से लाइव आँकड़े अब भी बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए, बाउंस हुआ चेक किसी रकम को फिर से बिल के बकाया में जोड़ सकता है, जबकि सेव किया गया क्लोज़िंग सारांश नहीं बदलता।

वर्ष बंद करने से बैलेंस अगले वर्ष में नहीं जाते और शुरुआती बैलेंस दोबारा नहीं लिखे जाते। इससे आपका मौजूदा इनवॉइस काउंटर भी रीसेट नहीं होता। नंबरिंग की अलग जानकारी के लिए वित्तीय वर्ष की इनवॉइस नंबरिंग गाइड देखें।

नागपुर का उदाहरण: मार्च में मिली छूटी हुई रकम ढूँढ़ें

मान लीजिए नागपुर में मीना की दुकान सितंबर में FY 2025-26 बंद करने से पहले उसकी जाँच कर रही है। एक ग्राहक के खाते में कोई शुरुआती बैलेंस, रिटर्न या दूसरा एडजस्टमेंट नहीं है। नीचे दी गई रकम दर्ज बिलों और भुगतानों के उदाहरण मात्र हैं और इनमें लागू टैक्स शामिल है; यह बैलेंस की जाँच है, टैक्स इनवॉइस का नमूना नहीं।

सुधार से पहले हिसाब ₹12,000 − ₹7,000 = ₹5,000 है। मीना अपने रिकॉर्ड में छूटी हुई रकम की पुष्टि करके उसे मार्च की असली तारीख के साथ दर्ज करती है। इसके बाद मिली रकम ₹7,000 + ₹2,000 = ₹9,000 हो जाती है। क्लोज़िंग बकाया ₹12,000 − ₹9,000 = ₹3,000 है।

वह वर्ष लॉक करने से पहले यह सुधार करती है। अगर ग्राहक बाद में 10/09/2026 को ₹1,000 चुकाता है, तो मीना उस रकम को उसकी असली तारीख के साथ खुले वर्ष में दर्ज करती है। कोई और लेन-देन न हो तो मौजूदा बकाया ₹3,000 − ₹1,000 = ₹2,000 हो जाता है। मार्च का सेव किया गया क्लोज़िंग बैलेंस ₹3,000 ही रहता है।

महाराष्ट्र में सामान्य टैक्स योग्य बिक्री के लिए, जब सप्लायर की जगह और सप्लाई की जगह दोनों महाराष्ट्र में हों, टैक्स के हिस्से CGST और SGST होते हैं। इसका विवरण CBIC के राज्य के भीतर सप्लाई संबंधी FAQ में है। टैक्स की ये जानकारी मूल बिलों में होती है; उनका बकाया बाद में लेने के लिए बिक्री को फिर से दर्ज करने की जरूरत नहीं होती।

Yojika में वर्ष बंद करें

1. सेटिंग्स → बिज़नेस और टैक्स → वित्तीय वर्ष खोलें।
2. दिख रहा [वर्ष] बंद करें… बटन चुनें।
3. बिना कीमत वाले स्टॉक की चेतावनी समेत क्लोज़िंग सारांश देखें, फिर जारी रखें पर क्लिक करें।
4. लॉक का विवरण पढ़ें और पुष्टि करने के लिए दिखाया गया वर्ष ठीक उसी तरह लिखें।
5. [वर्ष] बंद करें पर क्लिक करें। लॉक लगाने से पहले Yojika अंदरूनी सुरक्षा कॉपी सेव करता है; वह कॉपी न बन पाए तो वर्ष बंद नहीं होता।
6. आखिरी पुष्टि और बैकअप फाइल का नाम जाँचें, फिर हो गया पर क्लिक करें।

यह अंदरूनी सुरक्षा कॉपी आपके चुने हुए बैकअप फ़ोल्डर से अलग होती है। बिलिंग डेटा बैकअप गाइड में बताए अनुसार अपने बैकअप बनाते रहें।

अगर आप वैकल्पिक Combo Cloud Sync इस्तेमाल करते हैं, तो पहले हर डिवाइस को अपडेट करें और हर जगह लॉक पर भरोसा करने से पहले उन्हें सिंक होने दें। पुराने वर्ज़न को वित्तीय वर्ष बंद होने की जानकारी शायद न मिले। वर्ष बंद करने की पूरी गाइड में डिवाइस का यह व्यवहार समझाया गया है।

वर्ष दोबारा खोलना और रिकॉर्ड संभालकर रखना

बंद वर्ष में सुधार करने के लिए सारांश देखें → वर्ष दोबारा खोलें खोलें। अपना पासकोड डालें; अगर पासकोड सेट नहीं है, तो वर्ष लिखकर पुष्टि करें। केवल सबसे हाल में बंद किया गया वर्ष दोबारा खोला जा सकता है, इसलिए जरूरत पड़े तो बाद में बंद हुए वर्षों से पीछे की ओर काम करें।

वर्ष दोबारा खोलने पर सेव किया गया सारांश नहीं बदलता। सुधार और फाइलिंग पर उसके असर को अपने CA के साथ जाँचें, नए आँकड़े देखें और तैयार होने पर वर्ष फिर बंद करें।

मूल रिकॉर्ड और बैकअप संभालकर रखें। CGST Section 36 के अनुसार आम तौर पर इसके दायरे में आने वाले रजिस्टर्ड लोगों को संबंधित वर्ष की सालाना रिटर्न की नियत तारीख से 72 महीने तक खाते रखने होते हैं। तय कार्यवाही या जाँच चल रही हो तो, अगर वह तारीख बाद में आती है, यह अवधि अंतिम निपटारे के एक वर्ष बाद तक बढ़ सकती है। CBIC पर Section 36 का लेख देखें। मौजूदा नियम और अपने रिकॉर्ड रखने की आखिरी तारीख अपने CA से पक्की करें; यह अवधि उस दिन से न गिनें जिस दिन आप बंद करें दबाते हैं।

लॉक को अपनी बहीखाता प्रक्रिया का हिस्सा बनाएँ

Yojika क्लोज़िंग सारांश, सुरक्षा कॉपी और अवधि का लॉक देता है। सही एंट्रियाँ और हिसाब मिलाना दुकान की जिम्मेदारी रहती है। देखें कि बिलिंग और रिपोर्टिंग सुविधाएँ और लाइसेंस विकल्प आपकी प्रक्रिया में कैसे काम आते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

मैं Yojika में वित्तीय वर्ष कब बंद कर सकता हूँ?

उस वर्ष के 31 March को खत्म होने के बाद ही। पहले अपने CA के साथ बहीखाते और संबंधित फाइलिंग जाँच लें; Yojika बंद किए जा सकने वाले वर्ष सबसे पुराने से शुरू करके क्रम में दिखाता है।

क्या वर्ष बंद करने पर बैलेंस अगले वर्ष में चले जाते हैं?

नहीं। वर्ष बंद करने पर सारांश सेव होता है और तारीख वाली एंट्रियाँ लॉक हो जाती हैं। इससे शुरुआती बैलेंस दोबारा नहीं लिखे जाते, ग्राहकों का बकाया खत्म नहीं होता और अगले वर्ष की नंबरिंग नहीं बदलती।

क्या मैं बंद वित्तीय वर्ष के किसी बिल का भुगतान ले सकता हूँ?

हाँ, बाद में मिली रकम को उसकी असली तारीख के साथ खुले वर्ष में दर्ज करें। पुराना बिल लॉक रहता है, लेकिन मौजूदा बकाया घट सकता है।

क्या मैं बंद वित्तीय वर्ष को दोबारा खोल सकता हूँ?

हाँ। सारांश देखें खोलें, वर्ष दोबारा खोलें चुनें और अपना पासकोड डालें। पासकोड सेट न हो तो वर्ष की पुष्टि करें। सबसे हाल में बंद किया गया वर्ष ही पहले दोबारा खोला जा सकता है।